7 e-mails que votre organisation à but non lucratif peut envoyer pendant l'épidémie de COVID-19

L'épidémie de COVID-19 (coronavirus) a forcé un changement massif dans la façon dont les organisations à but non lucratif fonctionnent au jour le jour. Outre tous les changements que votre organisation à but non lucratif pourrait avoir à apporter en interne, vous devez également déterminer votre stratégie pour maintenir le marketing par e-mail pendant une pandémie afin que vos partisans soient bien informés de tout changement majeur et de ce que l'avenir nous réserve.

Que vous souhaitiez informer votre communauté des changements apportés à vos événements de collecte de fonds, envoyer un message de remerciement ou simplement les saluer, il est important maintenant, plus que jamais, d'envoyer des e-mails bien conçus qui non seulement tiennent vos supporters informés, mais aussi gardent votre organisation à but non lucratif en tête lors du tumulte d'un événement mondial.

Ci-dessous, nous présentons sept types d'e-mails que nous avons vus d'organisations à but non lucratif répondant au coronavirus. Ce sont d'excellents exemples de contenu que vous pouvez envoyer dès maintenant pour activer les donateurs, stimuler la participation à des événements virtuels, motiver votre communauté, etc.

1. Réponses en temps opportun

Lorsqu'un événement inattendu ou une catastrophe se produit, les gens s'attendent à entendre votre réponse à la situation initiale en temps opportun. Dans le cadre de votre marketing par e-mail pendant une pandémie, vous devez tendre la main à mesure que les nouvelles continuent de se développer autour de la question.

Sans un engagement envers la messagerie continue, ou si vous prenez trop de temps pour envoyer des e-mails liés à une situation opportune, cela peut bouleverser votre public et briser la confiance que vous avez travaillé si dur pour établir. Ils attendent de vous des réponses, alors soyez clair, réfléchi et indiquez quand ils peuvent s'attendre à en savoir plus sur vous.

Lorsque Grassroots Soccer International a répondu à l'épidémie de coronavirus, ils ont immédiatement envoyé un e-mail informant tout le monde de la manière dont ils réagiraient à la situation, en donnant la priorité aux personnes, à l'impact et au partenariat. L'e-mail se termine par la définition d'attentes sur un calendrier général pour les communications futures.

2. Message de remerciement

En règle générale, votre organisation à but non lucratif remercie les donateurs lorsqu'ils agissent en votre nom, comme faire un don, créer une page personnelle de collecte de fonds ou faire un don récurrent. Bien que vous deviez absolument maintenir cette pratique, un message de remerciement peut également être un excellent moyen de contacter l'ensemble de votre communauté, de vous présenter dans leur boîte de réception et de leur faire savoir que vous appréciez leur soutien continu.

Heifer International a envoyé l'e-mail opportun ci-dessous reconnaissant l'épidémie de coronavirus, communiquant son impact sur leur travail et exprimant leur confiance et leur gratitude face à cette situation grâce au soutien continu de leurs donateurs.

3. Mises à jour des événements

De nombreuses organisations à but non lucratif doivent déplacer leurs ventes aux enchères, galas, événements d'endurance, etc., vers des événements virtuels en raison de la pandémie de coronavirus. Lors de cette transition, quel que soit votre événement, vous devez structurer vos communications par e-mail pour qu'elles soient claires, concises et informatives.

Walk With Sally a pris la décision de transformer son Friendship Bowl en un événement entièrement virtuel. Ils expliquent pourquoi ils ont apporté le changement dans leur e-mail et réitèrent les différentes façons dont les supporters peuvent agir : en faisant un don à la campagne, en participant à leur vente aux enchères en direct et en rejoignant leur événement virtuel lorsqu'ils diffusent en direct sur leurs réseaux sociaux. .

Upaya Social Ventures a décidé de transformer son gala annuel en un événement entièrement virtuel. Semblable à Walk with Sally, ils ont envoyé des communications cohérentes et solides sur la transition vers un événement virtuel et sur la manière dont les supporters pourraient s'impliquer. En conséquence, ils ont pu dépasser leur objectif de collecte de fonds de 200 000 $ pour amasser plus de 280 000 $.

4. Incidence

C'est une bonne pratique générale de rappeler à vos partisans votre mission et à quel point leur soutien est essentiel pour votre travail tout au long de l'année, mais c'est absolument crucial tout en maintenant votre marketing par e-mail pendant une pandémie. Avec l'épidémie de coronavirus, communiquez comment votre organisation peut avoir un impact direct sur les personnes touchées.

L'e-mail de Water4 ci-dessous se concentre uniquement sur l'impact, posant une question sérieuse avec pour objet : « Et si vous ne pouvez pas vous laver les mains ? – COVID-19 & Eau4. Cela attire immédiatement l'attention, et le corps de l'e-mail explique en outre comment le manque d'accès à l'eau peut nuire aux communautés pendant cette période.

Ensuite, il poursuit avec une section sur la façon dont Water4 fait la différence, pourquoi leur travail est plus important que jamais et comment agir aujourd'hui peut faire avancer leur mission.

5. Réengagez-vous à votre pourquoi

Lorsque les jeux sont faits, votre « pourquoi » est ce qui rallie les gens à votre cause, inspire vos partisans et vous aide à traverser des situations difficiles. Comme le montre The Trevor Project, il y a du pouvoir à partager cette motivation avec votre public.

Dès le départ, vous remarquerez qu'ils mènent avec leur puissant énoncé de mission pour donner le ton du message en ce qui concerne la pandémie : « La mission du projet Trevor est de sauver la vie des jeunes LGBTQ et de leur apporter un soutien dans tous les moments de crise. – y compris l'anxiété, les inquiétudes et l'incertitude concernant cette pandémie mondiale croissante. À partir de là, ils détaillent les mesures spécifiques prises pour s'adapter à la pandémie sur le plan opérationnel, tout en s'assurant que leur mission - alimentée par leur pourquoi - reste une priorité.

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez communiquer à vos supporters votre « pourquoi » et comment les actions que vous entreprenez pour vous adapter à l'épidémie de coronavirus (et les actions que vous demandez à vos supporters de prendre) y remontent. Réinspirez et rassemblez votre communauté autour de la raison pour laquelle elle s'est passionnée pour votre organisation en premier lieu.

6. Messages inspirants

Quelle que soit l'urgence, la catastrophe ou toute autre situation majeure, n'oubliez jamais que vous êtes un pilier de la force de la communauté qui vous soutient. Un message d'espoir inspirant peut grandement contribuer à rassurer les gens, tout en ravivant leur passion de soutenir votre organisation à but non lucratif en premier lieu.

Plus important encore, cela établit un sentiment de communauté autour de votre mission, de votre travail et de vos programmes. Cela peut favoriser la confiance entre votre organisation et vos sympathisants et les aider à devenir des membres à vie.

Par exemple, To Write Love on Her Arms (TWLOHA) a envoyé un message audacieux et inspirant qui se termine par « La peur ne gagnera pas ». Ils détaillent pourquoi l'épidémie de coronavirus ne les arrêtera pas, eux ou leurs partisans, alors qu'ils continuent d'avancer.

7. Fournir des ressources

Pendant que vous naviguez sur les eaux d'événements mondiaux majeurs, de catastrophes ou de situations inattendues, vous pouvez rester sur les radars des gens en offrant des ressources à votre communauté. C'est une façon de redonner à ceux qui vous donnent tout au long de l'année, et cela montre que vous êtes là pour eux pendant une période difficile.

Par exemple, si vous êtes une organisation de remise en forme, vous pouvez fournir des plans d'entraînement gratuits, des entraînements de groupe en direct ou envoyer une inspiration vidéo quotidienne. Prenez le créneau de votre organisation à but non lucratif et développez quelque chose que vous pouvez envoyer aux sympathisants qui les aide à se changer les idées, tout en renforçant votre sens général de la communauté.

LoveYourBrain a envoyé un e-mail décrivant son engagement envers le yoga, la pleine conscience et la communauté et proposant des programmes virtuels, des séances de méditation quotidiennes et une bibliothèque de vidéos de yoga accessibles à tous.

Votre organisation à but non lucratif doit être réfléchie et créative dans son approche du marketing par e-mail pendant une pandémie. Utilisez ces exemples pour diversifier vos messages et fournir en continu des informations, des ressources et des opportunités pertinentes à vos supporters pendant l'épidémie de coronavirus et tout au long de l'année.

Si vous souhaitez renforcer davantage votre stratégie d'e-mails, téléchargez gratuitement nos 9 modèles d'e-mails pour les communications annuelles pour plus d'idées sur le moment et la manière dont vous pouvez entrer en contact avec votre communauté.