Panduan untuk memilih perangkat lunak manajemen proyek yang sempurna

Mencoba mengelola proyek tanpa manajemen proyek seperti mencoba memainkan permainan sepak bola tanpa rencana permainan.

– Katherine Tate

Pentingnya mengelola proyek secara efektif menjadi penting saat mengerjakan proyek real-time. Sebagai pemilik usaha kecil atau pemimpin tim, selalu menjadi tantangan untuk memastikan proyek selesai tepat waktu dengan hasil kerja berkualitas tinggi. Namun, dalam beberapa tahun terakhir, penggunaan perangkat lunak manajemen proyek membuat tugas ini kurang menantang bagi usaha kecil. Dengan berbagai pilihan yang tersedia di pasar global, memilih perangkat lunak terbaik untuk bisnis Anda bisa sangat membingungkan. Untuk membantu membuat keputusan ini, pertimbangkan tip berikut saat memilih perangkat lunak manajemen proyek untuk bisnis Anda:

1 . Tentukan kebutuhan Anda:

Sama seperti Anda menentukan kebutuhan Anda sebelum melakukan pembelian, penting untuk menentukan kebutuhan Anda sebelum memilih perangkat lunak manajemen proyek. Dengan banyaknya pilihan yang tersedia, perangkat lunak terbaik untuk bisnis Anda akan bergantung pada kebutuhan bisnis tim Anda. Untuk membantu proses pemilihan, pertimbangkan kebutuhan berikut saat memilih perangkat lunak manajemen proyek:

• Jumlah Pengguna: Pertimbangkan jumlah pengguna yang akan menggunakan perangkat lunak untuk bisnis Anda.
• Komunikasi yang Efektif: Perangkat lunak harus memiliki fitur yang memfasilitasi komunikasi yang efektif di antara anggota tim, seperti pemberitahuan untuk menghindari tumpang tindih.
• Opsi integrasi: Cari opsi di perangkat lunak untuk diintegrasikan dengan berbagai alat yang digunakan tim Anda.
• Fungsionalitas: Evaluasi fungsionalitas yang ditawarkan perangkat lunak dan pertimbangkan apakah itu berguna untuk proyek spesifik Anda.
• Kemudahan penggunaan: Pertimbangkan apakah perangkat lunak mudah dinavigasi dan digunakan oleh anggota tim Anda.
• Kapasitas penyimpanan: Lihat kapasitas penyimpanan perangkat lunak.
• Keamanan: Evaluasi fitur keamanan yang ditawarkan perangkat lunak untuk melindungi data bisnis Anda.
• Evolusi konstan: Anda harus mempertimbangkan perangkat lunak yang memiliki kemampuan untuk berevolusi dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis Anda seiring pertumbuhannya, dengan mengakomodasi peningkatan jumlah pengguna dan proyek.

Selain parameter umum yang diuraikan di atas, bisnis Anda mungkin memiliki kebutuhan unik yang khusus untuk proyek yang sedang Anda kerjakan. Penting untuk mempertimbangkan dan memprioritaskan kebutuhan khusus ini bersamaan dengan kebutuhan yang lebih umum saat memilih perangkat lunak manajemen proyek.

2 . Penelitian perangkat lunak:

Dengan pesatnya pertumbuhan teknologi, jumlah aplikasi dan perangkat lunak untuk berbagai tugas meningkat dari hari ke hari. Namun, tidak semua perangkat lunak di pasaran mungkin cocok untuk kebutuhan bisnis Anda. Oleh karena itu, penting untuk melakukan penelitian menyeluruh tentang perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia sebelum memilih salah satu yang memenuhi kebutuhan proyek Anda. Untuk membantu penelitian Anda, Anda dapat:

• Buat daftar perangkat lunak manajemen proyek teratas dan teliti fitur masing-masing.
• Baca ulasan pelanggan untuk mendapatkan wawasan tentang pengalaman mereka menggunakan perangkat lunak.
• Carilah rekomendasi dari situs web industri.
• Dapatkan umpan balik dari kolega dan orang-orang dalam industri Anda.
• Perhatikan jumlah pengguna yang diizinkan oleh setiap perangkat lunak.
• Menilai tingkat akses dan kontrol yang disediakan oleh setiap perangkat lunak untuk memperbarui status proyek, tanggal, dan jadwal/jadwal pengiriman.
• Bandingkan jumlah fitur berguna yang ditawarkan oleh masing-masing perangkat lunak.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat keputusan yang tepat untuk memilih perangkat lunak yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

3 . Menguji perangkat lunak:

Setelah memilih perangkat lunak, langkah selanjutnya adalah melakukan pengujian menyeluruh terhadapnya. Banyak penyedia perangkat lunak menawarkan versi uji coba produk mereka, yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kemampuannya. Sebelum memulai tes, penting untuk membentuk tim kecil yang terdiri dari anggota dengan gaya kerja yang beragam dan pengalaman mengerjakan berbagai jenis proyek. Setiap anggota tim harus menguji semua fitur perangkat lunak satu per satu. Selain itu, Anda dapat mengalokasikan proyek aktual sebagai uji kasus untuk mengevaluasi kinerja perangkat lunak dalam skenario kehidupan nyata.

4 . Umpan balik dari tim:

Setelah tim Anda menyelesaikan pengujian perangkat lunak, penting untuk mengumpulkan umpan balik mendetail dari setiap anggota tim. Selama sesi umpan balik, Anda dapat mengajukan pertanyaan untuk memahami bagaimana perangkat lunak akan menguntungkan bisnis Anda, seperti:

• Alur kerja keseluruhan dari perangkat lunak manajemen proyek
• Betapa mudahnya memperbarui detail dalam perangkat lunak dan berapa lama waktu yang diperlukan
• Daya tanggap alat integrasi dalam kaitannya dengan perangkat lunak
• Fungsi pemberitahuan dalam perangkat lunak
• Fitur khusus yang menurut anggota tim akan bermanfaat untuk proyek.

Mendiskusikan pertanyaan ini dengan anggota tim dapat membantu Anda memutuskan apakah akan membeli atau mempertimbangkan perangkat lunak alternatif. Setelah Anda menyelesaikan perangkat lunak, Anda dapat mengerjakan pembuatan anggaran, dengan mempertimbangkan jumlah pengguna, jangka waktu, dan biaya perangkat lunak yang sesuai.

5 . Menerapkan perangkat lunak:

Setelah Anda menyelesaikan dan membeli perangkat lunak manajemen proyek, penting untuk fokus pada implementasi. Saat mengimplementasikan perangkat lunak, penting untuk mempertimbangkan:

• Timeline: Kapan harus melibatkan semua orang, bagaimana menangani proyek, dan apakah akan menyebarkannya atau menyelesaikannya dalam satu pukulan.
• Pelatihan: Metode pelatihan seperti apa yang akan diadaptasi untuk orang yang berbeda, siapa yang akan memberikan pelatihan, dan bagaimana pelatihan akan disampaikan?
• Integrasi: Kapan menyiapkan integrasi, siapa yang akan terlibat dalam penyiapan, dan alat apa yang perlu diintegrasikan.

Memanfaatkan perangkat lunak manajemen proyek dapat sangat menyederhanakan tugas mengelola proyek. Beberapa manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek meliputi:

• Kemudahan perencanaan proyek
• Manajemen yang efektif dan keseimbangan sumber daya
• Memfasilitasi komunikasi antar anggota tim.

Meskipun ada berbagai metode untuk memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik, langkah-langkah yang diuraikan di sini memberikan dasar yang kuat untuk menentukan perangkat lunak yang paling bermanfaat bagi bisnis Anda.