Contrats d'assurance : tout ce qu'il faut savoir pour une digitalisation conforme

En 2022, le phénomène Insurtech a vu des investissements de 200 millions, en hausse de 230% par rapport à 2021 , et devrait atteindre 500 millions à la fin de cette année. Le marché est en constante évolution et les projets d'innovation et de R&D sont de plus en plus encouragés. L'industrie de l'assurance s'emploie depuis longtemps à répondre à cette tendance du marché en décrivant « l'assurance du futur », un monde dont nous entendrons souvent parler.

Le marché italien semble encore prématuré dans le domaine de la numérisation du secteur de l'assurance, selon l'Insurtech Investment Index, qui considère l'Italie comme un pays qui ignore encore la nécessité d'investir pour ne pas être laissé pour compte ou noyé par la concurrence dans le scénario actuel.

La faible pénétration du marché de l'assurance, associée à un faible niveau de numérisation, fait de l'Italie un marché attractif pour les acteurs étrangers, qui investissent des sommes résolument importantes et réalisent ensuite un profit plus important à long terme.

Lorsqu'on parle d'innovation, le sujet de la numérisation , qui envahit désormais tous les secteurs puisque l'utilisateur final s'attend à profiter d'une expérience numérique à 360 degrés, ne peut être exclu. C'est également vrai dans le secteur Insurtech, et nous verrons étape par étape comment ce secteur fait face à la nécessité de produire des contrats numériques juridiquement valables dans un scénario de plus en plus réglementé afin de dériver des solutions qui coordonnent la conformité réglementaire et l'efficacité des processus.

Quels événements ont déclenché la révolution Insurtech ?

La voie vers la numérisation du secteur des assurances , tout comme la banque, a été initialement freinée par des problèmes bureaucratiques, ce qui a entraîné des résultats lents et gênants. Mais les choses ont changé avec la nouvelle tendance insurtech, une nouvelle opportunité remarquable qui est saisie par les acteurs de l'industrie.

Ici, on parle d'une véritable révolution déclenchée par plusieurs facteurs, dont :

1. La transformation numérique a eu un impact large et profond sur tous les secteurs, et le secteur de l'assurance ne fait pas exception ; en fait, ces changements sont très importants pour l'industrie;
2. Une concurrence accrue, déclenchée par une tendance certaine à l'ouverture du marché, avec l'émergence de nouveaux acteurs et un choix des utilisateurs sans précédent. Bref, la concurrence est un défi de plus en plus complexe, mais c'est un domaine dense d'opportunités pour les entreprises, qui ne peuvent plus se permettre de rester rigides et ancrées dans des dynamiques aujourd'hui dépassées.

Ces deux sujets renforcent et stimulent en fait un processus d'innovation continue, qui est un thème important dans le domaine de l'insurtech.

Pour bien répondre aux nouveaux besoins du marché, il est prioritaire d'optimiser les étapes de dématérialisation, les processus de signature de documents et de contrats, et le stockage électronique des documents commerciaux, y compris à des fins de référence et de recherche.

L'industrie doit être en mesure de dématérialiser les documents et d'automatiser la gestion des flux de travail afin de pouvoir signer des accords et des contrats à valeur juridique, y compris via des outils tels que la signature numérique, tout en répondant aux exigences réglementaires.

Dématérialisation des documents

Aujourd'hui, les archives ne sont plus constituées uniquement de documents papier, et la raison en est très simple : le document numérique présente d'énormes avantages par rapport à son homologue physique. Ces avantages sont :

• Economique : lié à la production et au stockage de documents papier ;
• Temporel : en termes de temps et d'efficacité ; il suffit de penser à la complexité d'une recherche manuelle parmi des piles de papiers par rapport à la simplicité - au contraire - d'effectuer une recherche par mot-clé dans un document numérique bien indexé ;
• Exactitude : la gestion numérisée, grâce à des processus standard bien structurés et, si possible, automatisés, offre une réduction significative des erreurs, ce qui se traduit par une sécurité accrue.

Grâce à la dématérialisation des documents et à la digitalisation des processus, la gestion de la relation client change complètement. En extrayant des données de documents numériques, une entreprise a la capacité de vraiment « connaître » ses clients, de les répartir en grappes de plus en plus spécifiques en fonction de caractéristiques homogènes, et de mener un dialogue de plus en plus personnalisé jusqu'à la personnalisation .

S'il est vrai que le document électronique présente des avantages importants par rapport au document papier, il est également vrai que certaines précautions doivent être prises et des exigences précises doivent être respectées pour assurer sa pleine validité. Lorsque nous parlons de documents et de contrats liés au secteur de l'assurance, nous devons non seulement garder à l'esprit les règles qui régissent généralement tous les documents informatiques - le code de l'administration numérique et les directives AgID, par exemple - mais également faire attention à la bonne utilisation des les signatures électroniques et toutes les dispositions des réglementations de l'industrie, telles que le règlement IVASS.

De plus, comme nous le verrons dans un instant, il faut distinguer deux scénarios possibles :

• Dématérialisation des documents , c'est-à-dire numérisation des contrats papier natifs avec des signatures manuscrites ;
• Numérisation des processus , en utilisant des documents nativement numériques et signés avec des signatures électroniques ou numériques.

Dans le passage de la gestion analogique à la gestion numérique, il est fort probable qu'elle soit confrontée aux deux situations, chacune d'entre elles, comme nous le verrons dans un instant, mérite les considérations appropriées.

Signature numérique : un outil au service de la révolution Insurtech

Comme nous l'avons signalé précédemment, il existe plusieurs outils qui répondent aux besoins du marché pour soutenir la nouvelle tendance insurtech .

La signature numérique , par exemple, est un type spécial de signature électronique qualifiée délivrée par une autorité de certification autorisée, et elle est utilisée pour signer des contrats avec l'administration publique sous forme écrite (par exemple, dans les marchés publics), ainsi qu'entre particuliers ( entreprises et professionnels), quand, à l'issue des négociations commerciales, il est préférable d'avoir des contrats numériques juridiquement valables (et d'éviter l'échange de copies papier signées). Signer avec une signature numérique, ou FEQ, confère le plus haut degré de sécurité quant à la valeur probante du contrat lui-même. La signature numérique et la signature électronique avancée, en effet, selon l'article 20 du DAC, rendent le document informatique éligible aux exigences de forme écrite prévues à l'article 2702 du code civil. En outre, l'article 21 de la DAC précise les types de contrats pour lesquels une signature numérique ou une signature électronique qualifiée est requise, sous peine de nullité, et les types pour lesquels au moins une FEA, ou une signature numérique ou FEQ, doit être utilisée pour leur validité.

Dans le cadre de contrats et documents signés lors de la souscription d'un contrat d'assurance par exemple, il faut toujours prévoir l'utilisation d'une signature électronique avancée.

En outre, il peut être utile d'apposer un horodatage sur le contrat signé numériquement afin d'associer à la signature et au contrat lui-même une référence temporelle certaine et opposable aux tiers. Alternativement, l'horodatage qui est apposé sur le package de stockage au moment où les contrats d'assurance numérique sont confiés au conservateur contribue également à l'objectif.

Conservation numérique des contrats d'assurance

La préservation des documents est un enjeu clé pour les entreprises du secteur de l'assurance , comme pour toute autre activité, non seulement en termes de conformité mais aussi pour ajouter de la valeur à l'entreprise. L'utilisation de documents numériques facilite l'ensemble du cycle de gestion des documents, à commencer par l'acquisition des documents.

Par conséquent, même les documents et contrats d'assurance, s'ils sont produits sous forme de documents informatisés, doivent être conservés sous forme numérique conformément à la réglementation afin de protéger leur intégrité et leur valeur. La conservation numérique doit être effectuée conformément aux dispositions du CAD et aux directives AgID pertinentes. Le moyen le plus simple et le plus sûr est de faire appel à un restaurateur externalisé doté des compétences, des politiques et de l'infrastructure appropriées, capable d'assurer une conservation numérique conforme aux exigences identifiées par la loi.

Y a-t-il des précautions particulières à respecter lors de la conservation des contrats d'assurance au format numérique ?

Comme nous l'avons dit, de manière générale, les dispositions des directives CAD et AgID doivent être respectées, par exemple en ce qui concerne les formats et les métadonnées utilisées.

En ce qui concerne les délais de conservation, il faut distinguer les délais de dépôt des contrats et documents de ce type auprès du conservateur , et la durée minimale pendant laquelle ils doivent être conservés en conservation numérique.

Une fois les contrats ou les politiques signés, ils peuvent également être envoyés immédiatement pour conservation numérique. En fait, il est recommandé d'initier et de conclure le processus de préservation dès que possible. Rappelons que le procédé de conservation numérique est associé aux packages de stockage, et donc aux documents informatisés qui les composent, à un horodatage et donc à une référence opposable aux tiers.

Une fois mis en dépôt, aux fins du droit civil, les contrats doivent être conservés pendant au moins 10 ans , qui commencent à partir du moment où les effets juridiques du contrat lui-même cessent et Enfin, vous devez être conscient du type de données personnelles dans les contrats, et de la présence éventuelle de données spéciales ou judiciaires (articles 9 et 10 du règlement UE 679/2010, plus connu sous le nom de RGPD). Étant donné que la responsabilité du traitement des données à caractère personnel incombe toujours au responsable du traitement, c'est-à-dire à l'entreprise ou à la compagnie d'assurance, il est de bonne pratique de procéder à une évaluation des risques appropriée pour déterminer les politiques de traitement et de sécurité à adopter. En outre, une évaluation peut également être utile pour concilier au mieux les délais de conservation avec les éventuelles dispositions relatives à la conservation de certaines catégories de données.

Du papier au numérique : comment scanner un contrat analogique

Nous avons vu qu'un contrat d'assurance peut naître numériquement, et peut être signé via une solution de signature électronique avancée, qualifiée ou numérique, puis faire l'objet d'une conservation numérique conformément à la réglementation, un processus donc totalement dématérialisé.

Mais que se passe-t-il lorsque nous sommes confrontés à des contrats nativement analogiques avec des signatures manuscrites que nous aimerions faire entrer dans le stockage numérique ?

Dans ce cas, une grande attention doit être portée au processus de dématérialisation et de destruction de l'original papier, précisément à cause d'éléments tels que les signatures apposées manuellement.

Rappelons tout d'abord que les copies informatiques des documents analogiques doivent, en tout état de cause, être produites conformément aux dispositions de l'article 22 du DAC et des Directives AgID. En particulier, la conformité des copies à l'original papier doit être attestée par un notaire public ou un agent public par comparaison directe de chaque copie individuelle avec l'original pertinent. Alternativement, un processus de numérisation massive dûment structuré et certifié peut être utilisé via la certification de processus , le nouvel outil introduit par l'annexe 3 des lignes directrices AgID.

Cependant, en présence de signatures manuscrites, des précautions supplémentaires doivent être prises avant de jeter le papier. En effet, en cas de contestation sur l'authenticité de la signature, un évaluateur devra disposer de l'original papier afin de procéder à son expertise. Par conséquent, le document original ne peut pas être détruit, à moins qu'un notaire n'intervienne spécifiquement pour authentifier la signature sur le document numérisé, évidemment toujours avant la destruction de sa contrepartie analogique.

Même si les originaux papier doivent être conservés, la dématérialisation des originaux analogiques peut encore favoriser une gestion unifiée et numérique du corpus documentaire , facilitant les opérations d'accès et de consultation.