Naviguer dans la comptabilité à but non lucratif : meilleures pratiques et astuces

La comptabilité n'est peut-être pas la partie la plus glamour de toute entreprise, y compris les organisations à but non lucratif, mais elle est essentielle au bon fonctionnement de votre organisation.

De la conformité à la gestion financière, la comptabilité fournit les systèmes et les informations nécessaires pour contrôler les finances d'une organisation à but non lucratif.

Cependant, comprendre et évaluer les données financières peut sembler intimidant au début, mais ce n'est pas obligatoire. Notre guide détaille comment vous pouvez prendre soin de tous vos besoins comptables et maintenir la santé financière de votre organisation à but non lucratif à long terme.

5 façons dont la comptabilité à but non lucratif se compare à la comptabilité à but lucratif

Les entreprises à but lucratif ont des pratiques comptables bien établies que vous connaissez peut-être déjà. Il existe de nombreux points communs entre ces processus et les directives que les organisations à but non lucratif doivent suivre en matière de comptabilité. Cependant, il y a aussi quelques différences clés à garder à l'esprit.

1. Impôts : les organisations à but non lucratif approuvées bénéficient d'un statut d'exonération fiscale auprès de l'Internal Revenue Service (IRS), contrairement aux entreprises à but lucratif qui doivent payer des impôts sur le revenu pour leurs employés.
2. États financiers : au lieu d'un bilan tenu par les entreprises à but lucratif, les organisations à but non lucratif doivent tenir un état de la situation financière. De plus, les organisations à but non lucratif tiennent un état des activités plutôt qu'un état des résultats comme les entreprises à but lucratif.
3. Capitaux propres contre actifs nets : Lorsqu'une entreprise à but lucratif a un excédent, cet argent va aux actionnaires sous forme de capitaux propres. Avec une organisation à but non lucratif, cet argent est affecté à l'actif net de l'organisation.
4. Gouvernance : Un propriétaire privé (ou des actionnaires publics) dirige généralement une entreprise à but lucratif. Avec les organisations à but non lucratif, un conseil d'administration bénévole à but non lucratif les supervise. Cela a un impact sur la structure de rapport et de responsabilité au sein de la comptabilité.
5. Revenus : les revenus d'une entreprise à but lucratif proviennent de la vente de biens et de services. Au sein d'une organisation à but non lucratif, ces revenus proviennent principalement de la collecte de fonds et de la gestion des subventions.

Meilleures pratiques comptables à but non lucratif

Chaque organisation à but non lucratif est différente et nécessite une approche personnalisée de la comptabilité. Cependant, il y a quelques étapes de base que tous les organismes de bienfaisance du secteur sans but lucratif devraient suivre. Que vous soyez un professionnel chevronné ou débutant, voici quelques suggestions pour tirer le meilleur parti de la comptabilité à but non lucratif.

1. Établir un budget

Un budget est votre plan financier. C'est là que vous incluez vos revenus et dépenses prévus pour l'année à venir en fonction des performances de l'année précédente. Cela aide à éclairer les exercices de prévision et les plans de dépenses de votre équipe. Assurez-vous également de prévoir les imprévus.

Tenez-vous en à votre budget aussi étroitement que possible. Prenez le temps de le revoir mensuellement pour évaluer vos progrès et pivoter si nécessaire. Le budget de fonctionnement de votre organisation devrait vous servir de guide, mais il est également essentiel que chaque département ait un budget de fonctionnement qui remonte aux objectifs plus larges de votre organisation à but non lucratif.

2. Sélectionnez un logiciel de comptabilité

Le bon outil numérique peut vous aider à suivre vos finances de manière plus fiable. Avec de nombreuses options disponibles, prenez le temps de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins, votre expérience et votre budget. Par exemple, QuickBooks et FreshBooks sont deux solutions comptables couramment utilisées.

Le meilleur système de comptabilité à but non lucratif vous aidera à :

• Gérer un système de journalisation
• Connectez-vous à votre compte bancaire
• Créer et gérer des budgets
• Calculez votre trésorerie
• Générer des rapports et des états financiers

3. Constituez une équipe comptable

Chaque organisation à but non lucratif devrait avoir une personne responsable des finances de son organisation. Il peut s'agir d'une seule personne, comme le directeur financier, ou de toute une équipe, selon la taille et la complexité de votre organisation.

Vous n'avez pas besoin d'experts-comptables agréés (CPA) dans votre équipe, mais cela aide certainement. La chose la plus importante est d'embaucher quelqu'un qui comprend le langage des principes comptables généralement reconnus (PCGR) et qui est capable d'exécuter régulièrement des rapports financiers précis. Un membre du conseil d'administration qui connaît bien la comptabilité est également un atout pour votre équipe.

Il peut être utile de s'associer à un comptable spécialisé à but non lucratif ou à un cabinet comptable externe plus important pour aider aux rapprochements et aux audits. Leur objectivité et leur spécialisation en comptabilité seront un atout majeur. Cependant, comme il existe d'innombrables cabinets d'experts-comptables, il est préférable d'en choisir un qui partage vos valeurs et qui a de l'expérience avec les organisations à but non lucratif.

4. Gardez une trace de vos dossiers

J'espère que vous suivez toutes les transactions financières de votre organisation à but non lucratif, y compris les dépenses, les factures et les reçus. Cela permet de s'assurer que vos dossiers internes correspondent à votre bilan, ce qui facilitera grandement votre audit annuel à but non lucratif.

Il est préférable de sauvegarder ces enregistrements sous forme numérique dans votre logiciel de comptabilité, mais conserver des enregistrements papier à court terme est utile pour vérifier que tout est correct. Une bonne tenue des registres est essentielle à une comptabilité saine et au respect des réglementations de l'IRS et des organisations à but non lucratif.

5. Rapprochez vos comptes régulièrement

Rapprocher vos comptes signifie comparer vos relevés bancaires aux documents comptables internes. Le rapprochement bancaire consiste à comparer vos enregistrements à ce qui se trouve réellement sur le compte bancaire de votre organisation pour vous assurer que ces enregistrements correspondent.

Ce processus aide à détecter les erreurs et les divergences ou peut potentiellement détecter la fraude en cas d'activité suspecte au sein de votre organisation. Cela vous évite également de prendre du retard dans vos efforts de comptabilité.

Vous pouvez rapprocher de nombreux comptes, y compris les flux de trésorerie (qui incluent l'examen des paiements vers et depuis votre organisation), les comptes clients, les comptes fournisseurs et la paie du personnel. Tous ces comptes sont essentiels à l'exactitude des rapports financiers de votre organisation.

6. Effectuer un audit financier annuel

Un audit est un examen formel de vos dossiers financiers, qui peut révéler tout problème potentiel et vous maintenir en conformité. Vous pourrez peut-être effectuer l'audit en interne ou devrez peut-être engager une entreprise externe pour effectuer l'audit, en fonction de votre taille et de votre budget.

Il ne s'agit pas seulement d'un oubli de l'IRS, mais d'une pratique régulière et saine pour s'assurer que la comptabilité de votre organisation à but non lucratif est bien tenue. Les conclusions de cet audit unique peuvent s'intégrer dans votre rapport annuel à but non lucratif et simplifier votre collecte de fonds.

Terminologie comptable à but non lucratif à connaître

La comptabilité peut être un processus très technique et rempli de jargon. Comprendre les termes clés pertinents est donc une étape cruciale vers une meilleure comptabilité à but non lucratif. Voici une liste de certaines des expressions les plus courantes que vous devrez connaître :

• Comptes débiteurs : L'argent dû à une organisation, ou dans le cas d'un organisme à but non lucratif, le fonds de dons.
• Comptes fournisseurs : Le montant dû à d'autres pour des services ou des biens reçus par l'organisation à but non lucratif.
• Plan comptable : La liste des comptes qui envoient ou reçoivent de l'argent. Ceux-ci sont généralement répertoriés comme actifs, passifs, actifs nets, revenus et dépenses.
• Flux de trésorerie : comment l'argent entre et sort d'une organisation, en particulier la quantité de liquidités disponibles à un moment donné. Ceci est généralement rapporté sur l'état des flux de trésorerie.
• Actifs : La valeur de tout ce que votre organisation à but non lucratif possède, y compris les espèces, les biens, les investissements, la propriété intellectuelle ou la propriété physique.
• Passif : La somme de ce que votre organisation doit, y compris toutes les dettes.
• Amortissement : La perte de valeur au fil du temps pour les actifs détenus.
• État des activités : le résumé des revenus et des dépenses de votre organisation à but non lucratif au cours de la période de déclaration. Ceci est similaire au compte de résultat d'une entreprise à but lucratif.
• Comptabilité de fonds : forme de comptabilité recommandée pour les organisations à but non lucratif, car elle sépare l'argent dans des comptes distincts pour diverses activités, telles que la programmation, le marketing, l'administration et la collecte de fonds.
• GAAP : Les principes comptables généralement reconnus sont les normes comptables aux États-Unis.

Gardez la comptabilité de votre organisation à but non lucratif sous contrôle pour collecter davantage pour votre mission

Une comptabilité appropriée est essentielle pour chaque organisation du secteur à but non lucratif, quelle que soit sa mission ou sa taille. Suivre des procédures comptables correctes n'est pas difficile, mais nécessite une équipe formée et des efforts ciblés pour rester sur la bonne voie.

C'est l'une des principales raisons pour lesquelles Classy donne la priorité à des rapports solides et clairs dans son système. L'accès à ces rapports directement au sein de votre plateforme de dons facilite grandement la gestion de vos processus comptables internes.

Suivez ces étapes pour maîtriser les meilleures pratiques comptables actuelles pour les organisations à but non lucratif afin de garantir la conformité et le bon fonctionnement de votre organisation.