Externalisation des services de comptabilité pour les petites entreprises : le guide ultime

Aujourd'hui, l'externalisation des services de comptabilité pour les petites entreprises est devenue une pratique courante. Pourquoi?

En effet, les propriétaires d'entreprise peuvent accéder à une équipe comptable virtuelle formée et compétente à moindre coût. Plus important encore, les comptables externes peuvent aider votre petite entreprise à se développer plus rapidement et à mieux fonctionner en vous permettant de vous concentrer sur vos fonctions commerciales essentielles.

Cependant, il y a quelques points à surveiller avant d'embaucher une équipe offrant des services de comptabilité et de tenue de livres externalisés . C'est aussi une bonne idée de trier les services comptables que vous souhaitez externaliser.

Sur cette note, explorons les avantages de l' externalisation des services de comptabilité au moment opportun, les éléments à garder à l'esprit avant l'externalisation et les services que vous pouvez externaliser.

Externalisation des services comptables

Externaliser les services de comptabilité et de tenue de livres signifie embaucher un tiers pour effectuer vos tâches comptables.

L'équipe externe que vous embauchez peut collaborer avec votre personnel interne. Alternativement, ils peuvent également offrir des services de comptabilité à 360 degrés, vous pouvez donc les embaucher sans avoir d'employés pour ce travail.

Quand devriez-vous envisager des services de comptabilité et de tenue de livres externalisés ?

L'externalisation des services de comptabilité pour les petites entreprises peut sembler une bonne option lorsque :

• Votre petite entreprise ne peut pas trouver un candidat approprié pour être embauché comme employé à temps plein à des coûts abordables.
• Vos employés à temps plein sont en congé de maladie, partent en vacances ou prennent des vacances pour une raison quelconque.
• Votre entreprise est en pleine croissance et recherche des opportunités pour faire évoluer ses services de tenue de livres et de comptabilité.

5 avantages de l'externalisation des services de comptabilité pour les petites entreprises

Pourquoi externaliser les services de comptabilité et de préparation des déclarations ?

Voici quelques-uns des avantages dont vous pouvez bénéficier après l'externalisation :

1. Gain de temps

Avec la croissance de votre entreprise , vous passerez moins de temps à faire évoluer votre entreprise et plus de temps à vous concentrer sur vos revenus et vos dépenses.

Au lieu de cela, vous pouvez concentrer votre temps, vos efforts et vos ressources sur la création et la mise en œuvre de stratégies commerciales en externalisant la comptabilité, la tenue de livres et d'autres tâches administratives.

Non seulement cette pratique vous rapportera plus de revenus, mais elle vous aidera également à établir des relations plus solides avec vos clients.

2. Accès à l'expertise

Un autre avantage de l'impartition des services comptables pour les petites entreprises est qu'elle vous offre la possibilité d'embaucher un professionnel possédant un haut niveau d'expertise dans le domaine. Pour rester pertinents et garder une longueur d'avance dans la course, les cabinets de comptabilité et de tenue de livres externalisés continuent d'améliorer leurs compétences et leurs qualifications.

De plus, l'externalisation de ce service ouvre la porte d'entrée à une équipe d'experts spécialisés en comptabilité. Vous pouvez être assuré que vos tâches de tenue de livres et de comptabilité sont entre des mains compétentes et fiables.

3. Minimise les coûts

De nombreuses entreprises commettent l'erreur de penser que l'externalisation des services entraînera des coûts supplémentaires, et donc inutiles. Cependant, ce n'est pas le cas.

L'externalisation des services comptables vous permet de réduire vos dépenses sans réduire la qualité du service. De plus, vous pouvez économiser l'argent autrement payé sur les salaires, les fournitures de bureau, les avantages sociaux et les impôts des employés à temps plein ou à temps partiel.

De plus, le processus d'embauche du personnel interne est un travail rigoureux, qui ronge vos coûts et vos ressources.

Par conséquent, l'embauche d'une équipe comptable externalisée est souvent plus rentable que l'embauche d'employés internes pour le même travail.

4. Moins de risques de fraude

Les petites et moyennes entreprises sont susceptibles d'avoir une seule personne à la tête de leurs tâches comptables. Ils font aveuglément confiance à cet employé sans aucune responsabilité ni contrôle interne en place. Cela peut augmenter les chances d'écrire de fausses dépenses ou de manipuler les livres.

D'autre part, les services de comptabilité externalisés permettent à plusieurs personnes de consulter vos rapports et livres de transactions, ce qui réduit les risques de fraude.

5. Plus de chances de faire évoluer la comptabilité

Si une seule personne est affectée à la comptabilité de votre entreprise, elle se sentira forcément surchargée de travail avant longtemps. Dans ce cas, les chances que cet employé repère une anomalie dans les livres peuvent être faibles.

Avec une équipe de comptables dédiés, vous aurez plus de chances de détecter des anomalies en raison de leur expertise dans les meilleures pratiques comptables.

De plus, l'équipe externe aura suffisamment de disponibilité et de main-d'œuvre pour faire évoluer vos services facilement, sans aucun délai.

Que rechercher dans les services de comptabilité externalisés

Alors, vous avez décidé en faveur de l'externalisation des services de comptabilité pour les petites entreprises. Super!

La prochaine étape consiste à choisir une entreprise qui conviendra à vos objectifs et à votre éthique de travail. En d'autres termes, la qualité de leurs performances doit s'aligner sur vos objectifs.

Dans le même temps, ce n'est que lorsqu'ils font preuve de professionnalisme et établissent la confiance que vous pouvez compter sur eux pour s'occuper de vos livres comptables.

Comment choisir la bonne entreprise de tenue de livres, cependant? Voici quelques questions à vous poser avant de souscrire à un service comptable externalisé :

• Avez-vous besoin de services de comptabilité et de tenue de livres de base, tels que des écritures de journal manuelles ou une comptabilité financière ? Ou avez-vous besoin de services supplémentaires, tels que des cycles de paie ou des services de déclaration de revenus ? (plus à ce sujet plus bas)
• Quel schéma de paiement le cabinet comptable externalisé suit-il - facturation mensuelle, à l'heure ou toute autre méthode ?
• Quel est votre budget mensuel pour la comptabilité et la tenue de livres ?
• L'entreprise que vous souhaitez embaucher possède-t-elle les qualifications et l'expérience requises ? Ont-ils fourni des résultats de qualité constante dans le passé ?
• La société de services de comptabilité se synchronise-t-elle avec votre logiciel de comptabilité préféré, tel que Xero, QuickBooks, Wave ou FreshBooks ?
• Sont-ils suffisamment flexibles pour s'adapter à l'évolution de vos besoins à l'avenir ?
• Préservent-ils la confidentialité et la sécurité des données lorsqu'ils traitent les données comptables et financières de leurs clients ?

Quels services comptables pouvez-vous externaliser ?

Les services de comptabilité et de tenue de livres que vous pouvez sous-traiter incluent, mais ne sont pas limités à :

• Comptabilité de fin d'année

Il s'agit de préparer les rapports de fin d'année à présenter aux assemblées générales et à envoyer aux actionnaires. Plus précisément, vous devrez peut-être rassembler vos états financiers et vos reçus, ajuster les écritures et planifier votre budget pour l'année suivante.

La fin de l'exercice est la période la plus chargée de l'année pour la plupart des entreprises. Par conséquent, l'externalisation de vos exigences comptables de fin d'année peut vous aider à éviter tout goulot d'étranglement de dernière minute.

• Paie

Vous devrez peut-être préparer les bulletins de salaire des employés, calculer les primes et payer les commissions. En externalisant les services d'administration de la paie, vous pouvez vous assurer de ne jamais manquer la conformité fiscale ou la date limite de paie.

• Préparation des déclarations de revenus

Un cabinet comptable externe peut préparer votre taxe de vente, votre taxe périodique et d'autres déclarations. Ils peuvent également faciliter le traitement et la planification des impôts, les déclarations trimestrielles et les déclarations multiples.

• Gestion du grand livre

Vous pouvez minimiser le risque de contracter des dettes clients en externalisant les services de comptabilité pour les petites entreprises. En particulier, la société de comptabilité virtuelle peut vous aider dans la gestion du grand livre des ventes à court ou à court terme.

La gestion complète du grand livre peut également figurer à leur ordre du jour. Parce qu'ils utilisent les derniers outils et logiciels de gestion de grand livre, ils peuvent fournir les meilleurs services de comptabilité pour votre entreprise.

• Audit interne

L'externalisation de vos exigences d'audit interne ouvre les portes à des services de configuration de fonction d'audit interne de premier ordre.

Lorsque vous embauchez des consultants en audit interne externes, ils peuvent également vous aider à créer un manuel de procédures et de politiques, des examens de performances stratégiques et des examens précis d'amélioration de l'efficacité.

• Gestion des flux de trésorerie

Vous pouvez compter sur un cabinet de services comptables externalisé pour comprendre d'abord vos prévisions de ventes et de dépenses. Ensuite, ils identifieront les zones problématiques en analysant les comptes fournisseurs, les comptes clients, la politique de crédit, les stocks et d'autres composants.

Cette tâche les aidera à prévoir toutes les entrées et sorties de trésorerie de votre entreprise sur une période donnée. À leur tour, ces projections de flux de trésorerie peuvent vous aider dans la collecte de fonds, la budgétisation et la planification des activités.

• Services consultatifs d'évaluation

Vous devez garder à l'esprit les meilleures pratiques d'évaluation pour répondre aux exigences complexes de déclaration d'évaluation fiscale et financière de votre entreprise. Encore une fois, l'exécution de cette tâche peut ne pas vous être possible en raison d'un manque de temps.

Une équipe de conseil en évaluation externe offre des services d'évaluation de qualité pour les actifs incorporels, les propriétés intellectuelles, les impôts et votre entreprise dans son ensemble. Ils peuvent également fournir une évaluation des dérivés, de la rémunération à base d'actions et des attributions d'actions, entre autres.

• Excel Comptabilité

Il est crucial de se rappeler que les solutions comptables ne sont jamais une solution unique. Différentes entreprises auront différentes quantités de données financières. Par conséquent, il peut être difficile pour les responsables comptables internes d'effectuer des saisies Excel manuelles ou d'afficher correctement les données dans Excel.

L'externalisation de ce travail vous garantit des solutions personnalisées, telles que l'intégration de classeurs avec des sources de données externes.

L'importation de données Excel dans le logiciel basé sur le cloud et l'automatisation du travail manuel répétitif en créant des macros sont des tâches quotidiennes pour les comptables Excel externalisés.

• Rapport financier

Les rapports financiers vous donnent un aperçu des performances de votre entreprise au cours d'un exercice financier donné. C'est pourquoi l'analyse et le reporting sont devenus aujourd'hui des tâches cruciales pour les entreprises.

Vous devez préparer et analyser les états des profits et pertes, les bilans, les états de rapprochement bancaire, les états des flux de trésorerie, les rapports d'analyse commerciale et les rapports d'analyse des opérations. En raison de votre manque de temps, vous pouvez confier ces tâches à une équipe externe d'experts.

L'externalisation de vos tâches de reporting financier peut également vous donner accès à des services bonus. Ceux-ci peuvent inclure la préparation de rapports de taxe de vente, de rapports de vente et de rapports d'achat.

• Traitement de facture

Pour rationaliser vos opérations commerciales, vous devez tenir compte du nombre de factures traitées par mois, du nombre de personnes impliquées dans le traitement des factures, du temps nécessaire au traitement des factures et d'autres paramètres clés.

Cependant, vous pouvez finir par dépenser des milliers de dollars par an uniquement pour résoudre les problèmes de correspondance des factures avec les bons de commande respectifs, répondre aux questions des fournisseurs ou d'autres défauts dans le traitement des factures.

Une équipe de comptabilité externe, à la place, peut vous aider à valider les données de facturation, à numériser les factures papier, à consigner les transactions, à créer des reçus pour les factures des fournisseurs, etc.

• Rapprochement des comptes

Ce service vous aide à confirmer si le solde réel du compte correspond à celui du relevé bancaire correspondant.

L'équipe externalisée de rapprochement des comptes vérifiera l'exactitude de chaque compte en identifiant les erreurs et les incohérences et en corrigeant dûment le solde final.

Enfin, l'équipe vous remettra un rapport de rapprochement complet contenant les encours, les exceptions et les chèques payés.

• Saisie manuelle du journal

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous ne disposez peut-être pas du personnel nécessaire pour effectuer des écritures de journal manuelles. Une équipe externe de saisie manuelle des journaux peut saisir avec précision les transactions du journal dans les grands livres.

En plus de réduire les erreurs dans ce type de travail, ils peuvent suggérer des améliorations sur les entrées de journal douteuses ou problématiques.

Les plats à emporter

La tenue de livres et la comptabilité sont des fonctions vitales pour toute entreprise, mais elles sont également complexes. Non seulement ces emplois demandent du temps, mais aussi des connaissances spécialisées. Sans une bonne expérience en comptabilité et en tenue de livres, il peut y avoir plusieurs erreurs, et avant que vous ne vous en rendiez compte, votre entreprise peut même faire faillite.

L'externalisation des services de comptabilité pour les petites entreprises présente cependant des avantages importants. Il s'agit notamment de la rentabilité, de la mise à l'échelle du nombre de tâches et de la flexibilité en termes d'accords et de contrats.

Pour bénéficier de ces avantages et d'autres, contactez les experts comptables dédiés de MyTasker. Outre la tenue de vos comptes, ils peuvent améliorer les flux de trésorerie, transformer vos fonctions financières et aider votre entreprise à se développer.