3 secrets pour une transformation numérique réussie à but non lucratif

À la lumière de la pandémie de COVID-19, la transformation numérique à but non lucratif n'est plus un choix. Les organisations sont désormais confrontées à des défis sans précédent et se tournent vers la technologie pour travailler à distance, transférer les efforts de collecte de fonds en ligne et vérifier les populations vulnérables qu'elles desservent.

La technologie nécessaire pour accomplir cela et remplir votre mission est importante, mais vous devez mettre en place un plan pour vous assurer que les personnes qui utilisent ces technologies peuvent apprendre avec succès les nouveaux processus. Qu'il s'agisse des membres de votre personnel interne, des bénévoles, des membres du conseil d'administration ou de vos bénéficiaires, les personnes doivent rester au cœur de la transformation numérique de votre association .

D'un point de vue interne, le terme « transformation numérique » signifie quelque chose de différent pour chaque département de votre organisation à but non lucratif. Au fur et à mesure que votre organisation passe au numérique, chaque rôle doit repenser la façon dont il accomplit son travail et atteint ses objectifs :

• Les gestionnaires de bénévoles transfèrent les processus papier et la coordination en ligne
• Les responsables informatiques se concentrent sur la logistique du passage à un environnement de travail complet à domicile
• Les équipes marketing transforment les événements en personne en expériences engageantes dans le monde virtuel
• Les départements de développement transfèrent leurs opérations de collecte de fonds en ligne
• Les directeurs exécutifs maintiennent une main-d'œuvre répartie alignée et progressent vers le même objectif

Lors de la transformation numérique de votre organisation à but non lucratif, il est essentiel de se rappeler à quel point l'expérience de chaque équipe peut être différente maintenant qu'elles sont toutes presque entièrement en ligne ou organisées via des outils numériques. Ci-dessous, nous avons rassemblé trois conseils pour vous assurer que votre organisation à but non lucratif garde tout le monde à l'esprit tout au long du processus et guide votre équipe lors d'une transformation numérique.

1. Traduire les processus papier en numérique

Une grande banque alimentaire métropolitaine avec laquelle Heller Consulting travaille généralement intègre ses bénévoles lors d'une réunion en personne, au cours de laquelle ils remplissent des documents. Par la suite, les bénévoles communiquent par courriel ou par téléphone avec les membres du personnel de la banque alimentaire pour s'inscrire aux quarts de travail.

Le personnel du programme a vu le besoin de transformer l'expérience de volontariat en une expérience numérique car le processus en personne n'évoluait pas avec le nombre de volontaires nécessaires pour servir leurs bénéficiaires. De plus, ce n'était pas un processus qui pouvait être facilement reproduit en ligne : chaque étape comportait plusieurs contacts humains, de la saisie de données et de l'appel de bénévoles aux réunions en personne.

Ils ont donc réfléchi à la manière dont les bénévoles recevraient les informations par voie numérique et à la manière dont la banque alimentaire devrait suivre en interne les données des bénévoles. Le résultat a été une interface en ligne qui a permis aux bénévoles de s'inscrire et de changer de quart de travail en temps réel, de créer des pages de bénévoles personnalisées où ils peuvent suivre les heures et de communiquer avec le personnel de la banque alimentaire. Les membres du personnel pourraient également acheminer les informations sur les bénévoles directement vers le CRM et ajouter des bénévoles aux séries d'e-mails pertinentes.

Si votre organisation à but non lucratif se lance dans un projet qui transforme un processus en personne numérique, guidez votre équipe à travers les étapes suivantes :

• Organiser une réunion avec les membres du personnel impliqués dans le processus en personne
• Passez en revue les bases du processus actuel afin de ne manquer aucune fonction clé
• Demandez ce qui pourrait être amélioré à l'aide d'outils numériques
• Reconnaissez les craintes du personnel concernant le processus de transformation numérique. Répondre à ces craintes peut ouvrir l'équipe à de meilleures pratiques d'écoute et de remue-méninges
• Cartographier le nouveau processus numérique et le nouveau rôle de chacun
• Mettre en œuvre la nouvelle technologie et communiquer tous les changements et mises à jour au personnel
• Fournissez des ressources de formation à votre personnel afin qu'il se familiarise avec les nouveaux outils
• Organisez une autre réunion pour vous regrouper après avoir utilisé le nouvel outil et discuter des derniers ajustements ou modifications.

2. Commencez par l'expérience constituante

Avant de démarrer un projet de transformation numérique, réfléchissez-y de l'extérieur vers l'intérieur. Si, par exemple, votre objectif est d'encourager les donateurs et les bénévoles à s'engager davantage dans votre organisation, vous devez collaborer entre les départements pour affiner ce qui compte le plus pour eux. constituants spécifiques.

En abordant la transformation numérique dans cette perspective, vous êtes en mesure de réfléchir aux problèmes rencontrés par vos électeurs et à la manière dont la technologie peut résoudre ces problèmes.

Par exemple, une organisation de sauvetage d'animaux n'a pas été en mesure de répondre aux milliers d'appels qu'elle recevait de personnes qui envisageaient d'adopter un animal de compagnie. Ils ont donc décidé de procéder à une refonte de leur automatisation marketing et de transformer les étapes initiales de l'écran en un parcours d'engagement numérique.

Ces démarches se font désormais en ligne et recueillent des informations via un formulaire qui détermine si une personne est qualifiée pour adopter un animal. Ceux qui ne sont pas qualifiés reçoivent une série de communications par e-mail expliquant comment ils peuvent devenir qualifiés.

Pour toutes les personnes qualifiées, ils sont mis en place avec des entretiens en visioconférence avec le personnel de l'association. Ils reçoivent également une série d'e-mails automatisés sur la façon de prendre soin de leur nouvel animal de compagnie.

Avant ce changement, quelqu'un appelait le refuge (souvent plus d'une fois), essayait de joindre un membre du personnel au téléphone et fixait un rendez-vous pour se rendre au refuge pour une entrevue. Désormais, les adoptants bénéficient d'une expérience virtuelle rapide et les membres du personnel peuvent suivre plus efficacement tous les adoptants intéressés.

Pour vous mettre à la place de vos électeurs, posez à votre personnel des questions telles que :

• Quels e-mails quelqu'un aimerait-il recevoir et lire de notre organisation ?
• Quel type de messages sur les réseaux sociaux trouveraient-ils inspirants ?
• Aimeraient-ils recevoir ces informations par publipostage ou par e-mail ?
• Y a-t-il un processus en place qui donne trop de propriété à l'électeur, comme le forcer à appeler plusieurs fois?

À partir de là, vous pouvez tester un nouvel outil technologique à faible coût ou à titre d'essai pour voir comment il sert votre organisation pour une campagne ou un événement spécifique. Ensuite, évaluez les résultats et appliquez-les lorsque vous réfléchissez à la façon dont l'innovation pourrait continuer à servir votre organisation pour les années à venir.

3. Utilisez des techniques de gestion du changement pour soutenir votre personnel

Avec des personnes à travers le pays travaillant à domicile en raison de la pandémie de COVID-19, les professionnels à but non lucratif doivent également faire face à la transformation numérique dans leurs environnements de travail quotidiens.

Pour les dirigeants et les superviseurs d'organisations à but non lucratif, il est essentiel de se rappeler que les nouvelles technologies et les nouveaux processus peuvent parfois signaler au personnel que leur emploi est en danger. Ce n'est pas le cas, mais la peur peut entrer dans l'équation lorsqu'une personne doit acquérir rapidement de nouvelles compétences et éventuellement revoir sa façon de faire son travail au quotidien.

Cette peur peut conduire à une résistance au changement au sein de votre personnel. Au lieu d'apprendre les nouveaux outils, les membres du personnel reviennent parfois aux anciens processus, sautent la formation pour la nouvelle technologie ou disent carrément qu'ils refusent d'apprendre la nouvelle méthode.

La résistance au changement est naturelle, mais il appartient aux superviseurs de vérifier auprès des membres du personnel, de communiquer efficacement tout au long du changement et de célébrer lorsque les membres du personnel utilisent avec succès les nouveaux outils numériques. Au sein de votre association, vous pouvez aider à gérer ce changement et :

• Donnez des remerciements hebdomadaires au personnel à la fin de chaque semaine, mettez en évidence quelqu'un qui utilise avec succès le nouvel outil ou processus
• Envoyez des mises à jour d'étapes spécifiques par e-mail. Par exemple, montrez quand 100 bénévoles ont été intégrés virtuellement, ou quand la première campagne par e-mail sur un outil d'automatisation du marketing est mise en ligne
• Encouragez les membres du personnel en formation à utiliser de nouveaux outils ou processus. Vous pouvez envoyer des bonbons ou organiser une soirée pizza virtuelle à la fin d'une longue semaine de formation
• Planifiez des vérifications supplémentaires avec le personnel qui transforme un processus en personne en un processus numérique

Quelle que soit la manière dont vous choisissez d'aider à gérer le changement et la transformation numérique, une communication ouverte est essentielle. Cela donne au personnel un moyen d'exprimer ses opinions, de se sentir entendu et reconnu, et de formuler des critiques sur le nouveau processus ou outil. Tout au long du processus, vous voulez que votre personnel se sente valorisé.

Il est facile de se perdre dans la logistique d'un projet de transformation numérique. Surtout maintenant, alors qu'il y a une pression pour que de nouveaux outils technologiques fonctionnent pour servir ceux qui en ont besoin, collecter des fonds et communiquer en interne avec votre personnel. De plus, il peut être tentant de donner la priorité à la technologie plutôt qu'aux personnes.

N'oubliez pas : votre personnel et votre communauté recherchent un véritable engagement, et vous pouvez utiliser des outils numériques pour le leur donner. Gardez ces conseils à l'esprit, recherchez des options technologiques et demandez-vous si votre approche de la transformation numérique fonctionne pour l'ensemble de votre organisation, du personnel aux bénéficiaires. Pour en savoir plus sur la gestion du changement et son lien avec les transformations numériques dans les organisations à but non lucratif, visitez la page des ressources de gestion du changement de Heller Consulting .

Cet article a été rédigé par Kaia Swift, responsable marketing chez Heller Consulting, une société de conseil en technologie spécialisée dans la stratégie et la mise en œuvre à but non lucratif. Elle aime raconter les histoires inspirantes des clients de Heller qui trouvent de nouvelles façons créatives d'utiliser la technologie pour mieux servir le monde.