Liste de contrôle d'intégration des nouveaux employés : voici comment garantir que la relation décolle

Avec la guerre des talents en cours, il ne suffit pas de faire bonne impression avec votre offre d'emploi, votre processus d'entretien et votre lettre d'offre. Vous avez besoin d’un processus d’intégration rationalisé et accueillant.

L'intégration est la première interaction d'un nouvel employé avec une entreprise et prépare le terrain pour l'avenir de l'expérience. Cependant, une expérience d’intégration positive ne se limite pas à la paperasse et aux réunions.

Idéalement, votre processus d'intégration devrait permettre à l'employé de réussir dès la première interaction, définir les attentes, illustrer la culture de l'entreprise et créer une communication ouverte pour les commentaires et l'amélioration.

Cette liste de contrôle pour une nouvelle embauche couvre toutes les informations que vous devez connaître pour aider les premiers jours, semaines et mois de l'employé à se dérouler sans problème.

Les 5 C de l'intégration

Une intégration réussie implique les cinq C :

• Conformité : les premières discussions sur la conformité devraient donner le ton sur la façon dont l'employé perçoit et comprend son rôle au sein de l'entreprise.
• Clarification : Transmettre et communiquer clairement les attentes en matière de performance.
• Culture : La culture d’entreprise peut souvent faire la différence entre un employé faisant preuve de loyauté envers une entreprise ou recherchant des opportunités ailleurs. Assurez-vous de décrire les politiques sur la sécurité, le harcèlement au travail et l'intimidation.
• Connexion : aidez vos nouvelles recrues à établir un lien avec votre lieu de travail pour encourager la rétention.
• Enregistrement : Enregistrez-vous auprès de votre employé à la fin de la première journée et pour des périodes planifiées tout au long de la période de nouvelle embauche à 30, 60 et 90 jours.

Préparation avant le premier jour

Également appelée pré-embarquement, la préparation du premier jour de l'employé est un élément important pour l'accueillir dans votre entreprise et garantir que tout se passe bien.

Vous devriez commencer par une lettre de bienvenue, qui comprend les attentes concernant le timing et la gestion du temps, ce à quoi ils peuvent s'attendre le premier jour et toute autre information pertinente dont ils pourraient avoir besoin pour se préparer à commencer.

Un autre aspect important est de préparer l'espace de travail de l'employé, qu'il soit physique ou virtuel, avant son premier jour. Par exemple, configurez le bureau ou la cabine et l'ordinateur de votre employé, configurez les comptes et les connexions des employés et assurez-vous que tout fonctionne correctement longtemps à l'avance.

Si votre employé travaille à distance, assurez-vous qu'il dispose de l'équipement nécessaire avec suffisamment de temps pour l'arrivée et l'installation. Vous souhaiterez peut-être leur offrir une allocation de travail à distance pour les aider à installer leur bureau à domicile.

Documents complets

La paperasse peut être une partie fastidieuse du processus d'intégration, mais elle est nécessaire. Rassemblez tous les documents dont les nouvelles recrues auront besoin, y compris les documents fiscaux, les informations de paie ou de connexion, divers contrats ou accords, les accords de non-divulgation et tout autre formulaire d'employé dont ils pourraient avoir besoin pour faciliter l'intégration.

Les documents de votre nouvelle embauche comprendront :

• I-9 pour vérifier leur identité et leur droit ou éligibilité à travailler aux États-Unis
• W-4, la directive qui indiquera combien doit être retenu sur le chèque de paie du nouvel employé pour la conformité fiscale fédérale
• Formulaire de retenue d'impôt de l'État, requis pour certains États
• Formulaire de dépôt direct pour configurer les coordonnées bancaires pour la paie

C'est le bon moment pour fournir une copie physique ou électronique du manuel de l'employé et fournir des informations sur leurs avantages sociaux. Vous devriez avoir un point de contact avec lequel l'employé peut poser des questions sur ses avantages sociaux.

Présentation de la culture d’entreprise

Le processus d'orientation permet de familiariser les nouveaux employés avec le nouvel environnement de travail et de définir la culture de l'entreprise. Vous devez fournir des informations sur la culture, les valeurs et la mission de l'entreprise. Cela peut faire partie du package de bienvenue ou dans un document numérique qui renseigne sur l'histoire de l'entreprise, la dynamique de l'équipe et l'environnement général.

Proposez une visite physique de l'espace et montrez au nouvel employé où se trouvent la salle de repos, les toilettes, les salles de conférence et les places de parking. Il est important de présenter les nouvelles recrues aux membres de leur équipe et aux collègues des autres départements.

Planifier des séances de formation

Si vous avez des cours d'intégration obligatoires, assurez-vous que le nouvel employé y a accès et sait quels cours doivent être suivis et dans quel délai. Cela pourrait inclure une réunion individuelle avec les ressources humaines ou une formation sur la diversité et l’inclusion.

S'il existe une formation spécifique pour leur rôle, assurez-vous qu'elle est planifiée et qu'elle comprend tous les systèmes et outils dont une nouvelle recrue est susceptible d'avoir besoin pour effectuer son travail. Discutez des outils spécifiques au poste que l'employé utilisera et, si nécessaire, proposez une formation pour lui donner une base solide.

Définir les attentes en matière de performances

Définir des attentes dès le départ est un élément clé du succès de votre nouvel employé. Planifiez des réunions individuelles pour définir les attentes, établir une connexion et les aider à faire la transition vers leur rôle. Vous devez également fournir tous les indicateurs de performance clés (KPI) pertinents pour le rôle, tels que les ventes ou les revenus générés.

Si votre entreprise utilise le mentorat par les pairs, présentez votre nouvel employé à son « copain de travail » au sein du département qui peut agir comme mentor pendant ses premières semaines de travail. Cet employé doit être disponible pour répondre à des questions, des préoccupations et pour le présenter aux autres personnes de son service et des services étroitement liés. Ils peuvent même aider à la formation.

Enregistrements réguliers

Les nouveaux employés mettront du temps à s'adapter à leur nouvel environnement de travail. Assurez-vous de planifier des enregistrements réguliers pour contacter la base et voir s'ils obtiennent tout ce dont ils ont besoin. Ils doivent se sentir libres de partager leurs préoccupations ou leurs commentaires sur le lieu de travail, leur formation, leur équipe de direction ou leurs mentors, ainsi que tout défi qu'ils rencontrent dans le cadre de leur rôle.

Idéalement, vos enregistrements devraient avoir lieu après le premier mois (30 jours), le deuxième mois (60 jours) et le premier trimestre (90 jours). Vous pouvez également offrir de petits cadeaux d'anniversaire de travail une fois ces étapes franchies ou une fois la période probatoire terminée pour montrer votre appréciation.

Vous pouvez également recueillir les commentaires de vos collègues et de vos managers pour offrir des commentaires à l'employé en retour et mettre en évidence les points forts et les domaines à améliorer.

Incorporer un mécanisme de rétroaction

Après le processus d'enregistrement initial, votre employé aura besoin d'options pour obtenir des commentaires continus pendant son séjour dans votre entreprise. Un mécanisme de rétroaction des employés fournit un système qui permet aux employés de fournir des commentaires à leurs supérieurs ou à leurs supérieurs.

En fonction de votre entreprise, un mécanisme de feedback peut être une simple enquête, un moyen de suggestions, des entretiens individuels continus ou un système complexe permettant un feedback en temps réel. Quelle que soit la manière dont vous choisissez de prendre en compte les commentaires des employés, il est important de leur permettre de communiquer leurs pensées et leurs sentiments.

Récompenser la performance

La plupart des gens veulent exceller dans leur poste, surtout dans un nouveau rôle. Reconnaître et récompenser vos employés dès le début du processus d'intégration peut les aider à rester motivés et engagés tout au long de la formation et lorsqu'ils rencontrent de nouveaux défis.

Une fois l'employé installé, les commentaires et les récompenses devraient continuer. Des évaluations régulières des performances sont un bon moyen de reconnaître les efforts des employés et de les aider à améliorer leurs performances à l'avenir.

En ce qui concerne les incitations, offrir des cadeaux en gros aux employés peut grandement contribuer à montrer votre appréciation pour le dévouement et le travail acharné de votre employé. Ceux-ci n’ont pas besoin d’être chers. Des gestes simples comme des cartes-cadeaux dans un restaurant local, un cinéma ou un centre de remise en forme peuvent faire toute la différence, surtout s'ils sont personnalisés.

Offrir un support continu

Tout comme les commentaires, le soutien continu apporté à vos employés ne devrait pas s'arrêter une fois le processus d'intégration terminé. Vous souhaitez que vos employés évoluent et réussissent dans leur nouveau rôle, et en leur offrant régulièrement des commentaires et un soutien, vous garantissez qu'ils se sentent à l'aise pour vous poser des questions et des préoccupations, rechercher des opportunités et vous offrir des commentaires en retour.

Idéalement, le processus d’intégration peut préparer le terrain pour une croissance durable à long terme. Le soutien doit se poursuivre une fois que l'employé s'est installé et celui-ci doit se sentir à l'aise de s'adresser aux gestionnaires ou aux ressources humaines pour tout problème.

Positionnez votre employé sur la voie du succès grâce à une liste de contrôle d'intégration

L'intégration peut être un défi pour toute entreprise et tout employé, d'autant plus que la main-d'œuvre se tourne vers des opportunités à distance. Un processus d'intégration rationalisé et cohérent peut accélérer l'apprentissage sur le terrain, sécuriser les meilleurs talents et forger des relations professionnelles qui encouragent la fidélité et la rétention.