Notes du terrain : module de déduplication de table unique

Des données CRM propres et robustes sont une chose de beauté, offrant aux entreprises une vue unique de chaque client, le tout en un seul endroit. Mais lorsque des enregistrements en double arrivent dans la base de données, cette vue « unique » cesse d'exister. Les doublons créent des maux de tête dans toute l'organisation, ce qui a un impact négatif sur les prévisions de vente, la gestion du pipeline, les dépenses marketing et l'expérience client.

« Voir double » dans le CRM n'est qu'un des nombreux défis auxquels les administrateurs Salesforce sont confrontés, mais c'est l'un des plus courants. C'est peut-être la raison pour laquelle Single Table Dedupe – l'un des nombreux modules de DemandTools – est l'un des plus couramment utilisés.

Vous pouvez obtenir un essai gratuit de 30 jours de DemandTools ici pour voir tous ses modules en action. Mais dans ce blog, nous aimerions souligner spécifiquement la déduplication de table unique pour vous aider à vous familiariser avec le module que vous voudrez probablement essayer en premier.

Qu'est-ce qui différencie la déduplication d'une seule table ?

Single Table Dedupe prend la gestion des doublons au-delà de ce que la fonctionnalité native de Salesforce fournit. Il le fait des manières suivantes :

• L'utilitaire de fusion de Salesforce ne peut fusionner que trois enregistrements à la fois, ne peut pas être automatisé, ne peut pas fusionner d'objets personnalisés et ne fournit aucune sauvegarde des données impliquées dans une fusion. DemandTools fournit des sauvegardes de niveau record. Et son puissant déduplicateur fonctionne pour les petits et grands ensembles de données. Il s'agissait du premier déduplicateur de masse personnalisable à fusionner des objets standard et personnalisés dans Salesforce.
• Il offre plus de contrôle sur les doublons en proposant des règles principales et des règles de champ personnalisées, des paramètres qui vous permettent de spécifier quel enregistrement en double est conservé dans Salesforce et quelles valeurs de champ sont conservées à partir de chaque enregistrement.
• Avec l'ajout récent de DupeBlocker à la suite DemandTools, les administrateurs peuvent gérer les doublons de manière proactive.
• Les intégrations disponibles dans Single Table Dedupe permettent aux utilisateurs de fusionner en masse les doublons signalés par DupeBlocker et de signaler les doublons moins fiables pour un examen manuel.

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Comment la déduplication de table unique est-elle généralement utilisée ?

Les cas d'utilisation courants de ce module populaire incluent :

Gestion des doublons

En commençant par l'évidence, le cas d'utilisation le plus courant pour la déduplication de table unique est la déduplication de routine à l'aide d'une série de techniques de correspondance. Il existe 20 algorithmes de correspondance pour trouver des doublons sur la base de tous les types de données.

Vérification des doublons après l'importation

Bien qu'il existe d'autres outils dans la suite DemandTools qui peuvent aider à empêcher les doublons d'entrer dans le CRM, Single Table Dedupe peut voir si une importation a causé des enregistrements en double. Pour ce faire immédiatement après une importation, vous devez définir Single Table Dedupe pour renvoyer uniquement les correspondances où au moins un des enregistrements en double a été créé aujourd'hui.

Établir des règles de terrain

La déduplication de table unique est efficace pour répondre aux besoins de gestion des données dans différents départements, en aidant à assurer l'alignement sur les enregistrements qui doivent servir de source unique de vérité. Par exemple, vous pouvez exporter des doublons dans un format de fichier à partager avec d'autres, y compris quelqu'un qui n'a pas accès à DemandTools.

Cela peut être particulièrement utile lorsque vous devez partager ou documenter la façon dont les fusions ont été gérées, ou lorsque d'autres équipes, comme les ventes, doivent fournir des informations sur les doublons représentant l'enregistrement principal.

Les règles de champ permettent à chaque service de peser sur la façon dont les données sont traitées pour les domaines sur lesquels ils comptent le plus pour mener à bien leur fonction et leurs objectifs. Et parce qu'ils ont leur mot à dire dans le traitement des données, cela permet de maintenir la qualité des données au premier plan pour chaque service.

En savoir plus sur la déduplication de table unique

Vous découvrirez de plus près ce que Single Table Dedupe a à offrir pendant votre essai gratuit de 30 jours de DemandTools. Nous aimons considérer DemandTools comme un « couteau suisse » virtuel avec tous les outils dont les administrateurs Salesforce ont besoin. Chaque outil a un objectif spécifique – de la déduplication et de la normalisation aux capacités sophistiquées de gestion des données. Pour vous aider à tous les tester, nous vous donnerons également accès à des supports de formation, des documents d'aide et des conseils d'autres utilisateurs de DemandTools.

En attendant, nous fermerons ce blog avec une liste de fonctionnalités supplémentaires, d'outils de traitement, de supports et d'exemples de cas d'utilisation pour la déduplication de table unique. Consultez cette liste pour les fonctionnalités ou les fonctions qui vous intéressent le plus afin de ne pas les manquer pendant votre essai.

Caractéristiques

• S'installe avec 29 scénarios prédéfinis et règles principales
• Règles principales personnalisées - permet aux utilisateurs de définir les attributs de l'enregistrement à conserver en tant que maître
• Règles de champ personnalisées - permet à l'utilisateur de spécifier la valeur retenue pour chaque champ
• Évaluer tout ou un sous-ensemble d'enregistrements
• Correspondance sur les champs standard et personnalisés
• Faire correspondre tout ou un sous-ensemble d'enregistrements
• Comprend 20 algorithmes de correspondance, 6 personnalisables
• Capacités de correspondance floue / phonétique
• Personnalisez les champs affichés lors de l'examen des doublons - utile pour déterminer l'enregistrement principal

Outils de traitement

• Grille de résultats
  • Examinez les doublons trouvés et le maître sélectionné pour chaque groupe avant le traitement. Cela permet aux utilisateurs de sélectionner les groupes en double à fusionner ou à ignorer et prend en charge l'édition en temps réel des données au niveau du champ pour des correctifs rapides, même si les données ne sont pas fusionnées.
• Exporter les doublons
  • Idéal pour partager les fusions proposées avec des utilisateurs non-DemandTools. Ou, utilisez-le lorsque les résultats en double nécessitent la contribution d'autres équipes pour sélectionner le maître pour chaque groupe.
• Publier des fichiers de fusion
  • 4 fichiers post-fusion sont créés pour faciliter la restauration des données et pour aider à gérer les changements de propriété résultant d'une fusion.
    • Fusionner le fichier d'enregistrement - Aide à garder les systèmes synchronisés lorsqu'un ID utilisé pour identifier un enregistrement entre les systèmes est supprimé en raison d'une fusion.
    • {Objet} Fichier de données de fusion de déduplication – Affiche toutes les valeurs de niveau de champ des enregistrements fusionnés pour aider à annuler une fusion.
    • Fichier de changement de propriétaire non principal – Génère uniquement lorsque des enregistrements avec des propriétaires différents sont fusionnés. Facilite l'ajout de membres aux équipes de compte pour le partage et la visibilité des enregistrements qui peuvent avoir été supprimés de la fusion des enregistrements.
    • Fichier de changement de propriétaire de sous-objet – Si l'option Réaffecter au propriétaire principal est sélectionnée pour des sous-objets spécifiques, un fichier de changement de propriétaire de sous-objet est créé pour aider à restaurer la propriété si nécessaire.
  • Fichiers journaux
    • Signale les erreurs rencontrées pendant le traitement, la date et l'heure du traitement et d'autres variables de traitement pour faciliter le dépannage.
  • Enregistrement du scénario
    • Créez de nouveaux scénarios ou modifiez des scénarios existants et enregistrez les paramètres pour un futur traitement manuel ou programmé et un rappel rapide de la façon dont les données ont été fusionnées.
  • Options de traitement
    • Taille du lot SOAP et API en masse – Contrôlez la taille du lot pour améliorer la vitesse et réduire le nombre d'appels d'API utilisés.
    • Règle d'attribution des pistes/cas/territoires : invoquez votre règle par défaut afin que la fusion des données ne perturbe pas vos règles de propriété des enregistrements.
    • Résumé des tâches de fusion – Suivez le nombre d'enregistrements fusionnés au cours de chaque processus.

Les soutiens

• Automatisation / Planification de scénarios
• Objets : Standard et Personnalisé
• Champs : Standard et Personnalisé
• Caractères internationaux et codés sur deux octets
• Traitement de l'API SOAP
• Traitement d'API en masse

Cas d'utilisation

• Fusionner les comptes en double et conserver la structure hiérarchique
• Rechercher et fusionner uniquement les doublons créés par les données importées aujourd'hui
• Identifiez les comptes qui partagent un compte parent en faisant correspondre l'ID du compte parent pour tous les comptes d'un territoire spécifique
• Attribuer un compte parent aux enregistrements qui correspondent en fonction du nom du compte
• Rechercher les doublons de compte où un nom de compte est l'acronyme et son doublon est la version épelée, ex : « IBM » et « International Business Machines »
• Trouver des doublons de compte avec des suffixes différents, ex : « Validity Inc. », « Validity » et « Validity Incorporated »
• Lors de la fusion de comptes, conservez l'enregistrement le plus ancien en tant que maître mais conservez le numéro de compte de l'enregistrement qui a le type d'enregistrement Client et conservez Client comme type d'enregistrement Compte
• Lors de la fusion de comptes, conservez le compte avec le plus d'opportunités comme enregistrement principal
• Trouvez des doublons où les mots dans un champ sont les mêmes mais l'ordre des mots est différent, ex : « Cavitch, Familo et Durkin » et « Durkin Cavitch et Familo »
• Identifiez les doublons de contact ou de piste en faisant correspondre l'e-mail et lorsque l'adresse e-mail ne correspond pas au nom, supprimez l'adresse e-mail incorrecte de l'enregistrement
• Trouvez des correspondances de contact ou de piste où un enregistrement contient le nom complet de la personne et l'autre répertorie son surnom, ex : "Jim Hinkle" et "James Hinkle"
• Lors de la fusion de contacts ou de pistes, conservez toutes les adresses e-mail et tous les numéros de téléphone de tous les enregistrements du groupe en double
• Fusionner les doublons de contacts qui ne sont pas liés au même identifiant de compte
• Lors de la fusion de contacts, gardez le contact avec le plus de tâches et d'événements en tant que maître
• Fusionner des actifs après avoir combiné plusieurs instances Salesforce utilisées par différentes régions géographiques d'une entreprise
• Fusionner les opportunités si elles ont été créées au cours de cet exercice, ont le même statut et le même montant
• Fusionner les doublons signalés par DupeBlocker en masse
• Fusionnez en masse les doublons signalés par Salesforce Duplicate Management
• Exportez les doublons pour les commentaires d'autres équipes sur les enregistrements à conserver en tant que maître ou à ne pas fusionner du tout
• Suivre les enregistrements fusionnés par DemandTools dans Salesforce