Comment diriger efficacement une équipe de vente à distance

Plus d'entreprises que jamais auparavant se retrouvent à travailler à distance. Pour certains directeurs des ventes et propriétaires d'entreprise, c'est une pensée terrifiante. Habitués au confort des réunions matinales, à une vérification rapide par-dessus l'épaule d'un membre de l'équipe, à l'écoute d'un appel et à la possibilité de « voir qui travaille », de nombreux managers commencent à se sentir concernés par la direction de leur équipe alors qu'ils travaillent tous depuis domicile.

La réalité est qu'il est difficile de diriger une équipe à distance, peut-être encore plus pour une équipe de vente que pour de nombreuses équipes opérationnelles. Mais ces défis peuvent être surmontés et, lorsqu'ils sont bien exécutés, un environnement distant peut aider votre équipe commerciale à passer de la survie à la prospérité. Chez Exposure Ninja, nous gérons notre entreprise à 100 % à distance depuis plus de huit ans, et avec une équipe de plus de 100 Ninjas, nous avons appris plus que quelques leçons en cours de route. Dans cet article, nous vous donnons nos six meilleurs conseils pour gérer une équipe de vente à distance.

1. Définir les attentes

Les craintes courantes des managers en matière de travail à distance incluent : "Et si mon équipe passe tout son temps à regarder Netflix ?", "Comment sauront-ils sur quoi ils devraient se concentrer ?" et "Comment saurai-je qu'ils font ce qu'ils devraient faire ? ?" Ceux-ci ne doivent être préoccupants que si vous ne disposez pas d'un ensemble de processus mis en place pour protéger votre équipe, vos clients et votre entreprise. Nous aborderons cela plus en détail ci-dessous, mais la première étape que vous pouvez prendre dès maintenant consiste à définir des attentes claires.

Il ne s'agit pas seulement de décrire ce que vous attendez de votre équipe, mais aussi ce qu'ils peuvent attendre de vous. Cela devrait couvrir les bases, telles que les heures de début et de fin et le moment de vos réunions, y compris l'heure à laquelle elles doivent arriver et comment elles doivent se présenter lorsqu'elles le font. Votre équipe doit également savoir quand s'attendre à ce que vous soyez en ligne, quand et comment ils doivent vous contacter et quel soutien vous leur offrirez.

La création d'une liste de contrôle des attentes à définir peut être utile pour vous assurer que vos bases sont couvertes lors de la transition vers le travail à distance.

Attentes à définir pour vous et votre équipe

• Heures d'ouverture
• Quels outils utiliser
• Temps de réponse (aux clients et entre eux)
• Quand les appels d'équipe auront-ils lieu et sur quelle plateforme
• Quels appels seront des appels vidéo, ainsi que les exigences de présentation ou l'étiquette
• Objectifs de vente pour chaque jour/semaine
• Activités requises pour chaque jour/semaine (par exemple, nombre d'appels sortants effectués)
• Où les activités de vente doivent être enregistrées
• Où les nouvelles ventes doivent être annoncées et enregistrées
• Où l'équipe doit-elle aller si elle a des questions ou a besoin d'aide
• Comment ils doivent vous contacter et quand

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2. Créer des processus

Vous avez probablement déjà mis en place d'excellents processus qui fonctionnent bien et peuvent être adaptés au travail à distance, mais il y a probablement aussi quelques exemples qui n'ont pas été bien accueillis par votre équipe - c'est maintenant une bonne occasion de les améliorer.

Les meilleurs processus vous protégeront, vous, votre équipe, vos clients et votre entreprise en ayant une structure claire et en laissant peu de place aux erreurs de communication ou aux informations perdues. Lors de l'examen de vos processus existants et de la création de nouveaux processus, vous devez vous concentrer sur quatre domaines particuliers :

1. Comment suivre et traiter vos prospects
2. Comment remplacer les réunions de vente en face à face
3. Comment remplacer les commentaires sur les ventes « au bureau »
4. Comment déclarer et enregistrer les ventes

Comment suivre et traiter les prospects

Dans la plupart des bureaux, les équipes de vente utiliseront un gestionnaire de la relation client (CRM) pour mettre à jour leurs prospects et leurs pipelines de manière disciplinée. Lors du passage au travail à distance, il s'agit d'un processus qui n'a souvent pas besoin d'être mis à jour ou modifié, à l'exception peut-être de la tenue de la réunion du matin en ligne !

Si vous n'avez jamais utilisé de CRM auparavant, le moment est peut-être venu de commencer à en utiliser un. Vous pourrez stocker et organiser vos prospects en un seul endroit et voir clairement sur quoi votre équipe travaille.

Image via capterra.com

Comment remplacer les réunions de vente en face à face

Les réunions en personne peuvent souvent être remplacées par des appels vidéo, tandis que certaines présentations peuvent être effectuées en ligne avec une vidéo de présentation. De nombreux outils de capture d'écran* sont disponibles que vous pouvez utiliser pour fournir une présentation solide sans compter sur de longues vidéoconférences. Vous pouvez également les enregistrer pour référence future, pour les utiliser lors de la formation de nouveaux membres de l'équipe et pour les partager avec des prospects. Chez Exposure Ninja, cela se présente sous la forme d'un examen gratuit du marketing numérique et du site Web, qui est suivi d'une offre d'appel de consultation.

Comment remplacer les commentaires sur les ventes « au bureau »

Plus qu'un simple examen des mesures, vous souhaiterez probablement examiner le travail d'un représentant pour pouvoir offrir des commentaires et un encadrement. Le CRM que vous utilisez peut vous aider à le faire, tout comme d'autres outils tels que les logiciels d'appel, dont nous parlerons dans la section outils.

Mais même avec ceux-ci pour vous aider, votre équipe écoutera probablement moins d'appels de leurs collègues, puisqu'ils ne sont pas tous assis dans le même bureau ! Le fait d'entendre une phrase géniale ou une gestion astucieuse des objections peut être une source d'inspiration et de renforcement de la formation pour de nombreux commerciaux, alors comment pouvez-vous vous assurer que cela ne devienne pas un point de friction pour votre équipe de vente à distance ?

Pour vous assurer que votre équipe reçoit des commentaires réguliers et accède à des appels inspirants, envisagez d'introduire une « boucle de rétroaction ». Chaque semaine, les membres de votre équipe examinent l'appel, l'e-mail, la présentation ou la proposition de quelqu'un d'autre. Cette méthode puissante permet à tous les membres de l'équipe d'obtenir des commentaires réguliers, de partager ce qu'ils savent et d'écouter la façon dont quelqu'un d'autre le fait. Avec un bon plan de rotation, chaque membre de l'équipe devrait recevoir des commentaires réguliers des meilleurs employés tout en étant en mesure d'offrir des commentaires aux moins performants.

Comment déclarer et enregistrer les ventes

Déclarer une vente n'est pas seulement important en tant que fonction commerciale et pour vous tenir informé, en tant que responsable, mais c'est aussi un processus mental important que votre équipe doit accomplir. Certains membres de votre équipe seront motivés uniquement par la commission, mais beaucoup d'autres seront motivés en gagnant le respect de leur équipe ou en battant la concurrence. Au fur et à mesure que vous construisez votre nouveau processus à distance, amenez votre équipe dans la routine de déclarer une vente dans un lieu public - comme dans une discussion de groupe - et soyez le premier à attirer l'attention et à féliciter les membres de votre équipe pour leurs performances.

Si votre CRM fonctionne comme il se doit, l'enregistrement de vos ventes doit être simple et peut probablement imiter un processus que vous utilisiez au bureau. Pour aller plus loin, demandez-vous si le processus d'enregistrement existe parce que c'est ce qui se rapproche le plus de l'imitation de la configuration de votre bureau ou parce que c'est la méthode la plus utile et la plus efficace. Si ce n'est que du mimétisme, n'ayez pas peur de le changer.

3. Utilisez les bons outils

Les outils que vous utiliserez pour gérer votre équipe à distance dépendront de ce que vous vendez et de la taille de votre équipe. Plus votre équipe est grande, plus vos outils de communication seront importants. Investir pour faciliter la communication, qu'elle soit interne ou externe, est une évidence absolue. La quantité d'argent et de temps que vous pouvez économiser en évitant les erreurs de communication et les allers-retours dépassera de loin le prix de la plupart des solutions.

Chez Exposure Ninja, nous utilisons Slack en interne. Nous avons testé d'autres outils dans le passé, mais au fur et à mesure que nos équipes se sont agrandies, nous avons rapidement dépassé les anciennes solutions. Ils ne permettaient pas des conversations séparées sur différents projets ou entre différentes équipes. Nous avons également constaté que les anciens messages ne pouvaient pas être classés ou organisés, et donc beaucoup d'informations utiles, et parfois vitales, seraient rapidement enterrées ou complètement perdues.

Pour contacter les clients, nous utilisons plusieurs outils selon le type d'appel. S'assurer de choisir un outil fiable et nécessitant très peu d'efforts pour l'utilisation de vos clients et prospects (ne nécessitant pas de téléchargement par exemple) est essentiel. De nombreuses solutions offrent également des fonctionnalités d'enregistrement, ce qui vous permettra de revoir les appels de votre équipe (ou de les mettre dans votre nouvelle boucle de rétroaction !).

D'autres outils utiles incluent :

• Un logiciel de suivi du temps, tel que Hubstaff*
• Un gestionnaire de tâches
• Un CRM fiable
• Un logiciel de capture d'écran fiable
• Une installation de stockage de mot de passe

Si vous cherchez de l'aide pour configurer votre équipe à distance, notre formation et nos conseils sur la révolution du travail à distance peuvent vous aider à identifier et à mettre en place les bons outils et processus pour aider votre entreprise à prospérer.

4. Protéger le bien-être

Pour certains membres de l'équipe, le travail à distance viendra assez naturellement, mais pour d'autres, cela peut être un ajustement difficile. Le travail à domicile permet aux salariés de travailler selon leurs rythmes naturels, de mieux manger, de faire plus d'exercice et de libérer du temps habituellement consacré aux trajets domicile-travail. Mais les équipes doivent être bien accompagnées pour s'assurer qu'elles ressentent les avantages du déménagement, car la réduction des contacts sociaux peut conduire les employés à se sentir isolés.

Il n'y a pas les mêmes opportunités d'interaction occasionnelles que dans la cuisine du bureau tout en prenant un sandwich à l'heure du déjeuner ou autour de la fontaine à eau proverbiale, donc en tant que manager, vous devrez orchestrer les opportunités d'interaction. Cela non seulement gardera votre équipe motivée, mais cela renforcera également les relations entre les membres de votre équipe et créera un système de soutien solide.

Des choses comme organiser une session de quiz le vendredi ou créer des canaux d'intérêt auxquels toutes les équipes de l'entreprise peuvent accéder sont des méthodes simples mais efficaces pour remonter le moral et cultiver un sentiment d'unité, même lorsque les collègues peuvent être physiquement éloignés les uns des autres.

Plus généralement, donner à votre équipe des opportunités régulières de team building lors de réunions internes peut avoir un impact positif. Les éléments populaires de l'ordre du jour incluent «montrer et dire» ou le bavardage général avant le début de la réunion. Outre les types d'interaction que vous planifiez à l'avance, vous devez toujours ouvrir la communication avec votre équipe pour parler de leur bien-être et de ce qu'ils ressentent. Bien que vous aborderez souvent ce problème en tête-à-tête, vous souhaiterez peut-être augmenter la fréquence de ces enregistrements, car il peut être plus difficile de détecter les signes indiquant qu'ils ont du mal en privé alors qu'ils semblent bien en équipe. réunions.

5. Attirez des prospects - numériquement

Que vous soyez au bureau, à la maison ou que vous travailliez dans un café, attirer et convertir avec succès des prospects sera au cœur de votre mission. Vous aurez peut-être la chance d'employer une agence ou d'avoir des professionnels du marketing en interne pour aider votre équipe à trouver les prospects dont vous avez besoin.

Si vous avez déjà beaucoup compté sur les salons, les clients visitant votre bureau ou votre magasin, ou le marketing physique, vous devrez peut-être maintenant revoir votre stratégie pour sécuriser des flux supplémentaires de prospects. Si vous avez déjà créé une stratégie de marketing numérique efficace qui génère des prospects, il est maintenant temps d'appliquer une approche diversifiée. Par exemple, si votre site Web génère actuellement des prospects via le trafic payant uniquement, vous voudrez investir dans votre stratégie de référencement pour sécuriser la croissance organique et les prospects.

Si le site Web ne génère aucun prospect, il est temps d'examiner sérieusement où se trouvent vos opportunités d'améliorer votre processus de génération de prospects. Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour identifier où se trouvent les plus grandes opportunités pour votre entreprise, nous pouvons vous aider en effectuant un examen gratuit du marketing numérique et du site Web. Réclamez le vôtre sur https://exposureninja.com/review/.

6. Sachez quand obtenir de l'aide

La gestion d'une équipe de travail à distance peut prendre quelques essais et erreurs. Au cours de nos huit années d'exploitation à distance, nous avons appris de nombreuses leçons, dont certaines à la dure ! Passer de la stagnation à la pleine exploitation dans les plus brefs délais est essentiel pour maintenir les chiffres de vente et assurer la stabilité de votre entreprise.

Pour aider les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise à faire la transition, nous proposons un webinaire et un appel de consultation gratuits sur le travail à distance. Notre formation et nos conseils sur la révolution du travail à distance sont conçus pour vous amener là où vous devez être le plus rapidement possible, tout en vous aidant à éviter les pièges dans lesquels vous pourriez tomber en faisant cavalier seul.

Commencez dès aujourd'hui en réservant votre consultation gratuite avec un Ninja.

*Certains liens dans cet article sont des liens d'affiliation dont Exposure Ninja reçoit une commission pour la promotion (ces liens ne sont pas sponsorisés). Exposure Ninja ne fait la promotion que des services que nous utilisons déjà dans notre pile marketing