"Prendre rendez-vous" : Mesurez vos performances avec Calendly x Google Sheets (via Zapier)
Publié: 2022-04-13Vous voulez savoir combien de personnes ont décidé de réserver un rendez-vous sur Calendly avec vous ?
Gérer vos performances et vos suivis ou ceux de vos équipes commerciales ? Testez ce qui fonctionne le mieux ? Il faut jongler entre organisation et activité pro. Nous allons vous dévoiler une petite astuce que vous pouvez mettre en place pour gérer tout cela automatiquement. Nous y voilà.
Grâce à l'outil Calendly, et un peu de synchronisation Zapier, vous pourrez suivre facilement et rapidement vos taux de clics, mesurer vos performances, suivre le nombre de rendez-vous pris suite à votre prospection, ou encore, suivre les fruits de vos tests A/B.
Qu'est-ce que Zapier ?
Zapier est un outil ultra-puissant. De sa simplicité à ses possibilités d'intégration.
Il vous permet de synchroniser plusieurs applications ensemble dans le but d'échanger des données rapidement et facilement. C'est un gain de temps incroyable pour suivre vos performances, transférer des données vers votre CRM préféré, déclencher des alertes en fonction de tel ou tel événement, les possibilités sont quasiment infinies.
Qu'est-ce que Calendly ?
Calendly est un outil de prise de rendez-vous professionnel, comme Google Calendar ou Zoom. Calendly est leader sur son marché et est un outil simplifié et simple d'utilisation qui évite les échanges inutiles en ne proposant que des disponibilités compatibles avec tous vos agendas.
Combien de personnes ont cliqué sur « réserver un rendez-vous » ?
Paresseux pour suivre le tutoriel ? Si vous aimez ce Zap, vous n'avez ni le temps ni l'énergie de suivre ce tuto, pas de soucis. Vous pouvez cliquer sur le lien Zap ci-dessous et tout sera déjà fait ! Il vous suffira de vous connecter aux différents comptes.
️ Lien Calendly x Google Sheets Zap.
Comment mettre en place la synchronisation Calendly x Google Sheets ?
Le contexte
Dans cet exemple, vous avez plusieurs commerciaux utilisant Waalaxy pour faire des campagnes de prospection dans le Sud de la France. L'objectif est d'élargir votre réseau en envoyant des invitations et des messages à des clients potentiels. Dans l'un de vos messages, vous incluez le lien vers votre calendrier pour réserver une réunion de 30 minutes avec ces clients potentiels afin de présenter votre solution.
Le but?
Automatisez la prospection et le suivi de votre équipe commerciale.
Comment?
En utilisant Waalaxy pour les campagnes de prospection, et en utilisant Google Sheets x Calendly Zap pour récupérer simplement les rendez-vous pris et leurs informations dans une Google Sheets partagée.
Conditions préalables
Avant de configurer votre Zap, vous devez créer votre compte Zapier. Vous pouvez utiliser l'essai gratuit de Zapier, puis la version gratuite de Zapier qui vous permet de faire 100 tâches/mois. Vous devrez également créer un compte sur Calendly, et avoir enregistré des événements pro .
Voici trois événements différents : Prospection PACA / Prospection Nouvelle Aquitaine / Prospection Occitanie. Ces 3 événements correspondent à 3 commerciaux différents qui gèrent chacun 3 campagnes Waalaxy selon la région qu'ils prospectent.
Création du Zap
Première étape : Calendly
- Allez sur Zapier, cliquez sur "Créer un Zap".
- Recherchez "Calendly", sélectionnez-le,
- Dans « Événement d'action », sélectionnez « Invité créé »,
- Cliquez sur « Continuer »,
- Connectez votre compte Calendly avec la clé API.
Sur Calendly :
- Cliquez sur « Intégrations » et « Zapier »,
- Copiez la clé API,
Votre compte est désormais connecté. Retour au Zap, où vous pouvez simplement sélectionner le compte que vous venez de configurer. 
- Cliquez sur « Tester le déclencheur » et appuyez sur « Continuer ».
Vous devriez avoir un message de réussite "Nous avons trouvé un invité" !
️ Si jamais vous rencontrez un message d'erreur à ce niveau, les raisons sont :
- soit vous n'avez pas encore créé les événements,
- ou personne n'a encore accepté l'un de vos événements, il n'y a donc pas encore de données à synchroniser.
Étape 2 : Feuilles de calcul Google
Tout d'abord
Vous devez créer une feuille Google Sheets avec les différentes colonnes correspondant aux rubriques de votre événement. Dans Calendly, vous avez renseigné le nom de votre événement, et à l'intérieur :
- le nom de la personne réservant l'événement,
- l' email professionnel de la personne,
- la personne de votre équipe commerciale qui réserve l'événement,
- la durée de l'événement,
- le type d'événement
Votre feuille Google Sheets devrait donc avoir ces colonnes. 
Zap
- Cliquez sur le petit "+" et recherchez "Google Sheets",
- Dans "Action Event", choisissez "Create Spreadsheet Row(s)",
- Faites "Continuer",
- Connectez votre compte Google Sheets,
- Dans l'action Configurer, sélectionnez votre compte Google Drive, la feuille de calcul, la feuille de calcul précédemment créée,
- Remplissez ainsi les différents champs
- Testez l'action et faites "Turn On Zap"
Zap est maintenant actif !
Afficher sur Google Sheets
Antoine Malet, votre prospect , vient de réserver votre événement « Prospection – Occitanie » avec le commercial « Tom Bocal ». Ses informations viennent d'être envoyées à vos feuilles de calcul Google partagées.
Bonus : je souhaite être notifié sur Slack dès que quelqu'un clique sur « prendre rendez-vous »
Vous souhaitez être alerté sur Slack dans le canal que vous partagez avec vos commerciaux, vous souhaitez recevoir un petit message dès que le bouton « prendre rendez-vous » est appuyé. Cela vous donne du pouvoir et vous aide à suivre vos KPI . C'est tout à fait possible, il vous suffira d'ajouter une petite étape à votre Zap.
Suite à votre Zap.
- Cliquez sur le petit "+" et recherchez "Slack",
- Dans "Action Event", choisissez "Send Channel Message", faites "Continuer",
- Connectez-vous à votre compte Slack, et faites "Continuer",
- Dans l'action de configuration, choisissez le canal sur lequel le message doit être envoyé, le message à envoyer et les différents autres champs en fonction de ce que vous souhaitez,
- Testez l'action, et faites "Turn On Zap",
Afficher sur Slack
Voici à quoi cela ressemblera sur Slack, une fois qu'un rendez-vous pro est pris depuis votre Calendly. 
FAQ de l'article
Quel est le prix de Calendly ?
Il existe 5 abonnements différents sur Calendly : Basic, Essentials, Professional, Teams et Enterprise.
Vous pouvez trouver des détails sur les fonctionnalités et les abonnements de Calendly sur leur site Web.
️ Tarification et Abonnements.
Quel est le prix de Zapier ?
Il existe 5 abonnements différents sur Zapier, basés sur le même modèle que ceux proposés par Calendly. La principale différence réside dans le nombre de Zaps disponibles par mois. Évidemment, plus votre abonnement est élevé, plus de fonctionnalités sont ajoutées. Vous pouvez voir les détails de ces fonctionnalités ici; ️ Tarification et Abonnements.
Quand les données sont-elles envoyées ?
Nous envoyons les données en « streams ». Toutes les 10 pistes, les données sont envoyées. Nous avons une autre solution au cas où vous n'atteindriez jamais 10 leads, les données sont envoyées toutes les 30 minutes.
Puis-je ajouter des informations au Zap ?
Vous pouvez ajouter des informations à votre Zap. Toutes les informations qui peuvent être synchronisées sont listées pour vous dans l' « Action de test » sur le Zap « Calendly ». 
Vous pouvez créer autant de colonnes Google Sheets que d'informations pouvant être synchronisées.
Puis-je ajouter une étape à ce Zap ?
Comme je vous l'ai montré avec Slack, vous pouvez ajouter n'importe quelle étape par la suite.
Comment lancer une campagne de prospection sur Waalaxy ?
Pour vous aider à bien démarrer sur Waalaxy, vous pouvez utiliser nos vidéos tutoriels pour lancer votre première stratégie de prospection .
Conclusion : analysez vos rendez-vous pro
Toute astuce, technique, stratégie marketing qui peut vous aider à vous organiser et à gagner du temps est bonne à prendre. Mieux vous parviendrez à analyser vos rendez-vous, mieux vous pourrez ajuster le tir. Pour savoir quel est votre taux de transformation, voici le calcul :
( Nombre de nouveaux clients / Nombre de rendez-vous pro ) x 100
Dans le cadre de votre stratégie de vente , il vous suffit de prendre quelques minutes pour préparer vos campagnes d'actions automatisées sur Waalaxy, et mettre en place ce petit Zap, pour vous faire gagner un temps incroyable en vous évitant des tâches chronophages et en simplement collecter les résultats. Cette stratégie digitale nous permet de connaître le taux de réponse avec Waalaxy, le taux de rendez-vous avec Calendly, et aussi le taux de clic ! Magique, n'est-ce pas ? Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon d'obtenir des rendez-vous professionnels, lisez notre guide sur la génération de leads via LinkedIn.
