Bonnes pratiques de gestion du travail marketing : tableaux de bord, modèles et demandes

Les outils de gestion du travail marketing aident les membres de l'équipe à collaborer plus efficacement, à éliminer les silos au sein de l'organisation et à améliorer l'efficacité du travail.

Voici trois bonnes pratiques qui permettent aux équipes de tirer le meilleur parti de leur outil de gestion du travail marketing.

Utilisez des tableaux de bord personnalisés pour les équipes, les individus et les parties prenantes

"Les tableaux de bord aideront vraiment à utiliser l'outil et à permettre à tout le monde de l'utiliser en permanence", a déclaré Brianna Miller, directrice du marketing et de la génération de la demande chez Protenus, société d'analyse de la conformité des soins de santé, lors de la conférence MarTech.

Les tableaux de bord pour la gestion du travail peuvent être utilisés dans trois situations principales, chacune avec des paramètres et des objectifs différents.

Tableau de bord de l'équipe. Tous les projets en cours et à venir peuvent être consultés sur le tableau de bord de l'équipe. Il peut être vu et mis à jour lors des réunions d'équipe, offrant une transparence pour tous les membres de l'équipe.

Le tableau de bord de l'équipe est "l'endroit où nous cartographions tous les projets de projet et les visualisons à un niveau élevé dans notre équipe", a expliqué Miller. "C'est quelque chose auquel toutes nos équipes ont accès, et nous l'utilisons dans toutes nos réunions d'équipe."

Tableaux de bord individuels. Des tableaux de bord individuels doivent être créés pour les membres individuels de l'équipe afin qu'ils puissent afficher et mettre à jour les projets sur lesquels ils travaillent. Ils peuvent également voir quels éléments sont en attente d'examen ou d'approbation.

Les tableaux de bord individuels sont également utiles lors des réunions individuelles avec les responsables.

« Je les utilise avec mes subalternes directs afin que nous puissions voir exactement sur quoi ils travaillent », a déclaré Miller. "Je peux répondre à toutes leurs questions et nous pouvons nous retrouver dans une conversation ouverte et transparente."

Tableau de bord des parties prenantes en lecture seule. L'équipe peut également créer un tableau de bord en lecture seule pour les parties prenantes externes, y compris les dirigeants et les clients.

"Cela leur donne une vue du projet, de l'état, des délais et des informations clés sans qu'ils entrent dans le vif du sujet", a déclaré Miller.

Créer des modèles pour des projets et des tâches reproductibles

De nombreux projets et tâches sur lesquels l'équipe marketing travaille ont déjà été réalisés et leurs processus sont reproductibles. Les outils de gestion du travail permettent aux équipes de créer des modèles pour ces projets reproductibles afin que les processus, les affectations et les délais n'aient pas à être entièrement créés à chaque fois.

"Nous les utilisons tout le temps pour les webinaires, les newsletters, les salons professionnels, les études de cas, tout ce qui a un processus régulier que nous suivons à peu près" jusqu'au bout "la plupart du temps", a déclaré Miller.

Le modèle attribuera automatiquement aux propriétaires de projets, aux propriétaires de tâches et aux réviseurs leurs affectations en fonction de délais prédéfinis qui mènent tous à la nouvelle « date jalon » déterminée pour le nouveau projet.

Pour assurer le bon déroulement des processus, les modèles doivent être mis à jour régulièrement pour inclure toute nouvelle efficacité ou toute autre modification apportée au processus.

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"Nous faisons habituellement, au minimum, (un examen) une fois par an, mais souvent deux fois par an", a expliqué Miller. "[Nous faisons] juste un examen rapide avec l'équipe et ceux qui sont impliqués dans chaque type de projet, pour nous assurer que nous ne manquons de rien ou que nous n'avons besoin d'apporter aucun changement."

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Créer et utiliser des formulaires de demande de projet

Une autre bonne pratique pour les outils de gestion du travail consiste à créer des formulaires de demande de projet. Cela garantit que toutes les nouvelles demandes de projet sont faites de la même manière et proviennent d'une source unique. C'est mieux que de recevoir des demandes via Slack ou par e-mail, ou lors de réunions.

L'un des avantages de l'utilisation des formulaires de demande est que les exigences du projet peuvent être incluses dans le formulaire, ce qui facilite l'obtention de toutes les informations importantes nécessaires au projet dès le départ.

"Cela aide également vraiment à automatiser le processus d'arrivée des demandes", a déclaré Miller. «Ainsi, lorsque vous avez configuré des modèles, il peut créer automatiquement les projets ou les tâches en fonction des informations que vous obtenez dans le formulaire et des modèles que vous avez créés. Il peut attribuer des projets automatiquement, [et] il peut créer des tâches automatiquement.

L'utilisation de tableaux de bord, de modèles et de formulaires de demande de cette manière permettra aux organisations de tirer le meilleur parti de leurs outils de gestion du travail marketing.

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