Mimpi Buruk di Data Street: 5 Cerita Horor CRM yang Menghantui

CRM yang berfungsi ganda sebagai House of Horrors dapat menyedot kesenangan dari musim seram.

Jika Anda belum memprioritaskan kualitas data, praktik pengelolaan data yang menakutkan pasti akan kembali menghantui Anda—dan bisnis Anda akan mengalami konsekuensi yang mengerikan.

Ikutlah (jika Anda berani) untuk lima cerita horor yang diceritakan oleh pengguna CRM* dan pelajaran yang mereka pelajari dari mengalami mimpi buruk ini.

#1: "Saya terlalu banyak memperkirakan jutaan dolar!" – Ryan, Kepala Penjualan

Sebagai seseorang yang bekerja di bidang penjualan sepanjang kariernya, Ryan tahu betapa pentingnya memiliki perkiraan penjualan yang akurat.

"Perkiraan penjualan yang akurat adalah segalanya," katanya. “Jika meleset sedikit saja, kemungkinan tim penjualan kehilangan target mereka meningkat. Tidak hanya itu, tetapi dapat mempengaruhi pertumbuhan bisnis, perencanaan strategis, dan kemampuan untuk merampingkan arus kas.”

Ryan mengatakan dia mengandalkan data CRM untuk membuat perkiraan penjualan. (Delapan puluh enam persen pengguna CRM mengatakan perusahaan mereka melakukan hal yang sama.)

“Kalau datanya akurat dan up to date, tidak ada yang perlu dikhawatirkan,” katanya. "Tapi bukan itu masalahnya kali ini."

Ternyata data CRM yang diandalkan Ryan untuk membuat ramalan penjualan tahunannya tidak up to date. Orang-orang di timnya sering lupa memperbarui data CRM, yang berarti banyak transaksi salah dilaporkan.

“Saya mengandalkan informasi palsu untuk membuat perkiraan penjualan, yang akhirnya menjadi terlalu tinggi. Tapi saya tidak tahu saat itu, jadi anggaran beberapa departemen untuk tahun ini membengkak,” katanya. “Tim pemasaran, misalnya, mensponsori acara dua kali lebih banyak dari tahun sebelumnya dan merekrut anggota tim baru dengan anggaran yang lebih besar. Pada saat saya menyadari bahwa ramalan itu terlalu tinggi dan kami tidak akan mencapai target pendapatan, uang telah dibelanjakan—dan sudah terlambat. Saya akhirnya dipecat! ”

Bicara tentang mimpi buruk.

Pelajaran yang didapat:

Anggota tim penjualan bergerak cepat, dan mereka tidak selalu membuat pembaruan yang diperlukan untuk menginformasikan bisnis lainnya tentang kemajuan mereka dengan kesepakatan.

Agar alur dan perkiraan tetap akurat, pertimbangkan untuk menerapkan alat dengan pemformatan bersyarat yang menunjukkan kepada anggota tim penjualan saat mereka perlu memperbarui penawaran terbuka mereka. Dengan begitu, mereka akan lebih cenderung menjaga informasi di CRM tetap mutakhir—dan pemimpin penjualan dapat membuat perkiraan yang akurat.

#2: “Saya kehilangan rekan kerja saya, bisnis klien mereka!” – Emma, ​​Perwakilan Penjualan

Sebagai perwakilan penjualan, Emma tahu betapa pentingnya mengatur waktunya dengan bijak.

“Dalam penjualan, waktu adalah uang,” katanya. “Saya berusaha bekerja seefisien mungkin. Tetapi melakukan uji tuntas saya sama pentingnya, dan mengabaikan langkah ini adalah satu kesalahan yang tidak akan pernah saya lakukan lagi.”

Emma menjalani harinya seperti biasa, meninjau petunjuk yang ada dalam antreannya dan menjangkau mereka satu per satu. Panggilan itu berjalan dengan baik ... sampai dia menghubungi seorang pemimpin yang tidak mengetahui bahwa mereka sudah menjadi pelanggan yang sudah ada.

“Ketika mereka mengangkat telepon, saya memperlakukan mereka seperti orang asing. Saya baru saja memulai perkenalan saya ketika mereka menyela saya dan mengatakan bahwa mereka sudah menjadi salah satu pelanggan kami. Segera, saya menjadi putih seperti hantu. Saya merasa malu,” katanya. “Tak perlu dikatakan, pelanggan itu tidak memperbarui kontrak mereka dengan kami.”

Pelajaran yang didapat:

Situasi seram ini bisa terjadi pada siapa saja—tetapi tidak harus demikian. Pertimbangkan untuk menerapkan alat yang membantu Anda membandingkan database Prospek dan Pelanggan agar keduanya tetap akurat. Dengan cara ini, ketika Anda melihat prospek menunggu dalam antrean Anda, Anda dapat percaya bahwa mereka belum melakukan bisnis dengan perusahaan Anda.

#3: “Saya kehilangan data selama migrasi!” – Taylor, Admin CRM

Sebagai admin CRM yang berpengalaman, Taylor telah mengambil bagian dalam proyek migrasi data yang adil. Namun ada satu pengalaman khusus yang terus menghantuinya hingga saat ini.

“Migrasi data bukan lelucon,” katanya. “Sebelum memulai, Anda harus memiliki strategi migrasi data yang solid untuk memastikan tidak ada data yang hilang atau dimanipulasi.”

Ada banyak langkah yang terlibat dalam migrasi data. Lewati bahkan satu langkah, dan Anda berisiko harus mengatakan RIP ke data CRM Anda. Taylor mencoba menghindari proses yang terburu-buru karena alasan ini, tetapi terkadang, itu tidak mungkin.

“Ketika kami mengakuisisi perusahaan baru, saya berada di bawah tekanan untuk bergerak maju dengan migrasi data sesegera mungkin. Jadi, saya bergerak cepat,” katanya. “Saat saya melakukan prosesnya, saya memastikan untuk mencentang setiap kotak. Perencanaan? Memeriksa. Audit dan pembuatan profil? Memeriksa. Cadangan data? Periksa ... atau begitulah yang saya pikir. ”

Taylor tahu alat migrasi perusahaannya memiliki fitur cadangan, jadi dia tidak berpikir dua kali tentang langkah proses ini. Hanya ada satu masalah: dia belum menguji fungsi pencadangan sebelumnya. Konsekuensi dari kesalahan langkah ini lebih menakutkan daripada yang bisa dia bayangkan.

“Pencadangan gagal selama migrasi, dan kami kehilangan lebih dari setengah data!” dia berkata. “Saya pikir saya akan dipecat! Syukurlah, ini tidak terjadi. Tetapi kata-kata yang tidak terlalu bagus yang diucapkan bos saya untuk saya hari itu telah tertanam di otak saya selamanya.”

Pelajaran yang didapat:

Kehilangan data berharga yang diperoleh dengan susah payah selama bertahun-tahun sudah cukup untuk membuat siapa pun merinding. Untuk mencegah hal ini terjadi, berinvestasilah dalam solusi pencadangan, tetapkan jadwal pencadangan, dan uji pencadangan secara teratur untuk memvalidasi bahwa data telah diambil secara akurat dan file utuh.

#4: “Perusahaan saya masuk daftar blokir!” – Shayla, Manajer Pemasaran Email

Sebagian besar pemasar email memiliki dasar-dasar yang tercakup. Buat salinan yang menarik, buat desain yang keren, tambahkan baris subjek yang menarik, tekan kirim.

Tim Shayla tidak berbeda. Namun tak lama sebelum musim liburan yang kritis bagi bisnis, dia menemui kendala yang hampir menghancurkan program emailnya (dan membuatnya sadar bahwa dia masih harus banyak belajar tentang pemasaran email).

“Kami mengirim kampanye promosi untuk sementara waktu, dan sejauh yang kami tahu, semuanya terkirim. Jadi, menurut kami tidak ada yang perlu dikhawatirkan,” katanya. “Tetapi pada awal Q4, kami menemukan bahwa Gmail menempatkan kami di daftar blokir! Saat itulah saya mengetahui sebagian besar email kami difilter ke folder spam, bukan kotak masuk.”

Shayla melakukan penggalian. Ternyata CRM mereka dipenuhi dengan catatan duplikat yang berisi alamat email lama yang tidak aktif. Shayla dan timnya tidak mengetahui adanya duplikat, jadi mereka terus mengirim kampanye ke alamat ini. Ini terdaftar sebagai perilaku seperti spam ke Gmail, yang menempatkan mereka di folder spam—dan akhirnya, di daftar blokir.

“Saya tidak bisa mempercayainya. Siapa yang tahu 'terkirim' bisa merujuk ke apa pun selain kotak masuk? dia bertanya. “Upaya dua perempat untuk menciptakan kampanye terbaik pada dasarnya sia-sia, karena kebanyakan dari mereka tidak pernah dilihat oleh penerima yang kami tuju. Saya tidak tahu duplikat catatan bisa memiliki dampak yang begitu besar.”

Pelajaran yang didapat:

Anda pikir si kembar dari The Shining menakutkan? "Masalah ganda" memiliki arti yang sama sekali baru dalam hal duplikat. Akhiri mimpi buruk data ini sebelum dimulai dengan menerapkan solusi deduplikasi yang paling sesuai untuk bisnis Anda. Solusi yang tepat dapat termasuk dalam salah satu kategori berikut:

• Pencegahan: Gunakan pemblokir duplikat untuk mengelola duplikat saat masuk dari entri pengguna akhir, impor daftar, formulir web, dan integrasi sistem.
• Otomatis: Ambil skenario deduplikasi tepercaya Anda dan atur agar berjalan sesuai irama.
• Sesuai permintaan: Jalankan alat data untuk menemukan dan menggabungkan duplikasi data apa pun.

Anda juga harus memastikan bahwa Anda memahami perbedaan antara pengiriman email dan kemampuan pengiriman dan mengikuti praktik terbaik email untuk menghindari berakhir di daftar blokir.

#5: “Kami menyimpan data terlalu lama, yang melanggar GDPR dan mengakibatkan denda besar!” – Cory, Admin CRM

“Data sangat berharga. Terkadang, sulit untuk mengetahui data mana yang harus disimpan dan data mana yang harus dibuang,” kata Cory, admin CRM yang berpengalaman. “Saya suka menyimpan sebanyak mungkin data, karena Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan membutuhkannya! Atau setidaknya itulah yang biasa saya lakukan…”

Keinginan Cory untuk menyimpan data CRM dimulai sebagai tindakan pencegahan, tetapi seiring waktu berubah menjadi sesuatu yang jauh lebih jahat: penimbunan data.

“Saya pikir menyimpan data adalah hal yang cerdas untuk dilakukan, tetapi akhirnya kembali menghantui saya!” dia berkata. “Jumlah data yang kami simpan melebihi batasan penyimpanan, dan seiring waktu, data menjadi usang. Kedua hal ini melanggar GDPR, yang mengakibatkan denda!”

Pelajaran yang didapat:

Jangan biarkan CRM Anda menjadi kuburan bagi data yang kedaluwarsa. Sebagai gantinya, biasakan diri Anda dengan peraturan data sehingga Anda tahu berapa lama Anda diizinkan untuk menyimpan data Anda. Kemudian, bangun dan bekerja dengan tim tata kelola data lintas fungsi untuk menilai kebutuhan setiap titik data. Pastikan juga untuk memiliki rencana pengarsipan data untuk data yang Anda putuskan untuk disimpan.

Jadi, apa itu: trik atau perawatan?

Data CRM berkualitas tinggi adalah suguhan untuk bisnis apa pun. Tetapi ketika kualitas data menurun, saat itulah mulai menipu Anda—dan orang-orang di seluruh perusahaan mulai mengalami cerita horor data seperti di atas. Jangan menjadi korban setan data. Ingatlah lima pelajaran ini untuk menghindari mimpi buruk CRM dan manfaatkan data Anda sebaik mungkin.

Sementara Q4 sudah berjalan lancar, tidak ada kata terlambat untuk mempelajari cara menjaga CRM Anda dalam kondisi prima (terutama selama periode penjualan volume tinggi). Untuk kiat ahli, lihat panduan kami, “6 Langkah Mempersiapkan CRM Anda untuk Q4” .

*Ini adalah akun fiktif berdasarkan kisah nyata yang ditemui pakar data kami di lapangan.