Comment choisir un système téléphonique professionnel : un guide complet

Bien que la technologie nous ait doté de divers outils de communication pour les entreprises, elle n’a pas réussi à éliminer la nécessité des téléphones dans un environnement d’entreprise. Le canal le plus privilégié pour le service client reste les appels téléphoniques. Mais grâce aux progrès technologiques, les entreprises disposent désormais d’une variété d’options pour leur système téléphonique professionnel.

Compte tenu de la gamme de systèmes téléphoniques disponibles, déterminer celui qui convient le mieux à votre entreprise peut sembler intimidant. Le but de cet article est de vous fournir des détails clairs sur les systèmes accessibles, leurs caractéristiques distinctes et les facteurs à prendre en compte lors de votre décision. Alors, commençons.

Pourquoi améliorer vos communications d'entreprise ?

Si vous étudiez les systèmes téléphoniques professionnels, vous avez probablement une entreprise et, à l’heure actuelle, il existe des communications avec les clients sous une forme ou une autre. Il est possible que vous et vos collègues utilisiez votre téléphone portable personnel pour le travail. Vous avez peut-être établi des numéros de contact spécifiques pour votre entreprise, notamment un numéro de téléphone fixe professionnel ; cependant, des doutes subsistent quant à l'existence de moyens plus efficaces de traiter les appels professionnels.

Quel que soit le terrain de votre enquête, choisir le bon système adapté aux besoins de votre entreprise s'avérera gratifiant. De nos jours, les technologies des systèmes téléphoniques ne sont plus aussi coûteuses qu'avant, elles sont plus fiables et plus dotées de fonctionnalités sophistiquées supérieures à celles d'autrefois. En fonction de la manière dont vous communiquez actuellement avec les clients et du système téléphonique que vous choisissez, voici quelques-uns des avantages que vous pourriez constater avec une mise à niveau du système téléphonique professionnel :

• Communication centralisée : le fait de dépendre de téléphones portables individuels ou de lignes fixes déconnectées peut entraîner des malentendus lors du traitement des appels professionnels ; un système téléphonique d'entreprise dédié vous permet de diriger tous les appels entrants à partir d'un point principal.
• Gestion améliorée des appels : une expérience plus fluide peut être créée et les appels seront toujours répondus avec des fonctionnalités telles que la mise en file d'attente, le transfert d'appel et les standards automatisés dans les systèmes téléphoniques professionnels.
• Évolutivité et croissance : une croissance transparente de votre entreprise est possible avec un système téléphonique qui permet l'ajout de lignes et d'extensions supplémentaires selon les besoins.
• Informations sur les appels : vos interactions avec vos clients peuvent s'améliorer considérablement au fil du temps en utilisant un système téléphonique professionnel équipé d'outils tels que le suivi des appels et l'analyse pour vous permettre de mieux comprendre vos appels.
• Intégrations : vous avez la possibilité de fusionner les données collectées à partir de vos systèmes téléphoniques professionnels avec d'autres outils utilisés dans votre entreprise, comme un logiciel CRM ou un logiciel d'assistance, ce qui donne à vos agents une vue globale des engagements des clients.
• Travail à distance et hybride : les systèmes de téléphonie d'entreprise avancés comprenant des éléments tels que des applications mobiles, des succursales virtuelles et des capacités de téléphone logiciel facilitent la gestion des environnements de travail hybrides et à distance.

Connexes : L'avenir de la communication VoIP : comment l'intelligence artificielle révolutionne la façon dont nous nous connectons.

Types de systèmes téléphoniques professionnels

Selon la façon dont vous les classez, cela détermine le nombre de systèmes téléphoniques disponibles. Ici, notre objectif sera de les diviser en lignes fixes traditionnelles, systèmes VoIP et systèmes téléphoniques virtuels.

Lignes fixes traditionnelles

Les compagnies de téléphone locales ou régionales fournissent généralement ce que l'on appelle des systèmes de téléphonie fixe traditionnels. Ils sont également reconnus comme réseaux téléphoniques publics commutés (PSTN). Le service est fourni à votre entreprise via des lignes téléphoniques en cuivre.

Un autocommutateur privé (PBX) basé dans vos locaux est indispensable pour gérer un service téléphonique dédié au sein de votre entreprise. Le PBX est un matériel fournissant des fonctions telles que des extensions, le transfert d'appels et des listes de répertoire vers le système de télécommunication. De nombreux services de téléphonie fixe existants sont hybrides et utilisent des systèmes VoIP ou téléphoniques virtuels.

La fiabilité et la durée de test sont les avantages de l’utilisation des systèmes fixes. Mais il existe de nombreux inconvénients dus au fait que de nombreuses sociétés de télécommunications abandonnent les lignes fixes traditionnelles ; ces appareils deviendront bientôt obsolètes. Les grandes entreprises sont généralement les seules capables d'entretenir des systèmes fixes traditionnels à moindre coût en raison de leur budget consacré au matériel et à la maintenance. Pourtant, ces systèmes sont souvent qualifiés de obsolètes et sont progressivement remplacés.

Systèmes VoIP

Plutôt que d'utiliser des fils téléphoniques en cuivre à l'ancienne pour les lignes fixes, les systèmes téléphoniques VoIP dépendent de la connectivité Internet de l'entreprise. Ils offrent également les mêmes fonctionnalités qui n'étaient disponibles que dans les systèmes PBX fixes coûteux, telles que :

• Attendants automatisés.
• Files d'attente d'appels.
• Intégration informatique.

Votre entreprise peut se permettre toutes ces fonctionnalités avec les systèmes VoIP les moins coûteux. La seule limite qu’ils ont est qu’ils ont entièrement besoin d’une connexion Internet fiable et haut débit pour des performances optimales. Les systèmes téléphoniques VoIP sont également disponibles en deux types.

VoIP sur site

Ayant votre entreprise utilisant un système VoIP sur site, votre organisation héberge tout le matériel et l'équipement du téléphone dans son centre de données d'entreprise. Cela permet à votre entreprise un contrôle total sur la configuration des télécommunications, même s'il s'accompagne de frais initiaux accrus et exige des employés dédiés pour prendre soin du matériel. Ce style d'installation VoIP convient aux entreprises qui ont besoin d'une sécurité totale pour leurs données afin de remplir leurs obligations de conformité et de disposer d'une équipe sur place pour s'occuper du système.

VoIP basée sur le cloud

Tout le matériel physique et le service de maintenance continue sont gérés par votre fournisseur de système téléphonique lorsque vous utilisez la VoIP basée sur le cloud. Le système téléphonique est tout ce sur quoi votre entreprise doit se concentrer. Avec l'utilisation de la VoIP basée sur le cloud, même les entreprises modestes peuvent accéder à toutes les capacités possibles d'un PBX fixe standard ainsi qu'aux fonctionnalités supplémentaires de la VoIP, sans les tracas de maintenance et les coûts. Les entreprises se connectent simplement à leur système téléphonique VoIP via Internet.

Systèmes téléphoniques virtuels

Les petites entreprises et les entreprises individuelles trouvent souvent que la solution optimale pour leurs besoins téléphoniques professionnels est un système téléphonique virtuel qui s'avère également facilement accessible. Avec un système téléphonique virtuel, les appels vers votre numéro de téléphone professionnel sont acheminés vers un logiciel cloud qui possède toutes les fonctionnalités des autres systèmes que nous avons abordés, comme :

• Rallonges.
• Renvoi d'appel.
• Analyse des appels.
• Suivi des appels.

Nous pouvons ensuite renvoyer tous les appels entrants vers des téléphones mobiles, des lignes fixes ou éventuellement vers votre messagerie vocale selon vos paramètres préférés. Contrairement à d'autres systèmes, les systèmes téléphoniques virtuels connectent les appels à l'aide des réseaux téléphoniques existants et leur adaptabilité offre aux travailleurs à distance le même accès aux fonctionnalités que ces systèmes conventionnels.

Voir également : Téléphone numérique et systèmes téléphoniques VoIP – Les avantages et les inconvénients.

Facteurs à considérer lors du choix d’un système téléphonique professionnel

Lorsque vous examinez toutes les fonctionnalités que les différents systèmes téléphoniques peuvent offrir, il est important de prendre en compte certains facteurs qui les dépassent, notamment :

Budget

Considérez toutes les dépenses liées à l’acquisition d’un système téléphonique avant de tirer une conclusion. La perspective d'avoir une configuration VoIP auto-hébergée peut vous intéresser en raison du contrôle opérationnel qu'elle offre à votre entreprise, mais pensez au coût initial substantiel, ainsi qu'aux dépenses continues qui pourraient être supérieures à ce que vous dépenseriez chaque mois.

Évolutivité

La mise à l’échelle n’est pas une tâche simple pour les systèmes fixes. Si une expansion future fait partie de vos projets, vérifiez si l'ajout de nouveaux numéros de contact et extensions dans le système téléphonique de votre organisation poserait des difficultés. Recherchez également les fonctionnalités qui ne sont peut-être pas utilisées pour le moment mais qui pourraient s'avérer nécessaires plus tard pour garantir que la solution que vous avez choisie peut répondre aux futurs besoins de votre entreprise.

Soutien technique

Le niveau de support technique doit être un élément clé dans le choix de la solution que vous optez. Si vous décidez d'opter pour la VoIP en interne, il est essentiel de disposer d'un système d'assistance en place pour relever les défis matériels et logiciels pour lesquels votre équipe n'est pas équipée. Si vous optez pour un framework VoIP cloud ou de téléphonie virtuelle, il est important que leur support technique réponde rapidement aux problèmes.

Intégrations

De nombreux systèmes téléphoniques récents ont la capacité de s'intégrer à d'autres outils logiciels utilisés par votre entreprise, comme votre CRM. Tous les fournisseurs de systèmes téléphoniques peuvent proposer divers ensembles intégrés ou présenter un accès API afin que votre équipe technique puisse développer les siennes. Lorsque l’un des principaux objectifs de la refonte de votre système téléphonique est de simplifier les flux de tâches, il est crucial de confirmer que la solution s’intègre bien aux outils que vous utilisez activement.

Comment choisir un fournisseur de système téléphonique professionnel ?

Une fois que vous avez compris les différents éléments propres à un système téléphonique professionnel, ainsi qu'une idée de ses types et des compétences pour les appliquer selon les besoins de votre entreprise ; par conséquent, il existe une demande apparente d’investissement de temps et d’énergie dans ce processus. Nous devons commencer à chercher un fournisseur de système téléphonique dès maintenant. Voici des conseils pour vous aider :

• Fournisseurs de recherche : enquêtez sur les sites Web de comparaison de logiciels en ligne pour les fournisseurs de systèmes téléphoniques qui fournissent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin tout en bénéficiant d'une réputation louable et en s'adaptant à votre budget.
• Demander des essais : de nombreux fournisseurs proposent des essais gratuits ou des versions de démonstration qui vous permettront d'interagir personnellement avec leurs systèmes. Cela vous aidera, vous et votre équipe, à évaluer si l'utilitaire correspond à tous vos besoins.
• Comparez les prix et les contrats : différents fournisseurs peuvent avoir des coûts de structure différents. Évaluez le coût de chaque forfait que vous envisagez auprès de chaque fournisseur. Vérifiez que toutes les fonctionnalités essentielles dont votre entreprise a besoin sont incluses dans les plans comparés pour garantir une évaluation précise.
• Lisez les avis et demandez des recommandations : les meilleures mentions peuvent provenir de personnes que vous reconnaissez dans votre secteur d'activité. Ils pourraient avoir des besoins similaires en matière de système téléphonique professionnel et ils pourraient être en mesure de vous conseiller sur un arrangement qui vous conviendrait.
• Négocier avec le fournisseur : Une fois que vous avez choisi un fournisseur de système téléphonique professionnel qui répond à vos besoins, négociez le contrat final pour obtenir la meilleure affaire. Les forfaits disponibles dans le commerce peuvent ne pas être adaptés à vos besoins et pourraient finir par vous coûter plus cher en raison de fonctionnalités supplémentaires et inutiles. Souvent, personnaliser un plan selon vos besoins peut vous permettre d’obtenir une meilleure offre.

Connexe : Vulnérabilité VoIP et risques de sécurité : tout ce que vous devez savoir.

Dernières pensées

À un moment donné, pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, le besoin d’un système téléphonique professionnel se fait sentir. Cela améliorera l’expérience de votre personnel et de vos clients, simplifiera la gestion des appels et augmentera la productivité. Mais compte tenu de la vaste gamme d’options alternatives disponibles, il est essentiel de ne pas prendre cette décision à la légère.

Il est impératif de prendre en compte les besoins particuliers de votre entreprise avant de choisir un système téléphonique. Que vous restiez fidèle à un système fixe, sélectionniez une configuration VoIP ou optiez pour un système téléphonique virtuel, toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients qui peuvent aider votre entreprise. Il existe de nombreux prestataires de services disponibles pour la sélection. Cependant, lorsque vous avez déterminé le type d'arrangement nécessaire pour votre entreprise ; l'examen des listes de prix comprenant les fonctionnalités ainsi que les avis des utilisateurs peut accélérer la prise de décision concernant l'acquisition d'une configuration téléphonique efficace qui enrichira la productivité et mènera à de meilleures réalisations organisationnelles.