Dari Draf ke Kesepakatan: Cara Menulis Proposal Bisnis yang Kuat
Diterbitkan: 2023-05-24
Proposal bisnis yang brilian bisa menjadi tiket emas Anda untuk mendapatkan klien dan peluang baru yang menarik. Namun, membuat yang benar-benar menjatuhkan klien potensial bisa terasa menakutkan.
Apa itu proposal bisnis?
Proposal bisnis seperti jabat tangan dalam bentuk dokumen. Di situlah Anda, sebagai bisnis, menyusun rencana besar Anda untuk memecahkan masalah atau menyediakan layanan untuk calon klien atau mitra. Anda menguraikan apa yang dapat Anda lakukan, mengapa hal itu akan bermanfaat bagi mereka, dan bagaimana rencana Anda untuk mewujudkannya. Ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda memiliki apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar.
Proposal bisnis yang kuat bukan hanya brosur penawaran Anda; itu adalah alat strategis untuk menyoroti kekuatan unik Anda. Ini meyakinkan klien bahwa bertaruh pada Anda tidak hanya sepadan dengan risikonya, tetapi juga investasi yang ditakdirkan untuk membayar dividen yang kaya.
Selain itu, proposal bisnis yang dibuat dengan baik bukanlah alat yang dapat dikerjakan satu kali. Ini bisa menjadi template, landasan di mana Anda dapat membakukan dan merampingkan negosiasi bisnis di masa depan.
Jadi, bagaimana Anda membuat dokumen ajaib yang berfungsi sebagai magnet klien ini? Bahan apa yang menyatu untuk membuat proposal bisnis tak tertahankan?
Kami di sini untuk membekali Anda dengan alat, tip, dan teknik untuk menyusun proposal bisnis yang tidak hanya berbicara bahasa Anda tetapi menyanyikan pujian Anda dengan nada harmonis yang beresonansi dengan klien potensial Anda.
Siap menulis proposal bisnis yang menarik perhatian?
Panduan Proposal Bisnis Utama
Jenis proposal bisnis
Wawasan utama untuk menyusun proposal bisnis yang efektif
Cara menulis proposal bisnis
Memoles proposal Anda
Jenis proposal bisnis
Memahami beragam jenis proposal bisnis sangat penting karena membantu Anda menyelaraskan pendekatan Anda dengan harapan klien Anda. Mari kita cermati sepuluh jenis proposal bisnis dan pahami bagaimana dan kapan masing-masing dapat digunakan.
Proposal yang diminta secara informal
Proposal ini muncul saat klien dengan santai menyebutkan masalah yang mereka miliki, dan Anda merespons dengan solusi. Katakanlah, toko roti lokal mengeluh tentang logonya yang sudah ketinggalan zaman. Toko desain grafis dapat mengajukan proposal yang menawarkan desain ulang logo.
Proposal yang diminta secara formal
Ini adalah saat klien secara resmi meminta proposal. Misalnya, gym lokal mungkin mengirimkan Permintaan Proposal (RFP) untuk desain situs web baru. Jika Anda seorang pengembang web, Anda akan mengirimkan proposal yang diminta secara resmi sebagai tanggapan.
Proposal yang tidak diminta
Anda mengirimkan proposal ini tanpa permintaan khusus, biasanya kepada calon klien yang mungkin tidak tahu bahwa mereka membutuhkan layanan Anda. Misalkan Anda menjalankan startup manajemen media sosial; Anda dapat mengirimkan proposal yang tidak diminta ke butik baru yang tidak memiliki kehadiran online, menguraikan bagaimana Anda dapat memperkuat jejak digitalnya.
Proposal pembaharuan
Ini sering digunakan untuk meyakinkan klien untuk memperbarui kontrak. Misalnya, penyedia layanan kebersihan mungkin mengirimkan proposal pembaruan ke kedai kopi, meringkas pekerjaan mereka selama setahun terakhir dan mengusulkan layanan lanjutan.
Proposal lanjutan
Proposal kelanjutan ikut berperan ketika proyek yang sedang berlangsung membutuhkan dana atau otorisasi tambahan. Startup pengembangan perangkat lunak yang mengerjakan proyek jangka panjang untuk klien dapat menggunakan jenis proposal ini untuk meminta dukungan tambahan.
Proposal penelitian
Ini sering digunakan dalam bidang akademik atau ilmiah dan bisnis untuk mengusulkan proyek penelitian. Startup riset pasar dapat mengirimkan proposal jenis ini ke rantai restoran, menyarankan penelitian tentang perubahan kebiasaan makanan di daerah mereka.
Proposal hibah
Ini digunakan untuk mengamankan pendanaan, seringkali dari badan atau yayasan pemerintah. Misalnya, organisasi nirlaba baru yang didedikasikan untuk meningkatkan tingkat melek huruf dapat menggunakan proposal hibah untuk mendapatkan dana untuk program membaca komunitas.
Proposal penjualan
Ini adalah jenis proposal klasik, tempat Anda mengusulkan produk atau layanan kepada calon pembeli. Sebuah perusahaan perkebunan kecil, misalnya, mungkin mengirimkan proposal penjualan ke perusahaan manajemen properti untuk memelihara ruang hijau mereka.
Proposal rencana bisnis
Proposal komprehensif ini menguraikan ide bisnis baru atau perubahan signifikan dalam operasi bisnis saat ini. Misalnya, seorang pengusaha yang ingin meluncurkan layanan penitipan hewan peliharaan dapat menggunakan proposal rencana bisnis untuk menarik investor atau mengamankan pinjaman bank.
Usulan anggaran
Proposal ini menguraikan bagaimana anggaran tertentu akan digunakan. Misalnya, biro iklan kecil mungkin menyusun proposal anggaran untuk proyek klien yang memerinci bagaimana dana akan dibelanjakan di berbagai saluran iklan.
Kami baru saja mengirim email info kepada Anda.
Wawasan utama untuk menyusun proposal bisnis yang efektif
Mengumpulkan informasi spesifik tentang klien atau prospek Anda sangat penting untuk menyusun proposal bisnis yang persuasif. Pengetahuan ini akan memungkinkan Anda merancang proposal yang menangkap kebutuhan calon klien Anda dan menyajikan kasus yang menarik untuk layanan Anda. Berikut ini rincian wawasan yang harus Anda peroleh:
- Pahami klien Anda. Mulailah dengan memahami kebutuhan dan keinginan klien potensial Anda. Masuki masalah mereka dan lihat bagaimana solusi Anda bisa menjadi pahlawan mereka. Jadikan proposal Anda mencerminkan kebutuhan ini, dan Anda akan menjadi pemenang. Mulailah percakapan melalui telepon atau tatap muka untuk mendapatkan wawasan tentang bisnis dan kebutuhan khusus mereka. Interaksi ini juga merupakan kesempatan Anda untuk mempresentasikan bisnis Anda dan menjalin hubungan yang positif. Misalnya, jika Anda adalah perusahaan solusi TI, klien potensial Anda mungkin sedang berjuang dengan masalah keamanan jaringan. Memahami hal ini akan memungkinkan Anda menunjukkan bagaimana keahlian perusahaan Anda dapat meningkatkan infrastruktur keamanannya dan memberi mereka ketenangan pikiran.
- Tentukan tujuan. Mengidentifikasi tujuan adalah langkah penting dalam membentuk proposal Anda. Libatkan klien potensial Anda dalam diskusi tentang tujuan utama mereka. Pemahaman bersama ini akan memandu proposal Anda dan memastikan Anda dan klien Anda berada di halaman yang sama. Misalnya, jika Anda adalah agen pemasaran media sosial. Klien potensial Anda mungkin adalah restoran baru yang ingin meningkatkan visibilitas online-nya. Dalam hal ini, Anda akan menyesuaikan proposal untuk mengilustrasikan bagaimana layanan Anda dapat meningkatkan kehadiran media sosial mereka dan menarik lebih banyak pelanggan.
- Diskusikan anggaran. Uang seharusnya tidak menjadi hal yang tabu. Mengetahui anggaran klien Anda dapat membantu mengelola ekspektasi, menentukan kelayakan proyek, dan memastikan Anda mendapat kompensasi yang adil. Diskusikan apakah mereka merasa nyaman dengan model penetapan harga tetap atau apakah ada ruang untuk fleksibilitas berdasarkan persyaratan proyek. Misalkan Anda adalah studio desain produk, dan klien potensial Anda adalah startup yang meluncurkan produk baru. Mengetahui anggaran mereka akan membantu Anda menentukan sejauh mana proyek Anda—apakah Anda hanya merancang kemasan produk atau melakukan pengembangan identitas merek secara menyeluruh.
- Pahami industri atau pasar. Memahami lanskap industri atau pasar klien memungkinkan Anda menyesuaikan proposal dengan lebih efektif. Dengan memperhatikan denyut nadi tren industri, Anda akan lebih siap untuk menyampaikan nilai solusi Anda kepada prospek Anda. Katakanlah Anda adalah konsultan bisnis yang menawarkan startup energi terbarukan. Menunjukkan kesadaran Anda akan tren, seperti meningkatnya minat pada tenaga surya, akan membantu klien melihat Anda sebagai mitra yang memahami industri yang dapat memandu pertumbuhan bisnis mereka.
- Mengevaluasi sistem pendukung. Jika layanan Anda memerlukan infrastruktur atau sistem pendukung khusus dari sisi klien, memastikan infrastruktur atau sistem pendukung ini tersedia sangatlah penting. Ini dapat menjangkau elemen operasional seperti tim penjualan atau saluran komunikasi profesional, atau bahkan kehadiran media sosial yang kuat untuk kampanye pemasaran digital. Misalnya, jika Anda adalah agen SEO yang mengusulkan proyek pengoptimalan situs web untuk toko roti lokal yang ingin memperluas pesanan daringnya, Anda harus menilai infrastruktur situs web klien yang ada. Apakah mereka dilengkapi dengan sistem pemesanan online operasional, atau apakah itu perlu dimasukkan ke dalam proposal Anda? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda menyusun proposal yang lebih efektif dan realistis.
Cara menulis proposal bisnis
Saat menulis proposal bisnis Anda, bayangkan Anda sedang berbicara dengan klien atau mitra potensial Anda. Anda ingin membuat proposal Anda sejelas, sesingkat, dan semenarik mungkin. Inilah cara melakukannya:
Mulailah dengan halaman judul yang dipoles
Halaman judul Anda mengatur panggung dan menciptakan kesan pertama yang sangat penting. Halaman judul yang dibuat dengan baik dan profesional membuka jalan untuk hal-hal berikutnya. Sertakan hal-hal penting seperti nama Anda, nama bisnis Anda, tanggal, dan nama klien Anda.
Misalnya, jika Anda menjalankan biro pengembangan web butik, Anda dapat memilih desain minimalis yang mencerminkan fokus Anda pada situs web yang rapi dan modern. Pastikan tidak berantakan, dengan font yang jelas dan mudah dibaca serta gambar berkualitas tinggi, jika ada.
Memasukkan daftar isi
Kemampuan navigasi sangat penting untuk proposal yang menghargai waktu klien potensial Anda. Daftar isi memungkinkan klien Anda dengan cepat menemukan bidang minat, menunjukkan rasa hormat Anda atas waktu dan perhatian mereka terhadap detail.
Bayangkan Anda seorang konsultan keberlanjutan. Daftar isi Anda dapat dengan rapi mengelompokkan proposal Anda menjadi beberapa bagian seperti "Audit Keberlanjutan", "Inisiatif Ramah Lingkungan yang Diusulkan", dan "Dampak yang Diharapkan", masing-masing dapat dinavigasi dengan satu klik atau membalik halaman.
Rancang ringkasan eksekutif yang menarik
Ringkasan eksekutif Anda adalah elevator pitch Anda. Ini menyaring proposal Anda menjadi esensi intinya: mengapa Anda adalah pilihan ideal untuk klien. Jelaskan bagaimana bisnis Anda dapat memenuhi kebutuhannya secara ringkas namun persuasif.
Misalkan Anda menjalankan toko roti artisanal yang mengusulkan untuk memasok makanan yang dipanggang ke kedai kopi lokal. Di sini, Anda dapat menekankan komitmen Anda terhadap bahan-bahan organik yang bersumber secara lokal, membedakan Anda dari alternatif yang diproduksi secara massal.
Pelajari spesifikasi proyek
Di sinilah Anda memaparkan masalah klien Anda dan mengusulkan solusi. Sejajarkan setiap solusi dengan masalah yang teridentifikasi, tunjukkan pemahaman dan kemampuan Anda untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Berikut adalah bagian khusus proyek yang harus Anda sertakan dalam proposal bisnis Anda:
Pernyataan masalah. Mulailah dengan menguraikan masalah yang ada, juga dikenal sebagai pernyataan masalah. Ini menunjukkan bahwa Anda sepenuhnya memahami apa yang klien hadapi.
Contoh 1: Jika Anda adalah startup desain grafis yang mengajukan proposal rebranding ke sebuah restoran, pernyataan masalah Anda mungkin berbunyi seperti, “Branding Anda saat ini tidak menangkap suasana restoran Anda yang unik dan semarak, menyebabkan calon pelanggan mengabaikan bisnis Anda. bisnis."
Contoh 2: Untuk perusahaan pengembang aplikasi seluler yang mengajukan proposal ke toko ritel untuk aplikasi belanja, pernyataan masalahnya bisa jadi, “Toko ritel Anda tidak memiliki kehadiran seluler, sehingga menyulitkan Anda untuk menjangkau basis pelanggan yang semakin digital.”
Solusi yang diusulkan. Di sinilah Anda memamerkan pendekatan terencana Anda untuk mengatasi masalah. Ingat, ini bukan hanya tentang apa yang dapat Anda lakukan tetapi bagaimana hal itu akan bermanfaat bagi mereka.
Contoh 1: Startup pengembangan web mungkin mengusulkan kepada bisnis e-niaga, “Kami berencana untuk mendesain ulang situs web Anda, menjadikannya lebih ramah pengguna dan dioptimalkan untuk seluler. Ini akan meningkatkan pengalaman berbelanja pelanggan Anda dan kemungkinan meningkatkan penjualan.”
Contoh 2: Perusahaan distribusi makanan dapat mengusulkan ke pertanian organik lokal, “Kami bertujuan untuk memasukkan produk Anda ke toko grosir besar. Ini akan memaparkan merek Anda ke pasar yang lebih besar, meningkatkan penjualan.”
Biaya dan jadwal. Detail waktu dan biaya untuk solusi Anda. Transparansi adalah yang terpenting di bagian ini. Buat garis besar biaya yang terlibat, apa yang dapat diharapkan klien untuk diterima (kiriman), dan garis waktu proyek.
Contoh 1: Jika Anda adalah startup perencanaan acara yang mengirimkan proposal ke perusahaan untuk acara perusahaan tahunan mereka, Anda dapat menyatakan, “Kami mengusulkan garis waktu enam bulan, dimulai dengan pemilihan tempat dan diakhiri dengan pelaksanaan acara, dengan total biaya sebesar $15.000.”
Contoh 2: Perusahaan pengembangan perangkat lunak kustom yang mengusulkan sistem CRM baru ke agen real estat mungkin menulis, "Proyek ini akan memakan waktu sekitar empat bulan, dari pengumpulan persyaratan hingga penerapan sistem, seharga $50.000."
Kualifikasi dan pengalaman. Pamerkan kemampuan tim Anda dan mengapa Anda adalah pilihan yang tepat untuk pekerjaan itu.
Contoh 1: Jika Anda adalah perusahaan rintisan perawatan hewan peliharaan bergerak yang menawarkan ke tempat penampungan anjing, Anda dapat menulis, “Tim kami, yang terdiri dari perawat hewan peliharaan bersertifikat, memiliki pengalaman lebih dari lima tahun dalam perawatan hewan peliharaan bergerak, melayani lebih dari 1.000 klien yang puas. ”
Contoh 2: Perusahaan keamanan siber yang mengusulkan audit keamanan ke perusahaan tekfin mungkin berkata, “Pakar keamanan siber bersertifikat kami telah melakukan lebih dari 100 audit untuk perusahaan tekfin, membantu mereka mengamankan aset digital mereka dan mematuhi peraturan industri.”
Panggilan untuk bertindak. Selalu akhiri proposal Anda dengan ajakan bertindak yang jelas, mendorong klien untuk mengambil langkah selanjutnya. Pelatih kebugaran mungkin meminta klien potensial untuk menjadwalkan konsultasi, sementara firma humas mungkin mendorong perusahaan untuk mendaftar ke lokakarya pelatihan media.
Contoh 1: Jika Anda adalah perusahaan rintisan manajemen media sosial yang mempromosikan ke toko roti lokal, Anda dapat mengakhirinya dengan, “Mari kita jadwalkan panggilan telepon minggu depan untuk membahas cara mempermanis kehadiran media sosial Anda.”
Contoh 2: Perusahaan pembukuan yang mengusulkan layanannya kepada sebuah startup mungkin menyimpulkan, “Siap menjaga keuangan Anda tetap rapi dan transparan? Ayo pesan rapat untuk menyelesaikan detailnya.”
Ingat, proposal bisnis bukanlah dokumen satu ukuran untuk semua. Sesuaikan dengan kebutuhan spesifik klien dan solusi unik yang Anda tawarkan. Itulah kunci proposal yang menang.
Akhiri dengan berbunga-bunga. Akhiri proposal Anda dengan meringkas poin-poin penting dan memperkuat kualifikasi Anda. Ingatlah untuk menyertakan informasi kontak Anda, sehingga memudahkan klien potensial untuk menindaklanjuti. Sebagai katering yang mengusulkan kemitraan dengan perencana acara, kesimpulan Anda dapat menegaskan kembali komitmen Anda terhadap makanan berkualitas tinggi, presentasi yang berkesan, dan layanan yang andal.
Garis besar syarat dan ketentuan. Bagian syarat dan ketentuan yang komprehensif melindungi Anda dan klien Anda. Detail spesifik seperti garis waktu proyek, jadwal pembayaran, dan detail penting lainnya.
Misalnya, jika Anda adalah perusahaan pengembangan perangkat lunak, ketentuan Anda mungkin menentukan tonggak pembayaran yang terkait dengan penyelesaian fase proyek. Selalu pastikan istilah Anda jelas dan ringkas, meminimalkan potensi kesalahpahaman.
Jangan lupa untuk menyertakan area khusus untuk tanda tangan.
Memoles proposal Anda
Setelah Anda memiliki bagian utama dari proposal Anda, luangkan waktu untuk membuatnya bersinar. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas, dan pisahkan proposal Anda menjadi beberapa bagian yang dapat dicerna. Bertujuan untuk menjadi menarik, ramah, dan profesional.
Membuat proposal Anda menarik secara visual
Ingatlah bahwa sebuah gambar berbicara seribu kata. Gunakan infografis, bagan, dan elemen visual lainnya untuk membuat proposal Anda mudah dipahami dan menarik.
Memberikan pilihan untuk umpan balik
Selalu dorong klien potensial Anda untuk memberikan umpan balik pada proposal Anda. Ini membantu Anda meningkatkan proposal masa depan Anda dan membuka dialog dengan klien, yang dapat menghasilkan diskusi yang bermanfaat.
Menindaklanjuti
Setelah mengirimkan proposal Anda, tindak lanjuti dengan klien atau prospek. Anda dapat mengirim email sopan yang menanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut.
Itu dia – panduan lengkap Anda untuk menyusun proposal bisnis yang menonjol. Sekarang, keluarlah dan mulailah membuat klien potensial itu terkesan!
