Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des admissions et pourquoi devrais-je m'en soucier ?

Avec tout ce qui passe au numérique dans notre monde, il n'est pas surprenant que de plus en plus de collèges et d'universités optent pour l'inscription en ligne. Non seulement cela, mais ils s'éloignent également des méthodes plus traditionnelles pour le processus de candidature. Pour gagner du temps, de l'espace et de l'argent, de nombreux établissements se tournent désormais vers un logiciel de suivi des admissions.

Le logiciel de suivi des admissions est un logiciel conçu pour aider à rationaliser les processus d'admission d'une école. Selon le logiciel de choix, les bureaux d'admission peuvent également utiliser leur logiciel de suivi pour surveiller les étudiants actuels. Cela inclut le suivi :

• Quelles disciplines ils choisissent de poursuivre

• Ses activités parascolaires

• Leurs dates de remise des diplômes prévues

• Choisir d'adhérer à l'Association des anciens

Ce type de logiciel est idéal pour l'enseignement supérieur car il permet de collecter des données précieuses sur les étudiants qui peuvent ensuite être utilisées pendant le processus d'admission. Ces données peuvent ensuite être comparées aux normes d'admission actuelles, ce qui rend le processus de sélection beaucoup moins difficile. Ces informations peuvent ensuite être utilisées conjointement avec les systèmes d'information sur les étudiants pour aider à rationaliser l'ensemble de l'expérience collégiale d'un étudiant.

Pourquoi le logiciel de suivi des admissions se marie bien avec l'automatisation des e-mails

Bien que le logiciel de suivi des admissions à l'université puisse sembler avoir une utilité principale, lorsqu'il est associé au bon logiciel compagnon, des informations précieuses peuvent être collectées. Cette information peut ensuite être utilisée pour rationaliser toute la carrière universitaire d'un étudiant.

Par exemple, ces données peuvent être connectées au logiciel CRM de votre campus pour aider à générer des e-mails automatisés qui se rapportent spécifiquement à eux et à leurs besoins. Cela signifie que l'envoi des e-mails suivants peut être fait beaucoup plus facilement :

• État de la candidature

• Paiements des frais dus

• Événements à venir adaptés à leur domaine d'études

• Événements/avis spécifiques au campus et plus

4 exemples concrets de logiciels de suivi des admissions fonctionnant avec l'automatisation des e-mails

Le but de l'automatisation des e-mails est d'envoyer les bons e-mails aux bonnes personnes au bon moment. Pour ce faire, les collèges doivent être en mesure de collecter des données précieuses sur leurs étudiants afin qu'ils leur envoient toujours un contenu pertinent. C'est pourquoi avoir un logiciel de suivi des admissions peut être si vital pour un établissement d'enseignement supérieur.

Avec les informations collectées par ce logiciel, les e-mails peuvent être organisés en fonction des besoins de l'étudiant. Cela permet d'éviter toute information inutile.

En combinant le logiciel de suivi des admissions avec le logiciel CRM de votre collège, vous pouvez envoyer des messages électroniques soigneusement personnalisés tels que les quatre énumérés ci-dessous.

Courriel d'événements sportifs

Aussi grands que puissent être les événements sportifs universitaires, ils ne sont pas toujours la tasse de thé de tout le monde.

L'utilisation des informations de votre logiciel de suivi des admissions peut vous aider à créer des listes de diffusion spécifiques. Ces listes peuvent ensuite être conçues et créées en fonction des domaines d'intérêt.

Cet exemple est génial car il est personnalisé à l'individu. Il permet à l'individu d'apporter les modifications nécessaires aux e-mails dès le départ. Les universités peuvent suivre cet exemple en envoyant des e-mails de remerciement automatisés aux étudiants qui s'inscrivent à diverses activités, notamment :

• Des sports

• Théâtre

• Art et plus

Cela conduit à moins de ressources gaspillées et à des individus plus heureux avec des boîtes de réception moins encombrées.

Source : Pinterest

Courriel d'acceptation

Tout au long de l'année, les étudiants du monde entier souffrent de la terrible période d'attente avant l'acceptation. C'est la période entre l'inscription dans le collège de leur choix et l'attente de la décision de l'établissement d'accepter. Fini le temps des lettres d'acceptation par courrier postal. Au lieu de cela, de plus en plus d'établissements d'enseignement supérieur choisissent d'utiliser le courrier électronique pour cette communication. Et parce qu'il s'agit d'un message si important et passionnant à partager avec les étudiants potentiels, il existe de nombreuses façons de tirer parti des fonctionnalités de courrier électronique pour en faire un courrier électronique vraiment personnalisé et spécial.

Dans cet exemple ci-dessous, une étudiante a reçu une notification par e-mail uniquement pour ouvrir le message et célébrer son acceptation à la North Carolina State University.

Pour les universités et les collèges qui choisissent d'utiliser un logiciel de suivi des admissions en combinaison avec leur logiciel CRM, une fois la candidature d'un étudiant acceptée, le logiciel peut déclencher une campagne d'e-mails d'acceptation. C'est excellent car cela permet aux établissements d'enseignement supérieur de se connecter à leurs précieuses ressources, telles que :

• Dossiers d'informations pour les étudiants

• Informations sur le service financier et bien plus encore

Source : Twitter

Courriel anniversaire étudiant

Montrez à vos élèves que vous vous souciez de vous ! Au lieu de les traiter comme un autre étudiant, pourquoi ne pas prendre le temps de créer et d'envoyer des messages électroniques d'anniversaire à votre corps étudiant ?

Ce processus peut être rendu très simple grâce à l'utilisation de données collectées par un logiciel de suivi des admissions. Mieux encore, une fois que vous l'avez combiné à vos systèmes d'information pour étudiants ou à votre logiciel CRM, vous pouvez automatiquement envoyer des messages comme celui-ci de l'Eastern Illinois University à l'approche de l'anniversaire d'un étudiant ou d'un ancien.

Ce concept peut être appliqué à divers anniversaires d'étudiants, notamment:

• L'obtention du diplôme

• Jours d'emménagement

• Actifs du campus se rapportant au domaine d'intérêt d'un étudiant

Source : Gmail

Courriel de l'association des anciens

Après l'obtention du diplôme, la relation d'un étudiant avec l'institution ne doit pas s'arrêter là. Une fois qu'un étudiant approche de l'obtention de son diplôme, une campagne d'associations d'anciens élèves peut être envoyée.

Ces campagnes peuvent être utilisées pour demander à un étudiant d'adhérer à l'association avant l'obtention du diplôme, un e-mail de rappel étant envoyé après l'obtention de son diplôme. Si leurs frais d'anciens élèves ne sont pas payés ou si un étudiant choisit de laisser son adhésion expirer, des e-mails de rappel peuvent également être envoyés.

Les campagnes par e-mail de réengagement sont également un excellent moyen d'utiliser les informations collectées par votre logiciel de suivi des admissions et d'autres systèmes d'information sur les étudiants. Si vous remarquez qu'un étudiant n'est plus sur la liste des anciens élèves, vous pouvez lancer une campagne de réengagement par e-mail pour essayer de l'attirer à nouveau.

Source : Gmail

Meilleures pratiques de marketing par e-mail pour l'enseignement supérieur

Savoir comment le logiciel de suivi des admissions peut être utilisé en conjonction avec vos efforts de marketing par e-mail est formidable. Cependant, nous devons couvrir quelques bonnes pratiques de marketing par e-mail pour les établissements d'enseignement supérieur.

Avec tout ce qui passe au numérique, certains peuvent se demander pourquoi l'accent devrait être mis sur le courrier électronique, et nous avons votre réponse. L'e-mail est le canal numérique qui génère actuellement le retour sur investissement global le plus élevé. Pour chaque dollar dépensé, le marketing par e-mail génère 38 $ de retour sur investissement.

Bien sûr, les médias sociaux peuvent jouer un rôle énorme dans la communication. Cependant, le courrier électronique est considéré comme presque 40 fois plus efficace que Facebook et Twitter réunis.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques conseils pour créer une campagne e-mail réussie pour l'enseignement supérieur.

Segmentez vos listes de diffusion

Segmenter correctement vos listes de diffusion est essentiel, en particulier pour les collèges et les universités. Ces institutions ont des listes de diffusion massives et envoient simplement le même contenu à chacune, et chaque individu est une perte de temps et de recours. Par conséquent, il est si important de segmenter vos listes de diffusion en catégories telles que les suivantes :

• État de l'inscription

• Majeure ou école

• Situation de vie sur le campus

• Lieu d'origine

• Intérêts parascolaires

• Clubs sociaux

Maintenant, ces listes semblent familières, et elles le devraient, car ces données peuvent être collectées avec votre logiciel de suivi des admissions. Une fois que vous avez ces informations, vous pouvez segmenter vos listes en conséquence, en vous assurant que tout le monde reçoit rapidement un contenu pertinent.

La personnalisation est vitale

La segmentation s'accompagne de la personnalisation, et la personnalisation va bien au-delà de la simple inclusion du nom de l'étudiant au début de l'e-mail. La personnalisation consiste, encore une fois, à envoyer le bon contenu au bon lecteur lorsqu'il en a le plus besoin.

Cela oblige les spécialistes du marketing par e-mail à connaître véritablement leurs abonnés, et dans ce cas, les étudiants à la fois sur le campus et hors campus. Comme pour la segmentation de liste, vous aurez besoin de connaître les intérêts des étudiants, académiques et parascolaires, comment ils passent leur temps et plus encore. Une fois que vous avez ces informations et que vous les avez segmentées en conséquence, vous pouvez leur envoyer des messages pertinents et personnalisés qui leur seront utiles.

Concevez vos e-mails pour tous les appareils

Avec tout ce qui bouge en ligne, il est essentiel de maintenir la cohésion de la marque. Cela signifie avoir la même image de marque sur votre site Web, vos documents imprimés et votre courrier électronique. Compte tenu de l'importance du courrier électronique pour l'étudiant de tous les jours, il est absolument essentiel de s'assurer que les courriers électroniques de votre campus s'ouvrent correctement sur tous les appareils.

Auparavant, il suffisait d'avoir un design d'e-mail réactif. Cela signifiait que votre message modifierait sa taille en fonction de la taille de l'écran de l'appareil sur lequel il était affiché. Bien que ce soit un pas dans la bonne direction, cela ne garantit pas que tout votre contenu sera facilement visible.

Au lieu de cela, il est plus important de s'assurer que vos e-mails sont conçus pour être adaptés aux mobiles. Cela signifie que votre e-mail aura la même apparence quel que soit l'appareil utilisé par le lecteur. Bien que ce ne soit pas parfait, cela devient rapidement la norme à mesure que de plus en plus de personnes commencent à ouvrir et à interagir avec leurs e-mails sur leurs appareils mobiles et leurs smartphones.

Source : Emma

Testez toujours avant d'envoyer

Cela ne peut pas être assez souligné. Tester vos e-mails avec un petit échantillon de votre liste de diffusion permet de vous assurer que vous envoyez les bonnes informations à ceux qui souhaitent les recevoir. Les tests A/B vous permettent de tester différents composants de votre e-mail. Cela se fait en créant une version « A » et une version « B », qui sont ensuite envoyées à deux petits échantillons de votre liste de diffusion. Celui qui fonctionne le mieux est celui qui doit être envoyé au reste de votre liste de diffusion.

Emballer

Le logiciel de suivi des admissions est un excellent outil pour les spécialistes du marketing par courrier électronique des collèges et universités pour de nombreuses raisons. Plus important encore, cela les aide à rassembler les informations importantes nécessaires pour envoyer des e-mails de haute qualité à leurs étudiants et à leur personnel. Une fois qu'ils ont ces informations, suivre ces quatre étapes vous aidera à concevoir la meilleure campagne d'e-mails pour répondre aux besoins de votre institution :

• Segmentez vos listes de diffusion

• La personnalisation est un must

• La conception mobile est essentielle

• Testez toujours avant d'envoyer

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