Comment gérer les listes de diffusion : meilleures pratiques et meilleurs outils

Les spécialistes du marketing par e-mail sont confrontés à une question trop courante : devrions-nous passer du temps à examiner et à mettre à jour nos listes d'e-mails de manière proactive, ou devrions-nous plutôt nous concentrer sur la sensibilisation et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils apparaissent ?

Il est logique que les équipes de vente et de marketing souhaitent donner la priorité à la sensibilisation, car il s'agit d'un moteur essentiel de la croissance du pipeline. Mais ce faisant, vous risquez de nuire par inadvertance à la réputation de votre marque en envoyant des e-mails à des clients à partir d'une liste de diffusion défectueuse.

Dans cet article, nous explorerons les obstacles courants de la gestion des listes de diffusion, les meilleures pratiques pour mettre à jour efficacement les coordonnées et ce qu'il faut rechercher dans un outil de gestion de liste de diffusion.

Qu'est-ce que la gestion des listes de diffusion ?

La gestion des listes de diffusion fait référence aux nombreuses façons dont votre équipe collecte, met à jour et utilise les informations sur les abonnés. Il s'agit d'un processus essentiel car il permet à votre équipe de tirer le meilleur parti de la diffusion par e-mail, d'établir des relations durables avec les clients et de stimuler les ventes.

Défis courants de la gestion des listes de diffusion

Même les spécialistes du marketing les plus expérimentés sont confrontés à des défis avec la gestion de leur liste de diffusion. Pensez-y : vous travaillez avec un volume écrasant de données en constante évolution. Et, vous devez être capable d'agir rapidement pour utiliser ces données à bon escient.

Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels les équipes sont confrontées avec la gestion des listes de diffusion :

Croissance et rétention de la liste

Chaque liste de marketing par e-mail commence avec zéro contact. Il peut être difficile de développer votre liste de diffusion, et de nombreux spécialistes du marketing se découragent si leur liste augmente plus lentement qu'ils ne l'espéraient. Sans oublier que certains de vos abonnés se désabonneront au fil du temps et votre liste se dégradera naturellement au fur et à mesure que vos contacts changeront d'emploi ou d'informations de contact. Vous avez souvent l'impression de faire un pas en avant et deux pas en arrière.

La clé est de donner la priorité à la qualité de votre liste de diffusion, pas à la quantité. Il est beaucoup plus utile pour vous d'avoir une petite liste de contacts avec des clients très engagés que d'inonder vos listes de diffusion d'audiences non pertinentes ou indifférentes.

Résistez à la tentation d'acheter des listes de diffusion par e-mail : elles sont souvent remplies de pièges à spam et ne sont pas la solution facile que certaines équipes pensent qu'elles sont.

Délivrabilité des e-mails

Quel que soit le nombre de contacts figurant sur votre liste de diffusion, il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous ne pourrez peut-être pas joindre certains de ces abonnés.

Les e-mails peuvent être acheminés vers des dossiers de spam ou générer un rebond dur ou léger, ce qui signifie que le message n'a pas été livré. Il est crucial pour les équipes de traiter ces e-mails rejetés et de surveiller la délivrabilité de leurs e-mails , c'est-à-dire leur capacité à atteindre la boîte de réception au lieu du dossier spam.

Suspendez la sensibilisation en cas de baisse soudaine de votre délivrabilité jusqu'à ce que vous puissiez identifier le problème. Avez-vous mis en place les bons protocoles d'authentification des e-mails ? Vous contactez trop souvent ? Les e-mails de vos clients sont-ils obsolètes ? Si vous continuez à envoyer des e-mails malgré une faible délivrabilité, vous faites perdre du temps à votre équipe et détruisez potentiellement votre réputation d'expéditeur.

Personnalisation

La collecte et le stockage des détails de votre abonné par e-mail sont une chose, mais utiliser efficacement ces informations pour personnaliser et enrichir leur expérience est la clé du succès du marketing par e-mail.

Les informations que vous stockez dans votre liste de diffusion doivent être exploitables et présenter un avantage évident pour le client, comme l'utilisation des noms et des titres des clients pour les adresser dans l'e-mail et l'utilisation de leur emplacement pour mettre en évidence les offres des magasins locaux. C'est un défi permanent pour la gestion des listes de diffusion de décider quelles informations stocker et comment s'assurer que ces informations sont utilisées de la bonne manière.

Silos de données

En plus du défi de personnalisation dont nous avons parlé ci-dessus, vos données clients sont probablement réparties sur quelques systèmes différents de votre organisation. Diverses équipes utilisent vos données pour des besoins spécifiques, et il y a souvent une déconnexion au sein de votre organisation.

Les silos de données sont un défi majeur pour les équipes marketing, car ils signifient que vous n'avez peut-être pas une visibilité complète sur les détails de vos abonnés individuels dans votre outil de marketing par e-mail. Le marketing, les ventes et chaque équipe en contact avec les clients doivent s'aligner sur la manière dont les données sont collectées et où elles sont stockées pour vous assurer que vous pouvez obtenir un aperçu unique de vos données client.

Comment un outil de gestion des e-mails peut-il vous aider ?

Bien que vos commerciaux aient toujours besoin d'effectuer une maintenance manuelle de vos listes de diffusion, il existe des outils de gestion des e-mails qui répondent aux défis dont nous avons parlé ci-dessus et permettent à vos commerciaux d'utiliser vos données client à leur plein potentiel.

Pourquoi les équipes devraient-elles adopter un outil de gestion des e-mails ? Voici quelques avantages :

Vérification de l'E-mail

De nombreux outils de messagerie avancés peuvent vérifier les e-mails de vos clients et s'assurer que l'adresse est correcte avant de cliquer sur envoyer. Les outils de gestion des e-mails peuvent détecter les fautes de frappe, les domaines de messagerie incorrects et une poignée d'autres problèmes qui pourraient vous amener à générer un rebond dur de votre communication.

Élagage de la liste

La vérification des détails de vos clients et la mise à jour de votre liste de contacts deviennent trop difficiles à gérer à mesure que votre liste s'agrandit et compte des centaines et des milliers de contacts.

Un outil de gestion des e-mails réduit considérablement le poids de l'hygiène des listes, vous aidant à mettre à jour les détails des clients, à supprimer les adresses obsolètes et à segmenter vos listes beaucoup plus rapidement et avec précision que n'importe quel humain ne pourrait le faire seul.

Respect de la vie privée

Les lois et les normes relatives à la confidentialité des clients changent constamment la façon dont les spécialistes du marketing peuvent acquérir et utiliser leurs données clients. Un exemple évident est la protection de la confidentialité des e-mails d'Apple, qui a été publiée en septembre 2021. (Savez-vous comment gérer l'hygiène de votre liste pour un monde post-MPP ?) Les outils de gestion des e-mails vous aident à rester en avance sur les dernières réglementations en matière de confidentialité et à protéger votre marque. des problèmes juridiques potentiels.

Rapport de données en temps réel

Transformer vos données de sensibilisation en informations exploitables peut prendre des jours ou des semaines à un membre de votre équipe. Avec le bon outil de gestion des e-mails, vous pouvez accéder à des rapports en quelques secondes pour mesurer et mieux comprendre le succès de votre marketing par e-mail, la santé de votre liste de diffusion et les moyens de vous améliorer.

Débloquez une plus grande productivité

Chaque avantage que nous avons partagé ci-dessus se traduit par un gain de temps pour votre équipe. Les meilleurs outils de gestion des e-mails s'intégreront parfaitement au flux de travail quotidien de votre équipe et s'intégreront à tous les outils que vous utilisez pour gérer les données de vos clients. En vérifiant les e-mails, en supprimant automatiquement les listes et en fournissant des rapports de données précis, un outil de gestion des e-mails peut considérablement rationaliser le travail de votre équipe et améliorer ses résultats.

Meilleures pratiques essentielles de gestion des listes de marketing par e-mail

Quel que soit l'outil que vous utilisez pour vous aider dans votre marketing par e-mail, il existe plusieurs bonnes pratiques pour gérer les listes de diffusion que vous devez suivre :

Maintenir l'hygiène de la liste de diffusion

Liée à l'élagage de la liste que nous avons expliqué ci-dessus, l'hygiène de votre liste de diffusion déterminera le succès de vos activités de vente et de marketing.

La qualité de vos listes de diffusion se détériorera avec le temps pour plusieurs raisons :

• Les abonnés changent d'adresse e-mail (en particulier lorsqu'ils changent d'emploi)
• Vos commerciaux ont mal orthographié accidentellement les coordonnées du client
• Les clients deviennent dupliqués dans votre système
• Certains abonnés se désengagent

Formez votre équipe sur les différentes manières dont les données clients peuvent se détériorer et sur la manière de répondre à ces préoccupations. Vous pouvez en savoir plus sur la façon de nettoyer votre liste de diffusion en trois étapes dans cet article sur l'hygiène de la liste .

Laisser les abonnés choisir la fréquence des e-mails

Donner à vos abonnés le contrôle de la fréquence à laquelle ils entendent parler de vous et des sujets qui contribueront grandement à améliorer le succès de votre marketing par e-mail. Permettez aux clients d'indiquer la fréquence à laquelle ils souhaitent recevoir les e-mails de votre marque, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.

Expliquez les différents types d'e-mails que vous pourriez envoyer, tels que les recommandations de nouveaux produits, les alertes de vente ou les informations sur les membres fidèles, et permettez-leur de sélectionner les e-mails qu'ils souhaitent recevoir. Un centre de préférences de messagerie est l'endroit idéal pour fournir ces options.

Segmentez votre audience

Chaque personne figurant sur votre liste de marketing par e-mail a une histoire unique avec votre marque et des besoins différents de ceux de vos autres clients.

La segmentation de vos listes d'e-mails par audience, persona d'acheteur clé ou étape du cycle de vie est cruciale pour envoyer des e-mails pertinents et maintenir l'engagement de vos abonnés. Si vous envoyez le même message à tous vos clients, quels que soient leurs besoins, ils se rendront compte que vous ne vous souciez pas d'eux en tant qu'individus et se sentiront moins fidèles à votre marque. Une façon d'améliorer la segmentation de votre audience consiste à tester A/B vos e-mails et à voir comment les différentes personnes réagissent aux différents éléments du message.

Facilitez la désinscription

S'il n'existe pas de moyen simple pour vos abonnés de se désinscrire de votre liste, ils marqueront vos messages comme spam (et auront probablement une opinion défavorable de votre entreprise). Les désabonnements ne nuisent pas à la délivrabilité globale de vos e-mails, contrairement aux plaintes pour spam.

Nous l'avons compris - vous voulez garder autant d'abonnés que possible, et en perdre un semble être un pas en arrière.

Mais vous devez respecter vos clients et leur liberté. Incluez un lien danschaquee-mail que vous envoyez qui permet aux gens de se désabonner et incluez une section facultative leur permettant d'expliquer pourquoi ils se sont désabonnés.

N'oubliez pas qu'ils peuvent préférer recevoir vos communications par d'autres moyens, et cet au revoir actuel peut simplement être un rendez-vous plus tard.

Développez votre liste de manière organique

Nous l'avons déjà dit, mais cela mérite d'être répété : n'achetez pas de listes de diffusion. L'envoi de contacts à une liste de diffusion achetée est un moyen garanti de nuire à la délivrabilité de votre courrier électronique et potentiellement de détruire entièrement votre réputation d'expéditeur.

Développez votre liste de marketing par e-mail de manière organique. Demandez aux clients de s'inscrire aux e-mails de votre marque au point de vente et via les publications sur les réseaux sociaux. Organisez des concours et des tirages au sort qui les encouragent à s'inscrire dans vos e-mails.

La croissance organique est le meilleur moyen d'acquérir des abonnés réellement pertinents pour votre marque.

Optimisez vos formulaires et processus d'opt-in

Alors que vous cherchez à développer votre liste de marketing par e-mail de manière organique, vous comptez sur les formulaires d'inscription pour que les gens vous donnent leurs coordonnées.

Assurez-vous de ne demander que les informations essentielles dans ces formulaires et confirmez que chaque soumission de formulaire est correctement acheminée vers votre CRM ou une autre solution de stockage de données.

Activez un test CAPTCHA sur tous les formulaires pour filtrer les bots susceptibles de vous fournir des informations d'abonné inexactes ou non pertinentes. Enfin, mettez en place le double opt-in, dans lequel un abonné confirmera son abonnement par e-mail avant d'être officiellement ajouté à votre liste.

Qu'est-ce qui fait qu'un logiciel de gestion de liste de diffusion est efficace ?

Il peut être facile de gérer votre liste de diffusion lorsqu'elle compte moins de 100 contacts, mais rien de plus peut rapidement devenir trop lourd à gérer par des moyens entièrement manuels.

Un logiciel de gestion de liste de diffusion peut vous aider à rationaliser tout ce dont nous avons discuté dans cet article et à inspirer un plus grand sentiment de confiance dans le succès de votre programme. Lorsque vous évaluez des outils de liste de diffusion potentiels pour votre équipe, nous vous recommandons d'explorer ces fonctionnalités et capacités clés :

Intégrations CRM

Un outil de liste de diffusion ne vous apportera aucune valeur s'il ne peut pas se connecter à vos données client et aux outils que vous utilisez pour mener votre campagne de sensibilisation. Renseignez-vous sur les intégrations CRM disponibles avec votre solution potentielle. Est-elle connectée à tous les outils et systèmes que votre équipe utilise pour stocker et gérer les données client ?

Rapports détaillés

Les meilleurs outils de marketing par e-mail incluent de puissantes capacités de création de rapports qui vous donnent un aperçu des indicateurs clés liés à la santé de votre programme de messagerie. Examinez les rapports fournis par chaque logiciel de gestion de liste de diffusion potentiel et demandez-vous comment vous pouvez trier, filtrer ou personnaliser ces rapports en fonction de vos objectifs spécifiques de marketing par courrier électronique.

Segmentation appropriée

La personnalisation est un défi courant du marketing par e-mail, mais le bon outil peut en faire un jeu d'enfant. La plupart des solutions de listes de diffusion vous permettent de segmenter vos audiences et de créer des listes en fonction de leurs informations démographiques et de leur comportement d'achat. La segmentation est incroyablement difficile à gérer sans outil - vous devez mettre à jour manuellement vos feuilles de calcul chaque fois que vous obtenez des informations pertinentes sur vos abonnés individuels, et il y a beaucoup de place pour l'erreur humaine.

Recherchez la profondeur de segmentation fournie par chaque outil prospectif pour vous aider à comprendre lequel vous donnera le ciblage granulaire dont vous avez besoin.

Capacités d'automatisation

L'un des principaux avantages de tout outil de marketing réside dans les capacités d'automatisation qu'il offre. Comment votre logiciel de liste de diffusion peut-il faciliter le travail de vos commerciaux et leur éviter de perdre du temps sur des tâches administratives répétitives ? Évaluez le type d'automatisation que votre outil de gestion de liste de prospects peut fournir et quantifiez le temps que cela pourrait faire gagner à vos commerciaux. Ces économies peuvent vous aider à justifier le coût potentiel de votre solution.

Interface intuitive

La facilité d'utilisation de votre logiciel de liste de diffusion affectera grandement la rapidité avec laquelle votre équipe se mettra au courant et améliorera sa productivité. Tenez compte de la courbe d'apprentissage de vos solutions potentielles et renseignez-vous sur les niveaux d'assistance auxquels vous pouvez accéder pour renforcer votre équipe. Le fournisseur propose-t-il des documents ou des vidéos pratiques ? Pouvez-vous accéder à des formations et à une assistance pratique ?

Des listes de diffusion propres font avancer les entreprises

Chaque membre de votre équipe a la responsabilité de garder vos listes de diffusion par e-mail propres. Expliquez en détail comment la qualité des données de vos clients diminuera avec le temps et apprenez à vos commerciaux à repérer et à corriger les informations incorrectes sur les clients.

La plupart des équipes voudront trouver un outil de gestion de listes de diffusion capable de répondre aux préoccupations les plus courantes et de rationaliser considérablement le travail de leur équipe. Si votre liste de diffusion par e-mail contient plusieurs centaines de contacts, un outil est indispensable.

Travailler avec une liste de diffusion propre est la première étape pour améliorer votre marketing par e-mail, mais il existe de nombreuses autres considérations pour obtenir des résultats significatifs par e-mail.

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