5 Langkah Membangun Platform Komunikasi Bisnis

Komunikasi internal yang baik adalah elemen penting untuk keberhasilan bisnis apa pun. Faktanya, sebuah penelitian menunjukkan bahwa karyawan di tempat kerja modern menghabiskan sekitar 80% waktunya untuk aktivitas kolaboratif. Dalam dunia bisnis modern ini, alat komunikasi digital menjadi kunci untuk memaksimalkan interaksi tersebut.

Pos Terkait: Bagaimana Teknologi Telah Mengubah Komunikasi Bisnis

Sayangnya, sebagian besar bisnis menderita karena platform internal yang terfragmentasi dan terputus. Startup kecil dengan 5-10 karyawan dapat bekerja dengan baik dengan messenger biasa seperti email atau aplikasi media sosial. Namun, saat Anda mempekerjakan karyawan baru dan membuat struktur yang lebih bercabang, Anda memerlukan platform komunikasi internal khusus—platform yang menyatu dengan mulus ke dalam proses yang ada dan dibuat khusus sesuai dengan kebutuhan karyawan Anda.

Selain itu, Anda menginginkan solusi, misalnya, solusi panggilan, yang dapat Anda masukkan ke dalam platform komunikasi Anda dan yang memungkinkan Anda terhubung dengan klien dan pelanggan Anda tanpa hambatan. Jika Anda tertarik, lihat nomor 1800 yang dijual oleh Call Cowboy.

Dengan panduan komprehensif ini, kita akan berbicara tentang manfaat alat komunikasi bisnis kustom dan bagaimana Anda harus membangunnya dari awal.

Manfaat Platform Komunikasi Bisnis Internal

Membangun alat komunikasi Anda dapat membantu bisnis Anda dalam berbagai cara. Berikut adalah beberapa manfaat perangkat lunak komunikasi bisnis internal yang disesuaikan:

1. Peningkatan Produktivitas

Alasan utama mengapa sebuah bisnis harus mengembangkan platform komunikasi korporat adalah untuk membantu meningkatkan produktivitas karyawan. Saat komunikasi lebih cepat dan mudah, karyawan Anda dapat fokus dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan penting lainnya. Dengan perangkat lunak khusus, karyawan Anda dapat memiliki akses ke pembaruan terkini dan informasi relevan yang dapat diakses dengan mudah di perangkat apa pun di mana pun, kapan pun.

Jika mau, Anda juga dapat menyertakan alat kolaboratif seperti kotak masuk email atau ruang kerja bersama di platform Anda yang memberikan kemungkinan baru bagi staf Anda. Jika Anda memiliki anggaran, otomatisasi adalah cara lain untuk membantu meningkatkan produktivitas, mengotomatiskan, dan menyederhanakan tugas rutin untuk membebaskan waktu bagi karyawan Anda.

2. Pengalaman Karyawan Jarak Jauh yang Lebih Baik

Tempat kerja modern membutuhkan transformasi digital total, apalagi sekarang dengan meningkatnya tren kerja jarak jauh, berkat wabah COVID-19. Tetapi ketika pandemi mulai mereda dan bisnis mulai membuka pintunya sekali lagi, sebagian besar organisasi sekarang menggunakan pengaturan hybrid—kombinasi dari kantor tradisional dan pekerjaan jarak jauh.

Dalam kedua kasus tersebut, komunikasi internal yang lancar sangat penting untuk bisnis, terutama dengan tempat kerja hybrid. Alat komunikasi yang disesuaikan dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda sekaligus merampingkan proses yang ada.

3. Proses Lebih Efisien

Komunikasi korporat biasanya melibatkan beberapa saluran untuk tujuan yang berbeda. Hal ini dapat membuat silo komunikasi dan menyebabkan karyawan terputus. Dengan membuat platform komunikasi internal khusus, Anda dapat membuat komunikasi terpadu sambil menyederhanakan proses, menghilangkan kebutuhan untuk beralih di antara berbagai platform dan aplikasi.

Akibatnya, karyawan Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari data dan info yang diperlukan. Sebaliknya, mereka bisa mendapatkan semua konten penting saat ini di satu tempat.

Baca Juga: 7 Langkah Untuk Memulihkan Kerusakan Dalam Gugatan Cedera Pribadi

4. Menumbuhkan Budaya Perusahaan Yang Terbuka Dan Transparan

Platform khusus untuk komunikasi internal perusahaan membantu menciptakan budaya terbuka dan ramah untuk berbagi pendapat dan ide serta mengenal rekan kerja Anda dan meningkatkan kepercayaan dan persahabatan.

Jika dikembangkan dengan baik, platform komunikasi bisnis juga bisa menjadi tempat untuk menyebarkan dan mempromosikan budaya perusahaan Anda. Anda dapat memposting pengumuman, berbagi foto perusahaan, mengadakan lokakarya online dan acara virtual, atau menghormati staf Anda—semuanya dapat meningkatkan kepuasan, motivasi, dan inklusivitas di tempat kerja.

Cara Membuat Platform Komunikasi Bisnis

1. Pilih Firma Pengembangan Perangkat Lunak Berpengalaman

Kecuali Anda seorang programmer dengan latar belakang pengembangan perangkat lunak yang ketat, mengembangkan platform komunikasi Anda berarti Anda perlu menyewa atau mengalihdayakan perusahaan pengembangan perangkat lunak untuk membangun platform komunikasi.

Sebagai orang yang bertanggung jawab untuk membangun perangkat lunak komunikasi Anda, Anda menginginkan seseorang dengan pengetahuan yang cukup. Pertimbangkan untuk menanyakan proyek sebelumnya dan apakah mereka memiliki pengalaman membangun solusi yang Anda butuhkan. Periksa rekam jejak mereka dan baca ulasan dan testimoni tentang layanan mereka.

Perusahaan pengembangan perangkat lunak terbaik harus memiliki alat dan sumber daya yang kuat yang diperlukan untuk mengembangkan platform komunikasi khusus untuk perusahaan Anda. Misalnya, Airdev menggunakan teknologi dan bahasa pemrograman terbaru, seperti pengembangan gelembung, untuk membantu membangun produk perangkat lunak yang aman dan dapat diskalakan.

Selain itu, pengembangan perangkat lunak dapat memakan waktu berbulan-bulan untuk diselesaikan. Jadi, Anda menginginkan perusahaan yang memiliki komunikasi yang mulus dan transparan dan terus memberi tahu Anda tentang kemajuan proyek.

Baca Juga: Memahami Peran Pengacara dalam Kasus Personal Injury

2. Lakukan Riset Anda

Setelah Anda menemukan pengembangan yang tepat untuk bermitra, Anda dapat mulai melakukan penelitian dengan mereka. Seperti halnya setiap proyek, Anda perlu memulai pengembangan platform komunikasi bisnis Anda dengan perencanaan yang matang. Anda dan pengembang Anda harus benar-benar meneliti situasi dan iklim pasar. Bergantung pada siklus hidup pengembangan perangkat lunak yang digunakan perusahaan pengembangan Anda, prosesnya akan bervariasi.

Namun, secara umum, meneliti pasar perangkat lunak komunikasi korporat mengharuskan Anda menjawab pertanyaan kunci berikut:

Apa Kebutuhan Bisnis Anda Untuk Platform Komunikasi?

Platform komunikasi bisnis khusus memungkinkan Anda menyesuaikannya dengan sempurna sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Nah, pertanyaannya sekarang apa saja kebutuhan itu?

Untuk memahami kebutuhan bisnis Anda, pertimbangkan siapa, apa, dan bagaimana.

Siapa yang akan menggunakan perangkat lunak? Apakah untuk departemen tertentu atau solusi seluruh perusahaan? Bagaimana karyawan Anda akan menggunakannya? Apakah mereka memerlukan aplikasi obrolan grup sederhana untuk tetap terhubung dan berbagi berita perusahaan? Apakah Anda memerlukan alat manajemen proyek atau kolaborasi untuk beberapa departemen tertentu untuk mengakses dan berbagi ide dan informasi? Mungkin Anda memerlukan sesuatu yang istimewa seperti solusi komunikasi untuk manajer puncak dan anggota dewan Anda? Atau mungkin Anda menginginkan semuanya?

Apakah Anda Membutuhkan Solusi Web, Aplikasi Seluler, Atau Keduanya?

Setelah Anda menentukan kebutuhan Anda, Anda perlu memutuskan apakah akan memilih solusi khusus web/seluler atau berencana untuk mencakup keduanya untuk mengaktifkan komunikasi bisnis.

Secara umum, kantor tradisional terdiri dari komputer desktop dan laptop. Dengan demikian, sebagian besar solusi komunikasi digital untuk bisnis seringkali berbasis web. Meskipun demikian, dengan semakin populernya kerja jarak jauh, aplikasi yang mengutamakan seluler juga meningkat secara signifikan.

Dalam kebanyakan kasus, bahkan platform berbasis web harus ramah seluler akhir-akhir ini. Namun, yang terbaik adalah mengembangkan keduanya (asalkan Anda memiliki anggaran), memungkinkan Anda melayani tempat kerja hybrid.

Apa KPI Kesuksesan Anda?

Menetapkan KPI keberhasilan yang jelas memungkinkan Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang fitur terbaik yang Anda perlukan untuk mencapainya. Daftar metrik yang tepat yang perlu Anda tetapkan akan bergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Namun, secara umum, KPI sukses dari platform komunikasi bisnis yang efektif dapat meliputi:

Baca Juga: Selebriti Dan Kisah Tak Terduga Mereka Dengan Judi!

1. Metrik Keterlibatan

Ini merujuk pada bagaimana karyawan akan berinteraksi dengan platform dan terlibat dalam aktivitas komunikasi korporat dan sosial. Misalnya, mungkin termasuk buka, balas, klik, dan metrik relevan lainnya.

2. Metrik Perilaku

Ini mengacu pada bagaimana solusi memengaruhi perilaku, sikap, dan pendapat karyawan. Ini mungkin termasuk tingkat kepuasan dan kepercayaan, tingkat respons rata-rata, dan banyak lagi.

3. Metrik Produktivitas

Ini mengacu pada bagaimana platform meningkatkan produktivitas dan karyawan di dalam perusahaan. Beberapa contoh mungkin termasuk berapa banyak waktu yang dihemat karena komunikasi internal yang lebih baik atau seberapa cepat komunikasi dan kolaborasi berjalan.

Perhatikan bahwa lebih banyak pertanyaan akan muncul selama tahap penelitian. Sebagian besar firma pengembangan dapat membantu Anda menguraikan segala sesuatu yang perlu diketahui tentang proyek pada tahap pertama pengembangan. Jadi, luangkan waktu Anda untuk mendiskusikan pilihan dan kebutuhan Anda dengan perusahaan pengembang pilihan Anda.

3. Membangun Hub Pusat

Setiap alat komunikasi internal yang efektif memerlukan hub pusat, yang berfungsi sebagai dasar untuk kebutuhan kolaborasi dan komunikasi Anda.

Dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan intranet. Ini bertindak sebagai pusat tempat kerja digital terpusat untuk karyawan Anda, mengintegrasikan semua sistem yang ada. Ini juga memudahkan staf admin Anda untuk mengelola komunikasi dan konten sekaligus memudahkan karyawan Anda yang lain untuk menemukan informasi yang diperlukan dan terhubung satu sama lain.

Ini memungkinkan tempat di mana semua kolaborasi dan komunikasi dapat dimulai dan memungkinkan pengguna untuk terhubung di tiga tingkatan yang berbeda—pribadi, lokal, dan global.

Secara umum, pengembangan perangkat lunak Anda dapat membantu Anda dalam menyiapkan intranet perusahaan Anda, sejalan dengan pengembangan platform komunikasi Anda.

4. Pertimbangkan Fitur yang Anda Butuhkan

Kami telah menyebutkan sebelumnya bahwa mengembangkan platform komunikasi Anda memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dengan sempurna kebutuhan perusahaan Anda. Jadi, fungsinya juga bisa disesuaikan. Ini membuat daftar fitur potensial menjadi lebih besar.

Baca Juga: Content Marketing ROI: Metode Mana yang Menghasilkan Reward?

Di bawah ini adalah beberapa fitur paling umum dari platform komunikasi internal. Perhatikan bahwa semakin banyak fitur yang Anda miliki, semakin tinggi biaya pengembangan perangkat lunak.

1. Orientasi

Gagasan di balik orientasi adalah untuk membantu memandu pengguna, menunjukkan apa saja fitur utama dan cara menggunakannya. Saat Anda membangun platform komunikasi, Anda dapat menerapkan proses orientasi dengan berbagai cara seperti video pengantar singkat atau beberapa tangkapan layar platform dan fitur utamanya.

2. Profil

Komunikasi internal didasarkan pada transparansi. Dengan demikian, Anda ingin karyawan Anda dapat masuk dan mengidentifikasi diri mereka sendiri. Proses pendaftaran tidak boleh berbeda dari aplikasi lain tempat pengguna dapat memberikan email atau nomor telepon mereka. Atau Anda dapat memilih untuk mengizinkan admin Anda membuat profil karyawan. Profil mereka harus menyertakan informasi yang diperlukan seperti foto, nama, departemen, posisi, detail kontak, dan info non-pekerjaan seperti hobi, yang dapat berguna dalam meningkatkan hubungan karyawan.

3. Beri makan

Di sinilah semua informasi — pengumuman, pencapaian, proyek terkini, pembaruan kehidupan perusahaan, dan lainnya — akan diposting. Anda harus menyertakan fungsionalitas yang memungkinkan Anda menyematkan pengumuman penting sehingga semua orang dapat melihatnya. Anda juga dapat menyertakan sistem pemfilteran sehingga karyawan dapat mengurutkan postingan berdasarkan relevansi.

4. Perpustakaan

Salah satu masalah komunikasi utama bagi karyawan adalah menemukan file yang tepat. Memiliki pustaka file bersama dapat membantu karyawan Anda menyimpan semuanya di satu tempat dan mengaksesnya kapan pun mereka membutuhkannya.

5. Grup

Fitur ini diperlukan untuk membantu departemen tertentu membuat grup khusus untuk berbagi informasi khusus tim. Pengumuman dan informasi lainnya dapat diposting sehingga hanya anggota grup yang dapat melihat dan mengaksesnya.

6. Obrolan Dan Panggilan Video

Fungsi pesan instan dan panggilan video adalah suatu keharusan untuk setiap platform komunikasi bisnis modern. Sangat penting untuk memiliki fitur perpesanan langsung antar pengguna. Fitur panggilan video juga memungkinkan tim jarak jauh mengadakan pertemuan dan konferensi virtual.

7. Berbagi File

Ini diperlukan untuk semua komunikasi bisnis. Bergantung pada kebutuhan bisnis Anda, berbagi satu jenis file mungkin cukup, tetapi akan lebih baik jika platform Anda dapat mendukung beberapa jenis file.

8. Pemberitahuan

Pemberitahuan diperlukan untuk memastikan bahwa karyawan tidak melewatkan pesan atau pengumuman penting saat aplikasi berjalan di latar belakang.

9. Kontrol Admin

Kontrol admin adalah fitur keamanan yang penting. Ini memungkinkan Anda menetapkan administrator yang memantau komunikasi internal, menambah atau menghapus karyawan, mengubah tingkat akses, dan banyak lagi.

10. Integrasi

Opsi untuk dapat menambah dan mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga memungkinkan kesesuaian yang mulus dengan solusi Anda yang ada. Ini juga membantu menghemat biaya. Misalnya, alih-alih mengembangkan fitur untuk pengeditan dokumen kolaboratif, Anda cukup mengintegrasikan layanan yang sudah ada yang sudah Anda gunakan seperti Dropbox atau Office 365.

Baca Juga: Mengapa Belajar Bisnis dan Manajemen

5. Tetapkan Anggaran

Platform komunikasi bisnis tidaklah murah. Jika Anda memilih rute khusus, Anda perlu menyisihkan sejumlah besar anggaran Anda. Secara umum, pengembang Anda dapat membantu merencanakan platform Anda agar sesuai dengan anggaran yang Anda tetapkan.

Yang mengatakan, berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi perkembangan komunikasi:

• Jenis pakar yang Anda butuhkan (manajer proyek, pengembang Android/iOS, pengembang web, dll.)
• Durasi pengembangan
• Fungsionalitas dan fitur
• Desain (antarmuka yang dibuat sebelumnya atau dibuat dari awal)
• Platform (berbasis web atau aplikasi seluler)

Membawa pergi

Komunikasi bisnis terus berkembang seiring dengan perubahan konektivitas sosial. Saat ini, untuk membangun lingkungan bisnis yang transparan dan kolaboratif, platform komunikasi bisnis khusus menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Inilah sebabnya mengapa pengembangan perangkat lunak komunikasi bisnis menjadi lebih populer untuk memberi karyawan Anda platform yang dirancang khusus untuk kebutuhan mereka serta sangat cocok dengan alur kerja Anda yang ada—sesuatu yang hampir tidak dapat ditawarkan oleh solusi siap pakai.

Dengan alat komunikasi korporat internal yang disesuaikan, bisnis Anda dapat memanfaatkan banyak keuntungan, khususnya meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Dan bisnis dengan karyawan yang produktif adalah organisasi yang sukses.

INFOGRAFIS