Réponses à 9 nouvelles questions sur les événements de collecte de fonds 2022

Il y a beaucoup de logistique impliquée dans tout événement de collecte de fonds, en particulier un événement en ligne ou hybride. Les organisations à but non lucratif ont naturellement de nombreuses questions sur la manière d'en tirer le meilleur parti. Pour cette raison, les organisations à but non lucratif devraient demander à leurs plateformes de collecte de fonds et à leurs fournisseurs de services l'évolution de leurs capacités événementielles.

Voici quelques-unes des questions les plus courantes sur les événements de collecte de fonds que nous avons reçues de la part de dirigeants d'organisations à but non lucratif comme vous, ainsi que quelques informations pour vous aider dans votre processus de prise de décision.

1. Comment puis-je créer un réseautage interactif et ciblé entre les participants ?

Le réseautage est un énorme avantage des événements en personne qui n'étaient tout simplement pas les mêmes lorsque les événements étaient 100% virtuels. Heureusement, nous avons appris d'autres moyens de maximiser l'engagement et de créer des opportunités de réseautage lorsqu'un composant virtuel est associé à un événement en direct.

4 étapes pour encourager le réseautage

1. Permettez aux participants de voir qui d'autre est présent, de les contacter et de discuter avec eux (similaire à un événement en personne).
2. Suivez les intérêts et les questions que les participants partagent à leur arrivée et fournissez-leur des recommandations d'autres participants partageant les mêmes idées avec lesquels ils pourraient vouloir réseauter.
3. Créez un salon de réseautage rapide en ligne amusant et fortuit qui permet aux participants de se rencontrer et d'établir des relations. Dans une plate-forme comme Classy Live, vous pouvez définir le nombre de réunions et la durée de la réunion en ligne afin que la conversation de chacun reste fraîche et nouvelle.
4. Permettez aux participants de créer leurs propres tables rondes au sein de votre salle en ligne pour avoir des discussions en face à face avec un petit groupe de personnes.

2. Comment puis-je diffuser mon contenu à plus de téléspectateurs ?

Une plateforme événementielle comme Classy Live est équipée d'une diffusion en direct native, mais vous permet également de diffuser à partir de votre technologie préférée. Vous pouvez interroger votre public pendant la diffusion en direct, poser des questions en direct et encourager les participants à discuter entre eux ou directement avec vous. Les participants peuvent consulter le suivi des activités pour voir les dons en direct, et ils peuvent voir les classements en direct des activités de collecte de fonds pour encourager davantage de dons.

Il existe également de nombreuses options de plate-forme de diffusion simultanée que les organisations à but non lucratif peuvent utiliser lorsqu'il s'agit de diffuser en continu un événement virtuel ou hybride. Facebook Live , Twitch et YouTube Live ne sont que quelques-unes des options les plus populaires.

Idéalement, votre plate-forme de streaming devrait vous permettre de diffuser des conférenciers, d'héberger des salles de sous-commission et de suivre les participants lorsqu'ils entrent dans votre salle virtuelle. Ces plateformes utilisent des règles similaires à une visioconférence comme Zoom. La plupart offrent la possibilité de partager votre écran ou de lire une vidéo préenregistrée entre le contenu en direct.

Si vous souhaitez basculer entre le contenu en direct et le contenu préenregistré, nous vous recommandons d'utiliser un outil comme Restream ou Streamyard comme "panneau de contrôle" pour basculer entre les vidéos et le direct. Cette option vous donne plus de flexibilité pour ajouter des superpositions vidéo et programmer le contenu de votre programme.

Diffusion en direct d'événements entièrement virtuels ou hybrides

La diffusion en direct d'un événement entièrement virtuel consiste généralement à inviter des conférenciers du monde entier à se joindre via une diffusion en direct. Dans Classy Live, les conférenciers peuvent rejoindre les coulisses numériques pour s'entraîner avant d'aller « en direct ».

La diffusion en direct d'un événement hybride consiste généralement à diffuser des parties de votre événement physique comme une performance afin que les participants virtuels puissent participer sans avoir à être physiquement présents.

3. Quel équipement dois-je utiliser ?

Le but de ces événements est de collecter des fonds pour votre cause, et non de dépenser tout le budget en équipement coûteux. Heureusement, organiser un événement hybride ne nécessite pas automatiquement une tonne d'équipement spécial.

4 pièces d'équipement dont vous aurez besoin

• Écouteurs : il est préférable que tous vos haut-parleurs utilisent des écouteurs de base pour limiter les risques de bruit de fond gênant ou de retour audio.

• Caméra : Une caméra HD vous offre une meilleure qualité vidéo, surtout si vous diffusez à partir d'un événement en direct. Même si vous n'en achetez pas, ils peuvent souvent être loués pour une journée ou une semaine.
• Microphone : pensez à acheter un microphone de calibre podcast pour une meilleure qualité audio.
• Logiciel. Le logiciel de diffusion en direct peut être l'un des plus grands différenciateurs. Classy Live couvrira la plupart des bases, mais vous pouvez également intégrer un système tiers comme StreamYard pour être plus créatif avec des superpositions vidéo et des intégrations pendant la diffusion.

4. Comment puis-je encourager les dons lors de mon événement ?

Minimiser vos dépenses est une chose, mais comment maximiser également les fonds que vous pouvez générer grâce à ces événements ? Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour attirer plus de dons lors de votre prochain événement en ligne.

5 conseils pour obtenir plus de dons d'événements virtuels

1. Rappelez à chacun ce à quoi il donne. Ce message doit être renforcé par le contenu partagé, y compris les intervenants ou les vidéos préenregistrées.
2. Permettez aux participants de donner de différentes manières, soit par un appel direct comme une levée de pagaie ou un financement, soit via une vente aux enchères en direct ou silencieuse, soit en vendant des marchandises pendant votre événement. Cela vous oblige à saisir leurs informations de paiement à l'avance, un peu comme vous le feriez lors d'un événement en personne. Mettez ces expériences à la disposition des supporters via leur appareil mobile et par SMS pour faire un don .
3. Partagez un classement indiquant combien d'argent a été collecté et qui a fait un don directement dans votre salle virtuelle, ou créez des affichages numériques pour afficher les totaux de progression de la collecte de fonds ou une vue du thermomètre pendant votre événement physique. .
4. Si vous incluez une enchère silencieuse dans votre événement en ligne, choisissez une plateforme qui informera les utilisateurs de l'état de leur enchère. Plus important encore, un enchérisseur est averti lorsqu'il a été surenchéri sur un article et a la possibilité d'ajouter une enchère plus élevée.
5. Générez des reçus automatiques au fur et à mesure que des dons sont donnés ou que des articles aux enchères sont gagnés ou perdus. Cela sert de notification aux participants, ainsi que d'enregistrement de leurs cadeaux. De plus, les participants peuvent passer par le processus de paiement en libre-service pour compléter leur cadeau ou payer l'article de l'enchère.

5. Mon événement hybride devrait-il avoir un modérateur ?

Nous encourageons tous les événements hybrides à avoir un modérateur ou plusieurs modérateurs, tout comme les événements en personne ont un hôte (ou des hôtes). Un modérateur donne à votre événement un visage unique à la fois en ligne et en personne, maintient l'événement sur la bonne voie et aide à passer d'un segment à l'autre.

Dans Classy Live, les modérateurs peuvent partager un lien backstage avec n'importe quel orateur qui monte sur scène. Cela permet à l'orateur, à tous les invités et au modérateur de se préparer avant la mise en ligne. Le modérateur est généralement celui qui les emmène dans la salle en direct et présente tout le monde.

Les organisations peuvent également envisager d'avoir quelqu'un pour gérer les questions-réponses lors de chaque session, ainsi que quelqu'un pour faciliter la technologie de diffusion en direct. C'est une bonne idée de planifier le déroulement du spectacle avant l'événement et de s'assurer qu'il y a des ressources pour soutenir les participants tout au long du programme.

6. Comment puis-je m'assurer que mon événement est accessible à tous les invités ?

L'accessibilité est un élément important d'un événement en ligne , mais elle est souvent négligée. On estime que 15 % de la population mondiale souffre d'un handicap qui pourrait avoir un impact sur la façon dont ils naviguent en ligne. Oublier l'accessibilité en ligne reviendrait à négliger d'inclure des rampes pour handicapés dans votre événement en personne. Le négliger peut empêcher certaines personnes de participer.

Demandez à votre plateforme événementielle si elle utilise quelque chose comme accessiBe pour s'assurer que la plateforme est conforme aux normes ADA et WCAG . De cette façon, vous pouvez activer le widget d'accessibilité pour qu'il soit disponible pour les participants.

Une meilleure accessibilité du site Web comprend des éléments tels que :

• Veiller à ce que le contraste de l'écran aide les personnes ayant une déficience visuelle
• Vérification du texte alternatif pour toutes les images et photos en ligne
• Faciliter la navigation dans les menus pour ceux qui ne savent pas utiliser une souris

7. Quel niveau de personnalisation dois-je inclure dans mon lieu d'événement en ligne ?

Les sollicitations de financement ou les événements en ligne ne manquent pas. La personnalisation est le meilleur moyen pour votre organisation à but non lucratif de se démarquer et de créer une expérience mémorable pour ses supporters. Les plateformes numériques vous donnent la possibilité d'automatiser certains éléments, mais cela demande aussi du temps et de la réflexion.

Réfléchissez avec votre équipe à des façons de faire de chaque événement une expérience unique. Apportez la touche de votre organisation à l'événement. Laissez votre marque briller et personnalisez-la. Cela a été plus facile à faire lors d'événements en personne, mais c'est également possible avec des collectes de fonds virtuelles et hybrides.

Voici des exemples de personnalisation de lieu virtuel que votre fournisseur d'événements peut proposer :

• Personnalisez les logos et les bannières à travers l'expérience virtuelle
• Téléchargez un arrière-plan personnalisé sur la scène
• Spécifiez une couleur d'accent pour aller tout au long de l'événement
• Renommer des étiquettes et des zones spécifiques dans le produit
• Enregistrez les modèles d'e-mails couramment utilisés pour les réutiliser dans l'événement

8. Comment dois-je gérer la communication de suivi après mon événement ?

Les événements virtuels vont et viennent, alors ne laissez pas vos donateurs vous oublier une fois l'événement terminé. Utilisez quelques-unes de ces méthodes de communication pour continuer à en faire des supporters fidèles. Rencontrez les participants là où ils se trouvent et vous voulez/avez besoin d'outils de communication qui stimulent la conversion.

Les e-mails sont le moyen le plus direct et le plus efficace de communiquer avec les participants après un événement de collecte de fonds hybride. Utilisez des modèles d'e-mails au sein de votre plate-forme d'événement pour extraire des informations pertinentes de l'événement, comme le montant d'argent qu'ils ont donné. Tirez parti des merge tags dans votre copie d'e-mail pour simplement cliquer et envoyer des e-mails personnalisés et pertinents.

Nous vous recommandons de concevoir des modèles d'e-mails pour différents points de contact avant, pendant et après l'événement. De cette façon, quelle que soit l'étape à laquelle vous et votre équipe en êtes dans le processus, l'événement est accompagné d'un plan de communication complet.

Les SMS sont une autre méthode efficace pour assurer le suivi des participants après l'événement. Vous pouvez filtrer et regrouper par différents types de participants et/ou groupes et envoyer des SMS aux personnes qui se sont inscrites lors de l'inscription pour recevoir ces notifications.

9. Quelles mesures dois-je suivre pour évaluer le succès de mon événement ?

L'analyse d'événements de base vous donne accès à des statistiques fondamentales sur vos participants, sessions, stands et salles de sous-commission. Vous pouvez voir qui a assisté ou non, quelles sessions ont été les plus suivies et comment les différents stands ou salles de sous-commission ont été organisés.

Il existe également différentes vues de tableau de bord pour les enchérisseurs, les transactions et les éléments d'enchères. Ceux-ci peuvent tous être filtrés, triés et exportés pour produire tous les rapports dont vous avez besoin.

L'avenir des événements de collecte de fonds

Il y a deux ans, les professionnels et les organisations à but non lucratif étaient nouveaux dans les événements virtuels et hybrides. Maintenant, presque tous nous avons de l'expérience avec ces nouvelles méthodes de collecte de fonds axées sur la technologie. Cependant, cela ne signifie pas que nous avons encore beaucoup à apprendre.

Il y a beaucoup d'autres questions auxquelles il faut répondre en ce qui concerne l'avenir des événements de collecte de fonds. En attendant, ces conseils et informations devraient aider votre organisation à but non lucratif à faire passer sa prochaine expérience virtuelle au niveau supérieur.