Perangkat Lunak Pusat Panggilan Terbaik di 2022-23

Saat ini, komunikasi bisnis telah menjadi bagian integral dari segala jenis bisnis karena meningkatkan penetrasi merek di pasar. Teknologi adalah bagian dasar dari bangunan komunikasi bisnis. Di antara teknologi tersebut, pusat kontak adalah salah satu sistem yang paling banyak digunakan karena dianggap dapat diandalkan. Ini adalah sistem yang memungkinkan bisnis mengelola berbagai aliran komunikasi seperti panggilan, email, obrolan langsung, pesan instan, teks SMS, dan media sosial. Itu juga digunakan sebagai meja bantuan yang memungkinkan merek untuk menanggapi pertanyaan atau keluhan pelanggan mereka.

Pos Terkait: Perangkat Lunak Pemantauan Layar Pusat Panggilan Terbaik Tahun 2021

Solusi pusat kontak menawarkan banyak fungsi dan hadir dalam berbagai bentuk yang mencakup dialer otomatis, solusi akuntansi panggilan, analitik panggilan, monitor pusat panggilan, dialer prediktif, integrasi telepon komputer (CIT), distributor panggilan otomatis, dan respons panggilan interaktif. Namun, Anda perlu memahami kebutuhan Anda untuk mengekstraksi nilai maksimum dari sistem. Anda harus memahami semua implikasi dari fitur unik sistem ini.

Oleh karena itu, kami di sini untuk membantu Anda memahami perangkat lunak call center, kegunaannya, dan yang paling penting, penyiapan mana yang terbaik untuk bisnis Anda. Kami akan melakukan beberapa analisis komparatif dari berbagai jenis perangkat lunak pusat panggilan Cloud sehingga Anda dapat mengambil keputusan pembelian yang produktif.

Fitur Pusat Kontak

Sebelum membeli setup apa pun, Anda harus mengetahui fungsinya. Sistem ini memungkinkan sebuah organisasi menjalankan pusat kontak untuk mendukung pelanggan mereka dengan menjawab pertanyaan mereka dan mendaftarkan keluhan mereka; selain itu, berfungsi sebagai help desk yang merupakan sarana yang berguna untuk mengatasi masalah pelanggan secara efektif. Ini adalah cara di mana pelanggan dapat berinteraksi dengan perusahaan Anda secara langsung mengenai hal-hal yang melibatkan bisnis, layanan, atau produk Anda. Sekarang, inilah bagian yang menarik; call center menawarkan layanan dua arah; itu bukan hanya sarana bagi pelanggan Anda untuk menghubungi perusahaan, tetapi juga menghubungkan Anda dengan pelanggan Anda.

Anda dapat menjalankan kampanye pemasaran dan promosi, membuat penawaran atau kesepakatan, dan Anda juga bisa mendapatkan umpan balik dari pelanggan Anda melalui sistem ini. Anda dapat memanfaatkan fitur atau contoh, pesan suara, email, tiket dukungan, obrolan, dan konferensi, antara lain, dalam hal ini. Untuk mendapatkan data inklusif tentang penelepon Anda, sistem ini menyediakan kapasitas kombinasi dengan CRM, meja bantuan, platform eCommerce, perangkat lunak pemasaran, dan sistem obrolan. Semua fungsi yang disebutkan dapat memberdayakan Anda untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda dan kelancaran alur kerja bagi pekerja Anda.

Baca Juga: Social Trading: Semua yang Perlu Anda Ketahui Untuk Memulai!

Bagaimana Sistem Ini Bekerja?

Karena fungsi utama call center adalah untuk mengelola panggilan masuk dari pelanggan dan pergantian terkait bisnis, produk, dan layanan, selain itu juga menghibur panggilan keluar ke pelanggan target potensial atau pelanggan yang sudah ada untuk pemasaran, promosi, dll. Sistem biasanya mengadopsi langkah-langkah berikut.

• Perangkat lunak mengidentifikasi penelepon melalui database; jika orang tersebut tidak ada dalam database, itu menambahkannya secara otomatis.
• Jika ada catatan penelepon sebelumnya dalam database, maka sistem mengambilnya dan menyajikannya ke operator, melengkapinya dengan informasi yang cukup sehingga dia dapat menangani penelepon secara efisien.
• Saat respons verbal otomatis diberikan kepada penelepon, panggilan tersebut akan diantrikan.
• Saat panggilan berjalan dalam antrean, operator memiliki opsi untuk memilih siapa pun secara manual atau meninggalkannya di sistem penjadwalan otomatis.
• Setelah mengambil, operator mendengarkan masalah pelanggan dan memberikan instruksi. Selain itu, operator dapat mengambil akses jarak jauh ke sistemnya untuk mengatasi masalah tersebut.
• Jika masalah tidak dapat diselesaikan di tempat, agen dapat berinteraksi dengan penelepon setelahnya dan juga dapat melakukan tindak lanjut secara teratur.
• Bergantung pada respons penelepon, agen dapat menandai tiket sebagai terbuka, tertutup, terselesaikan, atau memerlukan tindak lanjut.
• Saat tiket ditandai sebagai ditutup, panggilan otomatis, pesan teks, atau email dikirim ke penelepon untuk umpan balik.

Jenis Perangkat Lunak Pusat Panggilan

Satu-satunya tujuan dari solusi pusat kontak adalah untuk membantu bisnis berkomunikasi dengan pelanggan mereka sehingga mereka dapat menyediakan produk atau layanan yang lebih baik. Berdasarkan bagaimana komunikasi diproses dan bagaimana sistem diinstal, perangkat lunak call center dibagi menjadi beberapa kategori berikut.

Layanan Pusat Kontak Di Kantor

Mereka biasanya datang dengan lisensi penggunaan tepat waktu; oleh karena itu, perusahaan itu sendiri yang menangani peningkatan dan pemeliharaan penyiapan. Biasanya, perangkat keras dan peralatan cabang pribadi dipasang sebagai platform fisik untuk mendukung perangkat lunak karena ini adalah jenis yang paling eksekutif; oleh karena itu, Anda harus memiliki modal yang signifikan untuk membeli dan menjalankannya.

Sistem Pusat Panggilan Berbasis Cloud

Mereka adalah model SaaS (metode pengiriman dan lisensi perangkat lunak di mana perangkat lunak hanya diakses melalui langganan online alih-alih membeli dan menginstal komputer atau perangkat keras fisik). Mereka mudah diakses dari mana saja dan dapat dioperasikan dari jarak jauh. Tetapi mereka membutuhkan koneksi internet yang baik untuk dioperasikan. Jika tidak, semua pengaturan akan runtuh. Namun, mereka adalah perangkat lunak call center berbasis cloud yang paling terjangkau.

Baca Juga : Membuat Kemasan Box Custom Untuk Bisnis Essential Oil

Keuntungan Software Call Center

• Mereka menambah nilai lebih untuk bisnis Anda dibandingkan dengan biaya mereka. Namun, sistem lokal mahal, tetapi sistem SaaS tidak memerlukan perangkat keras dan pemeliharaan apa pun; oleh karena itu, mereka sangat hemat biaya.
• Diperlukan tim kecil untuk mengoperasikan sistem kecuali Anda tidak menjalankan operasi BPO. Menyewa tim jarak jauh untuk pusat panggilan virtual akan membuatnya lebih hemat biaya.
• Ini meningkatkan keamanan data Anda. Karena semuanya dioperasikan melalui cloud data, ada kemungkinan kecil pencurian data kecuali Anda mendapatkan penyedia yang andal.
• Sistem seperti SaaS memberi Anda fleksibilitas operasional. Ini memungkinkan pekerja Anda untuk bekerja dari rumah alih-alih kotak tertutup, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas karyawan Anda.
• Mungkin keuntungan terbesar dari pusat panggilan adalah meningkatkan layanan pelanggan Anda secara eksponensial; ini membangun kepercayaan orang pada merek atau perusahaan Anda, yang merupakan segalanya dalam bisnis ini.

Pikiran Akhir

Solusi pusat kontak telah menjadi bagian tak terpisahkan dalam bisnis apa pun karena merupakan alat yang paling efektif untuk layanan dan dukungan pelanggan yang membangun kepercayaan. Jika orang mempercayai merek Anda, kami adalah juaranya!