Comment nous avons organisé un événement virtuel qui a attiré plus de 10 000 participants

Avec de nombreuses autres entreprises, organisations à but non lucratif, jeunes mariés et diplômés du monde entier, Classy avait de grands projets pour un événement en personne en 2020. Au cours des six dernières années, nous avons organisé la Collaborative, une conférence pour les professionnels à but non lucratif. La collaboration est une expérience de quatre jours qui offre aux professionnels à but non lucratif la possibilité d'apprendre, de se connecter avec des experts de l'industrie et des pairs partageant les mêmes idées, d'assister à des happy hours mouvementés et de se réinspirer pour leurs missions. Mais au cours de la première semaine de mars 2020, alors que COVID-19 évoluait rapidement d'une brève mention dans les nouvelles à un titre en majuscules, notre équipe d'événements savait que nous ne pouvions pas garantir un événement en personne.

"Le processus de passage à un événement virtuel n'a pas été pris à la légère", déclare Taryn Crowder, responsable principale des événements. «Lorsque nous avons commencé à surveiller la situation du COVID-19, nous avons créé plusieurs plans de crise différents en fonction de ce qui s'est passé ensuite avec le virus. Ces plans de crise initiaux n'ont pas duré longtemps - nous avons dû passer à de nouveaux plans de crise presque quotidiennement pendant plusieurs semaines, car les choses ont changé rapidement avec la pandémie. Ces plans de crise consistaient en une communication et des tactiques opérationnelles.

Pour aider votre équipe à repenser vos événements en personne, nous avons demandé à cinq des membres clés de notre équipe de partager leurs conseils et les leçons apprises sur la transition d'un événement en personne vers une expérience virtuelle qui a attiré plus de 10 000 participants en seulement deux mois et demi. Lisez la suite pour entendre Taryn Crowder, responsable principale des événements; Brooke Hearn, planificatrice d'événements principale ; Anne Guillen, responsable du marketing de contenu événementiel ; Irene Webber, conceptrice visuelle principale ; et JP Angers, producteur vidéo senior.

Leçon 1 : Évaluer les risques, effectuer des recherches et agir rapidement.

Q : Expliquez le processus initial de la façon dont vous avez décidé de passer d'un événement en personne à un événement virtuel.

Taryn : Nous devions d'abord commencer le processus d'évaluation de nos risques avec l'événement en personne. Cela comprenait l'examen des contrats signés et des factures dues pour les services rendus. Nous avons commencé par sensibiliser chacun de nos fournisseurs, hôtels et lieux.

J'avais besoin de mener les batailles juridiques contre la force majeure, et pour ce faire, j'avais besoin de savoir : de quels accords nous pouvions et ne pouvions pas sortir, et quels services avaient été rendus afin que je puisse savoir dans combien d'argent nous avions déjà coulé l'événement en personne.

Brooke : Pendant que nous réfléchissions à la façon d'annuler ou de reporter nos accords pour l'événement en personne, nous passions également des heures en réunions à élaborer exactement à quoi ressemblerait l'événement virtuel, ce que nous offririons et quand.

En plus de réinventer l'événement, nous avons également relevé de nouveaux défis qui accompagnent un événement entièrement virtuel. Nous sommes très chanceux d'avoir plusieurs experts en technologie sur lesquels nous pouvons compter, comme notre producteur vidéo et notre équipe informatique.

Q : Quelles ont été certaines de vos réflexions ou préoccupations au cours de ce processus ?

Taryn : Aucun d'entre nous n'avait jamais planifié d'événement virtuel auparavant, nous devions donc rechercher des technologies ; Besoins informatiques tels que le WiFi ; préparation des haut-parleurs pour un bon éclairage, un son et une connexion Wi-Fi dans leurs maisons individuelles ; opportunités de parrainage pour un cadre virtuel, opportunités de réseautage pour un cadre virtuel, etc.

Q : Comment la transition vers un événement virtuel a-t-elle affecté le contenu prévu ?

Anne : C'était difficile du point de vue du contenu parce que je savais que nous allions devoir agir très rapidement, mais je ne pouvais pas commencer à rassembler du contenu tant que nous n'avions pas compris à quoi ressemblerait l'événement virtuel, sur le plan logistique et technologique.

Une fois ces décisions prises, nous avons rapidement réalisé que nous ne pouvions pas utiliser les sessions que nous avions déjà solidifiées pour l'événement en personne. Ils ne correspondaient pas au climat actuel et n'ont pas non plus créé un flux idéal pour la conférence. Nous avons redémarré le processus de décision sur le thème et l'orientation de la conférence, les domaines thématiques sélectionnés, puis identifié de nouveaux conférenciers qui correspondent à ces sujets.

Taryn : La planification du contenu faisait partie de la chronologie dès le premier jour. Une des premières questions que nous nous sommes posées était combien de séances devrions-nous proposer ? Nous ne pensions pas que les gens seraient intéressés à rester assis devant leur ordinateur toute la journée, et nous pensions qu'ils voudraient organiser leur propre emploi du temps. Cela a également joué un rôle essentiel dans la technologie que nous avons finalement choisie.

Nous avons dû tout recommencer sur le contenu parce que nous vivions dans un nouveau monde, où les gens avaient besoin d'un contenu différent de ce qu'ils avaient auparavant. Nous devions donc avoir des conversations avec des experts de l'industrie et des organisations à but non lucratif pour comprendre exactement ce qu'ils traversaient et savoir exactement ce qu'ils attendaient de nous.

Quelques-unes des questions dont nous avons discuté :

• Les gens voudront-ils s'inscrire à cet événement virtuel ? Comment piquer leur intérêt ?
• Le marché est-il sursaturé de contenu de réponse au COVID-19, ce qui signifie que personne n'aura besoin du nôtre ? Le contenu que nous avons sélectionné en avril sera-t-il toujours pertinent en juin ?
• À quoi ressemblent les autres événements virtuels ? Que pouvons-nous apprendre des autres en ce moment ?
• Nous avons des participants du monde entier, alors quel délai devrions-nous utiliser pour les sessions ?
• Quel serait le nom de l'événement ?
• Aurions-nous un thème ?

Au début, nous avons décidé de ne pas avoir de thème car nous avions une si petite fenêtre pour tout organiser. Mais, en discutant avec les conférenciers, nous avons réalisé qu'un thème organique avait surgi : l'adaptation. Nous avons donc choisi de le lier à l'une des valeurs fondamentales de Classy : Adapt and Overcome.

Il y avait tellement d'inconnues que nous devions simplement faire notre meilleure supposition sur bon nombre de ces questions. Nous nous sommes engagés à fournir de solides opportunités de réseautage et avons passé une tonne de temps à rechercher comment le faire. Nous nous sommes également inscrits à de nombreux événements virtuels en tant que participants pour obtenir une exposition de première main.

Comme nous étions en train de créer un tout nouvel événement, nous avons dû créer un nouveau logo. Tout d'abord, nous avions besoin de savoir quel serait le nouveau nom, nous avons donc organisé une séance de remue-méninges interne pour le comprendre. Nous avons ensuite fait appel à notre équipe de conception et leur avons demandé quelques options de logo.

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• Évaluez les risques liés à la modification de vos plans en examinant les accords et les contrats avec les fournisseurs.
• Effectuez des recherches pour découvrir ce qu'implique un événement virtuel en termes de technologie et de fonctionnalité nécessaires, à la fois les éléments requis et les avantages.
• Passez en revue votre contenu prévu ou votre calendrier d'événements pour commencer à réfléchir aux moyens de vous adapter à un public virtuel.
• Assistez à d'autres événements virtuels pour vous inspirer.
• Créez une liste de questions à mesure qu'elles se présentent pour rappeler à votre équipe tous les nouveaux éléments auxquels vous devrez répondre ou vous préparer.
• Faites appel à votre designer ou aux personnes responsables de la création des éléments de marque, de la conception de votre page d'événement, de la mise à jour du site Web, etc.

Leçon 2 : Créer un nouveau budget et des plans d'urgence.

Taryn : Une autre étape critique lorsqu'il s'agissait de créer un nouveau budget consistait à décider de rembourser ou non les personnes qui avaient déjà acheté des billets pour l'événement en personne, et si l'événement virtuel serait gratuit ou non. Nous voulions informer tout le monde immédiatement sur les deux articles, et nous avons décidé que tout le monde recevrait un remboursement complet et que le nouvel événement serait gratuit.

Nous avons également eu des conversations avec notre directeur du développement commercial, Charlie Anderson, sur les revenus qu'il pourrait générer grâce aux parrainages d'un événement non prouvé. Il s'agissait également d'un élément essentiel du processus de création du budget.

Toutes ces choses devaient être faites avant que je finalise les budgets. Après avoir calculé ce que nous pouvions récupérer, ce que nous ne pouvions pas récupérer et les revenus de sponsoring potentiels, j'ai commencé un nouveau budget.

Ensuite, j'ai créé trois plans d'urgence événementiels différents basés sur :

1) Un monde où la distanciation sociale était encore de mise en juin.

2) Un monde où la distanciation sociale n'était pas imposée, mais où les gens ont toujours peur de voyager.

3) Un monde où tout est revenu à la normale.

Chaque plan d'urgence avait son propre budget.

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• Calculez ce que vous pouvez et ne pouvez pas récupérer de vos contrats événementiels originaux.
• Déterminez si votre événement sera gratuit ou aura un prix d'entrée ou un minimum de collecte de fonds.
• Parlez aux dirigeants ou aux membres du conseil d'administration qui peuvent être en mesure d'apporter des parrainages ou des partenaires commerciaux.
• Essayez de prévoir autant que possible et de créer des plans de secours afin d'être aussi préparé que possible à tous les nouveaux défis qui accompagnent votre événement virtuel.

Leçon 3 : Soyez honnête et enthousiaste dans vos premières communications.

Taryn : Au cours de la première semaine de mars, j'ai contacté notre responsable principale des communications et de la marque, Krista Lamp, pour avoir son avis sur la manière d'envoyer des messages à nos participants pour leur faire savoir que nous surveillions la situation. Nous devions nous aligner sur les messages internes et externes, mais nous devions d'abord savoir quel allait être notre plan.

Nous n'avions pas de plan de crise événementiel spécifique, nous avons donc dû créer cette documentation. Nous devions également rédiger un communiqué de presse, mettre à jour notre site Web et envoyer des FAQ internes sur la façon de répondre aux clients ou prospects lorsqu'ils posaient des questions sur notre plan.

Notre message initial à tout le monde en interne et en externe était que nous surveillions la situation. Cependant, nous (la direction exécutive et les principales parties prenantes) savions que nous devions annuler l'événement et examinions nos options.

Nous avons gardé cela près de la poitrine pendant que nous décidions si nous allions nous lancer dans la création d'un événement virtuel. Une fois que nous avons su que cela allait se produire, j'ai fait appel à quelques personnes supplémentaires des équipes de marketing, de conception et de développement Web pour leur faire savoir que nous annulions l'événement. Ils ont été informés avant tout le monde parce que nous étions en train de travailler sur la sortie de la phase 2 du site Web de l'événement en personne, et je ne voulais pas qu'ils perdent du temps à travailler sur quelque chose que nous allions bientôt rayer.

Conseil de pro d'Anne : créez un document interne sur les points de discussion. Nous en avons créé un pour l'événement en personne que nous venions de déployer en février, et nous avons dû revenir en arrière et en créer un nouveau pour l'événement virtuel. Nous avons essentiellement pris ce que nous avons écrit comme FAQ sur notre site Web et l'avons intégré dans un document de points de discussion interne avec des détails supplémentaires pour que les membres de l'équipe Classy puissent parler de l'événement.

Q : Comment les autres membres de l'équipe Classy ont-ils réagi en apprenant que votre événement serait virtuel ?

Taryn : Passer au virtuel signifiait créer un tout nouvel événement. Nous avions fait une tonne de travail sur l'événement initial, donc il y avait un peu de tristesse de ne pas pouvoir aller jusqu'au bout.

Mais tout le monde était favorable et prêt à intervenir pour aider notre équipe. Nous avions besoin que tous les membres de notre équipe et les parties prenantes de l'entreprise participent, et tout le monde s'est mobilisé de manière incroyable.

Il y avait un certain scepticisme initial quant à savoir si nous pouvions ou non le faire, si ce serait ou non une expérience positive et si les gens s'inscriraient ou non. Pour aider à dissiper certains de ces doutes et garder notre équipe interne motivée, nous avons travaillé sur la meilleure façon de communiquer sur ce sur quoi nous travaillions, afin que les autres comprennent à quel point nous prenions cela au sérieux.

Brooke : En raison de ce scepticisme initial, il était important pour nous de travailler avec Krista pour communiquer en permanence avec toute notre équipe et leur montrer que nous allions réussir et que ça allait être génial !

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• Rencontrez vos principaux décideurs tôt et souvent.
• Créez une documentation sur la façon dont vous gérez cela afin de pouvoir vous référer au «plan de crise de l'événement» à l'avenir.
• Rédigez votre message (même s'il s'agit de « nous surveillons la situation ») afin que votre auditoire sache que vous êtes au courant. Utilisez ensuite ce verbiage aux endroits suivants :
  • communiqué de presse
  • Mises à jour du site Web
  • Page de l'événement
• Créez une documentation interne comme des FAQ afin que votre équipe soit mise à jour et sache comment répondre aux questions entrantes.
• Gardez les détails discrets pendant que vous finalisez afin que les informations ne soient pas publiées avant que vous ne soyez prêt à déployer.
• Une fois que vous avez pris une décision, informez toute votre équipe et partagez votre enthousiasme à l'idée d'essayer un nouvel événement afin que votre équipe se sente excitée au lieu d'être nerveuse, et qu'elle puisse partager cette énergie avec vos supporters.

Leçon 4 : Soyez transparent avec les conférenciers, les sponsors et les participants.

Q : Comment et quand avez-vous parlé aux conférenciers et aux sponsors de la mise en ligne de l'événement ? Avez-vous reçu un refoulement ?

Taryn : Nous avons informé nos sponsors et conférenciers de notre décision avant de publier toute autre communication externe. Nous les avons contactés pour leur annoncer que nous devenions virtuels et leur demander s'ils souhaitaient toujours participer à l'événement.

Brooke : Les premiers retours des sponsors étaient excellents, mais il était difficile de créer virtuellement une nouvelle valeur pour eux. Cela nous a poussés à être encore plus stratégiques sur les commandites pour nous assurer que cela leur serait bénéfique.

Anne : J'ai organisé des appels avec tous les intervenants que nous avions retenus pour l'événement en personne. C'était un excellent moyen de maintenir de bonnes relations avec les orateurs, d'expliquer les inconnues de notre stratégie et de leur demander de réfléchir à de nouveaux sujets possibles ou à la manière dont leur sujet pourrait être adapté à la nouvelle orientation.

Ces conversations avec des conférenciers nous ont aidés à trouver notre thème, « S'adapter et surmonter », et ont déclenché certaines de nos stratégies technologiques. Nous avons fini par garder certains des conférenciers initiaux et n'avons pas pu en garder d'autres, mais je pense qu'ils étaient tous très heureux d'avoir eu une discussion à ce sujet et de m'aider à réfléchir sur la façon de garder cette conférence précieuse pour les participants.

Q : Comment avez-vous parlé aux participants de la mise en ligne de l'événement ? Avez-vous reçu un refoulement ?

Taryn: Il était important pour nous de fournir des instructions claires à nos inscrits potentiels et aux inscrits actuels aux événements en personne sur la position de Classy sur la sécurité de tout le monde, comment et quand ils recevraient un remboursement, ce que nous allions faire à la place de l'événement en personne, notre décision de facturer ou non, et plus encore.

Nous devions nous assurer de passer le mot sur tous les canaux. Nous avons ajouté une barre de promotion au site Web avec une nouvelle page de destination avec notre messagerie, nous avons diffusé des messages sur les réseaux sociaux et nous avons envoyé des e-mails.

Une fois que nous avons envoyé l'e-mail informant les participants de l'annulation de l'événement en personne, je n'ai reçu que des remarques positives de la part des participants. Tout le monde nous a soutenus par le biais des e-mails et nous a remerciés d'avoir adopté une position proactive pour atténuer la propagation de la maladie.

Depuis que nous avons annoncé que nous rembourserions automatiquement tout le monde dès le départ, cela a réduit ce qui aurait autrement été beaucoup d'e-mails. Nous avons également annoncé dans notre e-mail (et sur notre site Web) que nous envisagions un événement virtuel, j'ai donc reçu des commentaires positifs des participants impatients d'entendre plus de détails.

Brooke : J'ai également reçu de nombreux commentaires de la part de sponsors qui se trouvaient dans des situations difficiles avec d'autres événements qui attendaient jusqu'à la dernière minute pour annuler ou ne remboursaient pas leur paiement de parrainage. Et puis plus tard, de nombreux participants étaient vraiment ravis que l'événement virtuel soit gratuit !

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• Informez vos parties prenantes externes (telles que les conférenciers, les sponsors et les entreprises partenaires) de votre décision dès que possible, idéalement avant de la rendre publique afin qu'elles sachent que vous appréciez leur soutien et que vous souhaitez travailler avec elles.
• Soyez créatif dans la manière dont vous pouvez continuer à apporter de la valeur aux sponsors via un événement virtuel. Par exemple, nous avons crié à nos sponsors au début des sessions, avant et après les discours d'ouverture et de clôture, dans nos e-mails, sur les réseaux sociaux et dans le pied de page de notre site Web d'événement.
• Si possible, invitez des conférenciers, des invités spéciaux ou des sponsors à participer à des conversations et à des remue-méninges pour partager des idées ou des idées sur la façon dont vous pouvez créer le meilleur événement possible.
• Rendez votre messagerie très visible (page d'accueil, e-mails, médias sociaux) afin que toute personne intéressée par votre événement sache qu'il sera virtuel et comment en savoir plus.
• Désignez un ou quelques membres de votre équipe pour surveiller les médias sociaux et répondre aux questions afin de tenir vos supporters informés.

Leçon 5 : Maintenir une communication cohérente avec les participants tout au long du processus (envoyer de nombreux e-mails).

Taryn : Une communication constante tout au long du processus était essentielle. Nous avons créé un calendrier de marketing par e-mail à l'échelle de l'équipe.

Voici un aperçu des e-mails que nous avons envoyés :

• • Un e-mail pour informer tout le monde que nous surveillons la situation
  • Un e-mail pour informer tout le monde que l'événement a été annulé, qu'ils recevraient des remboursements et que nous envisageons un événement virtuel
  • Un e-mail annonçant l'événement virtuel, le nouveau site Web de l'événement et l'ouverture des inscriptions
  • Des e-mails marketing cohérents pour promouvoir de nouveaux conférenciers afin de poursuivre le battage médiatique avant l'ouverture de la sélection des sessions
  • E-mails annonçant alors que la sélection de session était ouverte
  • Courriels de compte à rebours hebdomadaires au cours des trois dernières semaines précédant l'événement
  • Courriels annonçant les instructions des conférenciers principaux pour tirer parti de nos plateformes de réseautage pour l'événement
  • Semaine de rappels pour créer des comptes pour nos plateformes de réseautage, télécharger Zoom et s'exciter
  • Immédiatement après l'événement, nous avons envoyé une enquête auprès des participants, annoncé l'événement 2021, fourni d'autres contenus de suivi et inclus des informations sur notre bibliothèque de sessions étendues où nous publierions des enregistrements des sessions en direct ainsi que 15 sessions bonus.

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• Établissez une personne-ressource pour la rédaction et la planification des e-mails.
• Créez des actifs de marque pouvant être utilisés dans les e-mails et les réseaux sociaux pour maintenir une marque cohérente et cohérente pour votre événement.
• Désignez les membres de l'équipe chargés de répondre à un afflux potentiel de questions par e-mail ou via les réseaux sociaux.
• Continuez à envoyer des mises à jour et utilisez vos e-mails pour susciter l'enthousiasme avant votre événement.
• Faites un suivi auprès de tous les participants pendant et après l'événement pour leur poser des questions sur leur expérience afin d'en savoir plus sur ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce que vous pouvez essayer la prochaine fois.

Leçon 6 : Ne vous contentez pas de revoir votre stratégie de messagerie et d'événement en personne.

Q : Comment avez-vous ajusté la messagerie après avoir annoncé qu'il s'agirait d'un événement virtuel ?
Taryn : Ce que certains ne réalisent peut-être pas, c'est que nous avons créé un tout nouvel événement. Nous avons dû créer de nouveaux arguments de vente, de nouveaux sujets et pistes de discussion, une nouvelle description de l'événement, de nouvelles FAQ, un nouveau processus d'inscription, un nouveau langage de mise en réseau, une nouvelle copie des e-mails, etc.

Brooke : L'une des parties les plus difficiles de la création de l'événement virtuel a été la création de tous les nouveaux textes et messages. Nous avons plusieurs années de copie et d'apprentissage à tirer pour la collaboration en personne. Pour l'événement virtuel, nous avons dû tout créer. Nous avons rédigé une nouvelle copie du site Web, de nouveaux guides d'instructions pour les plates-formes de réseautage comme Slack et Braindate, et une nouvelle copie pour les e-mails marketing.

Anne : En fonction de l'orateur, de la session et du public, le ton et le message ont dû changer avec presque tous les sujets. L'objectif de presque chaque nouvelle session était d'aborder et de répondre aux moments de crise - initialement COVID-19, puis aussi les tensions raciales et sociétales.

Il était très important de penser à qui nous parlions lors de ces sessions. Par exemple, notre session « Connectez votre cause » était destinée aux organisations à but non lucratif non liées à la santé qui avaient des difficultés à connecter leur cause à la COVID-19. Notre session de narration, d'autre part, a couvert des conseils pour les organisations à but non lucratif qui sont dans le domaine de la santé et celles dont les causes n'avaient rien à voir avec le soulagement de COVID-19.

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• N'oubliez pas qu'il s'agit d'un nouvel événement. Bien que certains aspects puissent rester les mêmes, si vous passez d'un événement existant ou annuel en personne à un événement virtuel, considérez-le comme un nouvel événement.
• Cela inclura de nouveaux messages et pourrait inclure une nouvelle image de marque et un nouveau design.
• En fonction de votre événement, vous devrez peut-être mettre à jour vos conférenciers ou votre contenu programmés, ou la manière dont vous engagerez vos participants. Par exemple, si vous organisez un gala virtuel, vous devrez vous assurer d'avoir un programme de divertissement solide, car les participants auront moins d'occasions de parler entre eux.

Leçon 7 : Mettez à jour vos éléments de marque et de design.

Q : Comment avez-vous commencé à mettre à jour l'image de marque et les éléments de conception d'un événement qui était encore en cours de finalisation ?

Irene (Senior Visual Designer) : Nous savions que nous devions mettre à jour les éléments de marque et de conception du site Web, des publicités, des promotions, des e-mails et de la signalisation. Nous avons rencontré l'équipe des événements pour passer en revue la logistique et les délais, puis nous avons commencé à simuler des idées de logo.

Pour éviter de repartir de zéro, vous pouvez ajouter une copie à vos graphiques promotionnels sous le nom de l'événement qui signifie qu'il est virtuel. Cependant, si vous utilisez normalement des photographies d'événements en personne précédents, essayez de ne pas trop vous appuyer sur cela car il sera choquant pour un public de lire sur un événement virtuel, mais voyez des images d'un événement en personne.

Sans une bibliothèque de photos appartenant à votre choix, vous pourriez vous sentir obligé d'inclure des images d'archives de personnes sur des ordinateurs pour souligner le nouvel angle « virtuel », mais cela ne donnera pas vie à vos événements. Cela pourrait en fait nuire à l'énergie que vous essayez de créer ! Au lieu de cela, essayez de donner vie à votre événement à travers les couleurs, les motifs ou d'autres éléments de conception de votre image de marque. Vous seriez surpris de voir à quel point l'utilisation efficace des couleurs et des motifs peut évoquer un sentiment d'excitation pour motiver les gens pour votre événement.

Brooke : Un autre élément auquel nous avons pensé était de nous assurer que tout était aussi clair et informatif que possible. Sur place, nous avons normalement des membres du personnel de Classy qui se promènent prêts à aider avec tout ce dont un participant peut avoir besoin. Avec un événement virtuel, vous n'avez pas de kiosque d'information ni de membres du personnel que les participants peuvent arrêter au hasard pour poser des questions. Nous savions donc que nous devions être très clairs dans nos supports événementiels et fournir beaucoup d'informations pour minimiser les questions. Nous avons créé une grande partie de cette garantie à partir de zéro.

Nous voulions également garder un élément en personne pour nos conférenciers, nous avons donc préparé des boîtes postales avec un t-shirt Classy, ​​des lumières de selfie, des écouteurs filaires et une note manuscrite de notre PDG et co-fondateur Scot. Nous voulions qu'ils se sentent soutenus et qu'ils soient prêts à réussir.

Q : Pouvez-vous décrire le processus de transition des plans de supports d'événements en personne vers des conceptions basées sur le Web ?

Irene : Passer à un événement Web sera une tâche colossale pour plusieurs groupes de personnes, y compris les responsables de la conception, de l'informatique, du marketing, des opérations et de la logistique. La chose la plus importante à faire est de s'assurer que tout le monde est intégré à la conversation et comprend comment son rôle joue dans la prise de décision.

Du point de vue de la conception, votre concepteur examinera tout à travers le prisme de l'expérience utilisateur et poussera le processus le plus rationalisé pour que les participants s'inscrivent et regardent votre événement. Votre designer pourra vous dire si le plan proposé est sur la bonne voie pour vos participants ou s'il y a place à amélioration.

Quelques suggestions pour le passage en ligne :

1) Facilitez l'utilisation de votre site Web pour les participants en gardant un texte court et précis, en inscrivant des points à retenir pour briser les murs de texte et en rendant les formulaires d'inscription aussi courts que possible.

2) Passer à un événement virtuel peut créer du travail supplémentaire pour vos concepteurs et développeurs. Essayez de minimiser autant que possible le travail supplémentaire en réaffectant les mises en page existantes.

3) Toute garantie que vous aviez créée pour votre événement en personne peut toujours être retravaillée pour un cadre virtuel. Réutilisez vos conceptions en modifiant la copie pour qu'elle soit pertinente pour l'événement virtuel, puis reformatez-les en tant que ressources de médias sociaux pour créer de l'enthousiasme.

La seule chose que vous devez garder dans votre conception est votre image de marque. Tant que tout semble faire partie du même événement grâce à des couleurs, des formes, une typographie ou des motifs cohérents, aucun travail de conception ne sera perdu si vous faites preuve de créativité.

Q : Comment avez-vous géré les délais changeants lorsqu'il s'agit de tâches chronophages, telles que la conception d'un site Web ?
Brooke : Au début de la transition, nous nous sommes rencontrés en tant qu'équipe d'événements et avons créé une toute nouvelle chronologie dans Asana (notre logiciel de gestion de projet). Bien sûr, de nombreuses tâches inattendues sont apparues entre cette date et l'événement, mais il était utile d'avoir un calendrier initial avec lequel travailler, en particulier lorsque vous vous déplacez rapidement.

Irene : La transition vers un événement virtuel peut être intimidante et franchement, cela semble être trop de travail à faire, mais c'est possible ! Essayez de ne pas trop y penser au début et rappelez-vous que vous pouvez déjà travailler avec ce que vous avez conçu, ce qui facilitera l'adaptation aux délais changeants.

Quelques conseils pour travailler avec des chronologies :

1) Assurez-vous que votre image de marque est minimaliste. De cette façon, tous les graphiques de dernière minute que vous devez créer peuvent facilement être produits à partir d'un modèle de marque de base.

2) Assurez-vous que vos designers sont fortement impliqués dans la conversation autour de votre événement. S'ils savent quelles idées surgissent pour l'événement, ils peuvent rapidement indiquer si elles seraient faciles à exécuter ou si cela aurait un impact sur d'autres parties de leur charge de travail et repousserait les délais.

Avoir toutes les bonnes personnes impliquées dans une conversation dès le début évitera de rencontrer la majorité des obstacles.

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• Prévoyez de mettre à jour l'image de marque et les éléments de conception de votre site Web, de vos publicités, de vos promotions, de vos e-mails et de votre signalisation.
• Essayez de ne pas réutiliser les images d'événements passés en personne, car cela pourrait prêter à confusion pour les supporters qui s'attendent à un format virtuel.
• Assurez-vous que tout le monde est intégré à la conversation et comprend comment son rôle joue dans le processus de prise de décision. Cela aidera à garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde avec ses responsabilités et peut aider à atténuer les tensions autour des délais changeants.
• Appuyez-vous sur vos concepteurs pour vous aider à créer la meilleure expérience utilisateur pour vos participants.
• Si vous n'avez pas de designer interne, contactez une agence pour un don en nature ou des étudiants locaux qui pourraient être disposés à vous aider.

Leçon 8 : Recherchez toutes les technologies dont vous aurez besoin et effectuez au moins un essai à blanc de l'ensemble de votre événement.

Q : Comment avez-vous recherché la technologie nécessaire pour différents aspects de l'événement ?

JP (Senior Video Producer) : Avec des millions de personnes supplémentaires en visioconférence chaque jour depuis le début de la pandémie, j'étais préoccupé par la fiabilité générale de la connexion Internet. Une mauvaise connexion pourrait rapidement ruiner une bonne session. La question principale était de savoir comment reproduire au mieux les avantages de l'événement en personne, comme le réseautage, les conversations de groupe et les rencontres individuelles ?

Nous avons dû choisir la plateforme sur laquelle accueillir l'événement au tout début de la pandémie de COVID-19, sans beaucoup d'exemples d'autres conférences virtuelles. Après avoir recherché différentes options, j'ai suggéré Zoom pour plusieurs raisons. La popularité de la plateforme et sa facilité d'utilisation ont été des facteurs importants (la familiarité de nos participants a été très utile).

Nous avions également déjà beaucoup d'expérience avec Zoom pour nos webinaires. J'ai donc pensé qu'il était plus prudent d'utiliser un produit que nous connaissons déjà, surtout pour notre tout premier événement virtuel. Ce que nous aimons chez Zoom, c'est la façon dont il interagit avec les participants, comme les questions-réponses, les sondages et les options de chat. D'autres plates-formes sont plus une "juste montre", mais Zoom se sent plus interactif. Mais Zoom seul n'était pas suffisant pour reproduire l'interaction en personne, nous avons donc dû combiner cela avec des plateformes supplémentaires : Slack et Braindate, qui ont ajouté une couche importante de réseautage pour nos participants.

Taryn : L'un des aspects les plus bénéfiques des événements en personne sont les conversations qui ont lieu entre les sessions, à l'happy hour ou à la table du café. C'est lorsque les gens se connectent réellement les uns aux autres et partagent leurs problèmes, leurs défis et les solutions qu'ils ont utilisées pour s'en sortir, ou les leçons apprises en cours de route. C'est ce que propose Braindate et c'est ce que j'ai trouvé en tant que participant. En fait, j'ai assisté à un Braindate avec plusieurs autres planificateurs d'événements qui recherchaient tous des options de réseautage et nous avons tous échangé nos coordonnées.

Nous savions également que nous avions besoin d'un moyen pour que les gens se parlent, nous parlent et parlent aux intervenants de tout ce qui concerne l'événement. Nous avions déjà un partenariat avec Slack et les avons contactés pour voir s'ils accepteraient de faire don d'un espace de travail Slack pour notre événement, et ils ont accepté.

Points à retenir étape par étape pour les organismes à but non lucratif :

• Recherchez une plateforme fiable et que vos supporters savent peut-être déjà utiliser.
• Assistez à d'autres événements virtuels pour voir à quoi ressemble l'expérience utilisateur et pour avoir des idées sur la façon dont vous pouvez améliorer votre propre configuration.
• Recherchez une plate-forme qui donne la priorité à l'engagement avec des fonctionnalités telles que le chat, les questions-réponses, les réactions et les sondages pour maintenir l'engagement de votre public.
• Utilisez un logiciel supplémentaire (tel que Slack) pour maintenir l'engagement des membres du public et la poursuite de la conversation.
• Tirez parti de vos partenariats existants de toutes les manières possibles.
• Effectuez un essai avec votre équipe et tous les haut-parleurs externes pour vous assurer que tout le monde a la bonne configuration et que la technologie fonctionne.

Leçon 9 : L'équipement, la configuration et la production sont essentiels.

L'une des questions les plus fréquemment posées par nos participants était la suivante : "Comment vos animateurs ont-ils l'air et sonnent-ils si bien ? Quel équipement utilisez-vous ?" Et bien que la réponse courte soit que nous avons un producteur vidéo talentueux parmi notre personnel, il est heureux de creuser et de partager ses meilleures pratiques avec vous tous.

Nous publierons un article d'invité détaillé de JP Angers pour partager la configuration de Classy ainsi que les meilleures pratiques pour filmer un événement en direct, mais pour l'instant, il partage les éléments les plus importants pour rendre votre vidéo de haute qualité, même avec un petit budget .

JP : Il y a quelques domaines clés dont vous devez tenir compte.

1.) Qualité audio

La qualité audio doit toujours être votre priorité numéro un. Les gens peuvent pardonner une qualité d'image médiocre, mais l'audio est ce qui fait ou défait votre présentation. La clé est d'éloigner le microphone et les haut-parleurs audio, afin qu'ils ne se croisent pas et créent des phrases inaudibles.

La meilleure solution consiste à utiliser des écouteurs avec un microphone. Nous avons envoyé des écouteurs Apple filaires à tous ceux qui ont pris la parole lors de la conférence. Ils ont un excellent micro et sont compatibles avec presque tous les appareils.

2.) Bon éclairage

Nous avons également envoyé des anneaux lumineux USB abordables que les gens peuvent clipser sur leur webcam (en haut de l'écran). Il est important d'obtenir une lampe annulaire qui a trois options de couleur différentes pour correspondre à la lumière ambiante (3200k, 4000k, 5500k environ pour correspondre respectivement au blanc chaud, au blanc moyen et à la lumière blanche lumière du jour).

3.) Encadrement

Le dernier aspect technique est le bon cadrage. Ayez toujours votre webcam au niveau des yeux, plutôt que sur une table où les gens regardent la webcam. Personne n'aime voir un festival de mentons ! Une bonne règle de base consiste à positionner vos yeux à environ les deux tiers de la hauteur de l'écran.

Pour en savoir plus sur la configuration de notre bureau pour cet événement, les webinaires et nos vidéos internes, revenez sur le blog et je vous expliquerai en détail comment configurer votre propre studio vidéo de haute qualité.

Questions et réponses bonus

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.