Qu’est-ce que l’archivage des données ? Objectifs, techniques et meilleures pratiques

Chaque clic, glissement ou pression continue une trace de données qui s'ajoute à la vaste mosaïque de notre monde en ligne. Entretenir, sauvegarder et organiser nos objets de valeur numériques devient de plus en plus essentiel.

Les solutions de stockage d'archives sont conçues pour la conservation des données à long terme. Ce type de données n'est pas nécessaire aux opérations quotidiennes, mais elles sont conservées pour des raisons commerciales ou réglementaires. Les solutions de stockage, qui intègrent fréquemment la compression, la déduplication et le chiffrement des données, sont censées être rentables tout en préservant l'intégrité des données.

L’adoption des données numériques occupe une place centrale lorsque l’innovation est constante et que les informations numériques circulent comme un fleuve sans fin. La gestion et la protection de cette richesse de données deviennent essentielles à mesure que notre empreinte numérique augmente de façon exponentielle.

De la même manière que nous mettons des décorations saisonnières dans une salle de stockage pendant la majeure partie de l’année pour garder un espace de vie bien rangé, l’archivage des données déplace les informations rarement utilisées vers un endroit sûr. Cela facilite la récupération d’informations vitales sans encombrer vos espaces de stockage actifs.

Dans un autre scénario, considérez votre site Web comme un trésor de matériel, chaque élément d’information fonctionnant comme un joyau précieux. Au fil du temps, certains de ces trésors peuvent devenir moins pertinents ou moins accessibles tout en conservant une importance historique.

L'archivage des données stocke systématiquement ces joyaux moins utilisés mais importants, garantissant que votre coffre virtuel reste en ordre et que l'excès de données ne ralentit pas les performances de votre site Web.

Une stratégie d’archivage des données augmente non seulement les performances de votre site internet mais contribue également à préserver votre historique numérique.

Objectifs de l'archivage des données

Les objectifs de l'archivage des données incluent la contribution à une gestion efficace des données, le respect des réglementations, la préservation de l'historique numérique et la récupération des données suite à des sinistres, le cas échéant. Plus précisément, ils concernent :

• Stockage à long terme. L'archivage vise à garantir que les données essentielles et inactives restent accessibles et intactes pendant une période prolongée. Il protège les entités contre la perte de données due à des pannes matérielles, des pannes de système ou des modifications techniques.
• Optimisation des coûts. L'archivage libère des ressources dans les systèmes de stockage actifs en déplaçant le matériel obsolète vers un autre emplacement. Cela améliore les performances globales du système et réduit le coût des options de stockage hautes performances.
• Conformité et exigences réglementaires . Les lois obligent de nombreux secteurs à conserver certains types de données pendant une durée déterminée. Une conservation correcte des données permet aux entreprises de rester au courant des réglementations.
• Référence historique et analyse. Les données archivées contiennent un traçage de données important, des informations, des tendances et des modèles du passé, même lorsqu'elles ne sont pas actuellement opérationnelles. Il peut toujours contenir des informations permettant de prendre des décisions commerciales éclairées ou de prévoir des tendances.
• Gestion efficace des données. Un environnement de données bien organisé nécessite des données bien préservées. Il conserve les anciens documents hors des emplacements de stockage actifs, permettant aux utilisateurs d'identifier et de récupérer rapidement les informations qu'ils souhaitent.
• Gestion des connaissances . Les connaissances institutionnelles critiques sont fréquemment intégrées aux données historiques des organisations. Les organisations intègrent souvent des informations critiques dans leur stockage de données historiques. Un archivage approprié garantit que ces informations sont disponibles même en cas de changement de personnel.

Archive de données vs stockage de données vs sauvegarde de données

Le stockage des données permet de garder les informations à portée de main. La sauvegarde des données concerne la récupération rapide des données récentes et compromises afin de garantir la continuité des activités. Enfin, même si l’archivage des données s’appuie un peu sur le stockage et un peu sur la sauvegarde, son objectif principal est de préserver les données plus anciennes et moins utilisées.

La conformité réglementaire, l’optimisation et la référence historique sont toutes nécessaires pour une gestion efficace des données. Le stockage répond aux exigences opérationnelles actuelles et l'archivage répond à la préservation à long terme et à l'efficacité des ressources.

Avantages de l'archivage des données

L'archivage des données va au-delà de la simple conservation des données ; cette pratique permet aux entreprises d'améliorer leur productivité, de maintenir leur conformité, de prendre des décisions éclairées et de sécuriser leurs actifs numériques pour une conservation à long terme.

• Les données historiques fournissent des informations, des tendances et des modèles importants. L'archivage garantit que les données historiques restent disponibles pour examen, où elles peuvent aider les utilisateurs à prendre des décisions éclairées.
• Les données actives, accessibles et modifiables nécessitent souvent des ressources de stockage et de traitement robustes. Personne n'utilise autant les fichiers d'archives, ce qui libère des ressources, améliore l'efficacité du système et réduit les dépenses.
• Les actifs numériques tels que les dossiers, les articles et les études de recherche prennent souvent de la valeur au fil du temps. L'archivage des données protège ces actifs contre la perte de données, les problèmes d'appareils et l'obsolescence technologique.
• L'archivage est conforme aux pratiques efficaces de gouvernance des données et confirme que les données sont bien organisées, facilement accessibles et classées avec précision.
• Des précautions de sécurité sont incluses dans les méthodes d'archivage appropriées pour protéger les données archivées contre les accès indésirables ou les violations.
• Des incidents inattendus interrompent les opérations commerciales. En sécurisant les copies de sauvegarde des données vitales, l’archivage maintient la continuité des activités à flot.

Lois sur l'archivage des données clés

Voici quelques lois et réglementations avec des exigences particulières en matière de politique de conservation des données pour nous permettre de mieux comprendre la fonction de conservation des données en matière de conformité.

• Selon l’article 5, point e) du règlement général sur la protection des données (RGPD), les données doivent être « conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles les données personnelles sont traitées ». Le RGPD autorise les entreprises à conserver des données personnelles pendant des périodes prolongées « dans la mesure où les données personnelles seront traitées uniquement à des fins d'archivage dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l'article 89, paragraphe 1 ».
• La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) ne contient aucun critère uniforme pour l'archivage des données médicales, car il varie selon les États. Cependant, il comprend des informations claires sur la conservation des documents liés à la HIPAA.
• Selon le ministère américain du Travail, la Fair Labor Standards Act (FLSA) oblige les entreprises à conserver des registres pendant au moins trois ans. Les fiches de pointage, les horaires et les relevés de gains doivent être conservés pendant deux ans pour calculer la paie. Les agents du ministère du Travail doivent pouvoir accéder à tous les dossiers pour examen.
• Conformément à la Sec. 802(a)(1) de la loi Sarbanes-Oxley (SOX), « tout comptable qui effectue un audit d'un émetteur de titres auquel s'applique l'article 10A(a) de la Securities Exchange Act de 1934 doit maintenir tous les audits ou examiner les documents de travail pendant une période de cinq ans à compter de la fin de l’exercice au cours duquel la vérification ou l’examen a été conclu.

Les défis de l'archivage des données

L'archivage des données présente plusieurs problèmes que les entreprises doivent surmonter pour gérer avec succès leurs données stockées. Vous trouverez ci-dessous cinq problèmes que vous devrez peut-être résoudre.

1. Volume et croissance des données : maintenir et préserver d’énormes quantités d’informations peut devenir une tâche ardue à mesure que les volumes augmentent de façon exponentielle. Fournir des solutions d’archivage évolutives pour s’adapter à des quantités croissantes de données n’est pas une mince affaire.
2. Classification et identification des données : vous devez faire des choix difficiles quant aux données à conserver en fonction de leur pertinence, des exigences réglementaires et des tendances d'utilisation. Assurez-vous d’identifier et de catégoriser correctement le matériel à archiver pour garantir une récupération efficace.
3. Réglementations et conformité en matière de conservation des données : différents secteurs ont des réglementations différentes en matière de conservation des données. Préserver les données tout en respectant ces normes et en restant accessibles pour les audits met tous les professionnels de l'information à l'épreuve, en particulier lorsque la réglementation évolue.
4. Récupération de matériel et accessibilité : le matériel archivé est souvent moins accessible que les données actuelles. C'est un exercice d'équilibre que de conserver les données préservées et facilement récupérables sans compromettre la sécurité.
5. Obsolescence de la technologie : à mesure que la technologie progresse, les formats de données, les méthodes de stockage et les procédures d'archivage devront être mis à jour. Garantir l’accessibilité à long terme des données conservées présente des difficultés considérables.

Bonnes pratiques pour l'archivage des données

Vous devez disposer d’un plan d’archivage des données en tant qu’élément crucial de votre politique de gestion du cycle de vie des données. Il vous permet de sauvegarder des informations et de maintenir simultanément un budget de stockage réaliste.

Voici les cinq principales techniques recommandées pour élaborer une stratégie d’archivage de données solide.

1. Établir des politiques d'archivage claires

Créez des politiques d'archivage bien définies qui spécifient le type de données à conserver ainsi que les paramètres indiquant quand elles doivent être archivées et combien de temps elles doivent être conservées. Mettre en œuvre des critères d’éligibilité des données pour maintenir la cohérence et le respect des règles.

2. Trier et hiérarchiser les données

Classez les données selon leur valeur, leur sensibilité et leur fréquence d'utilisation. Tous les points de données ne nécessitent pas le même niveau de conservation. Donnez la priorité à l’archivage des données en fonction des exigences commerciales, des contraintes réglementaires et de leur importance historique.

3. Mettre en place des mesures de sécurité des données

Configurez des systèmes de cryptage, de contrôle d’accès et d’authentification pour garantir la sécurité des données. Auditez et surveillez régulièrement l’accès aux données archivées pour éviter tout accès illégal.

4. Utilisez des solutions de stockage évolutives et efficaces

Choisissez des systèmes d’archivage capables de gérer des volumes de données croissants. Envisagez d'utiliser un stockage rentable tel que des archives sur bandes ou des systèmes d'archivage dans le cloud pour gérer les frais.

5. Concentrez-vous sur l'archivage des documents

Conservez des enregistrements complets de vos opérations d’archivage de données, y compris les règles, les méthodes et le raisonnement qui sous-tend les choix d’archivage de données. Cette documentation est utile pour les audits, garantit la cohérence et sert de référence pour la prise de décision future.

Solutions d'archivage de données

Les solutions de stockage d'archives conservent généralement les e-mails, les documents et autres données qui ne sont pas immédiatement pertinentes, mais qui ont néanmoins une valeur de référence historique, de conformité ou de récupération de données. Ces systèmes peuvent prendre en charge le stockage physique, tel que les bandes, et le stockage numérique, tel que les services basés sur le cloud.

Ouvrir l’avenir des archives de données

L’archivage des données apparaît comme un gardien constant de l’information dans le tissu de notre ère numérique, préservant les fils de l’histoire, de la conformité et de l’efficacité. En parcourant les courants de l’innovation, nous découvrons que l’archivage des données protège notre histoire et oriente notre avenir. Cela nous permet de porter des jugements éclairés, de naviguer dans les environnements réglementaires et d'optimiser les ressources.

À mesure que la technologie progresse, l’importance d’une préservation et d’une protection appropriées des données restera constante, établissant un lien entre le passé bien connu et le territoire inexploré à venir.

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