Les choses essentielles à savoir sur les suivis de tâches

L'organisation et le suivi du temps peuvent aider les équipes à augmenter leur productivité. En comprenant combien d'efforts sont consacrés à chaque tâche, les chefs de projet peuvent générer des estimations plus précises tout en traitant simultanément tous les processus qui ralentissent la livraison.

Trouver un outil de suivi des tâches qui répond aux besoins de votre équipe et de votre flux de travail est essentiel, avec des fonctionnalités clés à rechercher telles que :

1. Rappels

Les trackers de tâches offrent non seulement aux utilisateurs un endroit pratique pour définir des rappels, mais ils constituent également des modèles organisationnels précieux pour les équipes travaillant sur des projets similaires. Cela leur fait gagner du temps et de l'énergie lorsqu'ils demandent constamment où se trouvent les fichiers ou les commentaires.

Pour donner un exemple, lorsque vous naviguez sur le Web et rencontrez un article que vous souhaitez lire plus tard, appuyez sur le bouton de partage en bas au centre pour l'ajouter automatiquement en tant que tâche quotidienne récurrente avec son titre affiché dans le champ des notes. En fait, maintenant, avec l'intégration de la messagerie disponible dans les rappels, vous pouvez même facilement ajouter des éléments via la conversation en tapant simplement comment quelqu'un d'autre le ferait dans les rappels !

L'ouverture de toutes les tâches impliquées dans un projet fournit des informations précieuses. En décomposant chaque tâche facturable individuellement, cela vous permet d'évaluer sa durée par rapport aux attentes ainsi que d'évaluer le niveau d'effort que chaque personne consacre à cette entreprise.

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2. Intégrations

Les trackers de tâches servent de cadres utiles pour organiser le travail. En aidant les membres de l'équipe à comprendre leurs rôles et leurs attentes au sein d'un projet, les trackers de tâches garantissent un flux de travail plus efficace et plus productif.

Certaines solutions de suivi des tâches fournissent des automatisations qui aident les responsables et les membres de l'équipe à respecter les délais. Des notifications automatisées alertent les utilisateurs s'ils sont sur le point d'en manquer un afin qu'ils puissent prendre des mesures dès le début pour résoudre tout problème potentiel qui pourrait survenir.

Un suivi des tâches efficace pour les projets peut également aider les équipes à faire des estimations plus précises sur les travaux futurs. En suivant le temps nécessaire à l'exécution de chaque tâche, les chefs de projet peuvent établir avec plus de précision des estimations de livraison précises et rentables. Ils peuvent également traiter rapidement les parties chronophages d'un projet afin d'accélérer la livraison, tout en respectant les promesses faites aux clients et en respectant le budget. En outre, de nombreuses applications de ce type automatisent les feuilles de temps et les résumés de travail pour les utilisateurs, ce qui leur permet d'économiser de précieuses heures de travail en éliminant les processus de saisie manuelle des données.

3. Automatisations

L'automatisation des tâches manuelles et répétitives peut faire gagner des heures sur les journées de travail, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des projets plus stratégiques avec un retour sur investissement accru. Mais la sélection des tâches appropriées à automatiser est cruciale - celles qui ne nécessitent pas de créativité, de résolution de problèmes ou de stratégie feraient d'excellents candidats.

Avec un suivi des tâches complet en place, les membres de l'équipe peuvent clairement voir leurs responsabilités pour la journée et comprendre quand elles doivent être terminées. Cela aide à favoriser un flux de travail fluide car il élimine la confusion ; de plus, les gestionnaires peuvent surveiller la productivité de plus près.

Les trackers de tâches avec fonctions d'assistance intégrées permettent aux équipes de support client de transmettre rapidement les commentaires critiques des clients aux équipes de produit et de production sans basculer entre les applications ou les services. De plus, cette fonction permet de gagner du temps en éliminant le besoin de demander constamment des fichiers et des informations à ses coéquipiers, ce qui conduit finalement à des équipes plus productives et à une augmentation des canaux de communication entre les membres d'une organisation. Les trackers de tâches sont une ressource indispensable pour les équipes de projet qui cherchent à s'assurer que les projets sont livrés dans les délais et dans les limites du budget.

4. Suivi du temps

Les trackers de tâches sont un atout inestimable pour les équipes qui cherchent à augmenter leur productivité. Ce logiciel facilite l'identification des activités qui consomment trop de temps des membres du personnel, obligeant les membres du personnel à se demander s'ils passent leurs journées à répondre à des e-mails, à regarder des vidéos YouTube ou à reporter le travail sur quelque chose qu'ils devraient.

Les responsables peuvent évaluer rapidement les performances d'une équipe et identifier les moyens d'optimiser le flux de travail. De plus, cela simplifie le suivi des heures supplémentaires afin que personne ne soit surmené, protégeant ainsi le moral de l'équipe et réduisant l'épuisement professionnel.

Les suivis de tâches permettent également aux membres de l'équipe de rester organisés en définissant des dates d'échéance pour les tâches de leur liste. Cela facilite la planification des tâches quotidiennes à l'avance, aide les membres de l'équipe à planifier les horaires quotidiens sans manquer les délais, ainsi qu'à commencer les tâches avec un meilleur rendement pour moins d'efforts dépensés que sur les e-mails et les réseaux sociaux. De plus, les trackers de tâches aident les membres de l'équipe à terminer le travail plus rapidement tout en répondant mieux aux attentes des clients.

5. Rapports

Avec un système efficace de gestion des tâches en place, les employés peuvent suivre leur temps et leurs efforts sur les tâches de projet individuelles en temps réel. Cela permet aux managers de recevoir des rapports détaillés des employés afin qu'ils puissent travailler à l'amélioration de la productivité et de l'efficacité de l'équipe.

Les équipes peuvent utiliser ces informations pour identifier facilement lesquels de leurs projets sont en retard ou ont besoin de ressources supplémentaires, leur permettant de prendre les mesures nécessaires à l'achèvement et ainsi d'éviter les retards potentiels dans les projets.

Le suivi des tâches peut également aider les équipes à améliorer leurs performances en clarifiant les attentes managériales et en s'assurant que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes choses au bon moment. De plus, le suivi des tâches aide les membres de l'équipe à améliorer la communication en activant les journaux de commentaires pour les tâches individuelles permettant aux membres de l'équipe d'enregistrer des commentaires, des notes ou des décisions liées à ces tâches spécifiques - la catégorisation des tâches avec des champs personnalisés affine davantage le travail en hiérarchisant les éléments prioritaires afin de fournir des informations plus saines. estimations des projets futurs.

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