W-2 contre W-4 : Quelle est la différence ?

Produire vos déclarations de revenus peut être compliqué, surtout si vous le faites pour la première fois. Il y a tellement de formulaires différents, et il peut être déroutant de savoir simplement lesquels s'appliquent à vous. Il n'y a pas lieu de paniquer, cependant, car nous sommes là pour vous aider.

Ci-dessous, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur W-2 vs W-4 afin que vous puissiez mieux comprendre.

Le but des formulaires fiscaux W-2 et W-4

Alors, commençons par examiner les deux formulaires fiscaux et comprenons à quoi ils ont été conçus. Un formulaire W-2 est un formulaire de fin d'année qui rapporte les revenus d'un employé individuel, y compris les primes, les pourboires, le salaire brut et les contributions aux impôts fédéraux, y compris Medicare et les taxes de sécurité sociale.

Toute retenue supplémentaire, par exemple, les cotisations aux régimes de retraite, figurerait également sur le formulaire W-2.

D'autre part, le formulaire W-4 est utilisé pour qu'un employé puisse indiquer le montant d'argent qu'il souhaite voir retenu sur son salaire chaque mois et envoyé à l'IRS.

Voici un certain nombre de facteurs différents qui détermineront le montant d'argent à retenir, y compris la préférence personnelle de retenue, le nombre de personnes à charge et l'état matrimonial.

Qui remplit les formulaires W-2 et W-4 ?

Alors, remplissez-vous les deux formulaires ? Ou est-ce que votre employeur le fait? Eh bien, c'est assez simple : le W-4 est rempli par l'employé, tandis que l'employeur remplit le W-2. Chaque fois qu'une personne commence un nouvel emploi, ce formulaire doit être rempli au cours de son premier mois.

En ce qui concerne le formulaire W-2, l'employeur doit le soumettre à l'IRS à la fin de chaque année, et c'est quelque chose qu'il doit faire pour chaque employé de son équipe. Les employeurs devront également fournir à leurs travailleurs une copie de ce formulaire d'ici la fin janvier.

Tant que vous avez payé l'employé 600 $ ou plus pour l'année, vous devrez remplir ce formulaire pour lui - cela signifie également les employés qui ont été payés moins de 600 $ mais qui ont été retenus par la sécurité sociale ou l'assurance-maladie.

Quand les rapports W-4 et W-2 doivent-ils être déposés ?

Il est primordial de réserver chaque année du temps à vos engagements fiscaux pour ne pas prendre de retard. Si vous le faites, vous pourriez être passible d'une amende importante.

Alors, commençons par le formulaire W-2. C'est quelque chose que tous les employeurs devront remplir chaque année. L'IRS et le travailleur en question doivent recevoir une copie de ce formulaire avant le 31 janvier.

Le formulaire W-4 fonctionne un peu différemment. Vous n'aurez pas besoin de le remplir chaque année. Au lieu de cela, vous devrez généralement soumettre ce formulaire une fois que vous commencerez un nouvel emploi.

Néanmoins, si votre situation financière change, par exemple si vous obtenez une augmentation de salaire ou réduisez vos heures et gagnez moins, vous devez remplir à nouveau le formulaire. Après tout, il se peut que vous deviez avoir plus ou moins d'argent retenu sur votre salaire, alors gardez cela à l'esprit.

Dépôts W-4 et W-2

Lors du dépôt de ces deux formulaires, vous devez vous assurer que vous répondez aux exigences en place. Alors, regardons chacun plus en détail:

Exigences de dépôt du formulaire W-4

Comme mentionné, vous devrez généralement remplir le formulaire W-4 le premier jour de votre emploi. Cela doit absolument être fait avant de recevoir votre premier chèque de paie. Voici quelques éléments que vous devez garder à l'esprit en ce qui concerne les formulaires W-4 :

• Selon l'endroit où vous vous trouvez, vous devrez peut-être également remplir des formulaires de retenue d'impôt d'État. Ce formulaire précisera la retenue d'impôt sur le revenu dans votre état, et il suit également la même procédure que le formulaire W-4. Vous pouvez vous rendre sur le site Web officiel du département des revenus et des impôts de l'État dans lequel vous vivez pour déterminer les exigences du formulaire de retenue d'impôt de l'État.
• Vous pouvez modifier votre formulaire W-4 à tout moment. Mettez simplement à jour le système de remplissage avec les nouvelles données et modifiez vos informations de paie si nécessaire.
• Une fois que vous aurez rempli votre formulaire W4, vous devrez le remettre à votre employeur, qui devra s'assurer que ce dossier est conservé pour référence. Il est conseillé aux employeurs de mettre les données dans leur système de paie pour s'assurer qu'ils retiennent le montant correct d'impôt sur chaque chèque de paie.
• Un employeur ne peut pas dire à un employé ce qu'il doit mettre sur son formulaire W-4. Cependant, ils peuvent leur fournir des ressources pour les aider à déterminer le montant correct de la retenue. Certaines solutions de paie et de RH permettent aux employés de remplir leurs formulaires W-4 par voie électronique.

Exigences de dépôt du formulaire W-2

Ensuite, regardons quelques-uns des détails concernant le dépôt du formulaire W2. En ce qui concerne les différences entre les formulaires W-2 et W-4, la principale est que le premier relève de la seule responsabilité de l'employeur, tandis que l'employé remplit le second. La SSA conseille que ces formulaires soient déposés par voie électronique, mais vous avez la possibilité de les remplir physiquement si vous préférez.

Pour remplir le formulaire W-2 pour chacun de vos travailleurs, vous aurez besoin d'informations spécifiques. Cela inclut les éléments suivants :

• Les retenues à la source et le salaire du salarié
• Le nom, l'adresse et le code postal de l'employé
• Votre nom, code postal et adresse
• Votre numéro d'identification d'employeur, également appelé EIN
• Le numéro de sécurité sociale de votre employé

Vous devez vous assurer que le formulaire W-2 de l'année précédente est rempli, distribué et déposé au plus tard le 31 janvier de l'année en cours. Vous pouvez utiliser le site Web de l'IRS pour obtenir les formulaires W-2 vierges dont vous avez besoin.

Dans de nombreux cas, les entreprises comptent sur leur administrateur de la paie ou leur comptable (s'ils en ont un) pour les aider à remplir leur formulaire W-2. En outre, de nombreuses solutions logicielles fiscales disponibles aujourd'hui vous permettent de déposer vos formulaires W-2 de cette manière.

Derniers mots sur W-2 contre W-4

Alors voilà : tout ce que vous devez savoir sur les différences entre les formulaires fiscaux W-4 et W-2. Nous espérons que cela vous a permis de mieux comprendre le fonctionnement de ces formulaires fiscaux et ce dont il faut tenir compte lors de leur remplissage.

Il est essentiel de s'assurer que vous rapportez toujours vos informations avec précision lorsque vous traitez ces documents.