RFQ (Demande de devis) : Comment le créer efficacement pour une agence de développement

Une demande de devis (RFQ) est un processus dans lequel l'entreprise invite des vendeurs et des fournisseurs externes à soumissionner sur des produits ou services spécifiques. D'une manière générale, il s'agit de la demande du prix des articles que vous savez que vous voulez. Cependant, cela devrait toujours impliquer plus que le coût par article. Avec la demande de devis, il est possible de fournir des informations détaillées sur le projet et ses exigences. C'est la priorité absolue de faire des spécifications aussi détaillées que possible pour recevoir des devis précis. Cela donne la possibilité de créer un devis beaucoup plus précis, par rapport aux autres fournisseurs. L'autre raison pour laquelle les citations sont spécifiques réside derrière la liaison juridique, car les citations peuvent être utilisées à cette fin.

L'appel d'offres est une opération qui doit être exécutée régulièrement par un responsable de l'approvisionnement. Il existe plusieurs méthodes pour le faire. Quel que soit celui que vous choisissez, il s'agit d'une méthode robuste pour réduire les coûts. Dans cet article, nous discuterons de la manière de créer efficacement une demande de devis pour une agence de développement.

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Claue - Clean, Minimal Magento 2 & 1 Theme est un excellent modèle pour une boutique de commerce électronique moderne et propre avec plus de 40 mises en page de page d'accueil et des tonnes d'options pour les mises en page de magasin, de blog, de portefeuille, de localisateur de magasin et d'autres pages utiles. La version 2. 0 de Claue est livrée avec un tas de fonctionnalités exclusives, notamment :

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Cette deuxième version avancée se différencie complètement de la précédente. Ainsi, si vous utilisez la version 1 de Claue et que vous souhaitez mettre à jour vers la version 2 de Claue, vous ne pouvez que reconstruire un nouveau site Web plutôt que de mettre à jour à partir de l'ancienne version.

Le processus d'appel d'offres

Un RFQ ne laisse pas de place à la créativité. Mais il exige plutôt que le fournisseur fournisse son devis sur le développement du type exact de logiciel en utilisant des spécifications prédéterminées.

1. Préparation

La partie cruciale de la création d'un appel d'offres est la préparation. Il intègre la collecte de tous les documents essentiels et la recréation du processus d'une invitation à la conclusion de la transaction. Gardez toujours à l'esprit la « vue d'ensemble » de la façon dont vous voulez que votre devis soit.

En utilisant le catalogue RFQ, vous pouvez acheter des articles à volume élevé et passer des commandes qui vous sont fournies régulièrement. Avec la norme, vous pouvez placer un devis sur une quantité fixe d'un produit spécifique que vous n'achetez pas très souvent. En ce qui concerne la demande de devis, vous pouvez l'utiliser pour commander une machinerie ou un équipement volumineux et coûteux qui n'a jamais été demandé auparavant.

2. Rassembler les documents cruciaux

Ceux-ci incluent l'invitation et la description de l'offre, les termes et conditions, le modèle de tarification, les exigences de qualification ainsi que le questionnaire et les critères d'attribution. Dans la demande, décrivez votre entreprise, le projet que vous poursuivez et toutes les autres informations nécessaires pour que le fournisseur sache en quoi consiste votre entreprise.

3. Donner le cadre juridique de l'offre

Ensuite, joignez les termes et conditions pour donner le cadre juridique de l'offre. Décrivez les conditions acceptées et sur lesquelles vous ne travaillerez pas pour réduire la vitesse de traitement de la négociation de l'accord et clôturer la demande de prix.

Le modèle de tarification donne des directives à tous les participants à suivre pour soumettre une offre. C'est le document qui vous aidera à comparer les offres pour sélectionner celle qui vous convient. Ayez une ventilation des prix spécifique basée sur la catégorie du produit ainsi que des inducteurs de coûts spécifiques.

Tenez compte des critères suivants lors du choix du bon fournisseur :

• Qualité des services ou produits ;

• Prix de la qualité proposé par le fournisseur ;

• Coût de possession sur la période ;

• Risques et rendements associés aux produits et aux fournisseurs ;

• La collecte des documents est une étape importante du processus de préparation. L'ensemble du processus lui-même devrait occuper environ 50 % du temps total de votre appel d'offres.

4. Gestion

• Dans ce processus, le plus important est de traiter tous vos participants de la même manière . Fournissez toutes les mises à jour sur votre projet à l'ensemble du groupe de vos fournisseurs. Si quelqu'un de vos fournisseurs pose une question sur le projet, assurez-vous d'y répondre et de la partager avec l'autre groupe. Respecter l'éthique commune du processus. À ce moment-là, vous pouvez toujours subir un deuxième tour de négociation des prix au cas où les participants auraient le nouvel objectif de prix en tête.
• L'avant-dernière étape que vous remplirez est l'attribution . Sur la base des données que vous avez recueillies au fil du temps, décidez du fournisseur que vous choisirez. Les critères d'attribution sont utiles dans ce processus. Dans le processus d'attribution, essayez d'inviter autant de personnes différentes de votre entreprise que possible pour prendre la décision. Assurez-vous de conserver un mémo du nombre total d'enchères que vous avez reçues, du nombre que vous avez choisi, de qui a voté quoi et des raisons pour lesquelles vous avez choisi les paris gagnants. Il vous aide à faciliter et à améliorer le processus de réalisation des appels d'offres à l'avenir.

5. Clôture

La dernière étape du processus d'appel d'offres est la clôture. Après avoir sélectionné votre gagnant, il est utile de tenir la dernière réunion où vous concluez l'affaire et signez le contrat. En prenant soin des conditions générales dans le processus de préparation, cela ne devrait pas vous prendre beaucoup de temps et d'efforts. Si vous ne l'avez pas fait, une longue négociation vous attend, ainsi qu'un éventuel changement de prix qui ne vous sera pas favorable. Habituez-vous également à donner votre avis à tous les participants à l'appel d'offres, pas seulement à ceux qui ont été récompensés. C'est une bonne pratique commerciale, et cela garantit que vous serez en mesure de conserver des contacts au cas où des offres intéressantes vous seraient proposées à l'avenir.

Comment créer un document RFQ afin d'obtenir un devis précis de l'agence de développement ?

Pour répondre à cette question, passez en revue la liste suivante des conditions préalables qui doivent être en place avant de créer votre résumé de projet initial :

Enquête : recherchez les sites Web de vos concurrents et collectez une liste de fonctionnalités

Lorsque vous souhaitez être un marchand de commerce électronique, bouclez votre ceinture. Visitez les sites Web de vos concurrents et notez soigneusement toutes les fonctionnalités. Si besoin n'hésitez pas à noter les URL avec des captures d'écran. C'est la phase initiale de recherche pour vous et apportera plus de clarté à vos idées et à son USP (Unique Selling Proposition).

Images de produits : fournissez des exemples d'images de produits à votre agence de développement

Le plus critique mais le plus lourd est le processus de création d'images de produits. C'est un investissement qui récoltera des rendements favorables à long terme.

Vérifier:

• Avez-vous toutes les images des produits en haute résolution ?
• Ont-ils un fond blanc ou nécessiteront-ils d'autres modifications dans Photoshop ?

Données sur les produits : besoin de fournir au moins 5 à 6 enregistrements complets avec tous les attributs du produit dans un format de feuille de calcul avec appel d'offres

Alors que l'industrie du commerce électronique devient de plus en plus sophistiquée, Data détient la clé d'un back-end robuste et puissant de votre site Web de commerce électronique. Avant de commencer le développement, passez en revue les données de vos produits pour déterminer si elles sont organisées de manière structurée dans un tableur ou une base de données ? Ou est-il possible d'exporter les données de votre logiciel POS ? Si non, comment comptez-vous procéder ?

Conception de site Web : la conception parfaite des pixels vous permettra d'obtenir des conversions de visiteurs.

La conception de votre site Web de commerce électronique va lui donner une identité, vous devez être très précis en ce qui concerne l'apparence et la convivialité de votre site Web. De quelle manière particulière souhaitez-vous concevoir votre site Web ? Avez-vous une préférence pour certaines couleurs spécifiques ou un thème de couleurs ? Votre logo est-il disponible en haute résolution ? Y a-t-il un site Web particulier que vous souhaitez imiter ? Indiquez-le dans votre document RFQ.

Structure du menu : Définissez les catégories et les sous-catégories.

C'est la plus simple de toutes les conditions préalables, mais très critique. Essayez de définir les catégories et sous-catégories de votre structure de menu avec la plus grande clarté. Par exemple, Accueil, À propos de nous, Produits, Solutions, etc. Un menu bien défini vous permet de créer une structure appropriée pour votre site Web de commerce électronique, qui à son tour joue un rôle important au cours du processus de développement.

Budget et financement

Le site Web de commerce électronique est un projet de base et ne doit pas être considéré comme un projet parallèle. Cela nécessite un investissement sérieux ainsi que beaucoup de travail acharné. Si votre budget est inférieur à 7 000-8 000 USD, nous vous suggérons de réfléchir à nouveau à vos projets de développement d'un site Web de commerce électronique. Parce que les sites Web de qualité inférieure ne se vendent pas (Période). Plus le budget est élevé, meilleure sera la qualité de votre site Web de commerce électronique.

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Un modèle de brief initial pour votre site Web à envoyer à votre agence de développement :

Aperçu:

Fournissez un résumé de votre projet. Précisez également votre date limite de réalisation du projet.

Traits:

Une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre site Web de commerce électronique avec des exemples et des références.

Images et données :

Avec le document d'exigence de votre projet, envoyez également un exemple d'ensemble de données d'au moins 3-4 enregistrements (vous pouvez omettre toute information exclusive, par exemple le coût d'achat). Envoyez également quelques images de référence, si nécessaire, vous pouvez filigraner ces images en éliminant toute possibilité de réutilisation.

Cas d'utilisation :

Essayez de définir quelques cas d'utilisation. Les parties prenantes et les acteurs du site Web et ce qu'ils feront. Google "cas d'utilisation" et vous trouverez une tonne d'informations sur la façon de définir le cas d'utilisation. Il aide votre agence de développement à affiner le flux d'activité des utilisateurs.

Caractéristiques spéciales :

Si votre site Web de commerce électronique comporte quelques fonctionnalités prêtes à l'emploi ou des exigences particulières, par exemple, le site Web doit détecter le pays de l'utilisateur. Il change également la devise automatiquement, veuillez indiquer clairement ces exigences.

Structure, conception et modèle de menu :

Si vous avez déjà fait une maquette, envoyez-la sans aucune hésitation. Même un croquis dessiné à la main de la page d'accueil montrant votre point de vue et la façon dont vous avez visualisé votre site Web de commerce électronique sera d'une grande utilité. Fournissez également des détails sur la structure du menu de votre site Web.

Conclusion

Le processus de RFQ est l'un des outils les plus influents permettant à l'acheteur de demander des informations supplémentaires sur le prix sur le marché des fournisseurs. Il est essentiel pour les moyennes et grandes entreprises de comprendre comment gérer efficacement le processus d'appel d'offres. Considérez que la demande de devis est comme un lien entre un mari et sa femme. Il est essentiel de trouver le bon fournisseur pour votre entreprise car cette connexion peut être avantageuse pour les années à venir. Entretenir cette relation est vital pour les deux parties. La stratégie est importante et vous devez toujours vous en souvenir lors de la réalisation de la demande de prix.

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