Comment les chefs de projet peuvent travailler efficacement à distance

Une révolution du travail à distance se profile à l'horizon et nous voyons de plus en plus d'entreprises passer à des modèles de travail à distance partiels ou complets, mais le travail à domicile présente à la fois des défis et des opportunités. Chaque entreprise et même les équipes individuelles au sein de ces entreprises sont différentes et bénéficieront de méthodes de travail, de pratiques et d'outils uniques pour fonctionner à distance. Pour ceux qui occupent des postes de gestion de projet, ils doivent planifier méticuleusement, rester organisés, communiquer efficacement et gérer leur temps, mais tout cela peut-il être fait à distance ?

Chez Exposure Ninja, nous sommes des partisans absolus du travail à distance et exploitons un modèle 100 % distant depuis plus de huit ans. Nous avons demandé à nos maîtres de la communication - nos chefs de projet - qui sont en première ligne jour après jour, pour garder les clients heureux et créer des résultats impressionnants, leurs meilleurs conseils pour travailler efficacement à distance.

1. Communiquer de manière productive : méfiez-vous de la messagerie instantanée

Une grande partie du rôle d'un chef de projet est centrée sur la communication, qu'il s'agisse d'informer les équipes internes des demandes des clients et des nouveaux projets ou d'informer les clients de l'avancement de leurs campagnes. Communiquer efficacement ne concerne pas seulement la clarté de vos messages ou l'établissement de bonnes relations ; il s'agit également de prioriser quand, quoi et combien d'informations vous partagez avec votre client et vos équipes.

Si vous travaillez à distance, la majorité de vos communications internes se font probablement par e-mail et sur une plateforme de messagerie instantanée. Ceux-ci peuvent être fantastiques pour rester en contact avec vos équipes et se tenir au courant de l'avancement de leur travail, s'ils sont utilisés correctement. Mais les plates-formes de messagerie instantanée, en particulier, peuvent rapidement passer d'un outil efficace à une perte de temps distrayante qui domine votre journée.

Lorsque vous communiquez par message plutôt qu'en personne ou lors d'un appel, la clarté de votre communication est encore plus importante. Il est utile de tenir compte du ton et de la fréquence de vos messages - essayez de condenser les commentaires des clients dans une mise à jour hebdomadaire pour éviter de spammer les canaux de groupe et déterminez si un appel est plus (ou moins) efficace pour les informations que vous devez transmettre.

Si vous n'avez pas le temps d'agir sur les messages qui arrivent, ne les ouvrez pas ! Si vous ne pouvez pas résister, notez rapidement le message, évaluez son urgence et revenez à la tâche à accomplir. Nous utilisons Slack, qui propose un moyen pratique de définir des rappels sur les messages que vous avez reçus afin que vous puissiez agir dessus dans une heure, demain ou la semaine prochaine. Il peut également être utile de répéter les notifications lorsque vous effectuez une tâche spécifique ou un appel. Non seulement cela empêchera les notifications d'apparaître, de vous distraire et de vous inciter à vous enregistrer, mais cela signalera également à vos collègues que vous n'êtes actuellement pas disponible pour discuter. Définir des intervalles réguliers lorsque vous consultez vos messages et vous rattraper, même en les inscrivant dans votre calendrier, peut augmenter votre productivité en vous permettant de vous concentrer sur d'autres tâches sans risquer de manquer des mises à jour importantes.

2. Planifiez votre journée : travaillez par blocs

L'un des énormes avantages du travail à distance est d'avoir la possibilité de planifier votre journée et peut-être de commencer ou de finir un peu plus tôt ou plus tard que vous ne le feriez dans un bureau. Bien que cela puisse être formidable pour certains, pour d'autres, éteindre peut être difficile. Il est trop facile pour votre journée de travail de s'infiltrer dans votre soirée lorsque vous consultez quelques e-mails après le dîner, répondez à une demande non urgente (même si cela ne vous prend que quelques minutes) ou travaillez plus longtemps que d'habitude car il n'y a pas besoin de faire la navette.

Planifier soigneusement votre semaine peut vous aider à vous déconnecter et à être plus productif. Beaucoup de nos chefs de projet (PM) segmentent leur temps en blocs, chacun étant dédié à un client ou à une tâche différente. Il peut également être utile de tenir compte des tâches inévitables mais imprévisibles qui apparaîtront au cours de la semaine, soit en ajoutant un tampon de chaque côté de vos blocs horaires, soit en créant des blocs supplémentaires pour les demandes inattendues, ce qui vous permettra de respecter votre emploi du temps même lorsque surgissent des problèmes de dernière minute qui nécessitent votre attention. Bloquer des créneaux spécifiques est un excellent moyen de vous assurer de maximiser la semaine de travail, et cela vous donne la tranquillité d'esprit que vous consacrerez suffisamment de temps à chaque client ou projet.

Enfin, maintenir un équilibre travail-vie personnelle lorsque vous travaillez à distance peut être un défi pour les meilleurs d'entre nous. Essayez de planifier des tâches administratives « plus légères » pour les 30 dernières minutes de votre journée ; cela peut vous aider à vous détendre. Si vous êtes un chef de projet, vous aimez probablement les listes et la planification, alors essayez d'écrire tout ce qui vous passe par la tête pendant la soirée sur votre téléphone ou sur un bloc-notes plutôt que de revenir sur votre ordinateur portable pour l'action. Beaucoup de nos PM Ninjas trouvent que bloquer du temps pour faire de l'exercice ou un passe-temps immédiatement après le travail est un excellent moyen de faire la transition vers leur temps d'arrêt et d'avoir une coupure brutale à la fin de leur journée de travail.

3. Réunions virtuelles patronales : tout est dans la préparation

Lorsque vous travaillez à distance, les réunions ont tendance à avoir lieu moins fréquemment qu'elles ne le feraient dans un bureau - cela peut aider les particuliers et les entreprises à vraiment réfléchir au but et à la valeur de leurs réunions et à s'assurer qu'elles sont aussi efficaces que possible. Nous essayons de nous en tenir à des créneaux de 30 minutes pour éviter de longues discussions ouvertes qui auraient pu être condensées en deux fois moins de temps - nous connaissons tous les réunions qui s'éternisent et déraillent, ainsi que le vieux principe qui fonctionne s'agrandit pour remplir le temps disponible. Si vous dirigez l'appel, essayez de limiter le nombre de petites conversations qui ont lieu au début. Il est important de rattraper les clients et les membres de l'équipe, mais après une minute ou deux, rappelez doucement aux participants le but de l'appel et commencez votre agenda.

Pour vous assurer que les réunions sont productives, partagez vos notes ou un ordre du jour avec d'autres participants avant l'appel, clarifiez l'objectif de la réunion et encouragez les autres à se préparer correctement avant la réunion. Que vous utilisiez un logiciel de visioconférence, Skype ou votre mobile, assurez-vous d'avoir une sauvegarde. Nous avons tous été là lorsque des problèmes techniques perturbent l'appel au pire moment possible, mais si cela se produit lors d'un appel client, ce n'est pas seulement non professionnel, mais cela peut aussi faire perdre du temps. Avant les réunions, vérifiez que votre micro fonctionne et que vous pouvez accéder à n'importe quelle salle de réunion virtuelle que vous utilisez. Ayez toujours le numéro de téléphone du client à portée de main au cas où.

4. Configurer votre poste de travail : cela en vaut la peine

Que vous travailliez à la maison pour une journée, une semaine ou indéfiniment, aménager votre espace pour travailler pour vous est essentiel. En tant que chef de projet, vous recevez probablement de nombreux appels tout au long de la semaine. Une caméra et un microphone de bonne qualité sont donc essentiels. Considérez (et vérifiez !) Votre environnement avant de rejoindre les appels - nous avons tous vu le travail à distance échouer lorsqu'un pantalon se trouve sur le sol ou que des enfants voyous se promènent dans la pièce... Si possible, créez un espace dédié au travail qui est gratuit de l'encombrement et des distractions. Cela vous permettra de rester concentré et de basculer plus facilement entre le travail et votre temps personnel.

En fin de compte, la plupart des travaux de bureau peuvent être effectués tout aussi efficacement, sinon plus efficacement, à distance. Les compétences requises pour une gestion de projet efficace restent les mêmes et les personnes attirées par la gestion de projet sont organisées et indépendantes, ce qui est le trait parfait non seulement pour survivre mais aussi pour prospérer en travaillant à distance.

Si vous avez du mal à faire la transition du bureau à votre domicile, la révolution du travail à distance peut vous aider à vous adapter, en vous fournissant tous les outils, techniques et astuces que nos chefs de projet utilisent pour gérer efficacement leurs équipes et travailler avec les clients. Passez du bureau à la distance avec Exposure Ninja et rendez vos relations avec vos clients et collègues meilleures que jamais.