Mise à niveau vers les communications VoIP : 6 fonctionnalités indispensables de chaque système téléphonique solide pour petite entreprise

Il y a de nombreux avantages à passer aux systèmes téléphoniques Voice over Internet Protocol (VoIP) pour les petites entreprises, de sorte que la décision de faire le changement est facile à prendre pour la plupart des propriétaires d'entreprise.

Aujourd'hui, le travail à distance est devenu une partie inséparable de nos vies et les systèmes téléphoniques professionnels basés sur le cloud aident les propriétaires d'entreprise à maintenir la communication entre les employés malgré leur emplacement. Ce système est beaucoup moins cher et flexible à utiliser que les systèmes téléphoniques traditionnels avec des systèmes PBX obsolètes. Lorsque vous utilisez des systèmes téléphoniques basés sur le cloud, vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs commerciaux et laisser les professionnels s'occuper de vos systèmes de communication.

Cependant, choisir le bon fournisseur peut être un défi. Faire un choix éclairé nécessite une analyse minutieuse des fonctionnalités proposées par chaque fournisseur de services, du coût de ces fonctionnalités et de l'évolutivité des systèmes. Lisez la suite pour découvrir environ six des fonctionnalités VoIP les plus essentielles que les propriétaires de petites entreprises devraient rechercher lors du choix d'un service téléphonique.

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Préposé automatique

Cette fonctionnalité permet aux propriétaires de petites entreprises de réduire les coûts associés à l'embauche de réceptionnistes à temps plein. Tout comme un réceptionniste, la fonction de standard automatique accueille les appelants, filtre les appels et utilise des invites vocales pour acheminer les appels vers le bon membre de l'équipe. Les standards automatiques aident à répondre aux besoins téléphoniques des petites entreprises, mais ils réduisent également les coûts opérationnels et augmentent le taux de satisfaction des clients.

Gardez à l'esprit que la plupart des clients ne veulent pas rester coincés à naviguer dans des invites vocales sans fin. Configurez le standard automatique pour poser quelques questions possibles afin de vous assurer que l'appel est transmis au bon employé. Cela permettra d'économiser du temps et des ressources sans diminuer les taux de satisfaction des clients.

Que ce soit pour améliorer la satisfaction client, augmenter la productivité ou économiser de l'argent, les organisations n'ont pas toujours la possibilité de faire les trois à la fois. Mais avec l'avancement de la technologie et le meilleur service VoIP, cela est devenu possible avec un système téléphonique moderne qui peut faire avec VoIP ou voix sur protocole Internet.

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Transcription voix vers e-mail

La croissance d'une petite entreprise prend déjà du temps et de l'énergie, si peu de propriétaires d'entreprise et d'employés ont le temps de consulter leur messagerie vocale aussi souvent qu'ils le devraient. C'est là qu'intervient la transcription de la voix vers les e-mails. Cette fonctionnalité convertira automatiquement les messages en texte et les transférera dans les boîtes de réception des employés.

Diminuer le temps que les employés doivent passer à écouter les messages vocaux et à écrire furieusement les noms et les coordonnées à la main n'est pas le seul avantage de la transcription de la voix aux e-mails. Cela permet également aux employés de garder leurs messages organisés. Une fois qu'ils ont été convertis en formulaire de courrier électronique, les employés peuvent classer, organiser, rechercher et supprimer ces messages selon leurs besoins, ce qui ne serait tout simplement pas possible s'ils étaient bloqués en écoutant la messagerie vocale traditionnelle.

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Extensions distantes

Également appelée extensions distantes ou numéros virtuels, cette fonctionnalité des systèmes VoIP permet aux propriétaires d'entreprise de faire transférer les appels vers des téléphones mobiles. Lorsque quelqu'un appelle un poste distant et que personne ne décroche, le système achemine l'appel vers un système de messagerie vocale distinct de la messagerie vocale personnelle de l'employé. Bien que toutes les petites entreprises puissent bénéficier d'extensions virtuelles, cette fonctionnalité est encore plus avantageuse pour les entreprises qui ont des employés distants.

Cela semble plus professionnel si les entreprises n'ont qu'un seul numéro que leurs clients, clients et associés peuvent appeler au lieu d'un numéro distinct pour chaque employé. De plus, peu d'employés souhaitent utiliser leur téléphone personnel pour mener à bien les activités de l'entreprise. Les extensions virtuelles permettent aux propriétaires d'entreprise d'éviter les dépenses liées à l'achat d'un téléphone distinct pour chacun de leurs employés.

Filtrage des appels

Le filtrage des appels permet aux propriétaires d'entreprise et aux employés de vérifier le numéro de l'appelant avant de décrocher afin qu'ils puissent choisir comment traiter l'appel. Cela va cependant au-delà de l'identification de l'appelant traditionnel. Le filtrage des appels permet aux employés qui reçoivent des appels personnels au travail de rediriger les appels vers leur téléphone cellulaire, tandis que d'autres qui sont convaincus qu'ils reçoivent des appels de télémarketing peuvent simplement les déconnecter.

Les meilleurs outils de filtrage d'appels VoIP pour les petites entreprises peuvent également être configurés pour afficher plus que le numéro. Cette fonctionnalité permettra également à l'employé de vérifier le nom de l'appelant et si l'entreprise dispose d'un système de gestion de la relation client (CRM), il peut également consulter les dossiers des clients sur place. Vous pouvez consulter des conseils intéressants sur les SMS et les codes abrégés et savoir comment identifier les appels et messages indésirables sur https://shortcodes.org/.

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Vidéo conférence

Certaines entreprises utilisent régulièrement la visioconférence pour rester en contact avec leurs employés distants, tandis que d'autres ne l'utilisent qu'en de rares occasions pour planifier des réunions virtuelles avec des associés éloignés. Les appels vidéo deviennent également de plus en plus populaires parmi les consommateurs. En fonction de la démographie de leurs clients, certaines entreprises peuvent bénéficier de la possibilité de passer des appels vidéo à leurs clients ou à leurs clients.

La plupart des conversations avec les clients et les associés commerciaux peuvent avoir lieu par téléphone, mais des choses comme les négociations ou le traitement de questions sensibles sont mieux accomplies en utilisant la vidéoconférence. De plus, la visioconférence permet aux travailleurs distants ou à ceux qui sont absents du bureau pour affaires de participer pleinement aux réunions essentielles afin qu'ils n'aient pas à se soucier de savoir s'ils sont absents.

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Musique d'attente personnalisable

Peu de clients ou de clients aiment être mis en attente, mais c'est parfois nécessaire. Les propriétaires d'entreprise d'aujourd'hui n'ont pas besoin de choisir entre une musique d'attente standard, qui est collante et répétitive et laisse leurs clients dans un silence total. Au lieu de cela, ceux qui utilisent des systèmes VoIP peuvent définir des mélodies personnalisées qui reflètent les personnalités uniques de leurs entreprises ou répondre à ce qu'ils pensent que leurs clients pourraient vouloir entendre.

Cela peut sembler mineur, mais ce n'est pas le cas. La bonne musique d'attente améliorera les taux de satisfaction des clients, ce qui permettra de transformer plus facilement les clients moyens en adeptes fidèles de la marque et d'éviter les catastrophes potentielles du service client. De plus, la plupart des appelants seront beaucoup plus amicaux avec les réceptionnistes et les employés et plus réceptifs à leurs offres s'ils n'ont pas passé les 15 dernières minutes à écouter de la musique d'ascenseur générique.

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L'essentiel

Les six fonctionnalités décrites ci-dessus ne sont que quelques-unes des nombreuses fonctionnalités disponibles pour les propriétaires de petites entreprises qui passent aux systèmes téléphoniques VoIP. Parmi les autres fonctionnalités remarquables, citons la télécopie électronique, la numérotation par extension, la répétition de la numérotation, les fonctions de bureau distant, les sonneries séquentielles, la numérotation à trois voies, le routage et la planification en fonction de l'heure, etc.

Le problème pour la plupart des propriétaires de petites entreprises n'est pas de décider s'il faut installer un système téléphonique VoIP. Il y a tellement d'avantages à faire le changement que la plupart des propriétaires d'entreprise considèrent que c'est une décision facile. Le défi survient lorsque ces propriétaires doivent évaluer leurs options.

S'assurer que le fournisseur offre un accès à toutes les fonctionnalités énumérées ci-dessus et à d'autres éléments essentiels comme le blocage des appels et la numérotation d'extension à extension est la première étape vers le choix d'un fournisseur stellaire. Les propriétaires d'entreprise ne devraient pas s'arrêter là, cependant. Ils doivent également rechercher une entreprise qui offre un service client exceptionnel, des prix compétitifs, une excellente réputation et des solutions adaptées aux besoins des propriétaires de petites entreprises afin qu'ils puissent conserver le même service téléphonique VoIP au fur et à mesure que leur entreprise grandit et prospère.