La pandémie de COVID-19 a initié un passage massif au travail à distance, et le télétravail devrait durer bien au-delà du point où les mesures de distanciation sociale peuvent être assouplies. En fait, 99 % des travailleurs déclarent qu'ils préféreraient travailler à distance, au moins à temps partiel, pour le reste de leur carrière.
Alors que les dirigeants d'organisations à but non lucratif pourraient se demander si la poursuite du travail à distance affectera négativement la productivité, 77 % des employés distants déclarent se sentir plus productifs à la maison par rapport à un environnement de bureau occupé. Avec les bons outils de travail à distance et le bon soutien, votre organisation à but non lucratif peut renforcer une culture positive du travail à domicile qui maintient la productivité de vos employés.
Il existe plusieurs plates-formes en ligne disponibles pour aider les professionnels à but non lucratif, notamment des outils de travail à distance pour la gestion de projet collaborative, les communications d'équipe, la planification de réunions, une concentration accrue et la réduction du stress.
Ci-dessous, nous partageons 10 outils de travail à distance qui peuvent augmenter la productivité de votre équipe pendant cette période de travail à distance et au-delà. Pour chacun, nous expliquons ce que fait l'outil, comment votre organisation à but non lucratif peut l'utiliser et comment il s'intègre dans la promotion de communications numériques efficaces. La majorité de ces ressources sont gratuites ou offrent des réductions aux organisations à but non lucratif.
1. MURALE
Lorsque vous réfléchissez à des idées pour un événement majeur, comme votre prochaine campagne, les réunions en personne permettent à votre équipe de rédiger des plans sur un tableau blanc et d'utiliser d'autres repères visuels pour guider votre discussion. MURAL est un espace de travail numérique qui permet à votre équipe de faire ce type de collaboration visuelle à distance.
Votre équipe peut utiliser un tableau MURAL pour capturer des idées sur des notes autocollantes numériques, hiérarchiser les tâches par urgence et importance, créer des diagrammes pour définir votre stratégie marketing, et bien plus encore. C'est un outil collaboratif et créatif qui peut être particulièrement utile pour les membres de l'équipe qui pensent et apprennent mieux visuellement.
Les organisations à but non lucratif désignées comme 501 (c) 3 qui ont un budget de fonctionnement annuel de moins de 20 millions de dollars peuvent être éligibles à un espace de travail MURAL gratuit. Les autres organisations à but non lucratif peuvent toujours bénéficier de 50 % de réduction sur n'importe quel abonnement MURAL.
2. Google pour les associations
Google pour les associations offre une variété de ressources à l'usage des associations, notamment YouTube Giving, Google Ad Grants, ainsi que Google Earth et Maps. L'une de ses fonctionnalités particulièrement utile pour le travail à distance est l'accès à G Suite, qui comprend des applications professionnelles telles que Gmail et Google Drive, Docs, Calendar et Meet. Il s'agit d'une solution tout-en-un facile à utiliser pour les besoins de base de votre équipe en matière de planification, de communication et de développement de produits.
Google propose trois forfaits à prix réduits pour les organisations à but non lucratif, allant de 0 $ à 8 $ par utilisateur et par mois. Les différents plans varient en termes de stockage cloud, de taille de vidéoconférence, de fonctionnalités de sécurité et de fonctionnalités générales.
3. Asanas
Asana est un outil de gestion de projet qui peut aider votre équipe à distance à garder une trace de tous les détails pour accomplir votre tâche. Par exemple, vous pouvez utiliser l'outil pour élaborer votre plan marketing Giving Tuesday, y compris quand vous enverrez quels e-mails, et attribuer chacune des sous-tâches associées à un membre de l'équipe approprié pour qu'elle soit terminée à une date convenue.
Les organisations à but non lucratif éligibles peuvent demander une remise de 50 % sur Asana Premium ou Asana Business.
4. Griffonner
Trouver des heures de réunion qui conviennent à tout le monde peut déjà être difficile lorsque vous travaillez ensemble dans un bureau, mais cela peut devenir plus difficile lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires et via des communications numériques. Doodle simplifie le processus de planification en vous permettant d'interroger les membres de l'équipe pour différentes heures de réunion potentielles. Cela peut être particulièrement utile pour planifier des réunions avec des partenaires locaux ou des bénévoles qui peuvent être en dehors du calendrier partagé de votre organisation à but non lucratif.
La version de Doodle qui vous permet de créer des sondages de planification de base est gratuite. La société propose également un essai gratuit de 14 jours pour découvrir ses options premium.
5. Mou
Slack aide votre équipe à communiquer de manière plus organisée en dehors des e-mails en créant différents canaux de discussion pour différents sujets. Par exemple, vous pouvez avoir un canal dédié à la planification Giving Tuesday où tous les membres de l'équipe peuvent poser des questions et fournir des mises à jour pour ce sujet.
Vous pouvez également avoir des canaux moins formels pour aider à créer ce sentiment de bureau des conversations «autour du refroidisseur d'eau» même lorsque vous êtes à distance. Dans ces canaux, votre équipe peut partager des mises à jour personnelles, d'adorables photos d'animaux, des recettes de cuisson de quarantaine préférées, et plus encore.
Les organisations à but non lucratif comptant 250 membres ou moins peuvent obtenir une mise à niveau gratuite sur le plan Slack Standard, et celles qui comptent plus de 250 membres peuvent obtenir une remise de 85 %. Les organisations à but non lucratif peuvent également bénéficier d'une réduction de 85 % sur le plan Plus. De plus, les organisations luttant contre le COVID-19 peuvent demander trois mois gratuits d'un plan Standard ou Plus Slack.
6. Todoiste
Todoist est la liste de tâches ultime, vous permettant de décomposer de grandes tâches en sous-tâches gérables. L'outil suggérera des délais en fonction de votre charge de travail existante et vous pourrez attribuer un code couleur aux tâches par projet et niveau d'urgence.
Il est particulièrement utile pour créer et attribuer des tâches en temps réel lors de vos réunions d'équipe à distance. Pendant que vous discutez de votre campagne à venir, le personnel peut ajouter des tâches et des sous-tâches qui résultent de la discussion pour s'assurer que la réunion est productive et que vous partez avec des étapes suivantes claires.
Les organisations à but non lucratif peuvent demander une remise de 50 % sur les abonnements Todoist Business. La société fournit également des conseils d'utilisation de Todoist pour éviter l'épuisement professionnel et propose des modèles Todoist prêts à l'emploi pour les ordres du jour des réunions à but non lucratif, les calendriers des réseaux sociaux et les articles de blog.
7. Suite Hoot
Suivre plusieurs comptes de médias sociaux peut être un processus qui prend du temps. Les organisations à but non lucratif peuvent rationaliser cela en utilisant un outil comme Hootsuite. Hootsuite vous permet de planifier, créer et programmer votre marketing sur les réseaux sociaux en un seul endroit.
Cela facilite la publication sur différentes plates-formes et permet à votre équipe de planifier la publication des publications sur les réseaux sociaux aux moments les plus optimaux, tout en offrant au personnel une flexibilité dans leurs horaires personnels et professionnels. Hootsuite permet également à votre équipe de créer facilement un processus de révision et d'approbation des publications avant leur mise en ligne.
La société offre une réduction de 50 % aux organisations à but non lucratif et propose également une formation aux organisations à but non lucratif qui souhaitent améliorer leurs compétences en matière de médias sociaux.
Téléchargement gratuit : Le GRAND guide des médias sociaux pour les organisations à but non lucratif
8. Pomofocus
Lorsque vous travaillez à distance, il peut être facile d'être distrait par les médias sociaux, les actualités ou d'autres choses qui se passent dans votre maison. Pomofocus est un outil ancré dans la technique Pomodoro.
Cette technique est une méthode de gestion du temps qui comprend des tranches de 25 minutes de travail ciblé sur une tâche spécifique. Après chacune des trois premières séances de 25 minutes, vous faites une pause de cinq minutes. Après le quatrième, vous faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes avant de recommencer à un. Vous répétez cette opération jusqu'à ce que la tâche soit terminée.
La technique Pomodoro vise à favoriser la concentration, à créer un sentiment d'urgence et à éviter la fatigue mentale. Cela peut être un moyen utile de passer à travers votre journée de travail à distance, et particulièrement utile pour travailler sur de grands projets qui nécessitent une concentration approfondie, comme les demandes de subvention ou votre rapport annuel.
Pomofocus est un minuteur en ligne gratuit et simple pour mettre en œuvre la technique Pomodoro en gardant une trace de vos séances de travail et de vos pauses. Vous pouvez également répertorier les tâches sur lesquelles vous vous concentrerez directement sur la page.
9. Espace de tête
Les équipes à but non lucratif travaillent dur pour faire de leurs missions une réalité. Le personnel peut faire face au stress, à l'épuisement professionnel et à la fatigue compassionnelle. Surtout pendant le travail à distance où il y a moins de possibilités de connexions interpersonnelles pour réduire une partie de ce stress, il est essentiel d'intégrer les soins personnels dans votre culture de travail. Headspace est un outil de méditation et de pleine conscience qui peut aider votre équipe à gérer le stress.
L'entreprise a découvert que 30 jours d'utilisation de l'outil réduisaient le stress de 32 % et que seulement quatre séances réduisaient l'épuisement professionnel de 14 %. Ce faisant, cette pratique de pleine conscience augmente la productivité dans le processus. Quatre semaines avec Headspace peuvent augmenter la concentration de 14 % et une seule séance peut réduire les distractions de 22 %.
Headspace propose des ressources gratuites et trois méditations guidées pour aider les employés à faire face au COVID-19 et au stress lié au travail à distance. La société propose également des services continus pour promouvoir et suivre la pleine conscience dans votre organisation à but non lucratif.
10. Navigation consciente
Avec l'augmentation du temps à la maison et devant les écrans, il peut être facile de se laisser distraire par les médias sociaux ou les sites d'actualités. Mindful Browsing est une simple extension Chrome qui offre une légère interruption avant de naviguer vers des sites particuliers que vous avez sélectionnés et sur lesquels vous souhaitez être plus attentif à passer du temps, tels que Facebook ou Twitter.
L'outil affichera une photo et demandera, par exemple, « Êtes-vous sûr de vouloir passer du temps sur facebook.com ? » Vous pouvez sélectionner "oui", ce qui vous enverra sur le site et vous redemandera dans 10 minutes, ou profiter de ce moment pour choisir consciemment de revenir à une autre activité. L'outil peut être personnalisé pour vous rappeler les activités que vous préféreriez faire plutôt que de visiter ce site.
Cet outil est gratuit pour tous les utilisateurs, ne suit pas votre activité et possède un code open source. Cela peut être un moyen utile d'être plus attentif au "doomscrolling", de fixer des limites de temps pour les pauses de travail et de ne pas être trop distrait par les réseaux sociaux.
Tirez parti des outils de travail à distance pour garder votre équipe concentrée
Le passage important au travail à distance cette année s'accompagne d'opportunités d'améliorer la culture de travail de votre organisation à but non lucratif tout en augmentant la productivité de votre équipe. Bien que ces changements puissent présenter des défis, tirer parti des outils de productivité et de travail à distance disponibles, ainsi que des remises pour les organisations à but non lucratif, peut aider à organiser, motiver et concentrer votre équipe tout en s'adaptant au nouvel environnement.
5 façons dont la collecte de fonds en ligne se rentabilise