Tout le monde doit respecter les règles, y compris les organisations à but non lucratif. Les statuts des organisations à but non lucratif établissent des procédures, des structures, des exigences et des lignes directrices pour leur fonctionnement. En d'autres termes, il tient chacun responsable de ses actes et évite les conflits et la confusion.
Résistez à la tentation de copier et coller d'anciens exemples de règlements sur Internet. Bien que celles-ci puissent constituer un bon point de départ, il est préférable d'adapter vos lois à votre organisation à but non lucratif. Après tout, nous ne voulons pas que vos statuts à but non lucratif finissent comme « le code » dans Pirates des Caraïbes : lâches, mal interprétés et enfreints le plus souvent.
Nous vous aiderons à échapper à la mutinerie et aux désaccords en vous guidant à travers tout ce que vous devez savoir sur les règlements à but non lucratif, car il s'agit d'une facette de votre plan d'affaires global à but non lucratif. Ci-dessous, nous verrons ce qu'ils sont, pourquoi ils sont importants et comment écrire le vôtre.
Que sont les statuts à but non lucratif ?
Les statuts à but non lucratif (c'est-à-dire les statuts et les statuts de l'organisation) expliquent le fonctionnement de votre organisation. Ces règles expliquent le processus d'élection des membres du conseil, les directives et la fréquence des réunions du conseil, les informations sur la rémunération, les clauses d'indemnisation, etc.
En termes simples, il s'agit d'un manuel d'utilisation pour la gestion de votre organisation à but non lucratif.
Bien que vos statuts n'aient pas à être accessibles au public, de nombreuses organisations les partagent pour accroître la transparence et la confiance des organisations à but non lucratif. Les donateurs, les électeurs et les sympathisants aiment savoir ce qui se passe dans les coulisses.
Le conseil d'administration à but non lucratif est chargé de compiler les statuts de votre organisation à but non lucratif. Idéalement, il l'a fait à fond lors de la formation de l'organisation . Si ce n'est pas le cas, ne paniquez pas : vous pouvez modifier vos statuts à tout moment, bien que nous vous recommandons de les réviser et d'apporter des modifications périodiquement.
Ensuite, il y a la loi.
La loi fédérale n'exige aucune langue spécifique dans les règlements, mais certains États ont des exigences spécifiques. Par exemple, New York a des exigences d'audit, des restrictions sur qui peut être le président du conseil d'administration et des procédures non négociables pour gérer les conflits d'intérêts.
D'autres États ont des exigences plus clémentes. Par exemple, le Colorado n'exige pas que les organisations à but non lucratif organisent des règlements. Cependant, si les organisations à but non lucratif n'établissent pas de règles, l'État soumettra l'organisation à but non lucratif aux règles générales et aux lois d'organisation.
Pourquoi les organisations à but non lucratif ont-elles des statuts ?
Les statuts à but non lucratif sont essentiels à votre formation et à votre longévité. Sans ces règles préétablies, il n'y a aucune indication sur la façon dont les individus doivent se comporter. Il n'y aurait également aucun moyen de tenir l'organisation ou les dirigeants responsables de leurs actions.
Voici quelques raisons pour lesquelles les organisations à but non lucratif ont besoin de règlements :
- Raisons juridiques : les règlements administratifs sont une exigence dans certains États.
- Prise de décision : les statuts définissent la manière dont votre organisation prend des décisions , telles que la tenue de réunions, l'exécution des mandats et l'élection des membres du conseil d'administration.
- Prévention des conflits : Les statuts présentent clairement les règles, éliminant la confusion ou les désaccords individuels.
- Protection : les statuts limitent la responsabilité personnelle des membres du conseil d'administration, les protégeant contre les pertes financières ou les préjudices.
Sections communes à inclure dans vos statuts à but non lucratif
Il n'existe pas de modèle unique pour rédiger les statuts de votre organisation à but non lucratif. Cependant, mis à part les États ayant des exigences sur ce que vous devez inclure, vous êtes libre d'ajouter des précisions supplémentaires dans d'autres domaines au-delà de cela.
Voici quelques sections communes pour vous aider à démarrer :
Nom de l'organisation
Commencez par le nom et l'objectif de votre organisation à but non lucratif. Votre objectif déterminera si vous êtes un organisme de bienfaisance, un groupe religieux, un organisme de recherche ou un établissement d'enseignement. Ensuite, énoncez de manière générale les objectifs de votre organisation à but non lucratif et les activités qu'elle utilisera pour fonctionner (par exemple, collecte de fonds, événements bénévoles et activités d'impact).
Adhésion
Décrivez les détails concernant l'adhésion à votre organisation à but non lucratif. Les détails pourraient inclure :
- Admissibilité à rejoindre le conseil d'administration
- Frais exigés
- Procédure d'élection des membres du conseil
- Droit de vote pour les membres
- Processus d'approbation des changements apportés à la modification des statuts
- Critères de résiliation de l'adhésion
Lignes directrices pour les réunions
Précisez combien de membres du conseil doivent être présents pour un quorum. Cependant, certains États ont exigé des minimums, alors assurez-vous de suivre les directives de l'État avant d'établir vos règles.
Ensuite, établissez à quelle fréquence vous vous rencontrerez. Cela peut être au moins une fois par an, mais vérifiez si votre état en a besoin de plus. Vous devrez également définir quand le conseil d'administration, le président ou le comité exécutif peut convoquer une réunion spéciale pour les urgences ou tout ce qui ne peut pas attendre la prochaine réunion.
Structure du Conseil
Décider de qui vous avez besoin au sein du conseil d'administration de votre organisation à but non lucratif est essentiel au succès de votre organisation à but non lucratif. Consolidez le nombre de membres du conseil d'administration que vous autorisez, y compris un minimum et un maximum. Encore une fois, certains États ont des exigences en matière de structure du conseil d'administration, alors suivez les réglementations de l'État lors de la conception de vos statuts.
Officiers
Définissez les rôles des dirigeants de votre conseil d'administration. Les rôles peuvent inclure le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Ensuite, décrivez les responsabilités pour chaque rôle. Par exemple, votre président peut présider toutes les réunions tandis que votre vice-président prend le relais en l'absence du président.
Indemnisation des membres du conseil
L'indemnisation fait référence à la manière dont vous protégerez les membres de votre conseil d'administration et les membres contre les préjudices financiers dus à leur rôle. Par exemple, le plan des statuts de votre organisation à but non lucratif peut inclure la façon dont vous paierez les frais juridiques s'ils sont impliqués dans un procès.
Livres et registres
Indiquez comment vous allez tenir les livres comptables et les registres de vos réunions. Cela inclut le détail de l'endroit où vous les stockerez et de la manière dont les membres ou le public peuvent y accéder.
Modifications
Enregistrez comment vous apporterez des modifications aux statuts de votre organisation à but non lucratif. Ensuite, ajoutez chaque modification des statuts à cette section pour enregistrer chaque changement que vous apportez et son impact.
Dissolution
Ajoutez une clause de dissolution qui indique comment vous répartirez vos actifs si l'organisation à but non lucratif se dissout.
8 conseils et meilleures pratiques pour rédiger vos statuts à but non lucratif
1. Obtenez une aide juridique
Les règlements sont des documents juridiques, et il existe de nombreuses nuances et exigences spécifiques à l'État qui rendent leur rédaction un peu délicate. Nous vous recommandons de travailler avec un professionnel pour rédiger les statuts de votre association. Ils connaîtront les restrictions de l'État et vous aideront à éviter d'avoir des ennuis juridiques.
2. Restez simple (pensez à des directives plutôt qu'à des règles strictes)
Des règlements stricts peuvent rendre difficile le respect des règles. Au lieu de cela, rédigez des règlements administratifs qui fonctionnent comme des lignes directrices. Par exemple, vous pouvez indiquer qu'il y aura un minimum de 10 membres du conseil d'administration et un maximum de 30 au lieu d'en exiger exactement 15. Ou vous pouvez suggérer une réunion annuelle du conseil d'administration plutôt qu'une réunion ordinaire le premier mardi de chaque nouvelle année.
3. Personnalisez les statuts de votre organisation à but non lucratif
De nombreux organismes sans but lucratif auront beaucoup en commun en ce qui concerne l'organisation et le fonctionnement. Cependant, chaque organisation est unique. Alors personnalisez vos statuts en fonction des circonstances particulières, de l'objectif et des membres de votre organisation à but non lucratif.
4. Rendez vos statuts publics
La loi n'oblige pas les organisations à but non lucratif à rendre leurs statuts publics, mais nous pensons qu'elle assure la responsabilité et la transparence. Lorsque vous les partagez publiquement avec vos donateurs et sympathisants, vous leur donnez un aperçu des coulisses de la manière et des raisons pour lesquelles vous prenez des décisions.
5. Faites attention à la sémantique (c'est important)
Les mots « doit » et « peut » sont souvent mélangés de manière confuse dans les règlements, mais ils ne sont pas interchangeables. Doit signifie obligatoire, tandis que peut signifie une option. Par exemple, si votre trésorier établit le budget, il est le seul à pouvoir le faire. Cependant, si votre trésorier peut établir les budgets, il peut le faire avec la permission du conseil.
6. Soyez réaliste
Veillez à ne pas trop engager les membres de votre conseil d'administration. Par exemple, n'exigez pas une réunion mensuelle si vous savez que ce sera un fardeau inutile. Il en va de même pour exiger un quorum irréaliste si vous savez qu'il est peu probable que de nombreux membres votants soient présents.
7. Révisez et mettez à jour régulièrement
Vos statuts devraient être des documents vivants et respirants, pas comme la Constitution des États-Unis. Cela comprend la révision de vos lois tous les deux ans et la révision de ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, envisagez de modifier vos lois pour exiger des réunions trimestrielles si vous avez du mal à organiser des réunions mensuelles.
8. Former les membres du conseil
Les règlements ne sont bons que lorsqu'ils sont accessibles et mis en œuvre. Alors, formez les membres de votre conseil d'administration sur tous les éléments décrits dans le document. Vous pouvez même envisager d'en faire une partie régulière d'une réunion annuelle pour examiner ensemble les règlements essentiels et répondre aux questions.
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