Solutions technologiques pour une meilleure expérience de travail à distance

Le travail à distance semble être là pour rester indéfiniment. Les entreprises de tous les secteurs ont tendance à avoir des sentiments mitigés à ce sujet, certaines préférant un retour à la vie de bureau pré-pandémique dès que possible, tandis que d'autres sont plus ouvertes à des modalités de travail à distance permanentes.

Les employés sont généralement les parties prenantes les plus désireuses de continuer à travailler à distance, grâce à la liberté et à la flexibilité considérables que cela offre. Le travail à distance, cependant, n'est pas sans inconvénients, tant pour les employeurs que pour les employés, et disposer d'une plate-forme de communication unifiée pourrait être une bonne solution. Dans cet esprit, voici quelques-unes des solutions technologiques importantes pour une meilleure expérience de travail à distance tout autour.

Vidéo conférence

Les réunions vidéo sont plus cruciales que jamais pour permettre aux gens d'interagir et de collaborer pendant que des millions de personnes travaillent à domicile. Il semble que la visioconférence soit là pour rester, la majorité des chefs d'entreprise s'attendant à permettre au personnel de faire du télétravail même après que la pandémie soit sous contrôle. Savoir comment utiliser efficacement un logiciel de vidéoconférence peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos réunions vidéo, ainsi qu'à rendre vos employés plus heureux et plus productifs.

Les gens sont plus susceptibles d'interagir lors de l'utilisation de la vidéoconférence par opposition à la simple voix. Ce logiciel peut être utilisé pour planifier rapidement une réunion, former de nouveaux employés ou effectuer des évaluations de performance. Être capable de voir les visages des autres favorise la communication et rassemble les équipes, améliore la collaboration et remonte le moral.

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Systèmes de salle

Les entreprises utilisent des systèmes de salle pour ajouter la vidéoconférence à un lieu de réunion. Les employés utilisent un logiciel de visioconférence pour une communication vidéo en tête-à-tête, mais les systèmes de salle équipent une zone de réunion d'une technologie qui permet à tout le monde dans la salle de se joindre sans avoir à apporter son propre appareil.

Les logiciels de visioconférence incluent souvent des systèmes de salle en tant que produit complémentaire ou compagnon. Certains fournisseurs, cependant, ne font pas la différence entre leurs systèmes de visioconférence et de salle, les présentant comme un seul package. Certains fournisseurs incluront leur propre matériel propriétaire, qui peut être utilisé en conjonction avec le matériel existant de l'entreprise pour faire fonctionner une entreprise.

Téléphone nuage

Pour les entreprises modernes, le facteur le plus critique est la continuité de l'entreprise et les clients ne pourront pas contacter votre entreprise si vos systèmes sur site sont en panne. Votre premier recours dans de tels scénarios est généralement de rechercher un spécialiste informatique qui peut vous aider à résoudre le problème. Cependant, vous manquerez toujours des opportunités commerciales pendant cette période. Les clients seront irrités par le temps d'arrêt, ce qui pourrait signifier une perte d'activité.

Si vous disposez d'un système téléphonique basé sur le cloud, il continuera de fonctionner jusqu'à ce que vous ayez accès à Internet. Si votre connexion Internet n'est pas disponible, vous pouvez utiliser la messagerie vocale et utiliser l'enregistrement des appels pour assurer la connectivité et la continuité. De plus, vous pouvez également utiliser le standard automatique du logiciel.

Logiciel de récompense et de reconnaissance

Les managers peuvent facilement reconnaître leurs subalternes directs grâce au logiciel de reconnaissance des employés. Il est bien établi que les employés qui ne reçoivent pas d'appréciation en temps opportun souffrent d'une diminution de la motivation et des incitations à performer à un niveau élevé. En l'absence de solution technique, les employés sont généralement invités à attendre leurs évaluations de performance semestrielles et annuelles afin d'obtenir des commentaires ou une reconnaissance. Le résultat de ces efforts de reconnaissance à la traîne est généralement que la reconnaissance, les éloges et les commentaires ont moins d'impact et de sens.

C'est pourquoi il est si fondamental de donner une reconnaissance à temps, et le logiciel rend cela possible. Les gestionnaires n'ont plus besoin d'attendre ou de s'asseoir devant leur ordinateur pour saluer leur personnel. Ils peuvent le faire de n'importe où dans le monde et à la volée.

Recrutement

Il est devenu de plus en plus clair que la technologie de recrutement est incontestablement nécessaire pour permettre le travail à distance. En matière de recrutement, il est essentiel de disposer de la bonne technologie pour trouver les bonnes personnes pour les postes pour lesquels vous embauchez.

L'utilisation d'un processus de recrutement numérique donne aux entreprises un avantage dans l'acquisition de talents, car il utilise l'IA et des algorithmes qui peuvent être programmés non seulement pour élargir le réseau, mais aussi pour prendre les décisions de présélection les plus éclairées lorsqu'il s'agit de sélectionner des candidats qualifiés. Lorsque tout le monde travaille et postule à des emplois à domicile, en particulier sur un marché du travail international, vous avez besoin d'outils d'acquisition de talents pour rationaliser vos processus d'embauche.

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L'apprentissage mobile

Bien qu'il soit essentiel d'avoir un LMS entièrement fonctionnel pour fournir une formation pertinente et complète à votre personnel, le combiner avec une application d'apprentissage mobile permet à vos employés d'accéder à leur formation de n'importe où. Que vos employés travaillent à un bureau ou soient toujours en déplacement, ils sont tous, sans aucun doute, collés et redevables à leurs téléphones portables.

Pourquoi ne pas en profiter et leur proposer une formation sur l'appareil sur lequel ils passent déjà tant de temps ? Il n'est plus nécessaire pour les employés d'être à un terminal de bureau afin de recevoir une formation de haute qualité qui leur donne les compétences et les informations dont ils ont besoin.

Suivi du temps

Rester concentré est l'un des différents pièges du travail à distance. Un trajet du matin permet à un employé de bureau de passer en mode travail afin qu'au moment où il arrive au travail, il soit prêt à se mettre au travail et à entrer dans l'état de flux.

Le télétravail signifie des changements mentaux et physiques à cette routine. Lorsque le trajet implique de marcher de votre chambre à votre espace de travail, et surtout si cet espace de travail comprend des éléments tels que des téléviseurs, votre lit et éventuellement des membres de la famille, ce changement peut être difficile. Un logiciel de gestion du temps aide en gardant les gens conscients du fait qu'ils sont sur le temps de l'entreprise.

Vous pouvez garder les employés responsables et productifs en utilisant une simple application de surveillance du temps. Demander aux gens de suivre leur propre temps peut devenir désordonné et éviter la responsabilité cruciale requise pour une bonne relation de travail entre l'employé et l'employeur.

VPN

À mesure que de plus en plus d'employés travaillent en dehors du bureau, la cybersécurité devient de plus en plus préoccupante, en particulier si les utilisateurs se connectent via des réseaux publics ou personnels. Les tentatives de phishing, le déni de service distribué (DDoS), les attaques de comptes de bureau à distance et les exploits Bluekeep sont parmi les risques les plus courants pour les employés distants. Malheureusement, de nombreux employés ne sont pas suffisamment formés à la cybersécurité pour remarquer ou ne sont pas conscients de ces formes d'attaques, ce qui les rend particulièrement exposés et vulnérables aux violations.

Les employés peuvent être aussi préjudiciables à la sécurité des données d'une entreprise que les pirates et les cybercriminels, il n'est donc pas négociable de protéger leurs appareils lorsqu'ils travaillent à domicile. Les VPN permettent aux employés d'accéder à distance en toute sécurité au réseau et aux données internes d'une organisation. L'outil établit un tunnel sécurisé entre l'appareil d'un utilisateur et les données de l'entreprise, cryptant tout ce qui est envoyé entre les deux terminaux.

antivirus

Bien que votre bureau physique puisse avoir la capacité de cybersécurité pour gérer tous les postes de travail, vous n'avez pas le même contrôle sur vos ordinateurs personnels. Pour un PC distant, Windows Defender, qui est livré en standard avec Windows 10, est une solution antivirus plus que suffisante.

Le logiciel de sécurité des terminaux doit également être utilisé par chaque travailleur à distance qui utilise un Macintosh.

Établissez une politique exigeant que tous les employés à domicile utilisent un produit antivirus sur toutes les machines qui se connectent aux ressources de l'entreprise et déterminez si vous aurez besoin d'utiliser un système de surveillance basé sur le cloud pour suivre vos postes de travail. Examinez les outils de la console d'assistance que vous utilisez actuellement, ainsi que les licences dont vous pourriez avoir besoin pour accéder aux machines qui ne sont pas sous votre contrôle et votre supervision directs. Vous pouvez configurer des solutions à distance pour permettre à votre équipe d'assistance informatique d'accéder à distance aux ordinateurs personnels des employés afin de faciliter la configuration de l'accès à distance.

Logiciel de suivi des dépenses

Une solution de gestion des dépenses en ligne permet aux employés d'accéder à leurs notes de frais de n'importe où. Les employés distants peuvent soumettre des dépenses depuis chez eux ou en déplacement, que l'équipe de comptabilité ou de paie évaluera et approuvera immédiatement, gardant tout le monde au courant et sur la même longueur d'onde sans avoir à venir au bureau.

Le temps nécessaire pour approuver et rembourser les dépenses est réduit de moitié lorsque vous utilisez une solution intégrée de gestion des dépenses. L'alternative est que vos employés des finances travaillent à distance, recevant un grand nombre de reçus virtuels qui nécessitent du temps pour être autorisés. Chaque reçu doit être examiné par rapport à la politique de l'entreprise avant de pouvoir être payé, ce qui retarde le paiement des employés.

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Conclusion

Le travail à distance, à bien des égards, a aveuglé l'économie et la main-d'œuvre, introduisant de nouvelles façons de faire les choses du jour au lendemain qui ont, pour le moins, bouleversé l'ordre établi. Nos vies professionnelles ont été façonnées pendant si longtemps par le bureau et la proximité les unes des autres que le travail à distance est encore, même après près de deux ans, étranger à de nombreuses personnes et entreprises.

Une explosion de technologies permettant le travail à distance a été la doublure argentée de tout cela. Il existe désormais des solutions technologiques et logicielles à pratiquement tous les problèmes et défis posés par le travail à distance.

De la technologie qui facilite la collaboration virtuelle à la technologie qui facilite la recherche et l'intégration des employés dans un environnement de travail à distance, il existe des moyens de contourner de nombreux pièges du travail à distance. Gardez les exemples ci-dessus à l'esprit et assurez-vous que votre entreprise profite de tout ce qui existe pour rendre le travail à distance plus productif et agréable pour toutes les personnes impliquées.