Assistant commercial virtuel : pourquoi en avez-vous besoin ?

Qu'est-ce qu'un assistant commercial ? Aux États-Unis, il y a environ 3,6 millions de vendeurs employés, mais si vous recherchez ce terme dans Google, vous verrez différentes descriptions de poste : des caissiers de détail au développement commercial et aux assistants administratifs.

En effet, contrairement aux comptables, aux gestionnaires de PPC ou aux nettoyeurs, le poste d'assistant implique des fonctions différentes, selon le type d'entreprise (hors ligne ou en ligne), l'industrie (eCommerce ou SaaS), la structure organisationnelle, l'échelle de l'entreprise, les objectifs, etc. .

Un assistant commercial peut être un membre du personnel interne à temps plein ou, ce qui est plus courant, l'entreprise peut choisir d'embaucher un assistant commercial virtuel. Ci-dessous, nous expliquons comment embaucher et organiser la coopération avec des assistants de vente virtuels, et quand il est conseillé de les engager.

Comment les assistants commerciaux virtuels soutiennent vos ventes

Les assistants commerciaux virtuels (AV) sont des spécialistes externalisés qu'une entreprise peut embaucher pour une gamme exacte de travaux ou une durée déterminée. Un assistant de vente virtuel n'est pas un entrepreneur occasionnel ou un indépendant - il ou elle fait partie de son équipe de vente. Bien que ces employés ne fassent pas partie du personnel, ils peuvent travailler plusieurs heures par semaine ou être entièrement employés pour les projets d'une seule entreprise et y consacrer plus de 40 heures par semaine. Vous pouvez renouveler les contrats de services et coopérer pendant des années avec les assistants commerciaux virtuels, afin qu'ils deviennent des membres irremplaçables de l'équipe.

Pour une entreprise contractant des ventes virtuelles, l'assistant est raisonnable en cas de :

• les affaires et les ventes se développent rapidement, et il n'a pas de ressources supplémentaires pour embaucher plus de personnel immédiatement

Lorsqu'une organisation se transforme en moyenne ou grande taille, elle fait face à un nombre immense de défis. Plus de clients, de nouveaux concurrents, une restructuration du capital, des changements de propriété – ce ne sont là que quelques exemples. À ce stade, il ne s'agit peut-être tout simplement pas d'investir trop de ressources - temps et argent - dans l'embauche de professionnels juniors ou même de niveau intermédiaire pour de nouvelles offres d'emploi. Néanmoins, les opérations de vente, comme les mailings ou les appels téléphoniques avec des leads, sont à gérer quotidiennement. Un assistant externalisé peut être une « abeille occupée » qui assistera l'équipe interne.

• l'entreprise est nouvelle ou petite et ne peut pas emballer complètement l'équipe de vente

Les opérations de vente qualifiées peuvent demander 60 000 $ par an pour leurs services, de sorte que l'embauche d'une équipe de tels spécialistes peut être inabordable pour les startups, les entrepreneurs privés ou les nouveaux arrivants dans l'industrie. Une solution peut être d'embaucher un vendeur qualifié et d'engager plusieurs assistants virtuels qui effectueront des travaux sous la supervision du directeur.

• la société envisage de se développer sur le nouveau marché géographique

Lorsque vous envisagez de pénétrer de nouveaux marchés, l'une des difficultés est de trouver des employés capables de parler avec les clients locaux dans leur langue. Ce n'est pas un gros problème avec les pays anglophones ou où cette langue est courante, disons le Mexique ou l'Inde, mais si vous décidez de plonger au Moyen-Orient ou en Asie, la barrière de la langue peut devenir une barrière déroutante pour les ventes. Il est recommandé de rechercher des VA sur les plateformes d'emploi locales et de les sous-traiter pour des envois, des communications en personne avec les clients ou des preuves de contenu.

• il est moins cher d'externaliser certains travaux que de payer régulièrement des heures supplémentaires

Chaque entreprise a des tâches simples mais très chronophages et ennuyeuses, par exemple, le grattage manuel de données sur Internet. Il peut être moins cher d'embaucher 1 ou 2 assistants virtuels que de payer des heures de travail supplémentaires à des professionnels internes.

• l'équipe est déjà 100% distante ou répartie dans le monde entier

Si l'entreprise n'a pas de bureau physique et que ses employés sont répartis dans le monde entier, il est encore plus logique de faire appel à des assistants commerciaux virtuels. La seule question est d'embaucher des employés de fuseaux horaires identiques ou proches. Sinon, lorsque certains siègent au Japon et d'autres en Afrique du Sud, il sera assez gênant de planifier des appels ou des réunions d'équipe en ligne.

Que fait un assistant de vente virtuel ?

La quantité de travail que vous pouvez confier à un assistant commercial virtuel dépend de ses compétences et de la façon dont vous parvenez à vous entendre. Les VA peuvent contribuer à chaque étape de l'entonnoir de vente et du pipeline, en particulier :

• effectuer des recherches de prospects

La recherche de clients n'est pas facile, et une entreprise peut procéder de plusieurs manières : examiner manuellement les profils des utilisateurs sur les réseaux sociaux, lancer des campagnes de génération de leads, parcourir les agrégateurs, les registres et annuaires de l'entreprise (pertinents pour le marché B2B), consulter à qui les concurrents vendent-ils, lisent les commentaires sur YouTube, vérifient les auditeurs des podcasts, achètent des bases de données de contacts (une mauvaise option, mais quand même), ou – tout cela à la fois. Bien que la routine de navigation ne soit pas une science dure, elle prend beaucoup de temps, donc les vendeurs expérimentés dans le grattage de données feront une faveur.

• effectuer des recherches sur les concurrents

Ces informations sont essentielles pour ajuster à la fois la stratégie et les activités de vente tactiques – campagnes promotionnelles, conceptions de créations ou de présentations commerciales, publipostages et distribution de contenu. Après avoir compilé une liste des principaux concurrents, les directeurs des ventes peuvent élaborer une méthodologie de recherche et affecter des assistants virtuels pour effectuer le travail sur le terrain.

• participer à des études de marché

L'analyse comprend l'étude des perceptions des clients sur une entreprise ou une marque, la recherche des tendances du marché, la prospection, etc. Bien qu'il s'agisse d'une responsabilité marketing, les spécialistes des ventes peuvent également contribuer aux études de marché. Par exemple, distribuez des questionnaires aux prospects ou aux acheteurs, recueillez des commentaires, organisez des groupes de discussion, etc.

• créer et gérer des bases de données de prospects

La gestion des données est une tâche épuisante. Cela nécessite non seulement de la précision, de l'attention et de la diligence - travailler avec des informations implique qu'un VA utilise des outils, par exemple Tableau, Azure, connaît SQL ou d'autres langages de requête, et peut écrire indépendamment des requêtes simples pour extraire les informations nécessaires (de préférence). C'est ce que font généralement les analystes de données, mais si vous ne pouvez pas vous permettre un spécialiste dédié pour traiter les données de vente, vous pouvez embaucher un assistant commercial féru de technologie pour ce travail.

• mettre en place et maintenir un CRM

La gestion des CRM est un domaine distinct du travail lié à la vente. Avant tout, vous devez cartographier le parcours client, les processus de vente et décider des champs de données, des étiquettes, etc. , calculez la durée de l'entonnoir de conversion, le temps moyen pour conclure une transaction. Et ensuite, regroupez les informations et téléchargez-les dans le CRM.

• mettre en place l'automatisation des ventes

Il existe de nombreux instruments sur le marché : outils de génération et de nurturing de leads, lanceurs de campagnes par e-mail, outils de recherche de données, systèmes de planification et de distribution de contenu, etc. Mais sans intégration et paramétrage correct, ils sont inutiles. Un vendeur qui sait « manipuler » tous ces outils vous fera gagner beaucoup de temps et boostera considérablement les opérations de vente.

• adresser des prospects

La sensibilisation est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises embauchent des conseillers volontaires. La communication peut être automatisée, mais seulement jusqu'à un certain point. Les dialogues avec le « visage humain » et le service client sont toujours importants dans les ventes – parfois même plus que la publicité ou les logiciels d'automatisation coûteux. Les assistants virtuels peuvent grandement contribuer à l'établissement de relations, par exemple effectuer des publipostages à froid, nourrir les prospects avec un contenu hautement personnalisé, suivre les offres et fournir un support après-vente.

• participer à la fidélisation des clients

Vous avez probablement déjà entendu dire que même une petite augmentation d'un indicateur de rétention augmente les bénéfices de l'entreprise jusqu'à 95 %. Même si c'est à moitié vrai, se soucier de la fidélisation de la clientèle vaut de l'argent, d'accord. Les VA peuvent contribuer à la LTV des clients, par exemple, en leur envoyant des e-mails engageants personnalisés et en collectant des informations sur lesquelles le programme de fidélité peut être établi.

• rédiger des rapports

Le traitement des données donne lieu à tous les autres attributs d'analyse – composition de tableaux, graphiques, notes, résumés, notes ou même chapitres de rapports de vente.

• préparer le matériel de vente

Celui qui a déjà créé une présentation de vente sait que c'est une tâche ardue. Non seulement il doit être cohérent et convaincant, mais sa partie visuelle, par exemple l'alignement du texte, les polices, les images et les effets, n'est pas moins importante. VA peut aider à structurer les informations, de sorte que le client recevra une présentation attrayante, au lieu de diapositives désordonnées.

Pourquoi devriez-vous embaucher un assistant de vente virtuel ?

Nous avons déjà établi que les assistants virtuels peuvent effectuer de nombreuses tâches de complexité variable, mais ce n'est que lorsque le flux de travail est bien coordonné. Ainsi, vous devez :

• élaborer le « package » d'intégration – écrivez la description des tâches des assistants virtuels et fournissez-leur les comptes de messagerie d'entreprise, la liste des outils, les personnes à contacter pour obtenir les droits d'accès, les procédures de coopération avec le marketing, les règles de déclaration, etc.
• définissez des tâches, des KPI et des délais clairs - l'ambiguïté et l'incertitude tuent la confiance et la productivité, alors sachez quels résultats exacts vous attendez-vous d'obtenir des AV
• d'accord sur les rapports de temps - alors que certains sont d'accord avec l'installation et l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps, d'autres peuvent penser que c'est humiliant ; parce que vous paierez un taux horaire, dans la plupart des cas, il est préférable de se mettre d'accord sur la méthode de suivi avec un assistant de vente virtuel
• donner des commentaires – l'appréciation et la critique valent mieux que le silence ; le seul point est de trouver une forme appropriée pour exprimer des recommandations afin que les AV restent motivés et désireux d'améliorer leurs performances.

Si vous réussissez avec ces préparatifs faciles, la coopération avec un assistant virtuel se traduirait par les avantages suivants :

• des frais de main-d'œuvre réduits – vous paierez pour des tâches spécifiques et des heures passées, plutôt que pour la journée complète qui comprend les pauses, les petites discussions avec des collègues, etc. de plus, vos coûteux spécialistes internes ne perdront pas de temps à effectuer des tâches manuelles à forte intensité de main-d'œuvre
• charge de travail réduite - vous pouvez engager plus d'assistants commerciaux virtuels pendant les saisons chargées
• externalisez des tâches ponctuelles - au lieu d'embaucher de nouveaux vendeurs, vous pouvez externaliser des tâches spécifiques telles que les configurations CRM
• processus automatisés - vous pouvez embaucher un VA qualifié pendant une semaine ou deux qui achètera des licences et intégrera le logiciel.

Pour trouver un assistant virtuel, vous pouvez vous référer à tous les sites Web d'emploi populaires, comme Workana, Upwork ou Indeed. Dans l'offre d'emploi, soulignez dans la copie que vous recherchez un « assistant de vente numérique », sinon les demandeurs d'emploi peuvent confondre votre entreprise avec un magasin physique. Vous pouvez inclure les responsabilités suivantes pour que cela soit encore plus clair :

• soumettre de nouvelles commandes dans le système de vente {mention CRM}
• suivre les performances des grands comptes
• coordonner les informations sur les clients pour les chargés de compte
• gérer la paperasse concerne les ventes
• être un intermédiaire entre les clients et les vendeurs
• et n'oubliez pas de mentionner que le poste est totalement déporté et peut présumer d'un CDD.

Pensez également à mentionner ces qualifications :

• Baccalauréat en économie, gestion, marketing, administration des affaires {ou autre élément pertinent} d'un établissement accrédité
• expérimenté avec {mentionner les systèmes de CRM et/ou de base de données}
• maîtrise de MS Office, en particulier MS Word, Excel et PowerPoint
• maîtrise de G Suite.

Outils supplémentaires pour un travail efficace d'assistant de vente virtuel

Docteur du temps

l'instantané est pris de Timedoctor.com

Il s'agit d'un outil de suivi du temps avec quelques avancées : un CRM, une option de capture d'écran, des feuilles de temps et des feuilles de paie préparées automatiquement, des alertes de distraction, etc. Vous pouvez intégrer Time Doctor à un logiciel de gestion de projet, comme Jita ou Trello, ou l'utiliser comme outil principal de gestion de projet – créer des tâches et suivre leurs performances. Les particuliers peuvent commencer avec un plan d'abonnement de 6 $/mois.

Snov.io

instantané pris de Snov.io

Il s'agit du logiciel ultime pour automatiser la recherche et la diffusion d'e-mails. Snov.io effectuera la recherche et la vérification des e-mails, planifiera des envois réguliers, stockera le contenu des e-mails et lancera des campagnes de goutte à goutte de manière totalement autonome. Avec cet outil, vous pouvez soit créer une base de données de prospects à partir de zéro, soit valider la base de données pré-maid, de sorte que les adresses e-mail non invalides parviennent à la liste de diffusion. Le plan d'abonnement commence à 33 $ par mois.

Mou

instantané pris sur Slack.com

Slack est une plate-forme de communication pratique pour les équipes au bureau ou à distance. Vous pouvez utiliser sa bibliothèque, appelée Bolt, pour développer vos propres applications et sécuriser les communications d'entreprise. Les dialogues sont organisés au sein d'espaces de travail et vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs en envoyant des liens vers l'espace de travail. Slack, mais pour plus d'opportunités, vous pouvez payer à partir de 6,67 $/mois pour 1 utilisateur.

Rencontrez Edgar

instantané pris de Meetedgar.com

Cet outil aidera vos assistants virtuels à gérer plusieurs comptes sociaux. Ici, ils peuvent planifier le partage de nouvelles publications et suivre les performances du contenu - voir les vues et les clics. MeetEdgar fonctionne bien pour trouver et prévisualiser les profils de clients potentiels, afin que les vendeurs puissent également l'utiliser comme composant de l'activité de génération de leads. Les prix commencent à partir de 19 $ par mois.

ContenuStudio

instantané pris de Contentstudio.io

Vous pouvez automatiser entièrement la gestion de contenu avec cet outil, par exemple rechercher des sujets d'actualité, gérer des articles préparés et partager des publications entre tous vos profils sociaux d'entreprise. Pour les assistants commerciaux virtuels, ContentStudio propose une offre spéciale – des informations agrégées de toutes les boîtes de réception. Ainsi, ils peuvent trouver de nouveaux messages directs de LinkedIn, Facebook, Twitter, etc. en un seul endroit. L'abonnement payant commence à partir de 49 $ par mois.

Calendement

instantané pris de Calendly.com

Calendly est un calendrier de disponibilité partageable, il est utile de convenir de rendez-vous avec des personnes extérieures à l'organisation - investisseurs, clients, fournisseurs, etc. Pour planifier une réunion, le VA doit partager un calendrier avec le responsable et mentionner les options de temps. La cible choisira donc le créneau le plus pratique. Calendly propose des abonnements gratuits et payants, la lettre commençant à 8 $ par utilisateur et par mois.

PicMonkey

instantané pris de Picmonkey.com

Cet outil peut remplacer temporairement un concepteur. Avec PickMonkey, vous créez ou modifiez des visuels, par exemple des images de marque pour des publications ou des articles de blog, des images de couverture de site Web, des créations publicitaires, etc. Le forfait de base totalise 7,99 $ par mois.

L'embauche d'assistants commerciaux virtuels est une bonne option pour les petites et les grandes entreprises - tandis que les premières peuvent bénéficier de dépenses de main-d'œuvre réduites, les secondes peuvent décharger leurs équipes internes et réaliser des ventes plus importantes. Si vous parvenez à organiser une coopération pratique, l'assistant de vente virtuel deviendra un membre précieux de votre équipe de vente.