Externalisation des services de saisie de données de produits de commerce électronique : défis et solutions

À l'ère numérique, le commerce électronique est devenu un élément essentiel de nombreuses entreprises, leur permettant d'atteindre un public plus large et d'augmenter leurs ventes. Cependant, la gestion de la saisie des données produit pour le commerce électronique peut prendre du temps et être fastidieuse. C'est pourquoi de nombreuses entreprises sous-traitent cette tâche à des prestataires tiers. Bien que l'externalisation des services de saisie de données de produits de commerce électronique puisse apporter de nombreux avantages, tels que des économies de coûts et une efficacité accrue, elle peut également poser plusieurs défis.

Dans cet article, nous explorerons certains des défis courants auxquels les entreprises sont confrontées lors de l'externalisation des services de saisie de données de produits de commerce électronique et fournirons des solutions pour les surmonter.

1. Trouver un fournisseur digne de confiance

Le processus d'externalisation devient facile lorsque vous engagez un service qui vaut votre temps et votre argent. Malheureusement, en tant que vendeur, vous pouvez finir par choisir la mauvaise entreprise en raison d'un manque d'informations appropriées. Cela peut être particulièrement difficile lorsqu'il s'agit de nouveaux fournisseurs, car le vendeur peut ne pas avoir d'expérience ou de connaissances préalables sur les pratiques commerciales du fournisseur.

Cela inclut leurs pratiques commerciales, leur réputation et leur stabilité financière, ce qui rend difficile l'évaluation de leur fiabilité. Le vendeur peut ne pas être au courant des antécédents du vendeur ou de la qualité de ses produits ou services, ce qui peut augmenter le risque de faire affaire avec lui.

Solution – Effectuez des recherches approfondies

Avant de sous-traiter à un fournisseur de services, vous devez effectuer une recherche et une évaluation de facteurs tels que les antécédents de l'entreprise, sa réputation sur le marché, le nombre et la taille des projets achevés, la disponibilité de technologies de pointe, etc. répondre à toutes vos questions concernant la valeur de l'entreprise en tant que partenaire de votre entreprise. De plus, si vous avez encore du mal à prendre des décisions, vous pouvez toujours demander des références à d'autres sociétés réputées sur le marché.

2. Problèmes de sécurité et de confidentialité

L'externalisation de vos opérations commerciales implique de donner accès à vos actifs commerciaux, y compris les informations sensibles et la propriété intellectuelle. Par exemple, si vous êtes un vendeur multicanal enregistré auprès d'Amazon, Shopify et eBay, vous devez fournir les informations d'identification du vendeur à la société de sous-traitance pour répertorier votre produit.

Ce type d'informations sensibles doit être protégé à tout prix. De plus, les risques de violation de données sont plus élevés si les systèmes de l'entreprise d'externalisation ne sont pas bien protégés par les mesures nécessaires.

Solution – Suivez les protocoles de sécurité appropriés

Un vendeur doit signer un NDA (accord de non-divulgation) avec le partenaire d'externalisation pour protéger ses données contre les fuites ou les abus. De plus, les vendeurs peuvent utiliser la technologie blockchain pour améliorer la sécurité et la confidentialité des données. La technologie Blockchain fournit un enregistrement décentralisé et infalsifiable de toutes les transactions de données, ce qui rend difficile pour les utilisateurs non autorisés d'accéder ou de modifier des informations sensibles. Cette technologie peut également permettre un partage de données sécurisé et peer-to-peer entre le vendeur et le partenaire, réduisant ainsi le besoin d'intermédiaires et augmentant l'efficacité et la sécurité du processus d'externalisation.

3. Différences linguistiques et culturelles

Lorsqu'une entreprise externalise son travail, il y a des chances qu'elle ne trouve pas d'entreprise dans sa région. Et si vous choisissez de sous-traiter dans un pays étranger, vous devrez faire face à des différences culturelles et linguistiques qui peuvent créer des barrières de communication. Par exemple, il deviendra difficile de communiquer des informations techniques avec précision à votre partenaire qui ne parle peut-être pas couramment l'anglais, ce qui peut entraîner des erreurs et des retards. Les différences culturelles peuvent également affecter la qualité du travail, car différentes cultures ont une éthique et des normes de travail différentes.

Solution – Standardisez votre processus de communication

Pour faire face à une telle situation, vous devez vous assurer que vous avez accès à des employés/du personnel en interne qui peuvent parler la même langue que le pays d'externalisation, ou vous pouvez également choisir une langue commune comme l'anglais pour combler le fossé de communication. Le vendeur peut même embaucher un traducteur professionnel ayant de l'expérience dans les industries et les cultures des parties. De plus, vous pouvez convenir des canaux de communication qui fonctionnent le mieux pour les deux parties, comme le courrier électronique, le téléphone ou la vidéoconférence. Assurez-vous que les deux parties comprennent les attentes en matière de temps de réponse et de fréquence de communication.

4. Problèmes de contrôle de projet

Lors de l'externalisation d'un projet ou d'un service, il peut être difficile d'exercer le même niveau de contrôle que vous auriez sur une équipe interne. Ce manque de contrôle peut entraîner des problèmes de qualité, car certains sous-traitants peuvent donner la priorité à la rentabilité plutôt qu'à la qualité, ce qui peut avoir un impact négatif sur la qualité de votre service. De plus, un manque de contrôle peut également rendre plus difficile la mise en œuvre de modifications des produits et services de votre entreprise avec votre équipe externalisée. Cela peut réduire la flexibilité et la productivité de votre entreprise, car vous devrez peut-être naviguer à travers une série de canaux de communication et d'approbations avant que des modifications puissent être apportées.

Solution – Recherchez un fournisseur de services expérimenté

Pour faire face à ce problème, vous devez trouver une entreprise avec des années d'expérience dans le même domaine que votre exigence / besoin. Ces entreprises ont des connaissances et un état d'esprit particuliers sur la manière de coopérer avec un client qui commence tout juste à externaliser des tâches. Ils vous tiendront sans aucun doute au courant de l'avancement du processus. Cela vous donnera l'impression que vous avez une influence significative sur le projet.

De plus, vous pouvez également utiliser des annuaires en ligne, des références de contacts de l'industrie et des associations professionnelles pour trouver un fournisseur de services d'externalisation fiable. Il est également important d'effectuer des vérifications d'antécédents et une diligence raisonnable sur les fournisseurs potentiels, notamment en examinant leurs contrats et accords de niveau de service, pour s'assurer qu'ils répondent aux normes et aux attentes requises.

5. Frais inattendus et cachés

Les frais inattendus et cachés signifient des frais pour des services ou des fonctionnalités supplémentaires qui n'ont pas été initialement discutés ou mentionnés dans le document. Cela se produit en raison d'un manque de transparence, ce qui entraîne des difficultés dans la budgétisation et la planification des dépenses. Les fournisseurs peuvent utiliser différentes structures de paiement, telles que des taux horaires, des taux fixes ou des paiements échelonnés, ce qui peut ajouter à la confusion lors de la comparaison des prix et de la budgétisation du service. Les frais de conversion de devises peuvent également augmenter lors de l'externalisation vers un fournisseur dans un autre pays.

Solution - Maintenir les attentes écrites entre vous et le fournisseur

Pour surmonter ces défis, il est important d'établir des attentes claires avec le fournisseur et d'avoir une entente écrite qui décrit tous les services et les coûts impliqués. De plus, il est important de faire preuve de diligence raisonnable et de rechercher soigneusement les fournisseurs potentiels pour s'assurer qu'ils ont la réputation d'être transparents et honnêtes quant à leurs structures de prix. En prenant ces mesures, les acheteurs peuvent éviter des frais inattendus et cachés et s'assurer qu'ils obtiennent le service dont ils ont besoin à un prix équitable.

6. Différences de fuseaux horaires

Lorsque vous travaillez avec une entreprise d'externalisation, l'un des principaux défis que vous pouvez rencontrer est le décalage horaire. Cela peut créer plusieurs difficultés, telles que la coordination des horaires et des réunions entre les deux parties. Cela peut entraîner des retards et des occasions manquées de collaboration. De plus, la communication devient également plus difficile en raison de la fenêtre limitée de chevauchement des heures de travail. Cela peut entraîner des temps de réponse plus lents et compliquer la résolution rapide des problèmes.

Solution – Convenez d'un calendrier de communication

Pour surmonter ces défis, il est important d'établir des canaux de communication clairs, de définir des attentes concernant le temps de réponse et le délai d'exécution, et de planifier des réunions et des appels à l'avance pour s'assurer que toutes les parties peuvent participer. Vous pouvez choisir une heure commune pour les parties et utiliser différents outils de visioconférence pour communiquer. Par exemple, des outils de collaboration comme Slack ou Microsoft Teams peuvent faciliter la communication en temps réel et garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

7. Mauvais transfert de connaissances

Un mauvais transfert de connaissances peut entraîner une foule de problèmes pour les deux parties, notamment une documentation incomplète et des attentes manquées. Du point de vue du client, un mauvais transfert de connaissances peut être frustrant et chronophage. Si le fournisseur (vous) ne conserve pas une documentation claire et détaillée, il peut être difficile de comprendre les fonctionnalités et les scripts du projet après la fin de la relation. D'autre part, du point de vue du fournisseur (le vôtre), hériter d'un projet en cours sans une procédure transparente de transfert de connaissances peut être accablant et peut entraîner un échec à répondre aux attentes du client.

Solution – Créer un plan de documentation clair et complet

Pour surmonter ces défis, vous devez fournir des informations détaillées sur les fonctionnalités, la technologie et la logique de code du projet. Cette documentation doit être suffisamment détaillée pour que le sous-traitant puisse saisir facilement les exigences et les spécifications du projet. Si la documentation ne suffit pas, organisez des appels ou des réunions avec la société de sous-traitance, des experts en saisie de données ou leur responsable pour discuter des pièges cachés et répondre à toutes les questions. Cela aidera à prévenir les malentendus et les attentes manquées, aboutissant finalement à un projet d'externalisation réussi.

Conclusion

Chaque organisation est confrontée à différents types de défis lorsqu'elle embauche et travaille avec une entreprise d'externalisation. Ce qui compte, c'est la façon dont vous gérez les problèmes. Il existe toujours une solution simple à un tel problème : la communication .

Une communication claire et ouverte peut aider à combler les écarts qui peuvent exister entre les deux parties et faciliter la collaboration pour trouver des solutions aux défis. En maintenant une communication et des mises à jour régulières, les deux parties peuvent rester informées des progrès, identifier rapidement les problèmes potentiels et travailler ensemble pour les résoudre.

De plus, la communication peut aider à établir dès le départ des attentes, des objectifs et des normes de qualité clairs, garantissant que les deux parties sont sur la même longueur d'onde et alignées sur la réalisation d'objectifs mutuels.

Bien que différents types de défis puissent survenir lorsque vous optez pour un service d'entrée de produits de commerce électronique, la clé est de les aborder de manière proactive avec un état d'esprit axé sur les solutions, en tirant parti d'une communication claire et ouverte comme outil pour favoriser la collaboration et établir des relations de travail plus solides.