Que sont les réunions agiles et comment les gérer

Au travail, nous sommes impliqués dans divers projets et travaillons avec nos collègues en équipe, pendant une certaine période. Généralement, un projet est divisé en plusieurs sous-tâches et chaque sous-tâche est attribuée à une personne par le chef d'équipe. Cela garantit que l'avancement du projet est clair, fluide et efficace. Mais ce processus ne garantit pas à lui seul le succès d'un projet. Pour garantir la qualité, la livraison dans les délais et, éventuellement, le succès, vous devez organiser des réunions à intervalles réguliers. En organisant des réunions, vous pouvez savoir quel est l'état général du projet, l'état de chaque sous-tâche, les difficultés rencontrées par les membres de l'équipe, les nouvelles idées / approches alternatives pour le projet, etc. Aussi, vous devez vous assurer que vos réunions sont concentré et ne se transforme pas en une session de chat. Alors, comment organiser une réunion aussi productive ? Bien sûr, il existe différentes manières de mener des réunions. L'une de ces réunions est un cadre agile qui aide à augmenter la productivité de l'équipe. Voyons rapidement ceci :

Que sont les réunions agiles ?

Les réunions agiles ont initialement été formées dans le cadre du développement logiciel. Mais ces derniers temps, cette réunion est devenue une partie de la gestion de projet dans toutes les entreprises. Alors, qu'est-ce qu'une réunion agile ?

Les réunions agiles sont menées en tenant compte d'un ensemble de principes qui sont décrits sous la forme d'un manifeste. Généralement, agile implique de travailler dans un sprint de temps plus court, de fournir des mises à jour, de planifier des tâches, de discuter des commentaires du client et de partager d'autres informations importantes concernant le projet. Il s'agit donc de développement itératif, plutôt que de gérer un projet d'un seul coup.

Qui participe à la réunion :

En règle générale, lorsque vous organisez une réunion, vous devez d'abord sélectionner les personnes qui doivent faire partie de la réunion. De même, pour les réunions agiles, nous avons une liste de participants qui peuvent faire partie de ces réunions :

1. Propriétaire du produit :

Le Product Owner fait partie intégrante de l'équipe, car il s'assure que la portée, les coûts et les délais sont respectés. Il incombe au propriétaire du produit de maximiser la valeur du produit en représentant les parties prenantes, en hiérarchisant le backlog, en responsabilisant l'équipe et en maintenant les processus Agile et Scrum.

Le propriétaire du produit est responsable de

• Gérer les parties prenantes et générer de la valeur.
• Gérer une communication efficace entre l'équipe de développement et les parties prenantes
• Fournir la vision du produit à l'équipe de développement
• Résoudre les conflits et gérer les situations ou les escalades avec les parties prenantes ou les membres de l'équipe de développement
• Hiérarchisation des éléments du backlog
• Former l'équipe de développement aux valeurs, principes et processus Scrum
• Sensibiliser les parties prenantes aux avantages de Scrum

Un propriétaire de produit, également connu sous le nom de chef de produit, est une personne qui reçoit des mises à jour sur les progrès de l'équipe, fournit des suggestions sur la manière de poursuivre le projet et collabore avec l'équipe pour mener à bien le projet avec qualité.

2. Chef de projet :

Le chef de projet est motivé, organisé et axé sur les objectifs. Il ou elle comprend ce que les projets ont en commun, ainsi que son rôle stratégique dans la façon dont les organisations réussissent, apprennent et changent. C'est le travail d'un chef de projet de démarrer, planifier, concevoir et gérer un projet du début à la fin.

Les tâches d'un chef de projet comprennent les éléments suivants :

• Planifier, organiser et mener à bien un projet
• Rapport financier
• Faire une charte de projet
• Gestion des ressources
• Gestion des risques
• Gestion du changement
• Planification
• Estimation des coûts et élaboration du budget
• Contrôle de la qualité des documents
• Suivi des indicateurs clés de performance
• Gestion des vendeurs
• Gestion des rapports et autres documents importants

3. L'équipe de développement :

L'équipe de développement comprend des membres qui développent des produits ou fournissent des services dans une entreprise. Une chose bien connue est qu'une équipe de développement dans une société de logiciels est celle qui développe des applications/outils logiciels. Cette équipe fournit des informations précieuses lorsqu'elle est impliquée dans la réunion. C'est aussi l'équipe qui fait avancer le projet. Ainsi, tous les membres de cette équipe devraient participer à la réunion.

4. Scrummaster :

Le Scrum master est un leader de réunion qui s'assure que tous les membres de l'équipe présents à la réunion suivent les pratiques de la méthodologie Scrum. Ils aident également l'équipe à rester concentrée sur les sujets de la réunion, répondent à leurs questions et offrent des conseils liés au processus Scrum.

5. Personnes investies :

Ce sont les personnes qui ont un intérêt dans l'avancement du projet mais qui ne sont pas impliquées directement. Cela inclut des professionnels comme les managers qui examinent l'efficacité du travail des équipes, les investisseurs/clients qui investissent de l'argent dans le projet ou l'entreprise, etc. Parfois, il peut y avoir des employés qui souhaitent assister aux réunions Agile même s'ils n'en font pas partie. de l'équipe de développement. C'est parce qu'ils sont intéressés à en savoir plus sur leur entreprise et à découvrir de nouvelles méthodes pour accomplir des tâches.

Types de réunions Agiles :

Il existe quatre principaux types de réunions agiles qui sont énumérés ci-dessous :

1. Planification des sprints :

La planification de sprint est généralement effectuée au début d'un sprint. Lors de cette réunion, le chef de projet donne la priorité à la tâche sur laquelle l'équipe doit se concentrer et à terminer dans le sprint. L'équipe planifie ensuite la durée de chaque tâche, fixe les objectifs de chaque tâche et les moyens d'atteindre les objectifs. Du fait de ces discussions, la planification du sprint se déroule sur une durée plus longue qui peut être proche de quatre heures.

2. Stand-up quotidien :

La réunion la plus fréquente et aussi la plus courte dans le cadre agile est la réunion debout quotidienne. En stand-up quotidien, les détails relatifs à un projet comme une tâche accomplie hier, une tâche planifiée pour aujourd'hui, les difficultés rencontrées par les membres de l'équipe pour accomplir la tâche, etc. sont discutés avec chaque membre de l'équipe. Cela fournit également une mise à jour de l'avancement du projet pour le sprint. Faire un stand-up quotidien peut également éviter les problèmes et améliorer la durée de productivité du sprint. Le stand-up quotidien peut prendre une durée plus courte autour de 15-20 minutes.

3. Revue de sprint :

Cette réunion a pour but d'examiner et d'exposer les réalisations de tous les membres de l'équipe. Lors de l'examen, chaque membre de l'équipe peut exposer la tâche qu'il a accomplie pendant le sprint. C'est aussi l'occasion de donner son avis. Un animateur de réunion peut également inviter les parties intéressées et les propriétaires de produits à des revues de sprint afin qu'ils puissent discuter de la manière dont la tâche accomplie par l'équipe s'inscrit dans les directives du projet. La revue de sprint est généralement effectuée à la fin de chaque sprint ou après avoir atteint les jalons du projet. Les revues de sprint peuvent être formelles ou informelles selon la préférence de l'équipe. Généralement, cet examen dure souvent entre une et deux heures.

4. Rétrospective Sprint :

La rétrospective de sprint est menée afin que l'équipe impliquée dans le sprint ait la possibilité d'en discuter en détail. L'équipe discute des choses réussies pendant le sprint et des domaines qui pourraient bénéficier d'une amélioration. Cela donne une idée à l'équipe pour déterminer comment effectuer les futurs sprints qui peuvent augmenter la productivité et prévenir les problèmes. Parfois, même les parties intéressées et les propriétaires de produits peuvent également donner leur avis lors de cette réunion, par exemple sur les moyens que l'équipe peut suivre pour améliorer le flux de travail et d'autres processus. La rétrospective de sprint a généralement lieu à la fin d'un sprint et peut durer une heure et demie.

Comment gérer les réunions Agiles :

Gérer efficacement une réunion est une tâche assez difficile. Que des réunions trop agiles doivent être gérées efficacement. Alors, comment faire ? Pas seulement des réunions agiles, les conseils ci-dessous conviendront à la gestion de n'importe quelle réunion :

(i) Fixez et concentrez les sujets :

Chaque fois que vous dirigez une réunion, concentrez-vous d'abord sur quelques sujets spécifiques. Cela fait gagner du temps à tous les membres participant à la réunion et aide également l'équipe à se concentrer sur les points importants. Essayez donc d'éviter les discussions/sujets qui s'éloignent de l'objet de la réunion.

(ii) Fournir des commentaires :

Assurez-vous de revoir fréquemment les tâches accomplies et de fournir des commentaires positifs pour motiver les membres de l'équipe. De plus, en cas de besoin d'amélioration, des commentaires constructifs peuvent également être fournis. Cela peut amener les membres de l'équipe à s'améliorer davantage. Faire cela fréquemment peut construire une relation de travail solide.

(iii) Fixer l'objectif :

Il est très important de développer des objectifs pour toute réunion. Cela peut à son tour vous aider à définir les sujets sur lesquels se concentrer lors de la réunion. En fonction de l'objectif et des sujets, vous pouvez préparer des questions, revoir les tâches, etc. lors de la réunion.

(iv) Prêtez l'oreille :

L'écoute est un élément essentiel de la communication. Surtout dans les réunions, votre écoute compte. Alors, écoutez patiemment ce que dit chaque membre de l'équipe. De même, une fois que vous posez une question, attendez la réponse des membres de l'équipe, puis parlez. Cela peut vous aider à comprendre les difficultés des membres de l'équipe lors de la gestion du projet, leurs réflexions, la résolution d'un problème, une amélioration supplémentaire, etc.

Bien qu'il existe de nombreuses façons de mener des réunions agiles, nous avons fourni un aperçu rapide des réunions agiles et comment mener la réunion et les gérer efficacement et facilement.