Que rechercher dans une solution d'intégration Microsoft Dynamics GP et Magento

(Cet article a été initialement publié le 20 juin 2013. Il a été mis à jour pour plus d'exactitude et d'exhaustivité.)

Avec la croissance des achats en ligne, de nombreux détaillants se fixent des objectifs agressifs pour leurs ventes en ligne. Cependant, pour atteindre ces chiffres, les détaillants doivent prendre de nombreuses mesures pour attirer et fidéliser davantage de clients. Beaucoup se concentreront sur la conception frontale et le contenu de leur site Web Magento afin qu'il soit facile à trouver, à acheter et à payer.

Mais qu'en est-il de vos processus backend ? Travaillez-vous aussi efficacement que possible ? Combien de données transférez-vous entre Magento et votre système ERP tel que Microsoft Dynamics Great Plains (GP) ? Vos processus métier peuvent avoir autant d'impact positif (ou négatif) sur votre expérience client que la conception de votre site Web.

La croissance nécessite une mise à l'échelle et vos anciens processus qui semblaient autrefois efficaces pourraient devoir être réorganisés pour atteindre ces objectifs de vente ambitieux. Dans cet article, nous examinerons les signes dont vous avez besoin pour intégrer votre boutique en ligne Magento pour une efficacité opérationnelle et comment choisir la meilleure solution d'intégration pour votre entreprise.

Signes que vous avez besoin d'une intégration de commerce électronique

Êtes-vous de plus en plus frustré par vos opérations que jamais auparavant ? Sans intégration pour leur vitrine Magento, les marchands ont tendance à éprouver les mêmes difficultés de croissance.

Lequel de ces problèmes rencontrez-vous quotidiennement ?

• Vous continuez à survendre.
• Vous faites perdre du temps aux membres de votre personnel dans la saisie manuelle des données.
• Vous expédiez des commandes en retard ou par erreur.
• Vos expériences en ligne et hors ligne ne sont pas cohérentes.
• Vos informations sur le produit sont inexactes et désordonnées.
• Vous n'avez aucune visibilité sur les données de vos fournisseurs.
• Vous passez plus de temps au service client à corriger vos propres erreurs.

Ce sont quelques-unes des raisons qui poussent les marchands à intégrer Magento à leur ERP comme Microsoft Dynamics GP. Étant donné que vos systèmes « ne peuvent pas communiquer entre eux », vous devez compter sur la saisie manuelle des données pour déplacer les données entre vos systèmes. Certains clients nous ont signalé qu'ils prenaient plus de 40 heures par mois pour transmettre uniquement des données essentielles telles que des articles et des mises à jour d'inventaire.

La saisie manuelle des données ralentit vos processus et est sujette aux erreurs humaines. Un mauvais caractère peut signifier que vous expédiez le mauvais SKU ou à la mauvaise adresse. Cela pourrait également signifier des retards dans les mises à jour des stocks, ce qui pourrait entraîner des ventes manquées ou une survente. Peu importe lequel de ces événements se produit, c'est une mauvaise expérience pour vos clients.

La bonne nouvelle est que l'intégration entre Magento et Microsoft Dynamics GP peut aider dans tous ces domaines !

Comment évaluer les solutions d'intégration Microsoft Dynamics GP et Magento

Bien que l'intégration du commerce électronique aide à résoudre bon nombre de ces problèmes, elle ne le fait que lorsque vous choisissez la meilleure approche d'intégration pour votre entreprise. Les projets mal gérés peuvent finir par être trop compliqués, prendre du temps et gaspiller des milliers de dollars sans jamais expérimenter une solution qui fonctionne.

Pour vous aider à évaluer vos options d'intégration, nous comparerons les risques, les avantages et le coût de deux principales approches d'intégration : personnalisée et middleware.

Vous ne voulez pas attendre de perdre constamment des commandes Web pour réaliser que votre approche d'intégration n'était pas la bonne décision !

Intégration de commerce électronique personnalisée

Lorsque vous évaluez les options pour la première fois, votre premier réflexe peut être de vous tourner vers une intégration personnalisée. À moins que vous ne soyez capable de gérer le projet en interne, l'intégration personnalisée a tendance à être proposée par votre agence Web, votre consultant en logiciels ou un autre fournisseur qui peut ou non avoir une expertise en intégration. Vous connaissez le vendeur, il connaît déjà votre entreprise et vous aimez le prix ? Alors, quel mal y a-t-il à les laisser créer une intégration personnalisée pour vous ?

En discutant avec des centaines de commerçants, nous avons appris qu'il existe des risques communs récurrents avec les solutions d'intégration personnalisées. Avant de vous engager dans cette voie, considérez ce qui suit :

Y a-t-il une seule personne qui gère l'ensemble de votre projet ?

Votre projet sera-t-il délégué à un seul développeur au sein de l'entreprise ? Si tel est le cas, cela signifie qu'une seule personne construira, maintiendra et soutiendra l'ensemble de la solution. Cela arrive souvent aux projets d'intégration en raison de ressources limitées.

Que se passe-t-il lorsque ce développeur part en vacances, devient incapable de travailler ou quitte l'entreprise de votre fournisseur ?

Dans une histoire d'horreur, nous avons travaillé avec un commerçant qui pensait avoir une "solution automatisée". En fait, un développeur solitaire effectuait seul la nuit les 85 millions de dollars de transactions ! Sans surprise, l'intégration du marchand s'est régulièrement interrompue, ce qui lui a fait perdre systématiquement des commandes Web. Quel bordel!

Connaissent-ils bien Magento ET Microsoft Dynamics GP ?

Les fournisseurs dont l'expertise en intégration est limitée ou inexistante ont tendance à écrire du code personnalisé pour chacun de leurs projets d'intégration. Ils ne tirent généralement pas parti d'une plate-forme d'intégration avec des connecteurs prédéfinis.

Il y a une courbe d'apprentissage sérieuse pour comprendre les exigences relatives à la façon dont chacun de vos systèmes reçoit les données. Vous devez comprendre quels champs de données doivent être lus ou écrits. Vous devez comprendre les règles et les processus métier à prendre en compte. Ce n'est pas quelque chose que vous voulez que quelqu'un apprenne sur le tas.

Par exemple, lors de l'intégration de Magento à Microsoft Dynamics GP, une exigence courante est la nécessité de syndiquer l'assortiment de produits sur le Web. Cela signifie insérer des données de GP dans Magento. Le défi est que la façon dont les données d'articles sont utilisées dans Magento est complètement différente de GP. Dans un ERP comme GP, les données sur les articles sont principalement utilisées pour la gestion des stocks et les pratiques comptables GAAP (un objectif comptable/opérationnel). Dans Magento, il est utilisé comme contenu Web et pour générer des commandes (un accent eCommerce/marketing). Un intégrateur doit suivre de nombreuses étapes pour transférer et traduire les données d'article entre ces deux systèmes.

Dans quelle mesure le fournisseur connaît-il les nuances de chacun de vos systèmes d'extrémité ?

Votre intégration tiendra-t-elle dans le temps ?

Lorsque votre intégration ne tient pas compte de tous les scénarios où les données sont manquantes ou imparfaites, cela peut sérieusement perturber vos opérations. Quelque chose d'aussi simple qu'un prix sur une commande en ligne différent du prix dans votre ERP peut continuellement ralentir vos processus. Vous obtiendrez une commande invalide et devrez contacter et attendre que le support résolve le problème à chaque fois.

Votre intégration permet-elle à votre entreprise de se développer ?

Une solution personnalisée et codée en dur peut vous lier pour toujours au fournisseur de mise en œuvre. Lorsque vous souhaitez changer de logiciel ou ajouter un nouveau canal de vente, votre fournisseur devra recommencer votre intégration à partir de zéro, car chaque système est directement lié.

Combien cela vous coûtera-t-il ?

Sans une pratique basée sur l'intégration, les fournisseurs qui écrivent du code personnalisé peuvent être coûteux car il s'agit de projets ponctuels. Nous avons vu des clients cités entre 25 000 $ et 30 000 $ pour l'intégration entre Magento et GP. Ce coût initial n'inclut pas non plus les coûts permanents sur la route. S'il y a des bogues, des mises à jour ou des modifications nécessaires pour votre intégration, vous devrez également payer plus pour ceux-ci. À long terme, ces projets personnalisés peuvent finir par vous coûter plus cher que prévu.

Conclusion

Ne vous enfermez pas dans une solution que vous pouvez dépasser, d'autant plus que le but de l'intégration est de vous aider à faire évoluer les processus. Les questions importantes à poser à votre fournisseur potentiel mettant en œuvre votre projet d'intégration sont les suivantes : qui est derrière votre projet et comment connectent-ils vos systèmes ?

À moins que vous n'ayez des besoins d'intégration vraiment complexes, comme l'intégration de nombreuses applications personnalisées en plus de Magento et Dynamics GP, vous ne pouvez probablement pas justifier d'entreprendre une solution personnalisée.

Solution d'intégration middleware e-commerce

De l'autre côté de l'intégration personnalisée, les commerçants ont également la possibilité d'utiliser une plate-forme d'intégration middleware. Ces types de solutions ont un « hub » qui se situe entre Magento et Microsoft Dynamics GP pour automatiser les transactions de données entre eux. Le hub gère la connexion, la transformation des données et l'orchestration des données entre vos systèmes. Idéalement, la plate-forme devrait utiliser des connecteurs prédéfinis qui connectent vos systèmes via le hub.

Les fournisseurs d'intégration de middleware ont généralement construit une pratique de base autour de l'intégration de systèmes tels que Magento et Dynamics GP. Vous bénéficierez d'une équipe qui prend en charge plusieurs clients d'intégration. De plus, avec une vaste expérience en intégration, vous devriez être plus susceptible de trouver un partenaire qui comprend les tenants et les aboutissants de l'intégration de Magento et Microsoft Dynamics GP.

Le défi est qu'il existe plusieurs fournisseurs d'intégration de middleware parmi lesquels choisir. Il peut être écrasant de comparer. Voici quelques domaines à considérer qui différencieront les plates-formes les unes des autres.

Sont-ils conçus pour le commerce électronique et la vente au détail ?

Tous les fournisseurs d'intégration de middleware disponibles ne se concentrent pas sur la vente au détail et le commerce électronique. Tout comme vous souhaitez travailler avec une agence Magento certifiée, vous souhaiterez travailler avec un fournisseur d'intégration qui peut définir une solution qui crée une expérience d'achat compétitive pour vos clients - pas seulement une synchronisation de données API à API.

À quelle fréquence synchronisent-ils les données ?
Le traitement des données en temps réel est crucial pour certaines de vos tâches quotidiennes. Par exemple, il garantit que les commandes ne sont pas passées pour des articles en rupture de stock ou que les prix promotionnels ne sont pas disponibles plus longtemps qu'ils ne le devraient. Synchronisent-ils les données en temps réel comme le permettent Magento et Microsoft Dynamics GP ou est-ce par lots une fois par jour ou plus ?

Existe-t-il des outils d'auto-assistance ?

Les outils d'auto-assistance peuvent fournir des fonctionnalités telles que la création ou la modification de vos propres cartes de données (comment les champs de chaque système sont connectés) entre Magento et Microsoft Dynamics GP. Si vous disposez des bonnes ressources en interne, cela vous permet de mieux contrôler votre intégration. Vous n'aurez pas à demander ou à attendre que le fournisseur apporte des modifications pour vous, ce qui peut également coûter de l'argent supplémentaire.

Quelle visibilité ai-je sur mes données ?

Votre plate-forme doit vérifier que les données sont À LA FOIS envoyées et reçues de Magento et de Dynamics GP. Un audit détaillé de vos données devrait donner une visibilité sur chacune de vos transactions afin que votre équipe de service client puisse retracer le parcours d'une commande dans vos systèmes, par exemple. Il devrait également fournir des outils pour mettre en évidence les échecs ou les exceptions qui doivent être résolus, au lieu de les enterrer dans le résumé beaucoup plus large des transactions réussies.

Que se passe-t-il lorsque l'un de mes systèmes se déconnecte pour une raison quelconque ?

La plupart des détaillants ont connu la douleur lorsque l'un de leurs systèmes critiques tombe en panne. Cela semble toujours se produire pendant les moments les plus importants aussi, comme une vente flash ou des vacances. L'un des principaux avantages d'une plate-forme middleware est qu'elle doit pouvoir stocker ou limiter des données telles que des commandes jusqu'à ce que le système revienne en ligne. Cela garantit que vous ne perdrez aucune commande ou donnée client pendant ces temps d'arrêt.

Qui maintient la plateforme et les connecteurs ?
Si votre fournisseur est une plateforme SaaS ou IPaaS, il doit entretenir régulièrement sa plateforme et ses connecteurs. Cela signifie qu'ils s'occuperont des mises à jour de sécurité, des bogues ou de toute autre mise à jour du système qui affectent votre intégration entre Magento et Dynamics GP.

Combien cela va-t-il me coûter ?

Pour les solutions SaaS et IPaaS, les clients paient un abonnement mensuel pour l'hébergement, la maintenance et le support de votre solution sur leur plateforme. Vous devrez peut-être également payer des frais de mise en œuvre uniques pour qu'ils configurent et connectent vos systèmes. Les tarifs d'abonnement mensuels peuvent varier de 100 $ à 1 000 $+ et les frais de mise en œuvre de 0 $ à 10 000 $+. Vous devez comprendre quelles fonctionnalités vous recevez et ce pour quoi vous payez.

Conclusion

L'intégration entre Magento et Microsoft Dynamics GP peut être une étape critique pour votre entreprise. Cela peut vous aider à réorganiser et à automatiser vos processus afin que vous n'ayez pas à vous fier à la saisie manuelle des données. La question est de savoir quelle approche vous adopterez pour connecter vos systèmes. Avec la bonne vision, la bonne technologie et le bon partenaire, vous serez en mesure de choisir la meilleure approche pour votre entreprise.

Si vous pensez qu'une plate-forme d'intégration de middleware semble convenir, découvrez comment nChannel intègre Magento et Microsoft Dynamics GP.

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