Comment les nouvelles applications de travail à distance et les réunions virtuelles transforment l'expérience des employés

Le travail à domicile a pratiquement éliminé les interactions sociales informelles qui permettent aux employés de se connaître et de partager des idées. Les e-mails et les chats ne sont pas la même chose que d'aller prendre un café, de parler près de la fontaine à eau ou de tomber sur quelqu'un dans le couloir. Cependant, une nouvelle génération d'applications de travail à distance et de plateformes de réunion virtuelles vise à résoudre ce problème.

Créer de nouveaux espaces de réunion dans un bureau numérique

"Le fait est que toute entreprise qui réussit devient" distribuée "", a déclaré Howard Lerman, fondateur et PDG de Roam, un siège basé sur le cloud pour le personnel distant. « Vous avez des centres d'ingénierie, des gens sur le terrain, des gens dans des espaces flexibles, des membres d'équipe à distance. Toute entreprise qui réussit a des gens partout, et franchement, même avant l'essor du travail à distance, l'engagement distribué était déjà rompu.

Roam, actuellement en version bêta avec environ deux douzaines de clients d'entreprise et de petite taille, permet aux utilisateurs de naviguer dans un plan d'étage où chaque employé a son propre bureau et peut se déplacer et rencontrer ses collègues.

Les grandes organisations peuvent construire plusieurs étages dans Roam qui ressemblent à un immeuble de bureaux, chaque étage desservant un département ou une fonction différente. Les salles de conférence accueillent plus de personnes pour les réunions formelles, tandis qu'un théâtre comprend une "scène" pour les présentations vidéo de style Zoom.

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Les employés ont une vue d'ensemble de qui est à leur bureau, quels employés se rencontrent et le statut des utilisateurs individuels. De cette façon, les membres de l'équipe peuvent savoir en un coup d'œil si quelqu'un est disponible pour une réunion informelle.

"Il y a trop de réunions", a déclaré Lerman. «Les choses qui devraient prendre cinq minutes à deux personnes en ce moment sont prévues pour des réunions Zoom de 60 minutes avec huit personnes la semaine prochaine. Nous vivons dans un monde où notre flux de travail prend en charge la technologie, et ce que nous devons faire, c'est faire l'inverse.

Prise en charge du flux de travail et des préférences individuelles

Au lieu de structurer le flux de travail d'une équipe avec de nombreuses réunions formelles à grande échelle, les applications de travail à distance placent les employés aux commandes, leur donnant la possibilité de se rencontrer brièvement quand ils en ont besoin.

Le temps moyen de réunion à Roam est de huit minutes et demie, selon Lerman. Sur les cinq heures que l'utilisateur moyen passe en itinérance, seules 80 minutes sont consacrées aux réunions.

"La plupart des membres de Roam voient leur temps de réunion global réduit de 50 % parce que vous pouvez simplement vous diriger vers quelqu'un et le rencontrer maintenant au lieu de tout planifier à l'avenir", a-t-il déclaré.

Les utilisateurs peuvent également personnaliser leur espace de travail dans Roam comme un profil de réseau social, avec des photos de famille, des livres qu'ils aiment et d'autres préférences. Il y a même une option pour jouer une brève mélodie d'entrée de trois secondes lorsqu'un utilisateur entre ou sort d'un espace de réunion.

Mais bien sûr, un travail sérieux doit également être fait. Et les processus de travail importants doivent s'adapter à l'expérience numérique fournie par les applications de travail à distance.

Frameable Spaces, une application de travail à distance lancée par Frameable, utilise également un plan d'étage et des bureaux personnels pour favoriser la collaboration. Leurs clients incluent Amazon, Uber, Airbnb et HubSpot, entre autres.

"En termes d'intégrations, vous avez choisi les outils que vous souhaitez utiliser", a déclaré Adam Riggs, fondateur et PDG de Frameable. "D'un point de vue stratégique, nous ne voulons pas choisir [les intégrations]."

Il a ajouté : "Nous avons beaucoup investi dans une excellente technologie vidéo afin que plusieurs personnes puissent partager leur écran en même temps."

Grâce au partage d'écran, les membres de l'équipe peuvent être connectés individuellement à d'autres outils de travail critiques, puis afficher leurs écrans et partager des idées avec des collègues. Un autre cas d'utilisation que Riggs a souligné était que Frameable Spaces pouvait être utilisé comme un pont pour deux bureaux physiques distincts. De cette façon, une équipe pourrait être ensemble dans un immeuble de bureaux et savoir instantanément qui est de garde dans l'autre bureau physique en regardant Frameable Spaces - et l'équipe à l'autre endroit saurait la même chose à propos de la première équipe.

L'accent est mis ici sur le travail synchrone, qu'ils soient physiquement ensemble ou connectés à distance.

"Sans être catégoriquement contre le travail asynchrone, nous pensons que le synchronisme permet à une variété de types de talents de travailler ensemble", a déclaré Riggs. « Il n'est pas nécessaire que la caméra soit allumée tout le temps, mais il est important d'avoir un flux. Le courrier électronique et le chat ne suffisent pas à eux seuls. »

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Créer une culture d'entreprise avec des événements virtuels

Les applications de travail à distance comme Roam et Frameable Spaces ramènent les collègues dans un espace partagé, numériquement. Ils permettent aux clients de personnaliser l'aménagement du bureau pour refléter l'entreprise pour laquelle les employés travaillent, remplaçant certains des besoins que les bureaux physiques répondaient, tout en rendant le travail plus efficace et flexible pour une nouvelle ère d'organisations « distribuées ».

Ni l'un ni l'autre, de par leur conception, n'est immersif. Au lieu de cela, l'attention est portée sur l'expérience pour apporter des nuances aux interactions virtuelles.

Par exemple, dans Roam, lorsque les gens se rendent dans le grand théâtre pour des présentations, ils rencontrent plusieurs niveaux d'interaction codés dans l'UX. Tout d'abord, un utilisateur peut choisir quelle rangée s'asseoir dans le public. Une fois assis, ils peuvent discuter avec les autres dans leur rangée, mais pas avec le reste du théâtre, tout comme lors de la préparation d'un PowerPoint en personne. Pendant ce temps, seuls ceux qui sont sur la "scène" peuvent être vus et entendus par tout le monde, ce qui élimine une grande partie de la confusion et du chaos des appels Zoom multi-utilisateurs massifs.

Mais dans ce nouveau monde courageux du travail à distance, certaines entreprises expérimentent des événements virtuels immersifs. Party.Space, une plate-forme de métaverse B2B, a organisé une retraite d'entreprise virtuelle pour Zapier et un quiz d'Halloween pour Google.

Le PDG et fondateur de Party.Space, Yurii Filipchuk, fait une distinction claire entre les espaces de travail virtuels, qui gèrent les tâches de Google Docs et des gestionnaires de tâches, et sa propre plate-forme, qui fournit un espace virtuel de socialisation.

"Certes, tout processus de travail est une question d'efficacité et de résultats, mais ils peuvent difficilement être atteints sans une composante sociale", a déclaré Filipchuk. « Pour être plus productif, une personne a besoin de ressentir un lien affectif avec son entreprise et ses collègues. Et ici, le métaverse entre en jeu. "

Il a ajouté : « Les organisations devraient créer un environnement pour la communication sociale non formelle dans le cadre de leur mise en œuvre du format à distance. Et encore une fois, le métaverse est un excellent outil pour cela car vous pouvez organiser toutes les fêtes, rassemblements et réunions dont vous avez besoin, et unir tous les membres de votre équipe à l'échelle mondiale.

Party.Space héberge des espaces 3D virtuels entièrement immersifs qui sont également faciles à utiliser et pris en charge par les navigateurs, de sorte que les utilisateurs n'ont pas besoin de matériel supplémentaire pour participer. Ces espaces de fête sont personnalisés pour refléter la culture d'une entreprise et pour garder les travailleurs intéressés par un environnement dynamique à explorer. De plus, la gamification est également incluse, sous la forme de quiz thématiques.

Le travail à distance est potentiellement moins social, avec plus de distractions, a déclaré Filipchuk. Pour cette raison, les entreprises doivent intensifier et rendre l'expérience de travail numérique plus engageante et persistante.

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