Négociez comme un patron : compétences, stratégies et tactiques essentielles en négociation pour les petites entreprises

Personne ne naît négociateur expert. Mais la négociation approche pour vous si vous êtes dans le monde des petites entreprises, des startups ou si vous rêvez à cette fantastique idée entrepreneuriale autour de votre café du matin.

Qu'est-ce que la négociation

La négociation est une conversation bilatérale (parfois multiface) dans laquelle chaque personne vise à repartir avec le sentiment d'avoir obtenu un accord équitable. Il ne s’agit pas seulement d’obtenir la meilleure offre pour vous-même ; il s'agit de trouver ce point idéal où vous et l'autre personne pensez : « Oui, c'est une victoire !

Une négociation peut surgir entre :

• Propriétaires d’entreprise et fournisseurs : « Pouvons-nous bénéficier d’une réduction si nous commandons en gros ? »
• Startups et investisseurs : « Quel pourcentage de fonds propres recherchez-vous ? »
• Employeurs et employés potentiels : « Puis-je bénéficier d’un jour de congé supplémentaire au lieu de ces heures supplémentaires ?
• Entrepreneurs et prestataires de services : « Puis-je bénéficier d’une réduction pour ma nouvelle startup autofinancée ?

Vous devrez peut-être négocier avant même que votre entreprise ne voie le jour. Pensez à élaborer un plan d’affaires avec des partenaires potentiels. Et une fois votre entreprise lancée ? Les négociations sont omniprésentes, depuis les contrats avec les fournisseurs jusqu'au choix du logo parfait.

Au cours de mes 27 années d'avocat et de 15 années d'entrepreneur, j'ai perfectionné mes compétences en négociation à travers des milliers de négociations, des différends quotidiens aux accords de plusieurs millions de dollars. Je commence toujours avec une stratégie claire mais reste adaptable, même après accord. La bonne approche vous permet de rester calme, vous permet de relever directement les défis et vous garantit de prendre des décisions bénéfiques. Il s'agit de trouver un équilibre, d'écouter et parfois de faire quelques concessions pour parvenir à une solution qui fasse sourire les deux parties. Ce guide partage la sagesse et les techniques que j'ai apprises pour négocier la meilleure offre.

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Négociation : négocier comme un patron

1. Points clés à retenir
2. Exemples de négociations commerciales
3. Exemples de négociations pour les particuliers
4. Les cinq étapes du processus de négociation
5. Maîtriser la négociation : 15 compétences essentielles pour réussir
6. Comment devenir un meilleur négociateur
7. Foire aux questions (FAQ) sur la négociation

Points clés à retenir:

1. Élargissez votre vision de l’effet de levier. L’effet de levier ne consiste pas seulement à disposer d’une option de repli solide (BATNA). Cela implique également de reconnaître les avantages et les valeurs uniques que vous pouvez apporter dans une négociation. Avant toute négociation, dressez la liste de vos BATNA et de tous les attributs, ressources ou connexions spéciaux que vous possédez et qui peuvent améliorer votre position de négociation.
2. Liez vos négociations de manière stratégique. Parfois, les négociations sont interconnectées. Une décision ou un accord dans une négociation peut influencer les résultats dans une autre. Cartographiez toutes les négociations connexes et réfléchissez à la manière dont les concessions dans un domaine pourraient conduire à des avantages dans un autre.
3. Maîtrisez le timing et le séquençage. L'ordre dans lequel vous présentez les informations et le calendrier de vos négociations peuvent influencer considérablement le résultat. Planifiez le déroulement de votre négociation. Décidez quels points aborder en premier et quels problèmes il serait préférable de laisser pour plus tard.
4. Adoptez des processus de négociation innovants. Les tactiques de négociation traditionnelles ne sont pas toujours pratiques. Des approches nouvelles et innovantes peuvent offrir des solutions inattendues. Mettez-vous régulièrement à jour avec les dernières techniques et stratégies de négociation. N'ayez pas peur d'essayer quelque chose de nouveau si les méthodes traditionnelles ne fonctionnent pas.
5. Pratiquez l’écoute active . Cela signifie se concentrer pleinement, comprendre et répondre aux paroles de l'autre partie plutôt que de les entendre passivement. Lors de votre prochaine négociation, prenez des notes pendant que l'autre partie parle et répétez-lui les points clés pour vous assurer que vous avez bien compris.
6. Être flexible. Être adaptable avec vos solutions et non rigide avec vos demandes peut conduire à des résultats plus fructueux. Commencez toujours les négociations en gardant à l’esprit plusieurs solutions ou résultats. De cette façon, vous pouvez pivoter si nécessaire.
7. Les concessions sont tactiques et non des faiblesses. Faire des concessions, en particulier dans des domaines qui ne sont pas critiques pour vous mais qui le sont pour l'autre partie, peut être une décision stratégique. Identifiez à l’avance les domaines dans lesquels vous pouvez vous permettre de concéder et utilisez-les comme monnaie d’échange le moment venu.
8. Maintenir la clarté. Veiller à ce que les deux parties soient claires sur chaque point évite les malentendus et les différends potentiels. Résumez les principaux points d’accord et de désaccord après chaque séance de négociation. Cela garantit que tout le monde est aligné.
9. Gardez vos émotions sous contrôle. Les émotions peuvent brouiller le jugement et rendre les négociations personnelles plutôt qu’objectives. Si vous vous sentez chargé émotionnellement, faites une courte pause. Essayez toujours de répondre plutôt que de réagir.
10. Visez toujours le gagnant-gagnant. Les meilleures négociations aboutissent à ce que toutes les parties se sentent satisfaites du résultat. Au lieu d'essayer de « gagner » la négociation, essayez de trouver des solutions qui apportent de la valeur à toutes les parties impliquées.

Si votre temps est limité ou si vous préférez regarder une courte vidéo, voici dix idées de négociation éprouvées :

Exemples de négociations commerciales

La négociation génère des accords et favorise les collaborations. Les compétences en négociation sont inestimables, que vous soyez en train de marchander les prix, de définir les conditions d'un partenariat ou simplement de conclure un accord avec un nouveau fournisseur.

Voici 15 scénarios de négociation courants que vous pourriez rencontrer, avec des informations personnalisées pour les entreprises physiques et numériques :

1. Négociations tarifaires fournisseurs. Les petites entreprises négocient avec les fournisseurs pour obtenir de meilleurs prix, des conditions de paiement avantageuses ou des remises groupées. Par exemple, un propriétaire de café local pourrait négocier avec un fournisseur de grains de café une réduction sur l’achat de grains en vrac. Un site de commerce électronique vendant du café artisanal peut négocier avec son transporteur des tarifs réduits sur les expéditions en vrac.
2. Conditions du bail commercial. Les entrepreneurs négocient souvent les termes de leurs baux commerciaux, y compris le loyer, la durée du bail ou les responsabilités d'entretien. Un propriétaire de boutique peut négocier avec un centre commercial un emplacement privilégié à un loyer réduit. Une startup de commerce électronique peut négocier avec un centre de données les conditions de location d'un espace serveur.
3. Accords de partenariats marketing. Les entreprises collaborent sur des efforts de marketing, des opportunités de co-branding ou de parrainage. Une salle de sport locale peut s'associer à un magasin d'aliments naturels à proximité pour des promotions mutuellement avantageuses. Un blog sur la santé et le bien-être peut collaborer avec une application de fitness pour une promotion croisée.
4. Rémunération et avantages sociaux des employés. Les employeurs négocient les salaires, avantages sociaux et autres détails de rémunération avec les employés potentiels. Un propriétaire de salon peut discuter des structures de salaires et de commissions avec un nouveau styliste. Une agence de marketing numérique peut négocier une politique de travail à distance et des avantages sociaux avec une nouvelle recrue.
5. Contrats clients. Les prestataires de services négocient les livrables, les délais et les coûts avec les clients. Un organisateur d’événements indépendant peut négocier la portée et le prix d’un événement d’entreprise. Une agence de conception Web peut discuter des livrables et des étapes du projet avec un client.
6. Accords de distribution. Les entreprises négocient les conditions avec les distributeurs pour élargir la portée de leurs produits. Un brasseur de bière artisanale peut négocier l’espace de stockage et la notoriété auprès d’une chaîne de magasins d’alcools locale. Un auteur de livre électronique peut négocier des redevances et une visibilité avec une plateforme de publication en ligne.
7. Accords de franchise. Les entreprises qui se développent via la franchise négocient les conditions avec des franchisés potentiels. Une marque de pizzeria à succès peut discuter des conditions de franchise avec un aspirant propriétaire d’entreprise dans une autre ville. Une plateforme d’éducation en ligne peut franchiser son modèle à des éducateurs internationaux.
8. Coentreprises et collaborations. Les entreprises s’associent pour une croissance mutuelle et des ressources partagées. Deux restaurateurs locaux peuvent se réunir pour créer une expérience culinaire éphémère. Deux marques de commerce électronique peuvent développer une proposition commerciale sur un ensemble de produits à durée limitée.
9. Droits de propriété intellectuelle. Les entreprises négocient des licences, des brevets ou d’autres droits de propriété intellectuelle. Une entreprise peut concéder sous licence la conception de ses machines brevetées à un fabricant. Un développeur de jeux indépendant peut négocier avec une plateforme des droits de distribution exclusifs.
10. Offres de fidélisation de la clientèle. Les entreprises proposent des offres pour fidéliser de précieux clients. Une salle de sport peut offrir à un membre fidèle des avantages supplémentaires ou des tarifs de renouvellement réduits. Une plate-forme SaaS peut offrir des périodes d'essai ou des fonctionnalités prolongées aux abonnés envisageant une annulation.
11. Conditions de fusion et d'acquisition (M&A). Les entreprises négocient les conditions lorsqu’elles envisagent des fusions ou des acquisitions. Une chaîne de librairies peut négocier l’achat d’une chaîne de librairies plus petite et de niche. Un géant du commerce électronique peut discuter de l’acquisition d’une marque en ligne en plein essor.
12. Approbations et parrainages. Les marques négocient les conditions de parrainage ou de parrainage avec des influenceurs ou des célébrités. Un magasin de vêtements de sport peut conclure un accord avec une star du sport locale pour des promotions en magasin. Une marque de beauté peut négocier des conditions avec un influenceur YouTube pour le placement de produit.
13. Financement par emprunt et prise de participation. Les startups ou les petites entreprises négocient les conditions de financement avec les banques ou les investisseurs. Un restaurateur en herbe peut négocier les conditions de prêt avec une banque locale pour une nouvelle entreprise. Une startup technologique peut discuter des actions et de la valorisation avec des investisseurs en capital-risque.
14. Accords de revendeur et d'affiliation. Les entreprises négocient les conditions avec des affiliés ou des revendeurs pour promouvoir ou vendre leurs produits/services. Une marque peut négocier les tarifs de consignation avec les boutiques. Un fournisseur de logiciels peut négocier des structures de commissions avec des spécialistes du marketing affilié.
15. Politiques de retour et de garantie des produits. Les détaillants ou les fabricants négocient les conditions de retour des produits ou de garantie avec les fournisseurs ou les clients. Un magasin d'électronique peut négocier les conditions de garantie avec un fabricant de gadgets. Un détaillant de mode en ligne peut discuter des politiques de retour et partager les responsabilités avec un partenaire logistique.

Exemples de négociations pour les particuliers

Tandis que les entités commerciales négocient des contrats et des accords, les individus sont aux prises avec les termes qui définissent leur vie professionnelle.

1. Négociations salariales lors d'un entretien d'embauche. Par exemple, vous pouvez craindre de paraître cupide ou de perdre l’offre d’emploi. Vous pouvez surmonter cet obstacle en comprenant les normes de l'industrie pour le poste dans la région spécifique et la taille de l'entreprise et en mettant l'accent sur vos compétences et expériences uniques qui pourraient profiter à l'entreprise.
2. Promotion et relance des discussions. Par exemple, vous devrez peut-être démontrer votre valeur et vos contributions à l'entreprise. Pour ce faire, enregistrez régulièrement vos réalisations et leur impact sur l'entreprise. Et obtenez périodiquement les commentaires de vos collègues et de vos supérieurs pour établir votre dossier.
3. Demandes de déménagement ou de travail à distance. Par exemple, vous devrez peut-être convaincre l’entreprise de votre productivité et de votre engagement depuis un autre endroit. Pour ce faire, expliquez comment vous maintiendrez ou même améliorerez la productivité. Proposez un arrangement temporaire pour prouver que cela peut fonctionner.
4. Naviguer dans les clauses de non-concurrence. Par exemple, vous devrez peut-être surmonter les limites des futures opportunités d’emploi. Pour ce faire, comprenez la validité et le caractère exécutoire de la clause et efforcez-vous de limiter la durée ou la portée géographique de la clause.
5. Négociations des indemnités de départ. Il est difficile de naviguer dans ce sujet sensible après un licenciement. Commencez par comprendre vos droits contractuels et légaux. Le cas échéant, rappelez à l’entreprise vos années de service et vos réalisations.
6. Demandes d'horaires de travail flexibles. Le défi est de montrer que vous assumerez vos responsabilités malgré des horaires non conventionnels. Proposez un calendrier clair indiquant quand vous serez disponible et discutez de la manière dont des horaires flexibles peuvent améliorer votre rendement.
7. Négociations de contrats en tant qu'indépendant. Votre défi est de recevoir un paiement équitable et une liste claire de livrables. Définissez chaque aspect du projet, y compris les révisions et les coûts supplémentaires, garantissez les paiements en temps opportun et protégez-vous contre la dérive du périmètre.
8. Opportunités de direction de projet ou d’équipe. Vous devez démontrer des compétences en leadership ou des succès passés. Pour ce faire, mettez en évidence les rôles de leadership antérieurs ou les réussites du projet. Demandez à vos collègues ou supérieurs de se porter garants de vos capacités.
9. Naviguer dans les conversations sur la charge de travail et l’épuisement professionnel. Votre défi consiste à lutter contre le surmenage sans paraître indifférent. Montrez l’augmentation des tâches ou des heures au fil du temps. Proposez des solutions, notamment la délégation, l’aide à l’embauche ou l’amélioration des processus.
10. Discuter du futur cheminement de carrière et de la croissance. Votre défi consiste à orienter la conversation vers des opportunités à long terme et pas seulement vers des rôles immédiats. Discutez de la manière dont votre développement s’aligne sur l’avenir de l’entreprise. Engagez-vous avec les employés seniors pour guider votre croissance au sein de l’organisation.

Les cinq étapes du processus de négociation

Que vous négociiez un contrat, un salaire ou un accord commercial important, chaque parcours de négociation comprend cinq étapes cruciales. Chaque étape joue un rôle crucial dans la détermination du résultat et de l’efficacité du processus de négociation.

Étape 1. Préparation : la base d’une négociation réussie

En préparation, vous rassemblez toutes les informations et ressources nécessaires avant d’entamer la négociation. Cette étape donne le ton à l’ensemble du processus de négociation. Une préparation adéquate permet de faire la distinction entre une transaction réussie et une opportunité manquée.

Considérations importantes :

• Clarté objective. Comprenez ce que vous attendez de la négociation.
• Connaissez votre homologue. Recherchez avec qui vous négociez et leurs objectifs probables.
• Fixez vos limites. Déterminez votre point de départ.
• Anticipez les défis. Prévoyez les obstacles potentiels et planifiez-les.
• Préparez des solutions de repli. Identifiez les alternatives ou les compromis que vous êtes prêt à envisager.

Questions à vous poser :

• Quel est mon objectif principal dans cette négociation ?
• Quelles concessions suis-je prêt à faire ?
• À quel moment vais-je quitter les pourparlers ?
• Dans quelle mesure est-ce que je comprends les besoins et les désirs de l’autre partie ?
• Quelle est ma meilleure alternative à un accord négocié (BATNA) ?
• Quels seront, à mon avis, les principaux points de friction ?
• Que sais-je du marché ou des normes de l’industrie liées à cette négociation ?
• Des facteurs externes (temps, événements, évolutions du marché) peuvent-ils influencer cette négociation ?
• Comment se sont déroulées les négociations passées avec ce parti (ou des partis similaires) ?
• Ai-je un ordre du jour clair sur la manière dont j'aimerais que les négociations progressent ?

Conseils pour réussir la phase de préparation :

1. Faites des recherches approfondies. Plus vous en saurez, mieux vous serez équipé.
2. Jeu de rôle. Pratiquez la négociation avec un collègue ou un ami.
3. Faites la liste de vos priorités. Classez-les du plus important au moins important.
4. Restez ouvert d’esprit. Soyez prêt à ajuster votre stratégie en fonction de nouvelles informations.
5. Demander conseil. Parlez à d’autres personnes qui ont été dans des situations de négociation similaires.
6. Préparez-vous émotionnellement. Reconnaissez vos déclencheurs émotionnels et planifiez la manière dont vous les gérerez.
7. Rassemblez des ressources. Cela peut inclure des données de marché, des avis d’experts ou des preuves statistiques pour étayer vos arguments.
8. Comprendre les nuances culturelles. Si vous traitez avec des parties internationales, comprenez les styles de négociation de leur culture.
9. Ayez un plan de sauvegarde. Soyez toujours prêt avec un plan B, C ou même D.
10. Connaissance de soi. Reconnaissez vos forces et vos faiblesses dans le processus de négociation et planifiez en conséquence.

Étape 2. Établir des relations : la pierre angulaire de la confiance et de la collaboration

Construire une relation ou établir un rapport est plus qu’une simple courtoisie préliminaire. Il s'agit d'établir des liens, de comprendre les perspectives et d'établir la confiance.

Une relation solide conduit souvent à un environnement de négociation plus transparent, ouvert et collaboratif, rendant les étapes ultérieures plus fluides et plus constructives.

Considérations importantes :

• Trouvez un terrain d’entente. Découvrez des intérêts ou des expériences partagés sur lesquels vous appuyer.
• Communication ouverte. Favorisez un environnement dans lequel les deux parties sentent qu’elles peuvent s’exprimer librement.
• Montrez un véritable intérêt. Écoutez activement et engagez-vous avec l’autre partie.
• Le langage du corps. Assurez-vous que vos signaux non verbaux sont ouverts et accueillants.
• Respectez les différences culturelles. Reconnaître et s'adapter aux nuances culturelles dans la communication.

Questions à vous poser :

• Que sais-je de l’autre partie au-delà du sujet de négociation ?
• Quelles expériences ou intérêts partagés puis-je utiliser comme point de départ ?
• Comment puis-je m’assurer que l’autre partie se sent respectée et entendue ?
• Que puis-je faire pour rendre l’environnement plus propice à un dialogue ouvert ?
• Y a-t-il des normes culturelles ou des étiquettes dont je devrais être conscient ?
• Comment gérer les désaccords ou les moments tendus sans nuire à la relation ?
• Quels retours ai-je reçus lors de négociations passées concernant mon style de communication ?
• Comment puis-je mieux adapter ma communication aux préférences de l’autre partie ?
• Y a-t-il des préjugés ou des idées préconçues dont je dois être conscient et que je dois combattre ?
• Quelles mesures puis-je prendre pour entretenir continuellement cette relation après la négociation ?

Conseils pour réussir dans la phase de création de relations :

1. Pratiquez l’écoute active. Accordez toute votre attention à l’autre partie et cherchez à vraiment comprendre son point de vue.
2. Soyez authentique. Les interactions authentiques sont plus susceptibles de favoriser la confiance.
3. Évitez de tirer des conclusions hâtives. Attendez de porter un jugement jusqu'à ce que vous ayez entendu toute l'histoire.
4. Recherchez des commentaires. Demandez à l'autre partie son niveau de confort et toutes ses suggestions.
5. Restez patient. Construire une relation prend du temps ; ne vous précipitez pas.
6. Utilisez des questions ouvertes. Encouragez l’autre partie à partager davantage son point de vue.
7. Reconnaissez les émotions. Reconnaissez et validez vos sentiments, même si vous n'êtes pas d'accord avec eux.
8. Partagez des anecdotes personnelles. Des histoires pertinentes peuvent humaniser l’interaction.
9. Restez adaptable. Soyez prêt à ajuster votre approche en fonction des commentaires ou du comportement de l'autre partie.
10. Effort continu. L'établissement de relations ne se limite pas à la table de négociation ; essayez de maintenir la relation au-delà du contexte immédiat.

Étape 3. Échanger des informations : l'art de l'écoute active et d'une communication claire

Cette étape est cruciale dans le processus de négociation. C'est le moment où les deux parties partagent leurs points de vue, leurs désirs et leurs préoccupations.

L’objectif premier est de rassembler autant d’informations que possible, et non de persuader ou d’argumenter. Une communication efficace garantit que les deux parties comprennent les positions de chacun, ce qui conduit ultérieurement à des négociations plus productives.

Considérations importantes :

• Écoute active. Comprenez plus que les mots : saisissez les émotions et les préoccupations qui se cachent derrière eux.
• Transparence. Transmettez clairement vos objectifs sans révéler l’intégralité de votre stratégie.
• Posez des questions ouvertes. Ceux-ci peuvent révéler des informations plus profondes.
• Soyez attentif aux signaux non verbaux. Le langage corporel peut parfois en dire plus que les mots.
• Évitez les jugements prématurés. Gardez les hypothèses à distance jusqu'à ce que vous ayez toutes les informations.

Questions à vous poser :

• Qu'ai-je appris sur les priorités et les préoccupations de l'autre partie ?
• Ai-je clarifié des idées fausses ou des ambiguïtés concernant ma position ?
• Dans quelle mesure l’autre partie était-elle ouverte dans le partage de ses informations ?
• Y a-t-il eu des indices non verbaux qui révélaient plus que leurs paroles ?
• Comment le ton et le rythme de la conversation ont-ils influencé l’échange ?
• Y a-t-il eu des révélations inattendues lors de cette étape ?
• Ai-je veillé à ce que toutes les informations pertinentes de mon côté soient présentées ?
• Quelles informations l’autre partie pourrait-elle encore retenir ?
• Ai-je validé ma compréhension en résumant les points clés ?
• Des sujets émotionnels ou sensibles ont-ils été abordés et comment ont-ils été traités ?

Conseils pour réussir l’étape d’échange d’informations :

1. Faites preuve de patience. Accordez à l’autre partie suffisamment de temps pour partager son point de vue.
2. Prendre des notes. Documenter les points clés peut aider dans les étapes futures de la négociation.
3. Réitérez et confirmez. Résumez et validez régulièrement votre compréhension.
4. Eviter la confrontation. Cette étape n'est pas destinée au débat mais à la compréhension.
5. Adoptez un état d’esprit curieux. Plus vous posez de questions, plus vous en apprenez.
6. Maintenez une attitude neutre. Évitez de montrer des émotions fortes, qu’elles soient positives ou négatives.
7. Gérez vos réactions. Même si vous entendez quelque chose de surprenant, restez calme.
8. Recherchez la clarté. Si quelque chose est ambigu, n'hésitez pas à demander plus de détails.
9. Reconnaissez leurs points. Cela renforce la confiance et les relations.
10. Restez engagé. Montrez un réel intérêt pour ce que l’autre partie a à dire.

Étape 4. Négocier : la danse du donnant-donnant

La négociation est le cœur et l’âme du processus de négociation. À ce stade, les deux parties engagent un dialogue, faisant des offres, des contre-offres et parfois des concessions. C'est là que la magie du compromis opère, conduisant les deux parties vers un accord mutuellement avantageux.

Considérations importantes :

• Restez flexible. Soyez prêt à ajuster vos demandes et offres en fonction du flux de négociation.
• Connaissez vos limites. Soyez clair sur votre point de départ et respectez-le.
• Comprendre leurs besoins. Reconnaissez ce qui est essentiel pour l'autre partie et voyez où vous pouvez vous accommoder.
• Recherchez des solutions gagnant-gagnant. Une négociation réussie ne consiste pas à vaincre l’autre partie mais à trouver une solution qui profite aux deux.
• Utilisez les concessions à bon escient. Donnez-les de manière stratégique et assurez-vous d'obtenir quelque chose en retour.

Questions à vous poser :

• Quelles concessions suis-je prêt à faire et qu’est-ce que j’attends en retour ?
• Y a-t-il des solutions créatives ou des offres alternatives que je n'ai pas envisagées ?
• À quel point suis-je proche de mes résultats financiers et suis-je prêt à m’en aller si nécessaire ?
• Ai-je vraiment compris les priorités de l'autre partie pendant le processus de négociation ?
• Le rythme des négociations est-il approprié ou est-il nécessaire de ralentir ou d’accélérer les négociations ?
• Y a-t-il des signes d’accord ou d’impasse, et comment puis-je y faire face ?
• Quelles émotions influencent la négociation à ce stade ?
• Ai-je confirmé une compréhension mutuelle après chaque offre et contre-offre ?
• Les concessions que je fais sont-elles alignées sur mes buts et objectifs à long terme ?
• Comment puis-je maintenir ou rétablir une relation si les choses deviennent controversées ?

Conseils pour réussir en phase de négociation :

1. Restez calme et posé. Les émotions peuvent obscurcir le jugement. Il est essentiel de garder la tête froide.
2. Recherchez une valeur mutuelle. Visez toujours une solution qui respecte les besoins et les priorités des deux parties.
3. Faites des pauses si nécessaire. Une courte pause peut rétablir l’atmosphère si les choses s’échauffent ou stagnent.
4. Soyez authentique. L'authenticité peut établir la confiance et les relations.
5. Réitérez les avantages mutuels. Rappelez aux deux parties pourquoi une négociation réussie est dans le meilleur intérêt de tous.
6. Évitez les ultimatums. Ils peuvent coincer l’autre partie et rompre le dialogue.
7. Pratiquez l’écoute active. Validez continuellement votre compréhension.
8. Montrez votre appréciation. Reconnaissez le point de vue de l’autre partie et la valeur qu’elle apporte à la table.
9. Restez optimiste. Une attitude positive peut influencer l’ambiance de la négociation.
10. Restez résilient. La persévérance et l'adaptabilité peuvent inverser la tendance, même si les choses ne semblent pas se dérouler comme vous le souhaitez.

Étape 5. Conclure la transaction : sceller l'accord

La conclusion d'un accord implique de finaliser les termes et de s'assurer que les deux parties sont d'accord sur ce qui a été décidé. Cette étape n’est pas qu’une simple formalité ; il est essentiel de s'assurer que tous les points discutés sont capturés avec précision et que les deux parties quittent la table de négociation satisfaites.

Considérations importantes :

• Clarté. Assurez-vous que chaque aspect de l’accord est clair et qu’il n’y a aucune ambiguïté.
• Engagement. Les deux parties doivent véritablement s’engager à respecter leur part du marché.
• Documentez tout. Ayez toujours une trace écrite de ce qui a été convenu.
• Revoir. Relisez tous les termes une dernière fois pour éviter tout malentendu.
• Construire pour l’avenir. La fin d’une négociation peut être le point de départ de futures collaborations.

Questions à vous poser :

• Tous les principaux problèmes ont-ils été abordés et résolus ?
• Y a-t-il des concessions de dernière minute ou des points qui nécessitent des éclaircissements ?
• Quel est le processus de finalisation de l'accord (contrat écrit, poignée de main, etc.) ?
• Les deux parties quittent-elles la table des négociations avec un sentiment d’accomplissement ?
• Quelles mesures doivent être prises immédiatement après la conclusion pour garantir le succès de l'accord ?
• Y a-t-il des imprévus ou des suivis à planifier ?
• Comment les désaccords ou les ruptures de l’accord seront-ils traités après la clôture ?
• Existe-t-il un système d’examens ou de contrôles réguliers de l’accord ?
• Ai-je établi les bases d’une relation à long terme ?
• Les principaux points à retenir et les leçons de cette négociation ont-ils été identifiés pour référence future ?

Conseils pour réussir l’étape de clôture de la transaction :

1. Résumez les points convenus. Un récapitulatif concis peut éviter des différends ultérieurs.
2. Célébrez l’accord. Une clôture positive peut ouvrir la voie à de futurs partenariats.
3. Soyez aimable. Remerciez votre homologue pour son temps et sa coopération, quel que soit le résultat.
4. Suivez jusqu'au bout. Assurez-vous de respecter votre part de l’accord avec diligence.
5. Obtenez-le par écrit. Formalisez l’accord par le biais de contrats ou de documents écrits.
6. Restez ouvert aux commentaires. Un examen post-négociation peut offrir des pistes d’amélioration.
7. Reconnaissez les différences. Comprenez que des désaccords pourraient survenir à l’avenir et soyez prêt à les résoudre.
8. Rester connecté. Construisez et entretenez une relation au-delà de la négociation.
9. Réfléchissez au processus. Réfléchissez à ce qui s’est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine fois.
10. Recherchez une validation externe. Si nécessaire, envisagez une médiation ou une validation par un tiers pour garantir l’équité.

Maîtriser la négociation : 15 compétences essentielles pour réussir

Maîtriser la négociation nécessite un mélange de talent inhérent et de compétences cultivées. Voici 15 compétences de négociation indispensables que tout bon négociateur devrait posséder :

Communication

Il s’agit de la capacité de transmettre clairement des pensées, des idées et des intentions à l’autre partie.

Une communication efficace garantit que les deux parties à une négociation comprennent les points de vue de chacun et réduit le risque de malentendus qui pourraient faire dérailler un accord.

Lors d'une réunion avec un client potentiel, une commerciale peut ajuster son ton et simplifier ses explications en fonction du langage corporel du client pour garantir la compréhension et l'alignement.

Écoute active

L’écoute active va bien au-delà de la simple audition ; il s'agit de traiter attentivement ce que dit l'autre personne, de poser des questions de clarification et de réitérer des points pour garantir la compréhension. Cela favorise la confiance et aide à comprendre les préoccupations sous-jacentes.

Au cours d'une séance de feedback, un responsable RH peut répéter les préoccupations d'un employé pour confirmer sa compréhension, garantissant ainsi que l'employé se sent véritablement entendu.

Intelligence émotionnelle (QE)

Cette compétence concerne la reconnaissance, la compréhension et la gestion de nos propres émotions tout en étant sensible aux émotions des autres. Dans les négociations, l’intelligence émotionnelle empêche les sentiments personnels de brouiller le jugement et aide à comprendre l’état émotionnel de l’autre partie.

Un chef d’équipe, reconnaissant les émotions exacerbées lors d’une discussion d’équipe, pourrait suggérer une courte pause pour permettre à chacun de se regrouper et d’aborder la situation avec calme.

Intégrité

Cela signifie être honnête, digne de confiance et s'en tenir à ses principes moraux. Pour les propriétaires de petites entreprises et les entrepreneurs, le maintien de l’intégrité favorise les relations à long terme, renforce la réputation de la marque et garantit la fidélité des clients.

Lors de la définition des délais pour les livrables, un chef de projet peut s'engager sur un délai réaliste qu'il est sûr de pouvoir respecter au lieu de faire des promesses excessives et de risquer la confiance.

Planification et préparation

Avant d'entamer une négociation, être bien préparé signifie comprendre clairement vos buts et les objectifs potentiels de l'autre partie et avoir des plans de repli. Cela garantit que vous pouvez naviguer dans la conversation de manière stratégique et parvenir à un accord avantageux.

Avant de discuter des termes du contrat, un responsable des achats peut décrire les résultats optimaux, les positions de repli et une BATNA, garantissant ainsi la préparation à divers scénarios de négociation.

Persuasion

L’art de la persuasion consiste à présenter vos arguments d’une manière qui incite l’autre partie à voir les choses de votre point de vue. Pour les spécialistes du marketing, par exemple, il est essentiel de convaincre le public de la proposition de valeur.

Un responsable marketing proposant une nouvelle idée de campagne peut présenter des données sur le retour sur investissement prévu pour inciter les parties prenantes à voir les avantages de son approche.

Résolution de problème

Cette compétence consiste à surmonter les obstacles de manière créative et à développer des solutions efficaces pendant les négociations. Cela implique de comprendre les problèmes fondamentaux et de réfléchir aux moyens de répondre aux besoins mutuels.

Un responsable marketing peut remarquer une contrainte budgétaire et suggérer une approche progressive d'un projet, répondant au problème financier tout en avançant.

Prise de décision décisive

Les négociateurs efficaces doivent prendre des décisions rapidement et en toute confiance. Cela garantit la progression des discussions et transmet un sentiment de clarté à l’autre partie.

Un directeur financier, confronté à des choix d’investissement, peut rapidement analyser les avantages et les inconvénients et prendre une décision ferme, fournissant ainsi une orientation claire à l’équipe.

Adaptabilité

Les négociations peuvent être imprévisibles. La capacité de s’adapter aux nouvelles informations, aux circonstances changeantes ou aux demandes changeantes est cruciale. Pour les entrepreneurs, cela signifie faire pivoter leurs stratégies en fonction des commentaires du marché ou des commentaires des investisseurs.

Lorsqu'il prend connaissance d'un changement dans les conditions d'un partenaire potentiel, un responsable du développement commercial peut rapidement ajuster sa proposition pour répondre aux nouvelles conditions sans compromettre les objectifs fondamentaux.

Création de rapports

Établir un sentiment de confiance et de respect mutuel est fondamental dans toute négociation. L'établissement de relations atténue les tensions et rend les solutions collaboratives plus accessibles.

Avant de répondre à la plainte d'un client, un responsable des relations clients peut passer quelques minutes à faire preuve d'empathie et à comprendre le point de vue du client, donnant ainsi un ton collaboratif à la conversation.

Gestion des attentes

Il s'agit de définir, de communiquer et de réinitialiser les résultats attendus d'une négociation si nécessaire. Pour les spécialistes du marketing, cela peut signifier aligner les attentes des clients sur des résultats réalisables.

Lorsqu'il s'adresse aux investisseurs, le fondateur d'une startup peut présenter des projections optimistes et conservatrices, aidant ainsi à gérer les attentes des investisseurs.

Recherche et collecte d’informations

Avant d'entamer une négociation, il est essentiel de disposer de toutes les données pertinentes. Cela inclut la compréhension des taux du marché, des actions des concurrents et de l'historique de la partie avec laquelle vous négociez. La connaissance donne du pouvoir et fournit un effet de levier.

Avant d'entamer des négociations de prix, un agent immobilier peut étudier les tarifs immobiliers locaux et l'historique du vendeur, pour s'assurer qu'il est bien informé.

Résolution de conflit

Inévitablement, des désaccords surviennent lors des négociations. La résolution des conflits consiste à aborder ces désaccords de manière constructive, en garantissant que la conversation reste productive.

Un responsable des opérations, confronté à des désaccords entre deux équipes sur l’allocation des ressources, pourrait faciliter une discussion pour trouver une solution bénéfique aux deux.

Collaboration et travail d'équipe

Les négociations ne visent pas toujours à rivaliser ; il s'agit souvent de collaborer pour trouver une solution gagnant-gagnant. Cette compétence consiste à travailler ensemble pour trouver une valeur partagée.

Un chef de produit travaillant sur une nouvelle fonctionnalité peut faire appel à des représentants des équipes commerciales, de conception et techniques pour garantir une approche holistique et efficace du développement.

Patience

Précipiter une négociation peut conduire à des conditions défavorables. La patience garantit que toutes les facettes d'un accord sont prises en compte et que les deux parties se sentent satisfaites de l'accord.

An attorney navigating a complex legal negotiation might resist the urge to rush and instead give ample time for both sides to consider proposals, ensuring a thorough and thoughtful outcome.

How to become a better negotiator

Whether negotiating for a prime spot at a local trade show, seeking better payment terms with a vendor, or simply trying to get your team on board with a new marketing strategy, sharpening your negotiation skills can make all the difference. Here are actionable strategies and insights to help you elevate your negotiation game.

1. Redefine the parties to the negotiation. Often, we're quick to pursue the obvious deal parties—sellers find buyers, borrowers seek lenders. However, this conventional approach can be limiting. To encompass all relevant stakeholders, negotiators should ask questions like: What are the objectives of this negotiation? Who has an interest in these outcomes? Who can influence these outcomes? How can we connect with those who share our interests?
2. Understand all stakeholders. Viewing the opposing side in negotiations as a cohesive entity is tempting. However, larger organizations have various stakeholders with different priorities. This can offer unexpected negotiation leverage.
3. Don't treat the deal's scope as fixed. Many negotiators mistakenly view the deal's scope as set. Instead of comparing their BATNA with a preferred outcome, they should consider broadening or narrowing the deal's scope to discover more advantageous terms. For example, when we negotiated the first hosting agreement for crowdspring 15 years ago (several weeks of intense negotiation), we were prepared to walk away and work with another major vendor if a few key terms – including our bottom line on price, ability to terminate the contract early without penalty, and a few others – were rejected. After a complex negotiation with a major vendor's business team, we successfully obtained concessions on our crucial deal points. Still, their legal team rejected several terms and refused to budge. Within five minutes, I was on the phone with our second vendor, and within several days, we offered a longer-term deal and signed a long-term agreement (the second vendor made the concessions we needed).
4. BATNA is not your sole leverage. Negotiators often wrongly equate negotiation power solely with a robust BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement). This narrow viewpoint tends to favor pressure tactics and limits creative solutions. Instead, it's essential to consider both coercive and positive leverage. Positive leverage offers unique benefits that make the counterparty desire a deal. Going beyond binary thinking opens up more avenues for agreement.
5. Don't be intimidated. Small business owners and entrepreneurs often get discouraged when negotiating with larger companies. Larger companies know this – they tell you they have “form” agreements, and their legal team won't let them negotiate. Most of the time, that's untrue. Once you allow yourself to be intimidated, you'll have difficulty getting your needed concessions during the negotiation. Good preparation and a solid Plan B will help you start the negotiation on level ground – and your ability to negotiate as equals will help you obtain the necessary concessions to make a deal happen.
6. Think long-term. Dealmakers aiming solely to maximize the current deal's value might overlook long-term relationships and repeated transactions. Identifying links across various negotiations can reveal hidden leverage points. Making specific, credible promises or threats about future business prospects based on past negotiations can shift the power dynamics in your favor.
7. Be prepared to walk away. Although your goal in the negotiation is usually to obtain agreement on your key terms, there are times when you should walk away instead of negotiating further – if the other party isn't yielding. I always do this when buying expensive goods like cars and real estate. And more often than not, the other party will contact you again – and make enough concessions to bring you back to the negotiating table. Sometimes, I walk because that's part of my strategy going in. If I've carefully researched the other side and know they're bluffing about specific key terms they can't accept, I'll plan to walk – in advance. Sometimes, the decision to walk is prompted by what happens during the negotiation. But I always know my next best alternative. For example, when we negotiated our first real estate lease, we had a bottom-line price that we were willing to pay. After we successfully negotiated that price, our future landlord surprised us with “other” costs and fees that added substantially to the per-square-foot price we would be paying. They wouldn't budge, and we walked out. The landlord called us the next day and offered to stay within our budget. Nous avons refusé. By then, we decided we didn't want to deal with a landlord who wasn't sincere during our negotiations. We ended up leasing space from someone else who's been open and reasonable throughout our negotiations with him.
8. Manage timing. Merely using timing to pressure the opposite party can backfire. Instead, understanding the other party's reactions to changes in negotiation speed is crucial. Effective management of timing and sequence often depends on considering external marketplace changes, evaluating the strengthening of each party's BATNA, and assessing how past deals might influence the current negotiation. For example, we make significant purchases at the end of a quarter, knowing that companies discount more heavily towards the end. Sales teams are pressured to finalize deals, and this timing always helps us.
9. Be innovative in how you negotiate. Negotiators often struggle with presenting their terms aggressively or opting for a more balanced approach. However, binary thinking limits the ways to shape the negotiation process. Rather than sticking to traditional negotiation tactics, there's value in exploring creative strategies that can offer win-win results for all parties involved. For example, many years ago, at a negotiation competition, I competed in the Finals against a very accomplished team. Both teams were judged on whether they got the best deal for their client. After the other team presented their offer, we declined, and instead of countering, we walked out. The other team panicked because no deal meant everyone lost. They compromised on all their key points in their desire to come to a deal, and we walked away with a great deal for our client. This was risky, but this team was outstanding in prior rounds, and we felt we had to take an unusual approach.
10. Negotiate the process. Every negotiation doesn't just deal with the core issue but also how the negotiation process itself is managed. This step ensures both parties understand the framework and approach to the negotiation. For example, before launching a joint marketing campaign, two companies might establish a series of meetings to clarify the roles each will play, the specific topics of each meeting, and who will be involved in every discussion.
11. Search for smart tradeoffs. Instead of focusing on one issue, exploring multiple issues can provide opportunities to find mutual gains. By identifying issues that matter less to you but more to your counterpart, you can find areas of concession that won't compromise your primary goals. For example, a marketer might be more concerned about the budget for an advertising campaign, while the advertising agency might prioritize creative freedom. The marketer might secure better pricing by offering the agency more creative leeway.
12. Be aware of the anchoring bias. The first proposal or number in a negotiation often sets a reference point for all subsequent discussions. Recognizing this bias can help you strategically place or respond to the first offer. For instance, if a small business owner is selling a product and wants to set the starting price, they might pitch a slightly higher number, knowing that customers may negotiate downwards.
13. Present multiple equivalent offers simultaneously (MESOs). Giving various options simultaneously increases the chances of finding a suitable agreement and gaining insights into the other party's preferences and priorities. For example, a marketer presenting a campaign proposal to a client might offer three different strategies with varying budgets, target audiences, and projected outcomes to understand which direction the client is most comfortable with.
14. Try a contingent contract. This approach addresses uncertainties in a negotiation by making the terms dependent on future events. It's a way to move forward even if parties disagree on the potential outcomes of a decision. For instance, if an entrepreneur is negotiating with a supplier who promises timely delivery but has had delays in the past, they might agree on a contract with discounts applied for late deliveries.
15. Plan for the implementation stage. A successful negotiation doesn't end with an agreement; it should also cover how the agreement will be executed and monitored and what mechanisms are in place if adjustments are required. For example, after finalizing a collaboration between two small businesses, they might schedule quarterly reviews to assess progress, address challenges, and potentially recalibrate their strategy based on performance.

Conclusion

Mastering the art of negotiation is a pivotal asset for every small business owner, entrepreneur, and marketer. It's more than just reaching an agreement; it's about forging partnerships, maximizing value, and driving your vision forward.

Frequently Asked Questions (FAQs) on negotiation

What Is BATNA?

BATNA stands for “best alternative to a negotiated agreement.” Think of it as your plan B. For instance, if you're negotiating a job offer and can't secure the terms you want, your BATNA might be another job offer you've received, or you might decide to continue with your current position. Knowing your BATNA is crucial as it sets the threshold of what you're willing to accept.

Why Is listening important in negotiation?

Active listening is paramount. It helps you grasp the other party's needs and concerns. For instance, if a supplier mentions timely payments as crucial, offering prompt payments can become a strong point of negotiation for better terms.

What makes a good negotiator?

A skilled negotiator possesses qualities like empathy, adaptability, and resilience. They actively listen, articulate their stance effectively, and are willing to find common ground. For example, a negotiator understanding a client's budget constraints might offer flexible payment terms, ensuring a win-win scenario.

What's the role of preparation in negotiation?

Preparation sets the stage for a successful negotiation. It involves understanding your and the other party's needs, researching market standards, and setting clear objectives. For example, one should explore prevailing market rates and amenities offered in similar properties before negotiating a rental agreement.

What Is ZOPA?

ZOPA, or the “zone of possible agreement,” is the range where both parties' expectations meet. If a seller's minimum price is $80 and a buyer's maximum budget is $100, the ZOPA lies between $80 and $100.

Quel est l’impact des émotions sur la négociation ?

Les émotions peuvent à la fois aider et entraver une négociation. Même si la passion peut conduire à un argument convaincant, les émotions incontrôlées peuvent faire dérailler les discussions. Par exemple, si les commentaires d'un client vous dérangent, réagir de manière défensive pourrait nuire à la relation. Au lieu de cela, comprendre la racine du feedback et y répondre calmement peut conduire à un résultat plus positif.

Quand faut-il abandonner une négociation ?

Si les termes discutés compromettent vos valeurs fondamentales, dépassent vos limites prédéterminées ou si le processus de négociation devient improductif et toxique, il est souvent sage de s'en aller. Par exemple, il peut être préférable de refuser si une offre d'emploi nécessite des déplacements excessifs et entre en conflit avec vos engagements familiaux.

Quelle est l’importance de la conscience culturelle dans la négociation ?

En particulier dans un contexte commercial mondialisé, la compréhension des nuances culturelles peut faire ou défaire des accords. Par exemple, si la franchise peut être appréciée dans les négociations occidentales, elle peut s’avérer impolie dans de nombreux contextes asiatiques.

Le silence peut-il être une stratégie dans les négociations ?

Absolument! Faire une pause après avoir fait valoir un point ou une proposition peut inciter l'autre partie à combler le silence, révélant parfois des informations précieuses ou faisant des concessions. Par exemple, après avoir proposé un prix, au lieu de le justifier immédiatement, attendre peut amener le client à émettre des réserves, vous donnant ainsi une idée plus claire de son point de vue.

Comment peut-on améliorer ses compétences en négociation ?

L'apprentissage continu, la pratique dans des situations réelles, la recherche de commentaires et la participation à des ateliers ou à des cours peuvent aider à affiner les compétences en négociation. Par exemple, jouer un rôle dans une négociation salariale avec un mentor peut offrir des idées et renforcer la confiance avant la conversation proprement dite.