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Maîtriser les e-mails de suivi : un guide complet pour les petites entreprises, les entrepreneurs et les spécialistes du marketing

Publié: 2023-08-14

Illustration montrant le concept d'e-mails de suivi

Donc, vous avez envoyé un e-mail à un client potentiel et vous n'avez pas eu de réponse. Et maintenant?

Vous pourriez penser, "Eh bien, ils ne sont tout simplement pas intéressés." Mais ce n'est peut-être pas si simple.

La réalité est que très peu de gens disent « oui » tout de suite. Il faut souvent de la persévérance et des e-mails de suivi bien conçus.

Votre e-mail initial est probablement enterré dans une boîte de réception bondée, oublié dans l'agitation quotidienne. Cela ne signifie pas que la personne à l'autre bout ne veut pas ce que vous proposez. Peut-être qu'ils l'ont juste raté. Ou peut-être qu'ils attendent un petit coup de pouce.

C'est là qu'interviennent les e-mails de suivi . Chez crowdspring, nous avons vu comment un suivi amical et opportun peut transformer un « peut-être plus tard » en un « oui, s'il vous plaît ! Il ne s'agit pas d'embêter les gens; il s'agit de leur rappeler et de leur montrer que vous vous souciez de leur entreprise.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, entrepreneur ou spécialiste du marketing, les e-mails de suivi peuvent sembler gênants ou inutiles. Mais faites-nous confiance, les e-mails de suivi sont une arme secrète dans votre stratégie de marketing par e-mail. Ce guide vous montrera pourquoi les e-mails de suivi sont nécessaires, quand les envoyer et quoi dire. C'est plus facile que vous ne le pensez et cela pourrait être la clé de la croissance de votre entreprise.

Points clés à retenir

Voici une référence rapide pour tout propriétaire de petite entreprise, entrepreneur ou spécialiste du marketing, qu'il s'agisse d'un vétéran chevronné ou d'une personne qui vient d'entrer dans le monde de la communication d'entreprise :

  1. Les e-mails de suivi ne sont pas des spams. Les e-mails de suivi correctement conçus sont des coups de pouce professionnels, pas des ennuis. Ils rappellent aux destinataires votre conversation précédente et encouragent une réponse.
  2. La persévérance paie. Tout le monde ne répond pas immédiatement. Des e-mails de suivi au bon moment montrent que vous êtes attentif et sérieux, encourageant les destinataires à s'engager.
  3. La clarté de l'objectif est cruciale. Avant d'envoyer un e-mail de suivi, identifiez un objectif clair. Qu'il s'agisse de demander des informations, de demander une réunion ou simplement de dire merci, votre destinataire doit savoir ce que vous voulez.
  4. Les e-mails de suivi aident à maintenir les relations. Les e-mails de suivi vous permettent de rattraper vos contacts, de les remercier ou de les mettre à jour sur les projets en cours, en gardant votre connexion fraîche et engagée.
  5. Personnalisez le message. Adapter votre e-mail de suivi au destinataire et au contexte le rend plus personnel et efficace. Une approche unique est moins susceptible de réussir.
  6. Fournissez de la valeur dans chaque e-mail. Qu'il s'agisse d'informations, d'assistance ou d'une offre spéciale, assurez-vous que vos e-mails de suivi apportent quelque chose de précieux au destinataire.
  7. Le timing compte. L'envoi d'e-mails de suivi aux intervalles appropriés montre la persévérance sans être ennuyeux. Le calendrier inclut également la prise en compte du fuseau horaire et des heures de travail du destinataire.
  8. Utilisez des outils pour vous faciliter la tâche. Divers outils de planification et de suivi peuvent automatiser le processus et fournir des informations sur les performances de vos e-mails de suivi.
  9. Analyser et ajuster. Évaluez en permanence l'efficacité de vos e-mails de suivi. L'analyse des taux de réponse et des commentaires vous aidera à améliorer les communications futures.
  10. Pensez à long terme. Les e-mails de suivi ne concernent pas seulement les gains immédiats. Ils construisent et entretiennent des relations à long terme, la confiance et l'image de marque.

Suivez ces principes et transformez un simple e-mail en une opportunité commerciale significative. Pour des informations spécifiques, lisez la suite.

Avantages des e-mails de suivi

Voici comment les e-mails de suivi peuvent changer la donne pour votre entreprise :

  1. Construire de la confiance. Une communication régulière favorise la confiance et la transparence. Par exemple, une entreprise SaaS peut envoyer des suivis personnalisés partageant des mises à jour sur les fonctionnalités demandées par les clients, renforçant la confiance dans la réactivité de la marque. Un plombier local peut envoyer un e-mail de suivi après une visite de service, y compris des conseils d'entretien, renforcer la confiance dans son expertise et le service client.
  2. Amélioration des taux de conversion. Des suivis au bon moment peuvent transformer l'intérêt en ventes. Un magasin de commerce électronique peut envoyer un e-mail de suivi offrant une remise à durée limitée aux abandonneurs de panier, convertissant les navigateurs en acheteurs. De même, un concessionnaire automobile pourrait envoyer un suivi après un essai routier avec une offre de financement spéciale, augmentant ainsi la probabilité d'un achat.
  3. Segmenter votre public cible. Les suivis aident à identifier les prospects sérieux à partir de demandes occasionnelles. Une agence de marketing en ligne peut envoyer diverses séquences de suivi en fonction des niveaux d'engagement, en concentrant les ressources sur les prospects à forte intention, tandis qu'une boutique peut envoyer des e-mails de suivi aux participants à l'événement, offrant des styles personnalisés et identifiant les clients fidèles.
  4. Rendre les interactions précieuses. Adapter le contenu ou les offres aux préférences individuelles rend les interactions significatives. Une plate-forme de streaming peut envoyer des suivis personnalisés en fonction des habitudes de visionnage, améliorant l'expérience utilisateur, tout comme un entraîneur personnel peut suivre avec des plans de remise en forme sur mesure, rendant l'expérience du client en salle de sport plus précieuse.
  5. Établir la crédibilité. Les e-mails de suivi qui offrent des informations ou une assistance soulignent l'expertise. Une startup de technologie financière peut suivre avec un contenu informatif sur la gestion des dépenses, se positionnant comme un expert financier, tandis qu'un cabinet d'avocats pourrait envoyer des e-mails de suivi avec des conseils juridiques liés à une consultation, établissant son autorité.
  6. Gardez votre marque à l'esprit. Un engagement régulier garantit que les prospects se souviennent de votre marque. Un service de boîte d'abonnement peut envoyer des e-mails de suivi mettant en évidence les produits à venir, maintenir l'enthousiasme, et un agent immobilier peut suivre avec des informations sur le marché, en gardant les clients engagés et au courant de leurs services.
  7. Se démarquer de la concurrence. Un contenu ou des offres uniques distinguent votre marque. Une plate-forme d'éducation en ligne pourrait envoyer des e-mails de suivi avec un accès exclusif aux webinaires, se différenciant des concurrents, et un restaurant local pourrait envoyer des e-mails de suivi avec des invitations à des événements spéciaux à la table du chef, créant ainsi une expérience culinaire unique.
  8. Améliorer la fidélisation de la clientèle . Des suivis réfléchis favorisent la fidélité. Une société de logiciels en ligne peut envoyer des e-mails de suivi avec des tutoriels et des conseils, aidant les clients à utiliser le produit et assurant la rétention. Une animalerie peut envoyer des guides de soins de suivi après les achats, ce qui améliore la satisfaction et la fidélisation des clients.
  9. Fournir des canaux de soutien et de rétroaction. Encourager le dialogue soutient l'amélioration continue. Un détaillant de vêtements en ligne peut envoyer des e-mails de suivi demandant des avis, en utilisant les commentaires pour une amélioration continue, tandis qu'une clinique dentaire peut envoyer des e-mails de suivi pour vérifier le bien-être des patients, montrer les soins et recueillir des commentaires sur les services.
  10. Créer des opportunités de vente incitative et de vente croisée. Les suivis peuvent introduire des produits complémentaires ou des options de plus grande valeur. Un détaillant d'électronique en ligne pourrait envoyer des suivis suggérant des accessoires pour des achats récents, promouvoir les ventes croisées, et un salon pourrait envoyer des suivis avec des offres de réduction sur des soins de beauté connexes à la suite d'un rendez-vous chez le coiffeur, encourageant de nouvelles réservations.

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Pourquoi les gens ne répondent-ils pas aux e-mails ?

Si un e-mail est livré, il y a de fortes chances qu'il ait été consulté (sauf s'il est allé dans votre dossier spam).

Une étude sur « Caractériser et prédire le comportement de report des e-mails » révèle que le volume considérable d'e-mails conduit les gens à les « trier ». Cette méthode implique une numérisation rapide et leur report à un moment plus opportun.

Par exemple, un entrepreneur occupé peut différer un e-mail d'un nouveau fournisseur jusqu'au week-end, lorsqu'il pourra lui accorder l'attention qu'il mérite. Le professionnel en activité passe environ 28 % de son temps avec des e-mails et 16 % diffèrent de répondre au moins une fois par jour.

Quel type d'e-mails les gens ignorent-ils ?

Les gens ont tendance à différer ou à ignorer les types d'e-mails suivants :

  • Courriels chronophages . Celles nécessitant une lecture attentive ou des réponses.
  • L'identité de l'expéditeur n'est pas claire. Courriels provenant d'expéditeurs inconnus ou suspects.
  • Grosses tailles de fil. Courriels avec de nombreux destinataires.
  • Charge de travail et contexte du destinataire. Le timing compte en fonction de leur emploi du temps.
  • E-mails peu urgents. Ceux qui n'exigent pas une action immédiate.

Comment rédiger des e-mails de suivi efficaces pour obtenir des réponses

Bien que seulement 8,5 % des e-mails de sensibilisation reçoivent une réponse, l'effort de sensibilisation ne s'arrête pas au premier e-mail. Rédiger les bons e-mails de suivi au bon moment est essentiel pour réussir. Voici un guide sur la façon d'écrire des e-mails de suivi qui obtiennent des réponses :

1. Indiquez clairement le but de votre e-mail de suivi

Voici des exemples de dix raisons typiques d'envoyer un e-mail de suivi, avec des modèles illustrant chacune :

Informations requises

Ce type d'e-mail est utilisé pour recueillir des informations spécifiques du destinataire qui peuvent être manquantes ou peu claires. Il peut s'agir d'un produit, d'un service particulier ou de tout autre détail nécessaire à l'exécution d'une tâche.

Demande de réunion

Cet e-mail est une demande formelle de rendez-vous ou de conversation. Il peut s'agir de discuter d'une collaboration potentielle, d'un engagement supplémentaire ou d'autres questions liées aux affaires.

Rattraper

Le rattrapage par e-mail peut être nécessaire après des changements ou des réalisations importants. C'est une façon de se reconnecter, de montrer de l'intérêt et d'explorer de nouvelles opportunités de collaboration ou d'assistance.

Merci

Exprimer sa gratitude peut créer une relation positive avec le destinataire. Cet e-mail peut être envoyé après un achat, une recommandation, un avis ou toute autre forme de collaboration.

Fournir une solution

Offrir une solution par e-mail est courant lorsqu'il s'agit de résoudre un problème ou un besoin. Il présente une approche sur mesure et peut inclure une proposition ou une offre spéciale.

Demander des commentaires

Demander des commentaires peut aider à améliorer les produits ou les services. Cela montre que vous appréciez l'opinion du destinataire et que vous êtes prêt à vous améliorer en fonction de son expérience.

Offrir des ressources supplémentaires

Offrir des ressources supplémentaires peut apporter une valeur supplémentaire au bénéficiaire. Cela peut inclure du matériel pédagogique, des guides ou tout ce qui améliore leur compréhension ou leur expérience avec votre produit ou service.

Envoyer un doux rappel

Un léger rappel peut informer le destinataire d'une réunion à venir, d'une tâche incomplète ou de toute autre action en attente. C'est une façon polie de leur rafraîchir la mémoire sans être intrusif.

Partager une mise à jour ou une annonce

Cet e-mail partage des mises à jour ou des annonces concernant votre entreprise, vos produits ou vos services. Il tient les destinataires informés des derniers événements et offres.

Prolongez une offre exclusive

Prolonger une offre exclusive est un moyen de récompenser les clients fidèles ou d'en attirer de potentiels. Il comprend souvent des remises spéciales ou un accès à des fonctionnalités premium.

2. Utilisez des lignes d'objet attrayantes

Créez une ligne d'objet claire. Soyez concis et pertinent. Et n'oubliez pas de tester différentes lignes d'objet pour éviter les filtres anti-spam.

3. Soyez bref

Votre e-mail de suivi devrait idéalement contenir entre 50 et 125 mots. De nombreuses personnes ignorent les e-mails plus longs ou reportent leur lecture.

Les exemples que nous avons inclus dans cet article peuvent être personnalisés pour vos besoins spécifiques, mais gardez cette directive à l'esprit.

Moins est plus.

4. Chronométrez votre suivi

Attendez environ un à trois jours pour des suivis réguliers, avec des délais précis pour les autres situations.

Voici quelques délais typiques pour l'envoi d'e-mails de suivi :

  • 24 heures. Remerciements post-rencontre.
  • 48 heures. Après documentation importante.
  • 1 à 2 semaines. Aucun suivi de réponse.
  • Chaque trois mois. Reconnexion.

5. Établissez le contexte à travers votre phrase d'introduction

Les phrases d'introduction aident les gens à se souvenir des interactions précédentes. Soyez franc sur la raison pour laquelle vous suivez.

Voici dix exemples de lignes d'introduction efficaces qui établissent un contexte dans les e-mails de suivi :

  • "Je vous ai rencontré la semaine dernière à [événement], et nous avons discuté de [sujet spécifique]. Je voulais donner suite à cette conversation.
  • "Un ami commun, [nom], m'a suggéré de vous contacter concernant [une opportunité spécifique]. J'espère que nous pourrons en discuter davantage.
  • "Je vous contacte concernant l'e-mail que j'ai envoyé à propos de [sujet]. Avez-vous eu l'occasion de l'examiner ? »
  • « Nous avons récemment parlé au téléphone de [produit/service]. Je fais un suivi pour voir si vous avez d'autres questions.
  • "Lors de notre dernière rencontre, vous avez manifesté de l'intérêt pour [produit/service]. Explorons comment nous pouvons le faire fonctionner pour vous.
  • "J'ai remarqué que vous avez téléchargé notre récent livre blanc sur [topic]. J'aimerais entendre vos pensées et discuter de la façon dont nous pouvons vous aider.
  • * "Vous avez assisté à notre webinaire sur [topic], et je voulais vous fournir des informations supplémentaires qui pourraient vous intéresser."
  • "J'ai lu votre récent message sur [réseaux sociaux/forum] à propos de [sujet], et je pense que nos services pourraient répondre à vos besoins."
  • "Vous avez mentionné dans notre dernière conversation que vous avez rencontré des difficultés avec [problème spécifique]. J'ai réfléchi à des moyens d'aider.
  • "Après notre démonstration de produit à [location/event], vous avez posé des questions sur [specific feature]. J'ai quelques informations supplémentaires pour vous.

Ces phrases d'introduction sont efficaces car elles font directement référence à une interaction ou à une connexion précédente, rappelant immédiatement au destinataire qui vous êtes et pourquoi vous tendez la main. En établissant ce contexte, vous permettez au destinataire d'interagir plus facilement avec le contenu de votre e-mail et de répondre à votre appel à l'action.

6. Fournir de la valeur et des incitations

Partagez des conseils pertinents, des blogs, des livres électroniques, etc. Votre e-mail de suivi doit être pertinent et considéré comme quelque chose de précieux. Encouragez les gens à répondre en demandant des opinions ou en offrant des incitations spéciales.

7. Utilisez des visuels attrayants

L'inclusion d'images ou de vidéos de haute qualité liées à votre produit ou service peut améliorer l'attrait de votre e-mail. S'il est approprié et pertinent, le contenu visuel aide à transmettre votre message plus efficacement et peut attirer l'attention du destinataire.

8. Offrez des remises à durée limitée ou des offres exclusives

Si votre e-mail de suivi a l'intention de vendre quelque chose, encouragez le prospect à agir immédiatement en proposant une remise spéciale ou une offre exclusive. Assurez-vous que l'offre correspond à leurs intérêts ou à leurs besoins et précisez le délai.

9. Fournir des solutions claires aux points douloureux

Mettez en évidence comment votre produit ou service peut résoudre spécifiquement les problèmes ou les défis auxquels le prospect est confronté. Fournissez des exemples concrets ou des études de cas pour rendre votre argument plus convaincant.

10. Posez des questions ouvertes

Engagez le destinataire en lui posant des questions ouvertes liées à son entreprise ou à ses intérêts. Cela peut déclencher une conversation et les rendre plus susceptibles de répondre. Par exemple, "Quels défis rencontrez-vous actuellement dans vos efforts de marketing ?"

11. Partagez des informations ou des nouvelles de l'industrie

Offrez de la valeur en partageant des idées, des rapports ou des nouvelles liés à leur industrie. Cela démontre non seulement votre expertise, mais leur fournit également des informations utiles. Par exemple, vous pouvez créer un lien vers une étude récente ou un article de presse sur leur domaine.

12. Inclure des preuves sociales et des témoignages

Partagez des témoignages, des critiques ou des histoires de réussite d'autres clients, de préférence du même secteur ou de la même entreprise que le destinataire. Cela renforce la crédibilité et peut inspirer confiance dans votre offre.

13. Concluez avec un appel à l'action (CTA) clair

Évitez les grosses demandes tôt; commencer par de petites demandes. Rendez les prochaines étapes évidentes, comme suggérer une date de réunion spécifique.

Voici 15 exemples d'instructions Call-to-Action (CTA) efficaces dans les e-mails de suivi, ainsi qu'une explication de l'efficacité de chacune :

"Cliquez ici pour programmer notre prochaine réunion."

Pourquoi c'est efficace : C'est direct et exploitable. En fournissant un lien pour programmer une réunion, cela simplifie le processus de réponse pour le destinataire.

"Veuillez répondre avec la date et l'heure de votre choix."

Pourquoi c'est efficace : Cela encourage une réponse rapide et laisse la décision entre les mains du destinataire, ce qui lui permet de se sentir plus en contrôle.

"Téléchargez notre eBook gratuit pour en savoir plus."

Pourquoi c'est efficace : Offre une valeur ajoutée et fait appel à la curiosité ou au besoin d'information du destinataire. Cela encourage également l'engagement avec d'autres contenus.

"Visitez notre site Web pour découvrir nos derniers produits."

Pourquoi c'est efficace : Crée la curiosité et guide directement le destinataire là où vous voulez qu'il aille, augmentant ainsi les ventes potentielles ou l'engagement.

"Répondez à ce bref sondage pour nous aider à mieux vous servir."

Pourquoi c'est efficace : Souligne que l'opinion du destinataire est précieuse et que sa contribution conduira à une expérience plus personnalisée.

"Rejoignez notre prochain webinaire en cliquant ici."

Pourquoi c'est efficace : ce CTA est spécifique, offre de la valeur et crée un sentiment de communauté. Il est également facile d'agir si un lien est fourni.

"Utilisez ce code de coupon à la caisse pour une remise spéciale."

Pourquoi c'est efficace : offre une valeur tangible immédiate, incitant à un achat ou à un engagement rapide.

"Connectez-vous à moi sur LinkedIn pour continuer notre conversation."

Pourquoi c'est efficace : Encourage une relation plus informelle et continue, qui peut être essentielle pour le réseautage ou l'établissement de partenariats.

"Inscrivez-vous à notre newsletter pour plus d'informations et de mises à jour."

Pourquoi c'est efficace : Cela permet au destinataire de rester plus longtemps engagé avec votre contenu ou votre marque.

"Partagez ceci avec un ami qui pourrait être intéressé."

Pourquoi c'est efficace : encourage le marketing de bouche à oreille et étend votre portée à de nouveaux clients ou clients potentiels.

"Appelez-moi au [numéro de téléphone] pour en discuter davantage."

Pourquoi c'est efficace : c'est direct et personnel, ce qui montre que vous êtes accessible et prêt à engager une conversation plus approfondie.

"Commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui en cliquant ici."

Pourquoi c'est efficace : encourage l'action immédiate et réduit les obstacles en offrant une expérience gratuite.

"Faites moi savoir si vous avez besoin d'une aide supplémentaire."

Pourquoi c'est efficace : Montre de l'empathie et est prêt à aider, favorisant une relation de confiance.

"Inscrivez-vous à notre prochain événement sur ce lien."

Pourquoi c'est efficace : Il crée un sentiment d'urgence et offre une voie claire vers l'action, favorisant la participation aux événements.

"Lisez notre dernière étude de cas pour voir comment nous pouvons vous aider."

Pourquoi c'est efficace : ce CTA fournit des preuves de votre succès et offre un aperçu plus approfondi du fonctionnement de vos services ou produits, favorisant ainsi la crédibilité.

Chacun de ces CTA est conçu pour inciter une action spécifique qui correspond à l'objectif de l'e-mail. En étant clairs, directs et offrant de la valeur, ils permettent au destinataire de passer facilement à l'étape suivante.

Les e-mails de suivi sont plus qu'un simple outil pour conclure des affaires ; ils construisent et entretiennent des relations. Savoir comment les construire efficacement vous permet d'engager en toute confiance des prospects et des prospects.