Comment rédiger un bon de commande

Lorsque vous faites des affaires, il est nécessaire de documenter toutes vos transactions. Cela est particulièrement vrai si vous êtes un vendeur de biens, car la documentation de votre transaction établit la santé et la bonne réputation de l'entreprise à l'avenir. Lorsqu'une personne souhaite effectuer un achat, un bon de commande est nécessaire pour établir quel produit est acheté et à quel prix. Ce document n'est donc pas seulement nécessaire pour l'acheteur mais aussi pour le vendeur et ses archives. Bien qu'il soit facile de clarifier la nécessité d'un bon de commande, la question suivante est : comment en rédiger un ? Heureusement, il y a plusieurs réponses à cela.

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Avant de parler de comment créer un formulaire de bon de commande, il est important de comprendre de quoi il s'agit. Il y a souvent confusion sur la différence entre un bon de commande et une facture. Comme indiqué, un bon de commande est un document informant le vendeur d'un désir d'acheter pour le paiement promis. Une facture, en revanche, est une facture du vendeur à l'acheteur pour l'informer du montant dû pour les biens et/ou services.

Dans cet esprit, certains de ceux qui pourraient avoir besoin ou bénéficier d'un bon de commande sont des propriétaires d'entreprise qui pourraient avoir besoin d'en créer un pour acheter à d'autres entreprises dans le cadre de transactions B2B (business to business). Étant donné que les transactions interentreprises peuvent être importantes et compliquées et impliquent souvent des achats à grande échelle, quelque chose d'un peu plus détaillé est nécessaire et c'est la véritable utilité du formulaire de bon de commande car il offre un espace pour ajouter une grande quantité d'informations sur la nature de l'achat tels que le nom du produit, le prix, la livraison, etc. De nombreuses autres entités pourraient autrement utiliser un bon de commande puisque tout le monde est engagé dans le commerce à un certain niveau dans l'économie mondialisée.

Maintenant que leur utilisation et leur objectif ont été expliqués, la question suivante est : comment créer un formulaire de bon de commande ? Comme indiqué, leurs réponses sont multiples et cela se résume à une question de choix. Une grande entreprise a souvent son propre style de formulaire de bon de commande qu'elle aime utiliser. Les entreprises en ligne les proposent souvent à leurs clients dans le cadre d'un processus d'entonnoir de vente et d'autres peuvent choisir de télécharger un modèle de bon de commande au format PDF.

Si une entreprise ou un particulier décide de créer son PDF de bon de commande à remplir, où peut-il le faire ? Il existe en fait plusieurs excellentes ressources en ligne où un bon de commande peut être téléchargé sous forme de document PDF à remplir prédéfini. Le PDF du bon de commande comprendra souvent une série d'espaces à remplir qui demandent des informations spécifiques concernant l'achat qui seront détaillées plus bas. Bien qu'il soit possible de créer votre propre formulaire de bon de commande, il est suggéré d'utiliser un formulaire préfabriqué car il est déjà préparé et réduit le risque d'omettre certaines informations essentielles.

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Création d'un formulaire de bon de commande

Il existe plusieurs façons de créer un bon de commande en ligne, et l'une d'entre elles consiste à trouver un éditeur PDF de haute qualité en ligne. Les éditeurs PDF en ligne comme LuminPDF proposent leur propre bon de commande que vous pouvez télécharger. cependant, si un fichier personnalisé est nécessaire, un fichier PDF vierge peut être modifié via leur solution selon les spécifications souhaitées. Lors de la création d'un bon de commande, gardez à l'esprit tout ce qui doit être indiqué dans le document. Si certaines informations manquent, cela pourrait entraîner un retard ou pire encore, un achat raté, ce qui pourrait nuire aux intérêts de votre entreprise.

Principaux éléments d'un bon de commande

Lorsque vous remplissez un modèle de bon de commande prédéfini ou un modèle que vous avez créé vous-même, vous devez inclure certaines informations nécessaires. L'évidence est bien sûr le nom du produit souhaité, la quantité ou le nombre dont vous avez besoin ainsi que le montant à payer pour lesdits produits ou services. En plus de cela, il y a d'autres choses importantes à inclure pour recevoir ce que vous souhaitez acheter.

Une autre inclusion évidente est le nom et l'adresse à laquelle vous souhaitez l'envoyer. Le bon de commande est inutile s'il ne parvient pas à la bonne personne ou à la bonne entreprise. Aussi, n'incluez pas seulement leur adresse, mais aussi la vôtre. Il ne serait pas très utile si vous essayez d'acheter quelque chose sans que l'entreprise auprès de laquelle vous achetez ne sache où envoyer le produit.

De plus, lorsque vous commandez un produit spécifique et non un service comme le conseil, le moyen d'expédition est nécessaire. Où l'expédier, quel service utiliser, etc. Bien que le choix de qui vous appartienne, il est souvent nécessaire de prendre en compte le prix d'expédition que vous devrez payer pour que le produit soit envoyé à l'adresse de votre choix.

Ce sont quelques-unes des choses de base qui doivent être incluses dans un bon de commande, il y a bien sûr d'autres choses à inclure et si vous utilisez un PDF de bon de commande préfabriqué, il indiquera ce qui est nécessaire et où mettre les informations dans le remplissable document éliminant ainsi les erreurs potentielles. Cependant, si vous n'utilisez pas de document PDF à remplir, vous devez en créer un et vous assurer que toutes les informations sont incluses.

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Comment faire un bon de commande en PDF

Pour créer un bon de commande au format PDF, vous devez d'abord utiliser un éditeur PDF (il y en a plusieurs parmi lesquels choisir) et faire ce qui suit : Ajouter le titre, créer des blancs à remplir pour les informations nécessaires telles que les informations de facturation et le nom du produit , ainsi que les informations du vendeur et de l'acheteur (vous) dans le document. Une fois que vous avez créé tout cela, il suffit de remplir toutes les informations souhaitées et de les envoyer au fournisseur.

En affaires, incluez toujours toutes les informations pertinentes lors de l'achat d'un produit ou d'un service à l'aide d'un bon de commande. Lorsque vous créez un formulaire de bon de commande ou téléchargez un modèle PDF prédéfini à partir d'un site d'édition PDF en ligne, vous devez garder à l'esprit de prêter attention aux détails, pour vous assurer qu'il n'y a pas de complications. Si toutes les informations sont incluses, la dernière étape consiste à les envoyer et à attendre votre produit ou service.