Les avantages de la mise en œuvre d'un système de gestion des contrats

Au cœur de chaque organisation moderne se trouve la nécessité de se transformer rapidement et de positionner son entreprise pour survivre. Cela comprend la gestion des exigences commerciales dans un cadre réglementé pour la continuité des activités.

Chaque entreprise, grande ou petite, exécute des accords pour ses offres commerciales et ses critères de performance. Cela implique des contrats formels pour s'assurer que les accords sont contraignants pour les deux parties et qu'il n'y a aucun risque de violation des conditions. Les entreprises modernes axées sur la technologie protègent ainsi leurs intérêts commerciaux et leur image de marque grâce à un système formel de gestion des contrats (CMS) qui automatise l'ensemble du cycle de vie des contrats.

Le besoin d'un CMS dans un environnement d'entreprise

Tout contrat commence par une négociation informelle ou verbale et se poursuit par des signatures éventuelles par des signataires autorisés et des cabinets d'avocats représentatifs. Le processus juridique comprend également diverses clauses qui indiquent comment les produits ou services finaux sont livrés.

Mais les processus manuels peuvent-ils garantir une conformité sans erreur et en temps opportun contraignante pour toutes les parties ? Non. Les méthodes traditionnelles de gestion des contrats sont truffées de risques de mauvaise interprétation ou de non-exécution des clauses contractuelles, pouvant entraîner une perte commerciale ou rendre certaines clauses nulles et non avenues.

Cependant, le logiciel automatisé de gestion des contrats basé sur des règles est sans erreur, avec un déclenchement automatique des termes juridiques en fonction des dates, de l'achèvement des tâches et des normes de conformité, tout au long du système de gestion du cycle de vie des contrats. Un système de gestion des contrats rationalise ainsi le cycle de vie complet du contrat avec un logiciel intégré qui gère les actions contractuelles.

Les 10 principaux avantages d'un système intégré de gestion des contrats

Le système de gestion des contrats numérise, stocke et catégorise tous les contrats dans un référentiel central accessible aux parties prenantes telles que les membres de l'équipe juridique, les équipes de conformité et la direction. En outre, cela élimine le besoin de déposer des contrats manuellement et fait gagner du temps. Tout dommage potentiel ou vol de fichiers critiques ou perte due à un égarement et à des problèmes comme un incendie sont les autres avantages d'un système de gestion des contrats.

Voici quelques-uns des avantages d'un système de gestion du cycle de vie des contrats d'entreprise :

1. Un système unique de gestion du cycle de vie des contrats

Les entreprises peuvent profiter d'un référentiel centralisé qui stocke et gère tous les documents juridiques, pour un point d'accès unique. Un guichet unique de stockage des documents facilite la transparence et la responsabilité pour de meilleurs contrôles.

Le système de recherche centralisé permet de localiser les contrats plus rapidement et plus efficacement sur la base de métadonnées prédéfinies et d'une recherche de texte.

2. Classification et extraction centralisées des contrats

Un référentiel centralisé tire parti des avantages de l'utilisation d'un système de gestion des contrats : atténuation des risques grâce à la numérisation et à l'extraction des données contractuelles basées sur l'IA, un mécanisme uniforme de catégorisation des documents juridiques, de définition et de comparaison des documents pour un arbitrage transparent et collaboratif, des flux d'audit traçables, etc.

Un système de gestion des contrats unique et rationalisé offre les avantages d'un système de gestion des contrats, aidant finalement à conclure des affaires plus rapidement et sans faille.

Aujourd'hui, une grande partie des données d'entreprise se trouve dans le cloud. Le système de gestion des contrats cloud fait partie du CMS, facilitant le travail d'équipe et les décisions commerciales indépendantes de l'emplacement. Le CMS basé sur le cloud est un élément essentiel d'un écosystème commercial mondial, où les transactions sont conclues et les contrats négociés sur différents sites.

3. Workflow et modèles configurables

Les autres avantages de l'utilisation d'un système de gestion des contrats sont des flux de travail intégrés tout au long du cycle de vie du contrat pour rationaliser le processus de création, d'approbation, d'exécution et de résiliation du contrat, en mettant les entreprises à l'abri des erreurs avec des garanties dans diverses éventualités.

Des modèles basés sur les différents types et dates de contrat fournissent des alertes et des notifications en temps opportun avant l'expiration du contrat. Il fait des renouvellements et du roulement YOY un processus transparent et automatisé permettant aux entreprises de renégocier ou d'annuler un accord et d'éviter les impasses dans des contextes défavorables.

4. Minimise les erreurs et les pertes

Le système de gestion des contrats profite à une entreprise en optimisant l'ensemble du processus juridique. La rédaction des documents juridiques est uniforme et relativement exempte d'erreurs grâce à une bibliothèque de clauses intégrée avec des termes qui se synchronisent avec les modèles de contrat pour les approbations et la flexibilité dans la gestion des documents.

5. Sécurité contre les cyberattaques et les violations de données

Les fonctionnalités du système de gestion des contrats sont stockées dans des serveurs centralisés et sécurisés, souvent cryptés et activés avec des contrôles d'accès. Ainsi, les personnes non autorisées ne peuvent pas accéder aux documents juridiques commerciaux critiques. Le système centralisé de gestion des contrats d'entreprise dispose également de contrôles d'accès qui garantissent la visibilité à chaque étape du cycle de vie juridique pour plus de transparence.

6. Sécurité maximale des documents juridiques

Un autre avantage du système de gestion des contrats est la numérisation et l'hyper automatisation de bout en bout tout au long du cycle de vie contractuel, car cela signifie que tout a une sauvegarde numérique. Ainsi, les pertes pouvant résulter d'inondations ou d'incendies dans le cas de contrats physiques sont évitées, ainsi que d'actes malveillants lors du départ des employés. Les CMS protègent les intérêts commerciaux et la probabilité de paiements importants en cas de démissions ou de licenciements massifs.

7. Rationalisation des processus opérationnels ministériels

Les systèmes de gestion des contrats suivent également les données basées sur les fournisseurs, s'intégrant à d'autres départements pour une visibilité de bout en bout des contrats, permettant ainsi des modifications des sous-contrats, des délais, des prix, etc. Le CMS permet une analyse automatisée des performances par rapport aux conditions contractuelles pour renforcer le fonctionnement opérationnel. et la performance financière de divers départements par rapport à des références contractuelles.

8. Identifier et atténuer les risques financiers et de réputation

La conformité réglementaire avec les termes du contrat contre le régulateur financier et juridique de la région est une exigence essentielle de chaque entreprise. Le système de gestion des contrats d'entreprise résout ce problème en concevant un plan de continuité des activités approprié dans le cadre du mécanisme de conformité CMS, atténuant ainsi tout risque financier et de réputation lié au non-respect du cadre juridique.

9. Génération de rapports automatisés

Le système de gestion des contrats bénéficie de la rationalisation de l'ensemble du processus juridique et contractuel et permet de générer des rapports granulaires et instantanés pour le suivi des KPI par rapport aux rapports récapitulatifs des contrats. Ainsi, un avantage clé d'un système de gestion des contrats est son reporting intelligent et automatisé pour des actions en temps opportun.

10. CRM plus efficace

Les solutions intelligentes de gestion des contrats tirent parti de la gestion de la relation client (CRM) pour une approche holistique et centrée sur le client des relations avec la clientèle. Les contrats sont exploités et appliqués de manière transparente avec des notifications opportunes et automatisées pour un CRM efficace.

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