5 façons de créer un flux de travail d'approbation des médias sociaux rationalisé

En tant que responsable des médias sociaux, vous savez que l'une des parties les plus importantes de votre travail consiste à développer un flux de travail d'approbation clair avec vos clients. La notation de l'approbation du contenu est ce qui garantira que vous publiez sur leurs canaux de médias sociaux à temps et de manière cohérente.

Mais la mise en place des bons systèmes et cadres est essentielle pour faire décoller ce flux de travail d'approbation. Parce que sans l'approbation du client, vous ne pourrez pas effectuer votre travail au mieux de vos capacités.

Pour vous aider à gagner du temps et à offrir une expérience client transparente, nous avons rassemblé une pile de stratégies pratiques que vous pouvez utiliser pour rendre l'approbation du contenu des médias sociaux de votre client simple et efficace.

Qu'est-ce que le processus d'approbation des médias sociaux ?

Commençons par les bases. Un processus d'approbation de contenu de médias sociaux est un ensemble d'étapes qui garantissent que votre client approuve les publications sur les médias sociaux avant qu'elles ne soient programmées et publiées.

La création, la distribution et l'optimisation du contenu des médias sociaux est un processus collaboratif. Qu'il s'agisse de sujets de publication, de gestion d'un calendrier mensuel de contenu sur les réseaux sociaux ou de la planification de contenus individuels, vous et votre client devez travailler ensemble pour donner vie à leur stratégie de réseaux sociaux.

Bien que chaque flux de travail d'approbation soit différent selon les besoins de votre client, voici les principaux composants d'un processus d'approbation de contenu :

• Réfléchissez aux sujets de publication sur les réseaux sociaux pour le mois à venir et en tenant compte des campagnes de marketing ou des promotions sur les réseaux sociaux que votre client pourrait exécuter.
• Donnez à vos créateurs de contenu et à vos experts en rédaction les informations et le temps dont ils ont besoin pour développer chaque publication et trier cette création de contenu.
• Partagez le calendrier complet des médias sociaux avec votre client et donnez-lui une date limite pour partager des commentaires et des changements avec votre temps.
• Votre équipe agira ensuite et répondra à ces commentaires des clients et partagera les éléments de contenu modifiés pour l'approbation finale.
• Une fois approuvé, votre équipe de médias sociaux utilisera ensuite un outil de planification des médias sociaux pour planifier ce contenu à l'avance.

Essentiel, ce processus d'approbation consiste à s'assurer que votre client est satisfait des messages et des actifs publiés sur ses canaux de médias sociaux. De plus, cela vous permet d'en savoir plus sur ce que vos clients font et n'aiment pas rationaliser leur processus de création de contenu à l'avenir.

Pourquoi vous devez créer un workflow d'approbation clair pour vos clients

La création d'un processus d'approbation de contenu consiste à réduire le temps, les efforts et l'énergie nécessaires pour faire approuver le contenu des médias sociaux de votre client.

Alors que certains clients approuvent rapidement les publications, d'autres peuvent avoir besoin d'un certain nombre d'invites pour faire approuver tous les éléments de contenu. Cela peut facilement montrer votre équipe, faire exploser vos budgets et augmenter les chances que les publications sortent en retard (ou ne soient jamais publiées du tout).

Voici donc trois avantages clés à développer un flux de travail d'approbation des médias sociaux.

Garantit que vous respectez un calendrier de publication cohérent  

Tout d'abord, l'un des principaux avantages d'un processus d'approbation est sa capacité à maintenir tout le monde à l'heure et sur la bonne voie.

Même avec la meilleure stratégie marketing et le meilleur calendrier de contenu en place, il peut toujours être difficile de s'en tenir à un calendrier de publication cohérent en tant qu'agence de marketing. C'est pourquoi il vaut la peine de définir des attentes et des délais clairs dès le début en ce qui concerne l'examen et les approbations du contenu.

Avec des délais stricts, des outils d'approbation des médias sociaux et des moyens simples de communiquer et de partager des commentaires, vos clients sauront exactement ce qu'on attend d'eux. De plus, cela aide votre équipe marketing à fournir les meilleurs résultats à vos clients, car tout le contenu est mis en ligne au bon moment.

Facilite la collaboration d'équipe entre vous et vos clients

En tant qu'agence de marketing, vous devez développer des relations de collaboration avec vos clients. Être capable de comprendre leurs buts, objectifs et résultats souhaités vous aidera à développer un contenu qui génère des résultats significatifs pour leur entreprise.

Mais des temps de réponse lents, de nombreux échanges d'e-mails et une mauvaise communication peuvent nuire à votre relation de travail avec vos clients.

Au lieu de cela, avoir un processus d'approbation de contenu signifie que tout le monde comprend qui est responsable de quoi (et quand ils doivent faire leur part). De plus, en impliquant les principales parties prenantes dans le processus d'approbation, vous savez que tout le monde a son mot à dire à chaque étape du parcours de création de contenu.

Réduit le nombre de notifications et de messages que vous recevez

En parlant de communication, l'un des plus grands avantages d'un flux de travail d'approbation des médias sociaux est sa capacité à réduire le nombre de notifications auxquelles vous devez répondre.

Plutôt que de basculer entre plusieurs messages ou e-mails, un processus d'approbation clair utilisera une seule plateforme pour gérer tout ce qui concerne le contenu des médias sociaux de votre client.

De plus, en vous assurant que vos clients examinent tout leur contenu en un seul lot et partagent tous les commentaires en même temps, vous consoliderez le temps nécessaire pour modifier leurs publications sur les réseaux sociaux.

Ceci est particulièrement important à mesure que votre entreprise se développe et que vous acceptez de plus en plus de clients de gestion des médias sociaux. Vous pourriez facilement avoir des centaines de messages, d'appels et de notifications auxquels répondre si vous n'aviez pas le bon flux de travail en place.

Cependant, en concevant de manière proactive un processus d'approbation adapté à votre flux de travail de création de contenu, vous pouvez fournir de meilleurs résultats à vos clients (et gagner du temps en tant que créateur de contenu).

5 étapes pour donner vie à votre processus d' approbation de contenu de médias sociaux

Prêt à concevoir votre processus d'approbation de contenu de médias sociaux ? Voici cinq étapes pratiques que vous pouvez suivre pour créer un processus d'approbation qui vous facilitera la vie en tant que gestionnaire de médias sociaux.

1. Décidez quelles parties prenantes doivent être incluses dans votre processus d'approbation de contenu

Tout d'abord, vous devez déterminer ce qui doit être impliqué dans le processus de prise de décision. Bien que de nombreuses personnes dans l'équipe de votre client souhaitent être impliquées, vous devez vous assurer de n'attribuer des rôles qu'aux personnes les plus essentielles dans le processus d'approbation du contenu.

Voici quelques-uns des rôles clés que vous devez attribuer dans vos workflows d'approbation de contenu :

• Créateurs de contenu : des graphistes (qui concevront des modèles et des graphiques sociaux) aux rédacteurs, vous devez avoir une idée claire de qui donnera vie à chaque publication.
  
• Stratèges de contenu : ce sont les penseurs généraux qui s'assureront que les publications de votre client sont alignées sur les buts et objectifs plus larges définis dans leur stratégie de médias sociaux.
  
• Décideurs clients : il est préférable de choisir un ou deux contacts clés (tels que leur responsable marketing interne) pour fournir des commentaires consolidés à votre équipe créative.
  
• Assistants de médias sociaux : ce seront les membres de votre équipe chargés de planifier le contenu et de publier le contenu approuvé à l'aide des outils de planification des médias sociaux.
  
• Gestionnaires de communauté : enfin, vous devrez vous assurer que quelqu'un examine régulièrement les comptes de médias sociaux de votre client, répond à l'engagement et favorise les connexions avec des clients potentiels.

En définissant des rôles et des responsabilités clairs dès le début, vous serez en mesure d'éviter les tâches qui se chevauchent et de tirer le meilleur parti du temps de chacun.

2. Comprendre où l'approbation du client s'intègre dans votre flux de travail sur les réseaux sociaux  

Il est maintenant temps de vous assurer que votre processus d'approbation a une place clairement définie dans votre flux de travail global sur les réseaux sociaux.

Comme vous vous en doutez, l'approbation du contenu tend à être l'une des dernières étapes du processus de création de contenu. De manière générale, voici à quoi ressemble ce voyage :

• Idéation : proposer des sujets de publication, des campagnes de marketing de contenu et des messages généraux.
• Création d'un calendrier de contenu : cartographiez ces sujets dans un ordre progressif, en fonction du nombre de plateformes de médias sociaux et de publications que le client souhaite que vous gériez par mois.
• Conception graphique et création d'images : produire les éléments qui accompagneront ces publications sur les réseaux sociaux.
• Rédaction : donnez à votre rédacteur les informations dont il a besoin pour rédiger des légendes sur les réseaux sociaux, sélectionner des hashtags et créer des copies pour les réseaux sociaux comme Instagram, Facebook, LinkedIn et au-delà.
• Partager du contenu pour examen et approbation par le client : à ce stade, vous partagerez l'ensemble du contenu social avec votre client pour examen et approbation.

Il est important de déterminer combien de temps il faudra à votre équipe pour arriver au processus d'approbation final. De cette façon, vous pouvez donner des horaires et des délais clairs à votre client pour que son contenu soit diffusé à temps.

De plus, cela vous permet de savoir combien de clients votre agence de médias sociaux peut prendre en charge (puisque chaque client peut prendre beaucoup de temps à gérer) et quand il est temps d'embaucher un nouveau membre de l'équipe.

3. Fixez des horaires et des délais pour l' approbation du contenu client  

Comme nous l'avons mentionné, les délais sont essentiels pour maintenir le calendrier de contenu des médias sociaux de votre client sur la bonne voie.

Les meilleurs workflows de médias sociaux définissent des jalons tout au long du processus de création de contenu pour s'assurer que vos clients savent quand ils doivent peser et partager leurs commentaires.

Par exemple, vous pouvez donner à vos clients 48 heures pour approuver ou partager des commentaires sur les publications une fois qu'elles ont été envoyées pour approbation. Si un client ne répond pas à temps, il est important de lui faire savoir comment cela affectera le processus de publication et quel effet sur le flux cela pourrait avoir sur les performances de son contenu sur les réseaux sociaux.

4. Utilisez un outil d'approbation des médias sociaux  

De toute évidence, il y a beaucoup de pièces mobiles lorsqu'il s'agit d'un flux de travail d'approbation de contenu de médias sociaux. Avec autant de membres de l'équipe et de parties prenantes impliquées, il peut facilement devenir difficile de se tenir au courant de l'état de chaque publication et de tout changement nécessaire.

C'est pourquoi il est important d'investir dans l'un des meilleurs outils de gestion des médias sociaux pour gérer l'ensemble du processus à partir d'un tableau de bord centralisé en temps réel.

Sked Social offre aux agences de médias sociaux et aux spécialistes du marketing tout ce dont ils ont besoin pour créer, approuver et programmer facilement du contenu Instagram pour leurs clients.

Voici quelques-unes des caractéristiques et fonctionnalités clés que les agences adorent chez Sked Social :

• Collaborez avec un nombre illimité d'utilisateurs gratuits et assurez-vous que chacun dispose des autorisations nécessaires pour accéder au contenu. Donnez à autant d'utilisateurs internes et externes l'accès au contenu social d'un client que vous le souhaitez et tenez tout le monde au courant (sans subir des coûts exorbitants).
• Envoyez un lien unique à votre client pour l'amener à approuver ou à modifier les publications planifiées et à suivre facilement chaque publication.
• Gérez plusieurs comptes et clients à partir d'une seule plateforme pour réduire le risque de rater une occasion ou de post-approbation.

Plutôt que de créer des feuilles de calcul manuelles, d'envoyer des e-mails sans fin et de recevoir des tonnes de notifications contradictoires, un outil d'approbation de médias sociaux tout-en-un élimine les conjectures pour faire approuver et publier le contenu de votre client.

5. Examinez et affinez les workflows d'approbation de vos clients  

De plus, il est important de vous assurer que vos workflows de contenu évoluent et restent en contact avec les besoins de vos clients.

Au fur et à mesure que les activités de votre client se développent et que de nouvelles parties prenantes entrent en scène, vous devez vous assurer que vos processus sont simples, efficaces et transparents pour toutes les personnes impliquées. Cela peut signifier l'ajout de nouveaux rôles dans le flux de travail, l'allongement des délais d'approbation ou la modification de la fréquence de création de votre contenu pour répondre aux besoins internes de votre client.

Les meilleurs spécialistes du marketing des médias sociaux sont flexibles, agiles et prêts à s'adapter aux besoins changeants de leurs clients. C'est une bonne idée de contacter vos clients lors de vos réunions régulières tous les trimestres environ pour voir si le flux de travail fonctionne toujours pour eux.

Si ce n'est pas le cas, demandez quels points de friction ils aimeraient retravailler et quels changements faciliteraient leur relation de travail avec vous. C'est essentiel pour fidéliser les clients à long terme et devenir leur agence de médias sociaux de confiance.
Et c'est un enveloppement! La clé du développement d'un flux de travail d'approbation des médias sociaux efficace est de définir des rôles, des responsabilités et des délais clairs pour toutes les personnes impliquées. En utilisant un outil d'approbation des médias sociaux, vous pouvez faciliter l'examen et l'approbation des publications par vos clients et vous assurer que chaque élément de contenu est diffusé dans la nature.