Cara Membuat Kebijakan Kartu Kredit Perusahaan yang Efektif & Mengapa Penting

Kebijakan kartu kredit korporat melindungi organisasi Anda, keamanan finansialnya, dan karyawannya. Tapi apa yang harus termasuk dalam kebijakan kredit korporasi? Apakah ada praktik terbaik kebijakan kartu kredit perusahaan yang dapat Anda pelajari?

Jika Anda sedang mencari jawaban tentang apapun yang berkaitan dengan kebijakan kredit perusahaan, Anda berada di tempat yang tepat! Kami akan membahas hal berikut:

• Apa itu kebijakan kartu kredit perusahaan?
• Mengapa kebijakan kredit korporasi penting?
• Bagaimana Anda membuat kebijakan kredit perusahaan?
• Bagaimana Anda mengawasi penggunaan kartu kredit korporat karyawan?
• Bagaimana Anda memulai kebijakan kartu kredit perusahaan Anda?

Siap menyelam? Ayo pergi!

Apa itu Kebijakan Kartu Kredit Perusahaan?

Kebijakan kartu kredit perusahaan adalah seperangkat pedoman yang membantu manajer dan karyawan memahami aturan penggunaan kartu kredit perusahaan dengan tepat. Menggunakan praktik terbaik kebijakan kartu kredit perusahaan memastikan perlakuan yang sama untuk semua karyawan dan melindungi organisasi Anda dari penyalahgunaan dan kesalahpahaman kartu kredit.

Singkatnya, jika Anda menerbitkan kartu kredit perusahaan atas nama karyawan, Anda memerlukan kebijakan kartu kredit perusahaan untuk melindungi organisasi dan karyawan Anda. Buka bagian selanjutnya untuk mempelajari alasannya.

Mengapa Kebijakan Kartu Kredit Perusahaan Penting

Kartu kredit perusahaan berbeda dengan kartu milik karyawan. Tagihan untuk kartu kredit korporat datang kepada Anda (pemilik/manajer) atau eksekutif akuntansi dalam organisasi Anda. Beberapa pengeluaran karyawan mungkin dapat dikurangkan dari pajak, dan pengeluaran lain yang mungkin mereka lakukan mungkin bukan untuk pembelian yang bersedia dibayar oleh perusahaan Anda. Jadi, Anda harus sangat jelas tentang apa yang memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis yang sah yang dapat dibayar oleh karyawan menggunakan kartu mereka. Itu membentuk dasar dari kebijakan kredit korporasi yang baik.

Ada banyak keuntungan memiliki polis kartu kredit korporat yang solid. Berikut adalah beberapa:

• Pastikan Pemahaman: Mengapa bisnis Anda memberikan kartu perusahaan kepada karyawan? Biasanya, kartu korporat hanya digunakan untuk tujuan tertentu (walaupun ini mungkin sedikit berbeda menurut karyawan atau departemen). Perjalanan karyawan adalah salah satu contoh nyata. Ketika pekerja Anda melakukan perjalanan bisnis perusahaan, mereka dapat menggunakan kartu perusahaan mereka untuk membayar tiket pesawat, transportasi darat, makan, hotel, dan sejenisnya. Karyawan yang bekerja terutama di kantor dapat menggunakan kartu korporat untuk membayar makanan dengan klien, langganan, dan persediaan untuk perayaan tim. Pengeluaran ini mungkin datang dengan batas pengeluaran atau batasan lainnya. Bagaimanapun Anda membayangkan karyawan Anda menggunakan kartu perusahaan mereka, Anda harus menguraikannya dalam kebijakan yang jelas.
• Kelayakan Garis Besar: Kartu perusahaan harus dikeluarkan untuk karyawan yang telah menunjukkan kegunaannya. Biasanya masuk akal untuk mengeluarkan kartu kepada kelompok atau kelas karyawan. Itu dapat ditentukan oleh deskripsi pekerjaan, seperti tenaga penjualan, atau tanggung jawab, seperti tenaga penjualan yang sering bepergian sendirian. Banyak kartu korporat saat ini juga menawarkan kartu fisik atau virtual yang dapat diterbitkan sementara, seperti saat karyawan kantoran menjadwalkan perjalanan bisnis satu kali atau saat manajer perlu membeli peralatan atau perlengkapan untuk proyek baru.
• Jelaskan Tanggung Jawab Pemegang Kartu: Jangan biarkan ini terjadi secara kebetulan. Karyawan dengan kartu perusahaan memiliki izin untuk membelanjakan uang perusahaan. Pastikan mereka memahami kebijakan kartu perusahaan Anda dan hak istimewa serta tanggung jawab yang dibawa oleh kartu ini. Itu termasuk mengikuti semua pedoman untuk penggunaan yang tepat serta penyimpanan yang aman dan melaporkan kartu yang hilang atau salah tempat.
• Memperjelas Kepemilikan Imbalan: Banyak kartu perusahaan memperoleh "poin" saat digunakan, dengan uang kembali atau hadiah perjalanan tersedia dengan penukaran poin. Pastikan karyawan memahami apakah mereka atau perusahaan akan mengklaim kepemilikan atas penghargaan ini.
• Jelaskan Persyaratan Pelaporan: Menggunakan kartu kredit perusahaan adalah kemudahan bagi karyawan, menggantikan kebutuhan untuk mengeluarkan dana pribadi dan menunggu penggantian. Namun, pengeluaran melalui kartu korporasi harus dilacak dan dikategorikan. Beri tahu karyawan jika Anda ingin mereka mengumpulkan dan mengirimkan setiap kuitansi jika mereka harus menyerahkan laporan pengeluaran resmi, dan, jika demikian, seberapa sering mereka harus melakukannya.
• Jelaskan Penggunaan Darurat, Jika Ada: Kartu perusahaan biasanya digunakan untuk pengeluaran bisnis yang sah dan disetujui sebelumnya. (Karyawan mungkin tidak perlu meminta izin untuk setiap penggunaan selama pengeluaran termasuk dalam kategori yang disetujui secara umum, seperti tiket pesawat atau hotel.) Namun, terkadang, karyawan yang melakukan perjalanan bisnis perusahaan mungkin mengalami situasi yang tidak biasa, seperti bagasi hilang atau dicuri atau laptop. Kebijakan kartu kredit perusahaan Anda harus menjabarkan pengeluaran darurat apa yang umumnya dapat diterima, termasuk apakah dan bagaimana pengeluaran ini harus dilunasi begitu karyawan kembali ke rumah.
• Berikan Konsekuensi Penyalahgunaan: Memberikan kartu perusahaan kepada karyawan adalah tanda kepercayaan yang besar, dan Anda tidak bisa cukup menekankan hal itu. Saat Anda mengeluarkan kartu kredit perusahaan atas nama karyawan, pemegang kartu bertanggung jawab untuk membelanjakan dana perusahaan dengan tepat. Penting bagi Anda untuk melindungi organisasi Anda dengan memastikan bahwa kebijakan kartu perusahaan Anda juga menjabarkan penggunaan yang tidak pantas dan segala konsekuensi atas penyalahgunaan.

Kami telah membahas banyak hal di bagian ini, dan Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara memasukkan semua elemen yang diperlukan dalam kebijakan kartu perusahaan Anda. Di bagian selanjutnya, kami akan membagi proses rumit ini menjadi langkah-langkah sederhana yang dapat Anda ambil untuk membuat kebijakan kartu kredit korporat yang solid untuk organisasi Anda.

Cara Membuat Kebijakan Kartu Kredit Perusahaan

Bisnis Anda memerlukan kebijakan kartu kredit perusahaan untuk menjelaskan kepada karyawan bagaimana, mengapa, dan di mana mereka dapat menggunakan kartu kredit perusahaan yang Anda atur untuk diterbitkan atas nama mereka. Kedengarannya sederhana, dan bisa jadi, selama Anda berusaha untuk membuat pedoman yang jelas bagi karyawan menggunakan kartu perusahaan.

Kebijakan kartu kredit korporat Anda harus tertulis, dan manajer atau perwakilan sumber daya manusia harus meninjaunya dengan karyawan sebelum mereka menandatanganinya dan menerima kartu korporat.

Berikut adalah beberapa langkah khusus yang dapat Anda gunakan sebagai contoh kebijakan kartu kredit perusahaan:

Langkah #1: Identifikasi Tujuan Kartu Kredit Korporat Untuk Perusahaan Anda

Meskipun mungkin terlihat jelas bagi Anda, mungkin tidak bagi orang lain, jadi luangkan waktu untuk menjelaskan mengapa perusahaan Anda mengeluarkan kartu perusahaan kepada karyawan. Tidak apa-apa untuk tetap sederhana.

Langkah #2: Tentukan Karyawan yang Layak

Anda mungkin tidak akan memberikan kartu perusahaan kepada setiap karyawan (walaupun tidak apa-apa untuk melakukannya jika itu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!). Sebaiknya jelaskan dengan tepat siapa yang akan Anda izinkan untuk menggunakan kartu perusahaan dan dalam keadaan apa.

Langkah #3: Jelaskan Penggunaan & Batasan yang Dapat Diterima

Sebagian besar karyawan mungkin akan memahami secara otomatis bahwa kartu kredit bisnis hanya untuk pengeluaran bisnis yang sah. Untuk minoritas kecil yang mungkin tidak, buat ekspektasi sejelas mungkin. Selain menjelaskan bagaimana karyawan dapat menggunakan kartu perusahaan mereka, nyatakan dengan jelas apa yang tidak dapat mereka gunakan untuk membeli kartu mereka.

Ini juga merupakan ide bagus untuk menyusun kebijakan apa pun mengenai biaya darurat saat bepergian. Karyawan mungkin perlu mengganti perlengkapan pribadi atau teknologi di jalan. Apakah mereka memerlukan persetujuan terlebih dahulu jika bagasi mereka hilang sebelum presentasi penting atau laptop mereka dicuri? Jika mereka perlu membayar perawatan medis atau membeli barang-barang pribadi, dapatkah mereka? Dan apakah mereka diharapkan untuk mengganti biaya pengeluaran tersebut kepada perusahaan? Pikirkan tentang kemungkinan dan jelaskan ekspektasi.

Langkah #4: Jelaskan Persyaratan Pelaporan

Salah satu manfaat menggunakan kartu perusahaan adalah karyawan tidak perlu menyimpan kuitansi dan mengirimkan laporan pengeluaran terperinci untuk penggantian. Perusahaan Anda juga tidak perlu memindai dan menyimpan halaman tanda terima, karena Anda akan melihat semua pengeluaran di laporan setiap bulan. Tetapi ini tidak berarti Anda dapat sepenuhnya menghilangkan jejak kertas kuitansi. Jika Anda mengharapkan karyawan mengirimkan kuitansi, kode pengeluaran, dan membuat laporan, beri tahu mereka cara melakukannya.

Langkah #5: Bicara Tentang Skenario Kasus Terburuk

Anda berharap semuanya akan berjalan lancar, karyawan akan menggunakan kartu mereka secara bertanggung jawab, dan tidak ada tagihan yang tidak pantas yang muncul. Itu sikap yang bagus, tapi itu bukan kebijakan perusahaan yang baik. Anda perlu mendiskusikan beberapa masalah umum yang dapat muncul dengan penggunaan kartu korporat dan menjelaskan bagaimana reaksi perusahaan Anda. Contoh berikut bukanlah daftar lengkap. Pikirkan tentang cara Anda mengantisipasi karyawan menggunakan kartu dan apa yang salah. Jika Anda membayangkan serangkaian tindakan disipliner potensial, nyatakan dengan jelas sehingga tidak ada yang terkejut dan Anda tidak perlu takut akan tantangan hukum.

CONTOH: Setiap kartu perusahaan [Nama Perusahaan] adalah milik perusahaan dan bukan milik karyawan yang memegangnya. Kartu perusahaan dapat dicabut jika timbul masalah atau terjadi penyalahgunaan. Misalnya, karyawan harus melakukan yang terbaik untuk menjaga keamanan kartu mereka. Pengguna yang tidak sah, termasuk keluarga dan teman, tidak boleh diberi akses ke kartu perusahaan. Jika kartu hilang atau dicuri, karyawan harus memberi tahu perusahaan/mengambil langkah untuk membatalkan kartu segera setelah mereka mengetahui kehilangan tersebut. Kelalaian dalam mengirimkan laporan pengeluaran seperti yang diwajibkan, penggunaan yang tidak sah, atau pembelian yang tidak sesuai dapat mengakibatkan pencabutan hak istimewa kartu perusahaan. Akses karyawan ke kartu perusahaan akan berakhir ketika karyawan secara sukarela meninggalkan perusahaan atau diberhentikan.

Langkah #6: Minta Karyawan Membaca & Menandatangani Kebijakan

Kebijakan kartu kredit perusahaan tidak boleh seperti salah satu "perjanjian pengguna" yang tidak ingin dibaca oleh siapa pun sebelum mengklik kotak untuk mengakui. Ini cukup penting untuk meluangkan waktu untuk melakukannya dengan benar. Minta setiap karyawan untuk bertemu dengan manajer atau perwakilan sumber daya manusia. Baca seluruh kebijakan bersama, diskusikan, dorong karyawan untuk mengajukan pertanyaan saat klarifikasi diperlukan, dan jawab pertanyaan tersebut.

Karyawan dan perwakilan perusahaan masing-masing harus menandatangani dan memberi tanggal pada kebijakan tersebut, mengakui bahwa kebijakan tersebut telah dibaca dan dipahami bersama. Pastikan untuk memberikan salinannya kepada karyawan sebelum Anda memasukkan yang asli ke file karyawan mereka.

10 Praktik Terbaik Kebijakan Kartu Kredit Perusahaan

Sekarang setelah Anda memahami dasar-dasar pembuatan kebijakan kredit perusahaan, mari kita bahas beberapa praktik terbaik kartu kredit perusahaan tertentu. Praktik ini dapat membantu Anda memastikan karyawan menggunakan kartu dengan tepat dan bahwa risiko keuangan organisasi Anda serendah mungkin.

Tetap Pada Kebijakan Anda

Setelah Anda memiliki kebijakan kartu kredit perusahaan, patuhi itu. Anda hanya akan melemahkan kebijakan Anda jika Anda tidak menegakkannya. Ingat, kebijakan kredit perusahaan Anda harus menyertakan beberapa informasi tentang pengecualian darurat. Di luar itu, semua karyawan, bahkan eksekutif, harus mematuhi kebijakan yang jelas yang mereka setujui sebelum kartu mereka dikeluarkan.

Sesuaikan Kebijakan Sesuai Kebutuhan

Meninjau semua kebijakan dan prosedur bisnis Anda secara berkala adalah hal yang cerdas, dan tidak terkecuali kebijakan kredit perusahaan Anda. Kebiasaan dan pola pengeluaran karyawan Anda dapat berubah seiring dengan perubahan bisnis Anda. Jangan membuat kesalahan dengan berpegang teguh pada kebijakan usang yang tidak lagi melayani bisnis Anda dengan baik. Dan jangan abaikan atau menghindari kebijakan yang sudah ketinggalan zaman. Luangkan waktu untuk melakukan tinjauan formal dan perbarui kebijakan kartu kredit perusahaan sesuai kebutuhan.

Tetapkan Batas Kredit & Kontrol Pembelanjaan yang Wajar

Setiap kartu karyawan dapat memiliki batasnya sendiri, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang karyawan nakal yang membelanjakan saldo kredit Anda. Batasan ini akan bergantung pada cara karyawan Anda menggunakan kartu mereka. Seorang karyawan yang secara rutin melakukan perjalanan selama dua minggu atau lebih akan membutuhkan batas kredit yang lebih tinggi daripada manajer berbasis kantor yang jarang melakukan pembelian. Jika Anda menggunakan kartu korporat yang menawarkan kontrol pengeluaran, Anda akan menemukan bahwa Anda dapat dengan mudah menyesuaikan batas kredit pada masing-masing kartu. Anda juga mungkin dapat membatasi kategori untuk pengeluaran, seperti vendor perlengkapan kantor atau pembaruan perangkat lunak saja.

Batasi Nomor Pemegang Kartu

Banyak perusahaan kartu korporat menjanjikan kartu karyawan gratis tanpa batas. Tetapi berapa banyak karyawan Anda yang benar-benar perlu memilikinya? Pastikan Anda memberikan kartu kepada semua karyawan dengan kebutuhan yang sah dan terbukti. Karyawan lain mungkin dapat mengatur pembayaran untuk pengeluaran yang jarang terjadi dengan cara lain.

Evaluasi Ulang Secara Berkala

Kebutuhan karyawan akan akses kredit dan persyaratan batas kredit mereka dapat berubah seiring waktu. Ketika deskripsi pekerjaan karyawan berubah, atau jika mereka dapat menunjukkan kebutuhan yang sah untuk kartu perusahaan, pertimbangkan untuk membuat perubahan. Lagi pula, ketika karyawan menggunakan kartu perusahaan, lebih mudah bagi mereka dan perusahaan Anda. Tidak ada yang diuntungkan karena harus melacak kuitansi dan pengeluaran kode dengan tangan.

Izinkan Pengecualian yang Wajar

Kebijakan kartu kredit perusahaan Anda harus menyatakan dengan sangat jelas konsekuensi dari penggunaan yang tidak dapat diterima. Terapkan konsekuensi itu secara adil, sisakan sedikit rahmat untuk kesalahan yang jujur. Seorang karyawan yang secara konsisten melanggar ekspektasi sangat berbeda dengan karyawan yang melakukan kesalahan jujur ​​atau kesalahan yang jarang terjadi. Kadang-kadang peringatan akan menjadi tanggapan pertama yang masuk akal jika disertai dengan pelunasan yang cepat atas pengeluaran yang tidak sesuai.

Terapkan Kebijakan Secara Seragam

Seperti kebijakan lainnya, kebijakan kredit korporat perusahaan Anda harus memberikan kejelasan, menetapkan ekspektasi, dan melindungi organisasi dan karyawan Anda dari risiko. Semua kerja keras Anda dalam membuat kebijakan itu akan sia-sia jika Anda tidak mematuhi perjanjian yang Anda buat dan tandatangani. Kecuali dinyatakan lain, kebijakan kartu kredit perusahaan Anda harus berlaku untuk setiap karyawan yang menggunakan kartu kredit perusahaan.

Jadikan Virtual Bila Mungkin

Banyak perusahaan kartu korporat mengeluarkan kartu virtual dan sekali pakai yang dapat memiliki batasan ketat dalam penggunaannya. Kartu sekali pakai dapat dikunci ke satu vendor tertentu, misalnya. Kartu virtual dapat memiliki batas kredit yang memungkinkan karyawan membayar pembelian tertentu dan tanggal kedaluwarsa yang mencegah penggunaan tambahan.

Keluarkan Tebakan Dari Batas Pengeluaran

Kartu kredit perusahaan bukanlah cek kosong. Seorang karyawan dapat menggunakan kartunya untuk membayar makan malam steak dan lobster, ditambah sebotol anggur yang enak, tetapi Anda tidak perlu mengakomodasi selera makan yang mewah atau membayar makan malam. Buat ekspektasi untuk biaya per hari, per perjalanan, atau per makan untuk menghindari jenis skenario ini. Satu tempat yang baik untuk memulai adalah dengan tarif per-diem Pemerintah Federal untuk pelancong federal, yang dapat disesuaikan dengan lokasi untuk mencerminkan ekspektasi pengeluaran yang wajar.

Memantau Pengeluaran

Sama seperti Anda akan memeriksa tagihan kartu kredit pribadi Anda, Anda perlu mengawasi saldo kartu kredit perusahaan dan tagihan bulanan Anda. Seseorang di perusahaan Anda perlu bertanggung jawab atas langkah penting ini. Siapa yang akan menandatangani tagihan bulanan setiap karyawan? Siapa yang secara teratur akan mengaudit tagihan kartu kredit untuk pola yang mencurigakan dan penggunaan yang tidak sah? Ini adalah tanggung jawab penting yang harus diberikan kepada seseorang yang berwenang untuk mengatasi setiap masalah yang mungkin timbul.

Memulai Kebijakan Kartu Kredit Perusahaan Anda

Sekarang setelah Anda memahami tujuan dari kebijakan kartu kredit perusahaan, melihat manfaat yang dapat diberikan oleh kebijakan ini, dan memahami langkah-langkah yang terlibat dalam membuat dan menerapkan kebijakan kredit perusahaan, Anda siap untuk memulai!

Jika Anda baru mulai mengeksplorasi bagaimana perusahaan Anda dapat memperoleh keuntungan dari penggunaan kartu kredit korporat, Anda mungkin bertanya-tanya mana dari sekian banyak kartu korporat yang tersedia yang paling sesuai dengan perusahaan Anda. Lihat daftar kartu kredit korporat terbaik kami untuk inspirasi atau untuk menemukan kecocokan.

Kami harap postingan ini membantu Anda dalam proses menyusun kebijakan kredit perusahaan. Jika Anda menyukai apa yang telah Anda baca, Anda mungkin juga menyukai beberapa sumber daya kebijakan bisnis kami yang lain. Misalnya, kami telah membuat panduan untuk membangun anggaran bisnis kecil serta beberapa tip untuk merekrut karyawan baru.

Seperti biasa, silakan menelusuri situs web Merchant Maverick untuk semua jenis sumber daya bisnis kecil yang dapat Anda gunakan.

FAQ Kebijakan Kartu Perusahaan