6 Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Menyelenggarakan Acara Perusahaan

Semuanya harus sejalan jika acara perusahaan Anda ingin sukses dan semua orang pulang dengan gembira karena hari mereka menyenangkan, tetapi itu adalah sesuatu yang tidak terjadi secara kebetulan.

Ada banyak perencanaan dan pemikiran yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa acara Anda berjalan dengan lancar dan juga membantu jika Anda dapat menghindari beberapa kesalahan klasik yang dapat dengan mudah membuat semuanya keluar jalur.

POST TERKAIT: RENCANAKAN ACARA PERUSAHAAN YANG LUAR BIASA DI PRINCETON, NJ

BACA JUGA: MEMULAI BISNIS KECIL: TIPS YANG PERLU DIKETAHUI

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang dapat merusak hari jika Anda tidak berhati-hati sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak mengalami nasib serupa dengan acara perusahaan Anda sendiri.

1. Apa tujuan acara Anda?

Jika acara perusahaan Anda diatur tanpa memiliki tujuan yang jelas, hal itu berisiko menjadi acara yang tidak nyata.

Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui apa yang ingin Anda dapatkan dari acara tersebut dan memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.

Mengetahui dengan tepat apa yang ingin Anda dapatkan dari acara tersebut akan membantu membentuk proses perencanaan Anda dan memberi Anda kesempatan terbaik untuk melakukan segalanya untuk mencapai tujuan ini.

BACA JUGA: MENGIKUTI TREN INDUSTRI: APA SAJA 5 JENIS MOBILE CRANE PALING POPULER?

Selain mendefinisikan dengan jelas tujuan Anda sehubungan dengan acara itu sendiri, ada baiknya Anda menetapkan beberapa tujuan terukur yang akan memungkinkan Anda untuk mengukur seberapa sukses acara tersebut sesudahnya.

BACA JUGA: MASALAH KESEHATAN TERBESAR UNTUK PROFESIONAL TI

2. Memilih tempat yang salah

Salah satu kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan adalah memilih tempat yang tidak tepat untuk acara Anda.

Ada banyak cara untuk melakukan kesalahan, seperti memilih tempat yang terlalu besar untuk jumlah delegasi yang hadir atau memilih tempat yang tidak memiliki jaringan transportasi yang baik, yang berarti tingkat kehadiran akan berkurang jika sulit untuk dilakukan. menuju.

Anda dapat melihat situs web ini untuk mendapatkan ide tentang tempat perusahaan teratas dan mengapa mereka bekerja.

Buat daftar periksa fitur dan opsi yang Anda inginkan dari tempat Anda dan gunakan daftar itu sebagai cetak biru untuk memilih tempat yang mencentang kotak sebanyak mungkin.

Hal-hal yang mungkin ingin Anda cari adalah fasilitas katering yang baik, pengaturan PA dan media digital yang sesuai untuk memungkinkan Anda membuat presentasi Anda mudah diingat untuk semua alasan yang tepat, ditambah pemeriksaan bahwa ukuran tempat Anda sudah tepat. untuk mengantisipasi jumlah orang yang hadir.

BACA JUGA: AKAN INTERNET ANDA LEBIH CEPAT SAAT TERHUBUNG KE VPN?

3. Nomor yang tepat di tim Anda

Anda tidak ingin delegasi mengeluh bahwa mereka tidak bisa mendapatkan minuman atau merasa seperti mereka harus berjuang sendiri karena tidak ada cukup staf di sekitar untuk berkeliling.

Jika acara perusahaan Anda kekurangan staf, hal itu bisa menjadi potensi bencana dan dapat dengan mudah merusak kesan baik yang Anda buat dengan presentasi atau peluncuran produk Anda.

BACA JUGA: 7 LANGKAH UNTUK MERANCANG DAN MEMBANGUN PAPAN SIRKUIT TERCETAK

Jika Anda hanya memiliki tim kecil yang terdiri dari orang-orang yang bekerja untuk Anda, mungkin Anda perlu mempekerjakan beberapa anggota staf tambahan untuk hari itu.

Biaya kepegawaian bisa menjadi beban keuangan dan mungkin tergoda untuk menekan angka untuk menghemat uang, tetapi itu bisa terbukti menjadi ekonomi palsu jika tim Anda berjuang untuk mengatasi semua hal yang harus mereka lakukan pada hari itu.

4. Siap untuk segala kemungkinan

Anda akan selalu berharap bahwa acara Anda akan sukses besar dan semuanya berjalan sesuai rencana pada hari itu, tetapi tidak jarang hal-hal tertentu menjadi salah dan keadaan yang tidak terduga dapat dengan cepat membuat segalanya menjadi kacau.

Tidak harus seperti itu, dan hal yang cerdas untuk dilakukan adalah menerima bahwa sesuatu mungkin tidak berjalan sesuai rencana dan membicarakan beberapa skenario potensial sebelum acara itu sendiri.

Jika tim Anda siap untuk hal yang tidak terduga dan semua orang tahu seperti apa rencana B itu, itu dapat membantu memudahkan untuk merespons skenario negatif dan menantang dengan lebih mudah.

BACA JUGA: 5 RAHASIA UNTUK MENCAPAI KESUKSESAN CEPAT UNTUK STARTUP ONLINE ANDA

Buat garis besar rencana darurat yang bisa diterapkan dan pastikan tim Anda mengetahui dengan baik apa yang harus dilakukan selanjutnya ketika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

5. Jalur komunikasi yang baik

Serupa dengan memiliki rencana darurat, aspek penting lain dari perencanaan acara yang sering diabaikan adalah kebutuhan akan komunikasi yang jelas antara semua pihak yang terlibat dalam menyusun acara.

BACA JUGA: CARA MEMULAI BISNIS SHOWROOM RETAIL KECIL

Acara perusahaan membutuhkan dialog terbuka dan komunikasi reguler dengan semua orang yang relevan dan perusahaan luar yang merupakan bagian dari proses.

Jika Anda menggunakan katering luar atau bergantung pada pemasok eksternal, misalnya, penting bagi tim perencanaan Anda untuk berkomunikasi secara teratur dengan sumber eksternal mana pun sehingga semua orang tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dan skala waktu apa yang mereka kerjakan.

6. Delegasi yang bingung

Tetap pada jalur komunikasi yang baik, jangan lupa bahwa delegasi Anda memerlukan panduan tentang acara tersebut dan Anda ingin mereka menemukan acara Anda dengan mudah begitu mereka tiba di gedung.

Tujuannya adalah untuk memberi peserta banyak informasi tentang cara menuju ke acara itu sendiri dan apa yang tidak ingin Anda derita saat mereka sampai di sana adalah kurangnya tanda yang jelas.

Berjalanlah ke dalam gedung seolah-olah Anda sendiri adalah seorang delegasi sebelumnya dan pastikan Anda menampilkan papan petunjuk yang memadai yang membantu semua orang mencapai tempat yang mereka butuhkan dengan sedikit keributan.

BACA JUGA: 5 KEUNTUNGAN GANTI UANG DI BURSA TERPERCAYA

Namun hati-hati, karena Anda benar-benar tidak ingin membombardir orang dengan terlalu banyak informasi dan terlalu banyak tanda dan petunjuk di sekitar gedung dapat dengan mudah membingungkan dan membuat orang frustrasi.

Jika Anda berperan sebagai manajer acara, Anda pasti akan menghargai bahwa ini adalah pekerjaan yang memiliki banyak tanggung jawab, tetapi jika Anda merencanakan dengan cermat dan menghindari beberapa kesalahan paling umum, tidak ada alasan mengapa Anda tidak dapat menikmatinya. hari yang sukses.

Beri diri Anda banyak waktu untuk mengatur acara perusahaan Anda dan buat daftar periksa dan rencana yang dapat Anda kerjakan dan bagikan dengan orang lain.