Comment faire soi-même sa paie en 7 étapes

La paie n'est pas la partie la plus excitante de la gestion d'une entreprise. Et bien que l'externalisation de ce type de travail soit plus pratique, savoir gérer soi-même la paie vous permet d'économiser de l'argent et garantit que tous vos employés sont payés à temps.

Le traitement de la paie est une tâche complexe, notamment en raison de vos obligations légales. Cependant, avec la bonne stratégie et les bons systèmes de paie, vous n'avez pas à vous soucier de laisser votre entreprise exposée à des responsabilités potentielles et/ou à des pénalités.

Ce guide fournit des informations essentielles sur la gestion de la paie, mais vous pouvez toujours avoir besoin d'une assistance professionnelle des services de paie pour des informations spécifiques relatives à votre entreprise.

L'importance de solides systèmes de paie

Chaque propriétaire d'entreprise sait qu'un bon système de paie est un aspect essentiel de la gestion de son entreprise. Bien sûr, il ne s'agit pas seulement de s'assurer que tout le monde est payé à temps.

Un bon système de paie fait partie intégrante de la culture d'entreprise et a un impact sur pratiquement tous les aspects de l'entreprise, y compris les flux de trésorerie et la productivité. En plus des RH, la paie est sans doute la clé de la gestion d'une main-d'œuvre performante.

La paie couvre les avantages sociaux, la rémunération et une gamme d'avantages pour une meilleure utilisation des ressources tout en améliorant simultanément l'engagement et la progression des employés. Vos registres de paie aident également à satisfaire aux réglementations nationales et nationales.

En d'autres termes, le système de paie est utilisé pour suivre les heures, les salaires, les retenues et les paiements des employés tout en conservant tous les documents pertinents organisés. Les statistiques suivantes sur la masse salariale soulignent davantage son importance dans les affaires :

• Près de la moitié de tous les travailleurs commencent à chercher un nouvel emploi après seulement deux erreurs de paie de leur employeur.
• Entre 10 % et 30 % des employeurs classent à tort les employés afin de les priver des protections prévues par les lois sur le travail.
• Plus de 54 % des travailleurs américains ont rencontré des problèmes avec le traitement de la paie.

En bref, le traitement correct de la paie profite à la fois aux employés et à l'entreprise. Mais même lorsque la paie est externalisée, elle reste l'une des principales sources de litiges entre salariés et chefs d'entreprise. En tant que tel, le contrôle manuel de la paie peut être bénéfique pour l'ensemble de l'opération.

Sept étapes pour traiter la paie

Avant d'envisager un logiciel de paie, il est important que vous compreniez comment traiter la paie manuellement. Bien que cela soit certainement difficile, le processus peut être simplifié en seulement sept étapes.

Si vous suivez chacune des étapes ci-dessous, vous pourrez déposer vos charges sociales en un rien de temps.

Étape 1 : Obtenez votre numéro d'identification d'employeur

Avant de pouvoir commencer à traiter la paie, vous devez configurer un numéro d'identification d'employeur ou EIN, qui est utilisé par le gouvernement pour s'assurer que les entreprises paient des impôts à l'Internal Revenue Service et respectent d'autres exigences légales. Sans EIN, vous ne pouvez pas traiter les paiements de paie de vos employés.

L'EIN est utilisé par l'IRS pour identifier votre entreprise et enregistrer tous les fichiers fiscaux soumis pour chaque exercice. Les nouvelles entreprises peuvent s'inscrire à l'EIN en remplissant une demande en ligne sur le site Web de l'IRS. Si vous cherchez à traiter manuellement la paie pour la première fois, vous devrez connaître votre EIN.

En plus d'un EIN national, vous pouvez également avoir besoin d'un EIN d'État. Les deux sont gratuits pour toutes les entreprises.

Étape 2 : Demandez à tous les employés de remplir leurs formulaires de paie

Avant que les employés puissent être payés, ils doivent fournir à votre entreprise les informations fiscales pertinentes. Il est important que l'employeur vérifie que toutes les données sont exactes. Pour chaque employé, les informations doivent couvrir son statut professionnel, ses déductions et d'autres détails pertinents pour son emploi et ses conditions financières.

Les employés doivent remplir un formulaire W-4, qui comprend des détails sur leur statut de dépôt et assure le suivi des allocations personnelles et d'autres détails fiscaux. Ils devront également remplir un formulaire I-9 pour vérifier leur identité et leur admissibilité à l'emploi. De plus, un rapport de nouvelle embauche doit être déposé pour tous les nouveaux employés.

Les entrepreneurs et les travailleurs indépendants devront également remplir des formulaires de paie 1099. Bien que la plus grande partie de la responsabilité de les remplir incombe au travailleur, votre entreprise doit être prête à les distribuer, les collecter et les soumettre. L'IRS gère les soumissions pour les formulaires W-4, I-9 et 1099.

Étape 3 : Sélectionnez votre calendrier de paie

La paie ne consiste pas seulement à s'assurer que vos employés sont payés à temps. Pourtant, le paiement des salaires des employés est l'un des objectifs clés ici. Par conséquent, l'établissement d'un calendrier de paie clair est crucial.

Il existe généralement quatre types de calendriers de paie à prendre en compte : les paiements hebdomadaires, les paiements bihebdomadaires, les paiements bihebdomadaires et les paiements mensuels. Dans la plupart des cas, les entreprises voudront adopter le même horaire pour les travailleurs de tous les départements. Si rien d'autre, lorsque vous apprenez à effectuer vous-même la paie, cette option permet d'éviter les erreurs ou les paiements manqués. De plus, cela crée une culture dans laquelle tous les employés sont traités de la même manière.

Après avoir sélectionné les dates de paiement de vos employés, vous devrez également confirmer les dates d'échéance du paiement des impôts et les délais de production des déclarations de revenus.

Étape 4 : Calculer le salaire et les retenues

Le calcul manuel du salaire brut d'un employé est assez simple. Vous prenez leur taux horaire et le multipliez par le nombre d'heures travaillées au cours d'une période donnée. Voici la formule la plus basique :

Taux horaire x heures travaillées = salaire brut pour cette période

Cependant, il convient de noter que vous devrez peut-être diviser l'équation en deux parties si le taux horaire d'un travailleur est augmenté pour les heures supplémentaires ou les heures non sociables. Dans ce cas, vous calculez simplement le salaire brut pour les heures contractuelles et les heures supplémentaires en tant que parties distinctes avant de les additionner. Si vous travaillez sur la paie dans Excel, le programme peut effectuer les calculs en votre nom.

Le calcul des indemnités de l'employé (également appelées exemptions) et des déductions est un autre facteur crucial. Les indemnités sont remplies via le formulaire W-4, tandis que les déductions doivent apparaître sur le formulaire 1040-EZ de l'employé. Les retenues salariales légitimes sont ce qu'un travailleur peut réclamer sur ses revenus pour réduire efficacement ses impôts.

En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que les employés ont effectué cette étape de manière précise. Vous devrez peut-être également tenir compte d'autres éléments du traitement de la paie et des retenues. La liste comprend les cotisations 401(k), les taxes étatiques et fédérales, l'assurance médicale, la sécurité sociale et la contribution à l'indemnisation des accidents du travail.

La question peut-être la plus complexe, ou du moins la plus chronophage, vient du fait que le taux auquel vous multipliez les déductions dépend de la catégorie de chaque employé. Encore une fois, le bon logiciel de paie fera les calculs à votre place - il vous suffit de saisir les bonnes formules.

Étape 5 : Payer les employés

Une fois que vous avez terminé toutes les étapes de la quatrième étape, vous pouvez calculer le salaire net du travailleur. Ce processus peut être automatisé à l'aide d'un calculateur de paie et est déterminé à l'aide de la formule suivante :

Salaire brut - retenues = salaire net

Le salaire net est ce que l'employé reçoit dans son bulletin de paie à la fin de la période de paie. Après avoir calculé le salaire net individuel du travailleur, vous pouvez traiter le paiement via sa méthode préférée, y compris les virements bancaires, les cartes de paie ou les chèques.

Étant donné que vous traitez les paiements de tous vos employés, le faire manuellement n'est pas une option. Au lieu de cela, vous devriez utiliser un système automatisé, ce qui vous fera gagner un temps précieux. De plus, vous pouvez accélérer le processus en stockant les déductions et les retenues d'impôt des employés sur un logiciel de paie, ce qui facilite les paiements rapides et précis pour tous les employés.

En plus de traiter les paiements, il est important de créer un talon de paie de l'employé qui vous permet de suivre ce que vous retenez. Le suivi des retenues à la source vous facilitera grandement la vie au fur et à mesure que vous franchirez les étapes suivantes et devrait faciliter la planification fiscale de votre entreprise et de vos employés.

Étape 6 : Organisez vos enregistrements

Il est absolument essentiel que les informations soient exactes à tout moment. Lorsque vous documentez les registres de paie, les données peuvent être utilisées chaque fois que vous faites face à des différends avec des employés ou l'IRS. Un aperçu clair de tous les paiements et calculs vous permet de fournir des preuves en cas de besoin et de corriger rapidement les erreurs.

Le paiement de vos charges sociales régulières est également facilité lorsque vous avez des dossiers clairs. La bonne nouvelle est qu'une bonne solution de paie automatisera les enregistrements en utilisant les chiffres du salaire brut, des déductions et du salaire net que vous avez précédemment calculés. Ainsi, la plupart du travail acharné est fait pour vous, permettant à votre équipe de se concentrer sur la gestion de l'entreprise.

Étape 7 : Payer les charges sociales

Tout employeur qui gère la paie doit s'assurer que toutes les charges sociales sont payées rapidement. Vos formulaires fiscaux fédéraux doivent être soumis tous les trimestres, tandis que les déclarations locales doivent être conformes aux réglementations de l'État. Les déclarations de revenus annuelles et les formulaires W-2 doivent également être pris en compte.

Retenir le bon montant à chaque employé est essentiel. Pour ce faire, vous devez comptabiliser les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et les impôts sur l'assurance-maladie, soit manuellement, soit via certaines des solutions logicielles fiscales en ligne. Si vous avez retenu les bons montants, couvrir les charges sociales subséquentes devrait être facile. En retour, vous éviterez les conflits, les amendes et les problèmes avec vos travailleurs et assurerez des opérations plus fluides à tout moment.

Pendant ce temps, votre entreprise peut également devoir couvrir les impôts fédéraux sur le chômage, les impôts sur le chômage des États, l'assurance-chômage de l'État ou SUI et les taxes fédérales sur les cotisations d'assurance. Ceux-ci ne sont pas déduits directement des chèques de paie des travailleurs.

Options de paie manuelles : Excel et plus

Après avoir confirmé que le traitement manuel de la paie est la bonne solution pour votre entreprise, il sera essentiel de trouver le bon système ou logiciel pour mener à bien la mission. La bonne solution devrait rendre le processus plus rapide et beaucoup moins stressant. De plus, faire le bon choix dès le début vous évitera d'avoir à chercher un package ou un modèle de remplacement plus tard.

Il existe de nombreuses options sur le marché, mais il est probablement préférable de choisir Excel. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez opter pour un logiciel :

• Pas de soucis de légitimité
• De nombreuses informations sont disponibles pour vous aider à en tirer le meilleur parti.
• Ils sont construits en tenant compte des exigences de l'IRS.
• Les employés en ont entendu parler, ce qui leur donne confiance.
• Offrir des solutions rentables

Utiliser Excel pour la paie

L'un des avantages de l'utilisation d'Excel pour la paie est que les modèles de paie de Microsoft peuvent être téléchargés gratuitement et vous permettent d'accéder à une gestion fluide de la paie. Cela peut prendre un peu de temps pour personnaliser les colonnes et ajouter des fonctionnalités pour répondre aux besoins individuels de votre entreprise, mais le processus ne devrait pas être trop difficile.

L'onglet "Informations sur l'employé" est l'endroit où vous pouvez ajouter toutes les données pertinentes, des taux horaires aux déductions fiscales. Toutes les équations sont complétées automatiquement car les formules sont déjà insérées. L'onglet "Calculateur de paie" conservera les données des employés pour automatiser les calculs de la paie nette.

Dans cette partie de la feuille de calcul, vous pouvez insérer leurs heures, congés de maladie, heures supplémentaires, etc. Une fois cette opération terminée, vous pouvez créer les fiches de paie pour déterminer combien un employé est payé au cours de cette période. Ce chiffre sera ensuite utilisé pour les paiements manuels ou automatiques des salaires.

La feuille de calcul peut être conçue pour inclure des pages pour des employés individuels ou pour gérer tous les employés sur une seule page grâce à l'utilisation de différentes lignes. Bien qu'Excel ne soit pas la seule option (Quickbooks est un autre choix très populaire), c'est l'un des plus faciles à maîtriser. Si vous optez pour Quickbooks, le processus est un peu plus long, mais ce logiciel de paie propose un guide étape par étape pour chaque détail.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, nous vous suggérons de tout sauvegarder dans le cloud ainsi que sur vos systèmes. Cela vous aidera à éviter les situations stressantes au cas où vos données seraient perdues ou corrompues.

Conclusion

Si vous souhaitez traiter manuellement la paie, vous n'avez pas à commencer soudainement à effectuer tous les calculs vous-même. Qu'il s'agisse d'utiliser le modèle de calculateur de paie de Microsoft ou un autre service automatisé, vous devrez simplement saisir les détails pertinents pour chaque employé concernant les heures travaillées, leur salaire horaire et les déductions. À partir de là, tout calculer, du salaire brut au salaire net et aux exigences fiscales, devrait être une tâche facile. Bref, la précision est garantie.

Certaines entreprises choisiront toujours d'autres options de paie, comme un fournisseur de paie dédié ou simplement l'emploi des services d'un comptable. Et c'est bien. Cependant, si vous souhaitez suivre chaque aspect de votre entreprise à tout moment, l'option manuelle est plus simple que jamais.