Comment créer une base de connaissances pour la gestion du travail marketing

Les outils de gestion du travail marketing peuvent bénéficier à votre organisation de plusieurs façons, notamment en augmentant la productivité et l'efficacité. Ils aident également à gérer les équipes qui travaillent à distance. Mais avec toutes ces fonctionnalités, il est important que les membres de l'équipe sachent comment les utiliser.

Construire une base de connaissances pour votre système de gestion du travail marketing est essentiel pour s'assurer que tous ceux qui l'utilisent sont sur la même longueur d'onde. Voici quelques conseils sur ce qu'il faut inclure dans votre base de connaissances sur la gestion du travail marketing.

Lignes directrices pour savoir quand utiliser l'outil de gestion du travail marketing par rapport à un autre outil

"La base de connaissances… est destinée à votre équipe et à tous les collaborateurs de l'outil afin qu'ils puissent consulter à tout moment des instructions et des directives sur la meilleure façon d'utiliser l'outil", a déclaré Brianna Miller, directrice du marketing et de la génération de la demande chez la société d'analyse de la conformité des soins de santé. Protenus, à la conférence MarTech.

L'outil de gestion du travail marketing est important pour ajouter des projets, les soumettre pour approbation et partager d'autres mises à jour importantes. Les communications liées aux projets doivent se faire, dans la plupart des cas, au sein de l'outil de gestion des travaux.

Si une demande de projet ou une autre mise à jour liée à un projet arrive par un autre canal, des directives doivent être en place pour savoir quand laisser ces mises à jour là où elles se trouvent et quand les ajouter à l'outil de gestion du travail marketing.

Voici un exemple de consignes à suivre. Votre organisation peut utiliser différemment les applications de messagerie ou de messagerie telles que Slack, mais c'est au moins un bon point de départ.

Lignes directrices sur la façon dont une tâche ou un projet peut être lancé

Vous devriez également avoir des directives précises sur la façon dont un projet peut être lancé. Ces directives doivent être ventilées par canal.

Fournissez des exemples sur la façon dont les demandes doivent être traitées lorsqu'elles arrivent via :

• E-mail.
• Slack/Teams et autres applications de messagerie.
• Une rencontre (virtuelle ou en personne).
• Formulaires de demande.

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Lignes directrices sur qui peut créer un projet et modifier les informations clés du projet

"Ayez des directives sur qui peut créer des projets et modifier les informations clés du projet", a déclaré Miller. "Cette petite chose peut faire une grande différence, car il y a alors un seul propriétaire et une seule personne qui sait quand sont les dates d'échéance et quand le projet peut changer."

Configurer des conventions de dénomination pour les projets et les tâches

Des titres clairs aident les membres de l'équipe à comprendre le type de tâche qu'ils envisagent dans l'outil de gestion du travail marketing. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs.

"Aussi formidable que soient toutes les fonctionnalités de recherche et tous les outils, la création de titres clairs fera gagner beaucoup de temps à votre équipe", a déclaré Miller.

La convention de nommage de votre organisation peut envisager d'utiliser une méthode "drill down", qui passe de termes plus généraux à des mots plus spécifiques sur des projets individuels.

Voici quelques autres règles à adopter pour les conventions de nommage de votre équipe :

• Utilisez des chiffres et des dates dans le titre.
• Ajoutez du contexte en nommant le service et le type de projet.
• Plus court c'est mieux.
• Utilisez des verbes pour désigner les actions liées aux tâches (écrire, concevoir, rédiger, réviser, etc.).

Lignes directrices sur les processus dans le système

Incluez des directives sur les processus dans votre base de connaissances afin que les membres de l'équipe sachent comment s'y prendre pour mener à bien les tâches et les projets.

Définissez également clairement la différence entre les tâches et les projets, et soyez précis sur les processus qui s'appliquent au niveau de la tâche par rapport au niveau du projet.

Voici quelques exemples de lignes directrices sur les processus :

• Tous les travaux doivent être documentés dans la description des tâches.
• La section des commentaires doit être utilisée si quelque chose de spécifique à la tâche doit être discuté. Ce n'est que si la question est liée au projet dans son ensemble que des commentaires doivent être faits au niveau du projet.
• Une fois que le travail est prêt pour la révision dans la tâche avec les pièces jointes téléchargées, mentionnez les membres de l'équipe qui doivent être révisés et changez le statut de la tâche en « En cours de révision ».
• Une fois le processus de révision terminé, le propriétaire de la tâche changera le statut de la tâche en "Terminé".
• Lorsqu'un projet est terminé, le propriétaire du projet doit déplacer le projet dans le dossier « archivé » approprié.

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