Revenu imputé et avantages sociaux : un guide détaillé

La part du lion de la rémunération des employés se présente sous la forme d'un chèque de paie, mais pas tout. Les entreprises essaient souvent d'attirer les travailleurs par des moyens non financiers, tels que des voitures de société, des chèques-cadeaux ou l'utilisation gratuite des gymnases locaux.

Ces avantages sont souvent appelés revenus imputés et avantages sociaux. Ce sont des avantages supplémentaires en plus du salaire de base qui rendent le travail plus attrayant. Il existe également des différences entre les deux dont vous devez être conscient.

Dans cet article, nous examinerons à la fois les avantages sociaux et le revenu imputé et parlerons de ce qui est inclus et exclu de chacun. Nous vous montrerons également comment calculer le revenu imputé et donnerons quelques exemples d'avantages sociaux non imposables.

Qu'est-ce que le revenu imputé?

La définition du revenu imputé est simple : il s'agit de l'argent que les employés reçoivent et qui ne fait pas partie de leur salaire ou de leur salaire, mais qui reste un revenu imposable. L'employé ne paie pas directement pour recevoir les avantages - c'est l'entreprise qui le fait - mais il doit quand même déclarer cette valeur à l'IRS.

Exemples de revenu imputé

Il existe plusieurs exemples d'éléments de rémunération que l'IRS considère comme un revenu imputé. Ceux-ci inclus:

• Police d'assurance maladie temporaire collective si sa valeur dépasse 50 000 $
• Tout argent de soins de l'employeur qui dépasse l'allocation non imposable
• Incitations au bien-être (telles que le paiement d'abonnements à une salle de sport)
• Utilisation personnelle des véhicules de l'entreprise (pas seulement ceux utilisés pour le travail)
• Rabais employés
• Dépenses de formation, de perfectionnement et d'éducation qui dépassent l'allocation non imposable des employés
• Remboursement des frais de déménagement non déductibles.

Qu'est-ce qui est exclu du revenu imputé ?

Certains avantages imputés ne sont pas inclus dans le revenu imputé. Par exemple, l'assurance maladie pour les personnes à charge, les comptes d'épargne santé et l'aide aux personnes à charge de moins de 5 000 $ sont tous exonérés d'impôt. L'assurance-vie temporaire collective est également libre d'impôt de moins de 50 000 $, tout comme l'aide aux études de moins de 5 250 $ par année.

Que sont les avantages sociaux ?

Les avantages sociaux sont des avantages que les employés reçoivent en plus de leur salaire régulier. Ils peuvent prendre la forme de primes, de polices d'assurance, de biens et de services payés par l'employeur dans le cadre de la rémunération globale de l'employé.

La différence entre les avantages sociaux et le revenu imputé est sémantique. Les avantages sociaux font référence aux avantages réels eux-mêmes, tels que la possession d'une voiture de société ou l'abonnement gratuit à une salle de sport, tandis que le revenu imputé fait référence à la technique utilisée pour décrire la valeur monétaire de ces avantages.

Pour le calcul du revenu brut imposable, c'est ce dernier qui compte, tandis que le premier intéresse principalement la personne qui accepte le poste.

Avantages sociaux requis par la loi

Les avantages sociaux que les entreprises sont censées offrir à leurs employés dépendent de la taille de l'entreprise et du nombre de ses employés à temps plein. Les règles varient selon les États, mais pratiquement toutes les entreprises doivent fournir une indemnisation des accidents du travail, une assurance maladie, une assurance chômage et des congés familiaux et médicaux.

Si vous ne savez pas si vous devez fournir ces avantages sociaux, consultez un professionnel ou consultez les lois de votre état. Assurez-vous de vérifier les lois locales et nationales, juste au cas où il y aurait des exigences spécifiques dans votre région.

Revenu et impôts imputés

Dans la plupart des cas, les employeurs devront ajouter les avantages sociaux d'un employé (en plus des indemnités non imposables) à son salaire brut imposable ou à sa rémunération. Le revenu imputé n'est pas ajouté au revenu net puisque cela suggérerait qu'il a déjà été imposé, ce qui n'est pas le cas.

Les employeurs doivent donc remplir un formulaire W-2 à des fins fiscales. Cela déclare que les avantages sociaux sont calculés comme un revenu imputé. Le revenu imputé est généralement soumis aux impôts sur l'assurance-maladie et la sécurité sociale, mais pas à la retenue d'impôt fédéral sur le revenu.

Comment calculer le revenu imputé

Lorsque les entreprises offrent des avantages sociaux à leurs employés, elles doivent calculer le revenu imputé des employés. Pour ce faire, les entreprises doivent utiliser la « juste valeur marchande ». Ils peuvent le faire en regardant combien ils ont payé pour les avantages qu'ils ont offerts aux employés.

Aux fins de l'IRS, la « juste valeur marchande » fait référence à tout ce qu'un acheteur consentant paierait pour un article de valeur égale. Par exemple, si vous obtenez un abonnement à un gymnase pour vos employés à 50 $ par mois, la juste valeur serait la même puisque c'est ce que les autres membres du public paieraient également.

Si vous êtes coincé, l'IRS fournit des informations sur la juste valeur marchande dans son Fringe Benefits Guide. Ici, vous pouvez voir ce que l'administration fiscale estime que valent divers éléments.

Dans certains cas, vous pourrez peut-être négocier des prix inférieurs avec des fournisseurs tiers en commandant des services groupés pour tous vos employés. L'adhésion individuelle à un gymnase, par exemple, peut coûter 50 $ par mois, mais si vous avez vingt employés qualifiés, cela peut tomber à 40 $ par mois.

Pour calculer les revenus marginaux, suivez les étapes suivantes :

Trouvez les avantages sociaux De Minimis et excluez-les

Trouver et éliminer les avantages sociaux de minimis (minimes) est la première étape pour la plupart des marques. Cela implique d'exclure tous les petits avantages que les employés reçoivent de votre entreprise, tels que les cafés gratuits au travail, que l'IRS ne considère pas comme imposables.

Pour vérifier si vous devez ajouter un élément particulier en tant qu'avantage social, consultez la publication IRS 15-B. Il répertorie de nombreux éléments que vous n'avez pas à inclure dans le salaire imposable brut.

Voici quelques exemples d'avantages non imposables qui n'ont aucune conséquence sur le revenu imputé :

• Cadeaux d'anniversaire ou de vacances d'une valeur inférieure à 100 $
• Objets publicitaires de l'entreprise tels que sacs à dos, bouteilles, stylos et t-shirts
• Nourriture d'entreprise gratuite, comme les pique-niques d'entreprise
• Fleurs et paniers de fruits pour les occasions spéciales
• Utilisation des photocopieurs de l'entreprise à des fins personnelles
• Billets occasionnels pour des événements sportifs, des concerts et des expositions d'art.

Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser votre jugement personnel. Si l'IRS ne mentionne pas un article sur la publication 15-B et qu'il vaut moins de 100 $, il est peu probable que vous deviez l'inclure dans vos estimations de revenus imputés.

Calculer la valeur des avantages sociaux des employés

La plupart des entreprises utilisent la règle d'évaluation générale lors du traitement des avantages sociaux. Cela attribue une juste valeur marchande à chaque élément ajouté à la rémunération globale de l'employé, en plus de son salaire de base.

Une fois que vous avez toutes les justes valeurs marchandes, il vous suffit de les additionner. Cela vous donne la valeur totale des avantages sociaux à l'échelle de l'entreprise.

Calculer les pourcentages d'utilisation commerciale

L'étape suivante consiste à calculer le pourcentage des avantages sociaux que l'employé consomme à des fins personnelles.

Disons que vous avez donné un ordinateur portable à un employé lorsqu'il a rejoint votre entreprise pour faire son travail. S'ils utilisent l'équipement exclusivement au travail, vous pouvez soustraire la dépense de leur revenu imputé. C'est parce qu'il ne procure aucun gain personnel à l'employé. Cependant, si le travailleur partage l'utilisation de l'ordinateur portable à parts égales entre le travail et les loisirs, vous ne pouvez soustraire que la moitié de sa valeur de son revenu imputé. Le reste doit être taxé.

Soustraire les allocations et les exemptions

Comme indiqué ci-dessus, certains types d'avantages sociaux sont exonérés d'impôt jusqu'à un certain montant - tout ce qui dépasse ce montant sera imposé. Si le revenu imputé est inférieur au seuil d'imposition de chaque catégorie, le salarié ne paie aucun impôt supplémentaire. S'il est supérieur, ils ne paieront d'impôt que sur le surplus au-dessus du seuil.

Par exemple, l'IRS permet actuellement aux entreprises d'être exonérées d'impôt jusqu'à 5 250 $ par employé aux fins des frais de scolarité. Par conséquent, si un employé reçoit 7 000 $ en avantages sociaux liés à l'éducation, son revenu imputé (sur lequel il doit payer de l'impôt) sera de 1 750 $.

Enregistrez tous les avantages sociaux sur votre paie

Pour obtenir le revenu brut, votre employé devra payer des impôts sur vous ajouterez ses avantages sociaux ou son revenu imputé à son salaire. Par exemple, vous pourriez fournir un salaire de 3 000 $ par mois et un revenu net imputé supplémentaire de 750 $ par mois.

Par conséquent, le revenu brut de l'employé pour les impôts fédéraux et d'État, les déductions d'assurance-maladie et de sécurité sociale serait de 3 750 $.

Pour éviter que les employés aient à déposer et à payer des impôts sur les avantages sociaux de leur poche, vous devez envoyer à l'IRS de l'argent sur leur chèque de paie chaque mois pour créer un solde positif. Pour calculer le montant à cotiser, multipliez la valeur imposable des avantages sociaux par le taux d'imposition et divisez-la par le taux de retenue.

Mettez le revenu imputé sur vos talons de paie

Certains employés ignoreront l'entrée de la ligne de revenu imputée sur leur talon de paie, mais beaucoup voudront voir le montant de la rémunération qu'ils reçoivent sous forme d'avantages sociaux.

C'est pourquoi c'est une bonne idée de mettre tous les avantages du revenu imputé sur vos talons de paie. De cette façon, les employés peuvent voir ce que vous leur donnez et calculer plus facilement leurs retenues d'impôt.

Si vous êtes bloqué, les experts recommandent d'utiliser un logiciel pour s'occuper de la paie des employés et des calculs du revenu imputé. Les développeurs mettent régulièrement à jour leurs solutions avec les dernières règles et directives de l'IRS, vous permettant d'automatiser de nombreuses opérations comptables fastidieuses.

Devriez-vous utiliser la gestion des dépenses de voyage et de divertissement pour les avantages sociaux ?

Les entreprises peuvent aborder les avantages sociaux de deux manières. Soit ils peuvent les payer directement au nom des travailleurs, soit ils peuvent faire en sorte que les travailleurs paient d'abord, puis les remboursent plus tard.

Si les entreprises optent pour cette dernière option (faire payer les employés en premier), elles s'appuient souvent sur la gestion des frais de déplacement et de représentation (T & E). Du point de vue de l'IRS, tout revenu que les employés tirent des remboursements T & E est exactement le même que le salaire imposable et, par conséquent, soumis à l'impôt.

Ce qui est bien avec T & E, c'est qu'il pré-quantifie la valeur de l'avantage. Au moment où l'employé paie, la « juste valeur » de l'article est révélée.

Par exemple, si un employé profite d'un avantage de l'entreprise en s'inscrivant à une salle de sport pour 50 $ par mois et obtient ensuite un remboursement de son employeur, l'entreprise n'a pas à calculer la juste valeur. Au lieu de cela, il ajoute simplement le montant en dollars du coût mensuel de l'adhésion au revenu imputé de l'employé.

L'approche T & E offre également d'autres avantages pour les employeurs. Par exemple, le système vous permet de vérifier le respect de la politique de l'entreprise. Si un employé dépasse son allocation, vous pouvez simplement lui refuser l'accès à plus d'avantages.

Vous voudrez peut-être couvrir de nombreux avantages sous T & E. Certains sont imposables et d'autres non. Par exemple, les remboursements de déménagement de moins de 50 miles sont imposables, tandis que ceux de plus de 50 miles ne le sont pas. L'utilisation personnelle d'une voiture de société lors d'un voyage d'affaires est une dépense imposable, mais les avantages de transport, jusqu'à une limite prédéfinie de l'IRS, ne le sont pas.

L'essentiel

Le revenu imputé et les avantages sociaux constituent une partie importante du marché du travail moderne. Ils permettent souvent aux entreprises de rémunérer leurs employés pour le temps et les efforts au-delà de ce qui serait possible avec une rémunération financière régulière.

Les employés aiment aussi les avantages sociaux. Cela leur donne l'impression de faire partie d'une communauté et leur donne quelque chose de plus en récompense de leur travail acharné. Ils valent la peine d'être pris en compte, mais vous devez comprendre comment l'IRS les gère pour éviter de vous attirer, vous ou vos employés, des problèmes fiscaux.