Hybride, physique ou virtuel : quel devrait être votre événement ?

Si vous avez assisté à un événement au cours des dernières années, vous avez senti que quelque chose avait changé. Les événements sont passés d'annulés indéfiniment à distants à hybrides à en personne avec des options hybrides et à distance. Les montagnes russes des attentes et des réglementations ont été nombreuses, en particulier pour les entreprises qui dépendent des événements pour générer des prospects.

Au quatrième trimestre 2020, le taux d'annulation des expositions B2B était de 97,9 %. En un an, au quatrième trimestre 2021, le taux d'annulation était tombé à 12,5 %. Ainsi, alors que tout le monde s'est adapté à un monde virtuel, cette baisse significative illustre que les gens sont à nouveau prêts pour les événements en direct et s'adaptent à "la nouvelle normalité".

Les gens investissent dans les voyages pour assister à des événements en direct malgré la hausse des prix de l'essence et des billets d'avion. Il existe une demande refoulée de connexion, mais les normes et les attentes sont différentes de ce qu'elles étaient auparavant. Les deux dernières années ont changé la façon dont les participants perçoivent les événements, et les normes de retour sur investissement pour le marketing événementiel sont plus élevées que jamais.

Chez Zen Media, nous faisons beaucoup de marketing événementiel pour nos clients. Qu'ils assistent à un salon professionnel et qu'ils aient besoin de savoir comment tirer pleinement parti de cette expérience, ou qu'ils organisent leur propre événement pour la première fois, nous les avons guidés tout au long du processus. En fait, notre présidente Stephanie Chavez est l'un des meilleurs 1% des spécialistes du marketing événementiel au monde !

Mais la barre est désormais plus haute. Les gens sont plus protecteurs de leur temps; ils veulent une connexion et de nouvelles expériences, pas seulement l'illusion. Ils veulent de la flexibilité et du plaisir.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles décider du type d'événement à planifier ? Et comment peuvent-ils répondre (et dépasser) les nouvelles attentes des consommateurs ? Consultez les critères ci-dessous et voyez si vous bénéficieriez le plus d'un événement hybride, virtuel ou en personne !

Vous avez besoin d'un événement hybride si…

Vous souhaitez augmenter votre portée et votre flexibilité.

L'organisation d'un événement hybride donne aux marques la portée et la flexibilité ultimes pour accueillir les participants à la fois physiquement et virtuellement. Un événement en personne aura toujours une limite supérieure sur le nombre de personnes pouvant y assister. Mais inviter des participants virtuels signifie que le ciel est la limite.

Organiser un événement hybride, c'est aussi augmenter l'accessibilité de votre marque et de votre contenu. Plus votre contenu est accessible, plus votre public peut être diversifié. Et avec 40 % des membres de LinkedIn qui changent de poste, d'ancienneté et de secteur tous les quatre ans, il est impératif que les marques aillent au-delà de leur marché de niche. Quelqu'un dans un domaine adjacent qui s'intéresse à votre industrie peut ne pas débourser l'argent et le temps pour se rendre à un événement physique, mais il peut rejoindre les sessions virtuelles pendant sa pause déjeuner ou écouter les rediffusions des sessions enregistrées.

Organiser un événement hybride signifie une portée potentielle massive. Mais comme l'a dit l'oncle Ben, "Avec une grande portée vient une grande responsabilité." (Ou quelque chose comme ça.)

Vous pouvez offrir une expérience complète aux participants en personne et virtuels.

Dans une enquête menée auprès de plus de 200 spécialistes du marketing à travers le monde, Forrester a constaté que 58 % des personnes interrogées conviennent que "tous les événements marketing B2B phares seront hybrides dans deux ans". Mais il est important de se rappeler que l'hybride ne signifie pas simplement diffuser en direct votre événement en personne. Un véritable événement hybride offre une expérience complète pour les participants en personne et virtuels et offre même un certain croisement en termes d'utilisation de la technologie. Les participants en personne peuvent même avoir la possibilité de réseauter avec des participants virtuels, et la technologie utilisée sera inclusive pour votre public, quelle que soit la façon dont ils assistent à l'événement. Les événements hybrides exigent une intégration transparente entre le public en personne et le public virtuel.

Malheureusement, cela n'a pas été le cas dans de nombreux événements hybrides, 39 % des participants virtuels déclarant qu'ils ne se sentaient pas inclus. Mais un événement hybride est une excellente option si vous vous engagez à fournir toute l'expérience de l'événement à tous les participants et que vous avez des moyens créatifs de le faire.

Vous voulez augmenter la valeur avant et après l'événement.

Pensez à votre marketing événementiel en termes de pré-, pendant et post-événement. Alors que tout le monde est déterminé à rendre l'occasion parfaite, ce que vous faites pour le marketing avant et après l'événement peut parfois l'emporter sur l'événement réel. En fait, 86 % des B2B voient un retour sur investissement positif de leurs événements hybrides jusqu'à sept mois après la date de l'événement. Créer un buzz avant l'événement, puis utiliser le marketing post-événement pour suivre des conversations significatives - avec des prospects, des collègues de l'industrie et des médias - peut faire une énorme différence dans le succès global de votre entreprise.

Vous avez besoin d'un événement physique si…

Vous relayez des informations complexes.

Bien sûr, transmettre des messages convaincants sur des informations complexes dans un environnement virtuel est possible. Mais lorsqu'il s'agit d'établir véritablement un lien avec votre public et de comprendre ses intérêts et ses besoins, rien ne vaut la communication en personne. Si vous organisez une conférence et présentez vos recherches les plus récentes et les plus importantes, une présentation dynamique et interactive transmettra sans aucun doute votre point de vue mieux qu'un écran.

Donc, si vous voulez que votre public soit activement engagé et comprenne pleinement la complexité de ce que vous dites, un événement en direct - et peut-être même une plus petite foule - est votre meilleur pari.

Vous voulez vous concentrer sur l'établissement de liens.

Forrester a constaté que 67 % des personnes interrogées se sentaient mises au défi de fournir avec succès des opportunités de mise en réseau dans un environnement virtuel. Bien que la technologie de marketing événementiel virtuel comprenne des boîtes de discussion, des sondages, des questions-réponses en direct, etc., il reste encore beaucoup à faire dans le domaine du réseautage des participants. Donc, si l'un des principaux objectifs de votre événement est de créer de riches opportunités de réseautage et un espace de collaboration et d'exploration, alors un événement physique est votre meilleure option.

Vous avez du temps à consacrer à la planification.

Organiser un événement physique est une entreprise colossale. Il peut falloir des centaines de personnes, des milliers d'heures et encore plus de dollars pour organiser avec succès de grands événements en direct tels que des conférences, des ateliers, des lancements de produits et des événements de réseautage. Mais si vous avez l'équipe, le temps et les ressources nécessaires pour organiser un événement qui atteint vos objectifs, engage votre public et fait progresser votre industrie, alors la scène est à vous !

Vous avez besoin d'un événement virtuel si…

Vous livrez un contenu plus bref.

La fatigue des événements virtuels est réelle et 45 % des organisateurs d'événements virtuels ont opté pour des événements plus courts de plusieurs jours pour lutter contre la fatigue. De plus, les auditoires virtuels apprécient les contenus plus courts et plus dignes d'un talk-show. Le participant virtuel moyen ne regarde que 68 % d'une session virtuelle de plus de 20 minutes. Ainsi, plus votre contenu est concis (jusqu'à 20 minutes), plus vous êtes susceptible d'avoir un engagement pour l'intégralité de votre événement.

En tant que contenu numérique, vous êtes parfois en concurrence avec leur dernière frénésie Netflix ou le jeu de sport qu'ils ne veulent pas manquer. Faites en sorte que votre contenu soit suffisamment long pour être engageant, mais suffisamment court pour retenir leur attention.

Vous avez un budget limité et/ou vous manquez de temps.

Les événements physiques peuvent avoir un prix élevé. Bien que les événements hybrides puissent atténuer quelque peu cela, les événements virtuels sont sans aucun doute l'option la moins chère. Vous aurez, bien sûr, des coûts associés à la planification et à la promotion : embauche d'un spécialiste du marketing et d'un planificateur d'événements - si vous ne les avez pas dans votre équipe interne - choix d'une plate-forme d'hébergement virtuelle, développement et gestion du calendrier, coordination des conférenciers et Suite. Mais si vous organisiez un événement hybride ou physique, vous auriez tous ces coûts et plus encore.

Les événements virtuels prennent moins de temps à planifier, à promouvoir et à exécuter que les événements hybrides ou physiques. Les spécialistes du marketing événementiel ont indiqué que, pour les petits événements virtuels, ils n'avaient besoin que de trois à six semaines pour promouvoir l'événement avec succès.

Et moins cher et plus rapide ne signifie pas « moins que ». Les grandes marques utilisent encore des événements entièrement virtuels, et les événements virtuels peuvent être un tremplin pour de plus grandes choses et soutenir d'autres événements d'entreprise tout au long de l'année. Les marques ne peuvent jamais vraiment dépasser la valeur d'un événement virtuel.

Vous souhaitez créer une communauté.

Les meilleurs types d'opportunités de réseautage pour les entreprises à petit budget ou celles qui découvrent une industrie sont les événements à faible coût et de grande valeur. Il est prouvé que les participants aux événements virtuels recherchent le type d'opportunités de création de liens et de réseautage qu'offrent les rencontres en personne, mais ils les veulent d'une manière différente. Vous pouvez commencer à créer une communauté dans votre secteur en organisant des événements plus petits, peut-être même gratuits ou sur invitation uniquement dans un premier temps. Un réseau d'entreprises complémentaires qui grandissent ensemble peut être puissant.

Peu importe le type d'événement que vous planifiez, il est essentiel de garder votre public au centre de vos efforts. Faites-nous savoir à quel type d'événements vous organisez ou assistez cette année sur les réseaux sociaux ! Et si vous cherchez quelqu'un pour faire passer votre marketing événementiel à un niveau supérieur ? Atteindre.