L'importance d'un cadre de système de gestion de la conformité complet

Un système de gestion de la conformité garantit que votre organisation respecte les normes internes et les réglementations externes. Cela aide à minimiser les risques de non-conformité et peut même faire économiser de l'argent à votre entreprise à long terme.

Un cadre de système de gestion de la conformité complet, conçu avec les conseils d'un conseiller en services de conformité en cybersécurité, peut aider votre organisation à sécuriser les données de ses clients tout au long de l'année. Voici quelques-unes des étapes les plus essentielles pour créer un tel système :

L'évaluation des risques

Avec la prolifération des réglementations mondiales et l'augmentation des attentes des parties prenantes, les organisations sont plus que jamais confrontées à des risques de conformité. Par conséquent, ils doivent disposer d'un cadre de système de gestion de la conformité complet qui se concentre sur la gestion des risques ESG, cyber, tiers et autres risques de bout en bout.

Les évaluations des risques sont le point de départ des efforts d'atténuation des risques, et elles doivent se concentrer sur la recherche de dangers potentiels qui pourraient avoir un impact sur les actifs de l'entreprise. Pour ce faire, il est essentiel d'identifier et d'évaluer les risques au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Il s'agit notamment des systèmes informatiques, de l'infrastructure physique, des opérations commerciales et de la réputation d'une entreprise.

Une évaluation des risques doit également tenir compte du temps ou de l'argent que l'entreprise risque de perdre si les risques identifiés sont autorisés à se matérialiser. Cette métrique permet de déterminer si un risque est significatif ou non. Les institutions dotées d'un CMS robuste effectuent généralement des évaluations complètes des risques régulièrement, et la fréquence de ces évaluations augmente à mesure que l'institution gagne en complexité et en taille. Les résultats de ces évaluations sont utilisés pour la planification et le suivi opérationnels. Le processus d'évaluation des risques doit être un effort continu et dynamique impliquant le conseil d'administration, la haute direction et l'audit interne.

Surveillance

À mesure que l'environnement de risque devient plus complexe et que les directives de conformité deviennent plus exigeantes, les entreprises reconnaissent qu'il faudra plus que des opérations de gestion de la conformité préexistantes pour répondre aux exigences réglementaires croissantes. Alors que de nombreuses entreprises se précipitent pour adopter de nouvelles technologies et remodeler leurs structures internes, une approche holistique de la gestion des risques est nécessaire pour assurer le succès.

Un élément essentiel de tout système efficace de gestion de la conformité est le processus de surveillance. C'est la fonction qui vérifie qu'une organisation adhère à toutes ses réglementations internes et externes. Un programme de surveillance robuste identifiera et corrigera les lacunes et sera conçu pour s'assurer que la conformité à toutes les normes pertinentes est respectée.

Les entreprises qui collectent, traitent, transmettent ou stockent des données de carte de crédit doivent se conformer aux autres normes de l'industrie afin de minimiser le risque de failles de sécurité qui pourraient entraîner de lourdes amendes de la part des banques ou des processeurs de paiement. Dans ces cas, il est essentiel que tous les employés d'une organisation soient pleinement capables, qualifiés et suffisamment motivés pour gérer et atténuer ces risques. En outre, les cadres supérieurs chargés de la conformité doivent disposer de l'autorité et de l'indépendance appropriées vis-à-vis des responsables des secteurs d'activité pour s'acquitter efficacement de leurs fonctions.

Rapports

Se tenir au courant des changements réglementaires peut demander du temps et des efforts. Un système qui vous permet de rationaliser les processus de conformité et de les intégrer dans vos opérations commerciales peut aider à alléger ce fardeau. Un outil GRC complet peut également vous aider à créer des rapports et des alertes automatisés qui facilitent la surveillance.

Assurez-vous d'avoir un système pour communiquer avec les employés et encouragez régulièrement la communication bidirectionnelle. Cela inclut la fourniture d'un mécanisme permettant aux employés de signaler les problèmes de conformité, les comportements contraires à l'éthique ou les fraudes sans crainte de représailles. Plus vos employés comprennent l'importance de la gestion de la conformité, plus ils seront engagés.

Investir dans un cadre de système de gestion de la conformité complet vous aide à rester du bon côté des organismes de réglementation, à disposer de services financiers stables et à bâtir une solide réputation pour votre entreprise. De plus, le non-respect des réglementations peut entraîner de lourdes amendes, pénalités et frais juridiques. Évitez ces coûts en disposant d'un système qui surveille et suit vos niveaux de risque, votre état de conformité et vos menaces. De cette façon, vous serez toujours prêt pour un examen ou une révision ciblée.

Entraînement

Toute organisation doit disposer d'un système complet de gestion de la conformité. Un cadre complet permet de s'assurer que les politiques sont suivies et que l'entreprise n'est pas exposée à un risque de violation de données ou d'autres violations. Cela est d'autant plus vrai que la vague numérique apporte de nouveaux risques qui doivent être traités et pris en compte.

Pour qu'une entreprise dispose d'un système efficace de gestion de la conformité, celui-ci doit inclure la direction de différents départements et secteurs de l'entreprise. Ensuite, ces dirigeants doivent s'assurer que la politique est mise en œuvre et appliquée. Cela comprend une formation qui passe en revue les exigences des politiques et garantit que l'équipe est au courant de tout changement de politique.

Les normes de conformité réglementaire deviennent de plus en plus complexes et strictes. Le non-respect peut entraîner des sanctions légales, des pertes financières et une réputation ternie. Des systèmes de conformité complets garantissent qu'une entreprise est toujours à jour avec les normes de l'industrie et peut résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des menaces à part entière.

Remédiation

Un cadre de système de gestion de la conformité complet comprend un composant de remédiation pour corriger les violations et les faiblesses identifiées par la surveillance et l'audit. Un CMS robuste encouragera la communication bidirectionnelle avec les employés, leur permettant de signaler des questions ou des préoccupations sans crainte de représailles.

Cela permet d'éviter une « mentalité de silo » dans laquelle des services spécifiques ne communiquent pas efficacement ou ne suivent pas le protocole de signalement des problèmes, ce qui peut contribuer à des violations et à des risques réglementaires. Un bon CMS surveillera également les plaintes des consommateurs pour identifier les problèmes de préjudice potentiel des consommateurs ou d'autres lacunes ou violations de la gestion des risques de conformité, puis prendra les mesures correctives appropriées.

Gérer efficacement de multiples conformités réglementaires et politiques et procédures d'entreprise de manière coordonnée est un défi pour les organisations. Une solution centralisée et automatisée de gestion de la conformité des incidents peut fournir un point de référence pour la surveillance et le suivi des incidents dans toute l'organisation. Cela offre une vue plus globale de la conformité de votre entreprise, éliminant les processus cloisonnés et permettant au conseil d'administration de démontrer plus facilement le respect des normes réglementaires et de fiabilité. Cela peut vous aider à éviter des sanctions coûteuses et des poursuites judiciaires.