Métadonnées DAM : Pourquoi moins c'est plus

Une plate-forme de gestion des actifs numériques (DAM) n'est pas censée être une boîte verrouillée ou un trou noir où les actifs entrent mais ne sortent jamais. Votre DAM crée de la valeur et de l'efficacité en vous permettant de localiser facilement les actifs existants pour les réutiliser.

Il vous aide à gérer les droits d'utilisation et les restrictions pour éviter les problèmes réglementaires et juridiques lors de la réutilisation des actifs. La clé de voûte de ce processus sont les métadonnées.

Cet article explique pourquoi vous devriez éviter d'avoir trop de champs de métadonnées et comment rationaliser la gestion des métadonnées dans votre DAM.

Vous ne pouvez jamais avoir trop d'une bonne chose, n'est-ce pas ?

La définition la plus élémentaire des métadonnées est celle des données sur les données. Ce sont les informations qui sont attribuées à vos actifs pour les décrire. Il alimente vos résultats de recherche et vos filtres, vous permettant de localiser exactement l'actif dont vous avez besoin.

Le système DAM que vous avez choisi est probablement livré avec un ensemble standard de champs de métadonnées prêts à l'emploi couvrant les bases - titre, description, type de fichier, etc. Et vous souhaiterez ajouter des champs personnalisés supplémentaires adaptés à votre secteur, votre entreprise et des produits.

En ce qui concerne les métadonnées DAM, de nombreuses organisations commettent l'erreur de supposer que plus c'est toujours mieux, surtout si c'est la première fois qu'elles utilisent un système DAM. Si les métadonnées sont la clé de voûte de votre DAM, alors vous voulez autant de métadonnées que possible par ressource, n'est-ce pas ?

Eh bien, pas nécessairement. Vous devez également vous souvenir du temps et des efforts nécessaires pour saisir les métadonnées. Bien que l'automatisation et l'IA puissent aider à la saisie des métadonnées, elles ne peuvent pas remplacer complètement les yeux et les connaissances humains.

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Trouver le bon équilibre

La clé est d'avoir les bonnes métadonnées. Vous souhaitez trouver un équilibre entre l'utilité et la valeur des métadonnées et le temps et les efforts consacrés à leur saisie.

Un bon exercice à faire avec vos parties prenantes consiste à prendre la liste initiale des champs de métadonnées que vous avez compilés, y compris les champs prêts à l'emploi et personnalisés, et à les classer comme incontournables, agréables à avoir et non. nécessaire ou redondant.

N'ayez pas peur de repousser et de vous demander si un champ est vraiment nécessaire. Les questions clés sur lesquelles revenir souvent dans la discussion devraient être :

• Ce champ contient-il des informations qui aideront mes utilisateurs finaux à localiser les ressources dont ils ont besoin ?
• La valeur fournie par ce champ vaut-elle le temps nécessaire pour saisir les informations ?
• Existe-t-il une raison légale, réglementaire ou organisationnelle pour laquelle les informations de ce champ doivent être rattachées à des actifs ?

Pour vos champs obligatoires, vous devrez également déterminer si le champ doit être obligatoire, ce qui signifie que tous les actifs du DAM doivent avoir des informations saisies dans ce champ afin d'être conservés et disponibles pour utilisation.

Soyez très sélectif en désignant les champs selon les besoins. Plus il y a de champs obligatoires, plus il faut de temps et d'efforts pour compléter les métadonnées par ressource. Une bonne mesure consiste à déterminer si des éléments auraient besoin de balises de remplissage, telles que N/A , Aucun ou Autre , saisies dans ce champ car elles sont obligatoires, et il n'y a tout simplement pas de termes spécifiques qui s'appliquent. Cela indiquerait que le champ n'est pas en fait universellement requis.

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Mais nous avons vraiment besoin de tous ces champs !

Si vos parties prenantes ne bougent pas et que la liste des champs de métadonnées qu'ils aimeraient inclure dans le DAM est plus longue que ce que vous recommandez, vous devrez peut-être d'abord choisir vos batailles. Croyez-moi, ça ira.

Dans les premiers jours du DAM, vous pouvez voir ceux qui sont responsables du téléchargement des actifs et de l'application des métadonnées remplir en fait la majorité des champs. Au fil du temps cependant, il évoluera naturellement que certains champs seront tous ou presque abandonnés à mesure que les choses deviennent occupées et qu'une routine de métadonnées plus efficace se développe.

Vos téléchargeurs se concentreront sur les informations les plus précieuses pour le temps imparti pour l'entrée et commenceront à ajuster leur entrée de métadonnées en conséquence. Vous serez alors dans une position clé pour resserrer les métadonnées. Nous y reviendrons plus tard.

Rationalisation du processus

Vous disposez d'une gamme d'options lors de la configuration de vos champs de métadonnées. Il existe plusieurs façons d'organiser et de regrouper les champs et plusieurs formats disponibles pour ces champs.

Pour le format de champ, regardez toutes vos options et sélectionnez le type de champ qui a le plus de sens pour les données qu'il contiendra. Utilisez des champs de date pour les dates, des champs de nombre avec le nombre approprié de limites de caractères pour les nombres, etc.

Essayez de minimiser autant que possible les champs de texte libre en faveur de vocabulaires contrôlés dans les champs déroulants et à sélection multiple. Cela élimine la possibilité de fautes d'orthographe et supprime la confusion sur les différents termes utilisés au sein de votre organisation pour décrire la même chose.

Chacun doit utiliser un terme standardisé plutôt que des acronymes ou des termes abrégés. La mise à disposition d'un glossaire pour les champs de vocabulaire contrôlé peut également être très utile pour vos utilisateurs, à la fois ceux qui saisissent des métadonnées et ceux qui recherchent des ressources.

Regroupez vos champs d'une manière qui a du sens pour les utilisateurs qui saisissent les métadonnées et favorise la plus grande facilité et efficacité pour la saisie des métadonnées. Localisez les champs les plus utilisés en haut de la page pour minimiser le défilement. Si vous avez des champs obligatoires, assurez-vous qu'ils sont facilement identifiables.

Utilisez des outils de marquage automatique et d'IA là où vous le pouvez pour encourager la cohérence. Sachez cependant que ces outils nécessitent une supervision. Ils doivent être mis en place, formés puis QAed et mis à jour en permanence. Il y aura des changements et des exceptions qui affecteront les flux de travail de balisage automatisés, et des yeux humains sont nécessaires pour s'assurer que vous maintenez la précision de vos métadonnées.

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Mais il y a encore tellement de champs !

La gestion des métadonnées n'est jamais terminée. À mesure que les besoins et les processus de l'entreprise changent, vous devez toujours vous assurer que vos métadonnées suivent et restent pertinentes. Les champs seront ajoutés et supprimés, et les balises de métadonnées dans les champs existants doivent être ajoutées, supprimées ou mises à jour.

Mais qu'en est-il de tous ces domaines dont l'entreprise a insisté sur le besoin, mais qu'elle a ensuite abandonnés ? Une fois que votre DAM bourdonne et que la saisie des métadonnées a été quelque peu routinière, vous êtes dans une excellente position pour revoir cet inventaire de terrain.

Utilisez tous les outils de reporting disponibles dans votre DAM pour obtenir une image complète de la manière dont vos métadonnées sont saisies et utilisées. Exécutez des rapports sur tous les champs de métadonnées de votre DAM, en les divisant en éléments gérables, si nécessaire, pour l'inventaire complet des actifs.

Du point de vue de l'utilisateur final, générez des rapports sur les termes de recherche et les filtres les plus populaires. De plus, quels termes de recherche les utilisateurs saisissent-ils et qui ne renvoient aucun résultat ?

S'il y a des lacunes dans les rapports utiles disponibles, interrogez vos utilisateurs, à la fois les expéditeurs et les utilisateurs finaux. Qu'est-ce qui les frustre ? Quels commentaires ont-ils sur les ajustements des champs de métadonnées et de leur mise en page ou sur les filtres de recherche disponibles qui leur faciliteraient la vie ?

Une fois que vous avez rassemblé tous vos rapports et commentaires, examinez l'historique et l'état actuel de vos métadonnées. Voyez si vous pouvez retirer certains thèmes ou modèles :

• Y a-t-il des champs qui n'ont jamais ou rarement eu de métadonnées saisies ?
• Y a-t-il des champs qui ont peut-être été utilisés de manière cohérente au début de votre DAM mais qui ont été abandonnés depuis ?
• Voyez-vous des redondances avec certaines métadonnées saisies dans plusieurs champs ?

Lorsque vous analysez les données et trouvez les champs susceptibles d'être supprimés de votre structure de métadonnées, c'est également le moment idéal pour revenir sur les questions que vous vous êtes posées, ainsi qu'à vos parties prenantes, lorsque vous avez commencé à définir la structure :

• Ce champ contient-il des informations qui aideront mes utilisateurs finaux à localiser les ressources dont ils ont besoin ?
• La valeur fournie par ce champ vaut-elle le temps nécessaire pour saisir les informations ?
• Existe-t-il une raison légale, réglementaire ou organisationnelle pour laquelle les informations de ce champ doivent être rattachées à des actifs ?

Utilisez les données collectées pour présenter une proposition à vos parties prenantes sur la façon de resserrer votre structure de métadonnées pour la rendre plus efficace et efficiente. Obtenir leur adhésion devrait être plus facile maintenant que vous disposez des commentaires des utilisateurs, des chiffres et des informations historiques.

Et n'oubliez pas que les mises à jour bénéfiques ne se limitent pas à la suppression des champs inutilisés et sous-utilisés. Les champs peuvent être déplacés vers différents emplacements sur la page. Une nouvelle colonne ou un nouvel ordre dans la colonne peut rendre un champ plus visible et plus facile à voir, augmentant ainsi les chances qu'il soit utilisé.

Limiter le défilement améliore l'utilisation

Lorsque moins de défilement est nécessaire pour afficher la colonne, plus elle sera utilisée. Les champs peuvent être renommés si la description n'est pas claire. Les utilisateurs peuvent ne pas entrer de métadonnées dans un champ particulier simplement parce qu'ils ne savent pas exactement ce qu'ils sont censés y entrer.

Dans certains cas, le format d'un champ peut être modifié. Par exemple, la conversion d'un champ de texte libre particulier en liste déroulante serait-elle possible pour gagner du temps et augmenter la précision des données ?

La suppression des champs jugés superflus peut vous donner le meilleur rapport qualité-prix en termes d'efficacité, mais n'oubliez pas que l'utilité, la précision et l'intégrité de vos métadonnées sont vos principaux objectifs.

Certains champs inutilisés peuvent contenir des informations historiques que vous devez conserver à des fins légales, vous ne voulez donc pas les supprimer purement et simplement. Dans ces cas, vous pouvez masquer les champs de la vue actuelle et les garder disponibles pour la création de rapports ou la restauration de votre formulaire de métadonnées si nécessaire.

Le travail de métadonnées n'est jamais terminé

Comme pour la plupart des domaines de votre DAM, la maintenance et l'amélioration de la structure de vos métadonnées est un processus continu. En tant qu'aspect crucial du DAM, les métadonnées nécessitent une attention régulière pour garantir leur exactitude et leur pertinence.

Les rapports et les commentaires des utilisateurs seront des facteurs essentiels lorsque vous travaillerez avec l'entreprise et vos parties prenantes pour maintenir cet équilibre entre efficacité et valeur. Avec le soin et l'attention appropriés, les métadonnées garantiront que vos actifs sortent de votre DAM de manière aussi transparente qu'ils y arrivent.