Meilleur logiciel d'automatisation de workflow [+Exemples]

Les outils d'automatisation des flux de travail sont un excellent moyen d'automatiser les tâches banales , telles que la saisie de données, la comptabilité, la génération de leads et le lead nurturing.

L'automatisation de votre flux de travail vous permet de vous concentrer sur votre travail créatif et de prendre des décisions commerciales stratégiques.

Ce blog est parfait pour vous si vous n'avez jamais entendu parler des logiciels de workflow d'entreprise. Ici, nous allons discuter :

• Les meilleures plateformes d'automatisation des workflows
• Les avantages d'un logiciel de workflow de vente et de marketing
• Trucs et astuces pour choisir la plateforme de flux de travail automatisé idéale

Allons-y !

Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation de workflow ?

L'automatisation des flux de travail permet aux entreprises de remplacer les processus papier et manuels par des outils numériques. En règle générale, les utilisateurs installent une plate-forme unique qui rationalise le flux de tâches, de documents et d'informations entre les activités liées au travail.

L'objectif tactique de l'intégration d'un logiciel d'automatisation est de s'assurer que les travailleurs exécutent les tâches prioritaires au bon moment.

Lorsqu'il est mis en œuvre de manière appropriée, le logiciel d'automatisation des flux de travail permet d'améliorer la productivité, de normaliser le travail, d'éliminer les erreurs humaines, de faciliter la visibilité et de garantir que les employés respectent les politiques de conformité.

Comment fonctionne l'automatisation du flux de travail ?

L'automatisation des flux de travail implique la conception, l'exécution et l'automatisation de tâches banales et chronophages. De cette façon, les entreprises peuvent économiser du temps et des coûts et réduire les erreurs.

L'automatisation des flux de travail est de deux types principaux : le flux de travail des processus métier et le processus robotique.

Gestion de processus

Le BPM fait référence à la façon dont les entreprises structurent différents processus pour répondre aux besoins des clients.

La plupart des processus d'automatisation des flux de travail suivent cette méthodologie pour accroître l'efficacité afin d'atteindre les objectifs commerciaux critiques.

Le logiciel automatise les flux de travail des processus métier pour gagner du temps et optimiser les tâches que les employés effectuent généralement manuellement.

Flux de travail de processus robotique

Les processus robotiques automatisent les processus robotiques tout en imitant le style des humains. Dans la plupart des cas, les équipes informatiques utilisent la RPA pour prendre en charge les procédures administratives.

À l'aide de robots, les employés peuvent identifier les solutions les plus pertinentes pour résoudre les erreurs de traitement, atténuer les demandes d'assistance au service d'assistance et intervenir dans les erreurs de traitement.

Pourquoi avez-vous besoin d'outils d'automatisation de flux de travail ?

Les recherches montrent que plus de 25 % des PDG consacrent du temps à des tâches banales que les machines peuvent accomplir plus rapidement et plus efficacement.

De plus, des études révèlent qu'environ 60 % des employés peuvent gagner 30 % de leur temps en tirant parti d'un outil d'automatisation du flux de travail.

Par conséquent, de plus en plus d'organisations utilisent aujourd'hui des outils d'automatisation pour les raisons suivantes :

• Pour booster la productivité
• Pour gagner en efficacité
• Pour réduire les erreurs humaines
• Pour accélérer les processus
• Pour améliorer la précision et réduire les écarts
• Assurer la responsabilité au niveau individuel
• Réduire l'utilisation d'hypothèses et la remplacer par l'utilisation de faits

Maintenant que vous connaissez les principaux avantages des outils d'automatisation des flux de travail , discutons-en en détail :

Vous permet de travailler sur des tâches de grande valeur

L'outil d'automatisation du flux de travail soulage vos employés des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Au lieu de cela, ils peuvent se concentrer sur des tâches non automatisées de plus grande valeur qui nécessitent de la créativité humaine.

Vous permet de réduire les coûts

Un excellent avantage du logiciel d'automatisation est qu'il augmente la productivité pour générer des économies plus importantes.

Améliore la visibilité du flux de travail

L'automatisation des flux de travail implique une cartographie des flux de travail qui crée une visibilité approfondie sur les tâches et les processus que vous automatisez.

De cette façon, les organisations obtiennent une vue globale des flux de travail pour identifier les tâches obsolètes et redondantes et trouver des solutions innovantes.

Améliore la communication

Les outils d'automatisation du flux de travail améliorent la visibilité, ce qui, à son tour, améliore la communication entre les employés et entre les services.

En fin de compte, il vous aide à identifier les goulots d'étranglement et à améliorer la productivité sur le lieu de travail.

Responsabilisation améliorée

L'automatisation du flux de travail vous permet de définir diverses tâches et d'attribuer des étapes individuelles au bon employé.

De cette façon, les entreprises peuvent renforcer la responsabilisation des employés dans des processus particuliers.

Qui a besoin d'un outil d'automatisation du flux de travail ?

La meilleure partie de l'automatisation des flux de travail est que n'importe qui peut les utiliser. Voici qui profite le plus des outils d'automatisation des workflows :

Entreprises

Les entreprises utilisent l'automatisation des workflows pour les raisons suivantes :

• Pour créer des processus qui réduisent les coûts
• Pour rationaliser la gestion des tâches
• Pour réduire les erreurs de saisies manuelles ou d'omissions
• Pour automatiser les flux d'approbation
• Pour rationaliser les routages de documents

DevOps

DevOps utilise généralement un logiciel d'automatisation pour :

• Faciliter la communication entre les développeurs et les opérations
• Surmonter les goulots d'étranglement et les suivis

Administrateurs informatiques

Enfin, les administrateurs informatiques utilisent des outils d'automatisation des workflows pour les raisons suivantes :

• Pour créer des supervisions sur le réseau cloud
• Pour ajouter une couche de visualisation
• Superviser et analyser la santé et les lacunes du réseau

Quand dois-je utiliser un outil d'automatisation du workflow ?

En règle générale, les entreprises et les entrepreneurs utilisent des outils d'automatisation des flux de travail lorsque :

• Votre tâche est répétitive
• Vous devez terminer votre tâche rapidement et sans erreurs humaines
• Vous souhaitez rationaliser votre flux de travail pour gagner en efficacité
• Vous voulez prendre une décision commerciale stratégique basée sur des faits

12 meilleurs outils d'automatisation du flux de travail

Les recherches de McKinsey révèlent que plus de 45 % des activités pour lesquelles les entreprises dépensent de l'argent peuvent être réalisées plus rapidement et plus efficacement en adaptant la technologie actuelle.

Ainsi, en utilisant l'outil d'automatisation de flux de travail idéal, vous pouvez augmenter la productivité, réduire les coûts et atteindre vos objectifs commerciaux. Mais la question est, quel est le bon outil ?

Pour vous aider à faire le bon choix, nous avons créé une liste complète des douze meilleurs outils d'automatisation de flux de travail :

Octopus CRM

Octopus CRM est le logiciel d' automatisation LinkedIn tout-en-un idéal pour créer votre entonnoir marketing. Notre plateforme de marketing de flux de travail à la pointe de la technologie vous permet d'automatiser et de simplifier vos tâches quotidiennes sur LinkedIn.

Grâce à cet outil innovant, vous pouvez automatiser des tâches chronophages telles que l'envoi de demandes de connexion personnalisées à plus de 100 utilisateurs de LinkedIn, l'approbation de différents profils et la visite de votre public cible.

Non seulement cela, mais Octopus CRM vous offre une vue globale de vos performances. Vous pouvez accéder à des analyses détaillées, notamment le nombre de vues de profil, les apparitions dans les recherches, l'indice de vente sociale et les performances de la campagne.

Un avantage supplémentaire de l'intégration d'Octopus CRM dans votre flux d'affaires actuel est que vous pouvez contourner en toute sécurité la limite hebdomadaire d'invitations de LinkedIn. Vous pouvez également utiliser Octopus CRM pour contrôler votre activité sur n'importe quel type de compte LinkedIn.

La meilleure partie? Octopus CRM est économique !

Qui a besoin d'Octopus CRM ?

Octopus CRM est idéal pour les entreprises de toutes tailles qui souhaitent dynamiser leur stratégie de marketing numérique et se concentrer sur la génération et le développement de prospects sur LinkedIn.

Zapier

Zapier est un autre excellent outil d'automatisation des flux de travail qui vous permet de vous connecter aux outils existants. La plate-forme vous permet d'automatiser n'importe quel processus métier grâce à sa connexion à plus de 1000 applications Web telles que Google Drive, Facebook et Insta.

Une fois que vous avez créé le flux de travail idéal et choisi les applications dont vous avez besoin dans votre flux de travail, l'outil vous aide à collaborer entre dossiers et appareils.

Qui a besoin de Zapier ?

Zapier est parfait pour les petites et moyennes entreprises et les indépendants qui utilisent plusieurs outils mais ne peuvent pas collaborer de manière appropriée.

HubSpot

HubSpot est la solution parfaite pour tous vos besoins en marketing, ventes et automatisation des opérations.

L'outil d'automatisation du flux de travail tout-en-un vous permet de relier vos opérations commerciales, de rationaliser les tâches et d'aligner les processus d'équipe.

De plus, cette plate-forme conviviale vous permet de connecter un ticket de service à un enregistrement existant, de supprimer l'encombrement des données client et de guider les prospects du marketing aux ventes.

Qui a besoin de HubSpot ?

HubSpot est parfait pour les entreprises en croissance et les entrepreneurs qui souhaitent automatiser les tâches quotidiennes. De plus, l'outil est idéal pour les équipes de marketing, de vente, de service et d'exploitation.

Coupleur.io

Coupler.io est une solution d'intégration sans code pour automatiser le flux de données provenant de plusieurs sources vers Google Sheets, Excel ou Google BigQuery. En quelques clics, vous pouvez vous connecter à une application nécessaire et planifier le transfert de données vers votre feuille de calcul ou votre table BigQuery.

Coupler.io vous permet d'automatiser les exportations de données brutes à partir de différentes applications telles que Airtable, Xero, HubSpot, Salesforce et bien d'autres. Vous pouvez personnaliser la fréquence de votre flux de données automatisé à partir de toutes les 15 minutes. Quel est l'avantage ?

Supposons que vous souhaitiez partager des informations précieuses de votre tableau de bord Tableau avec votre partie prenante. Au lieu de gérer des options de partage complexes dans Tableau, vous pouvez connecter Tableau à Excel à l'aide de Coupler.io et partager le classeur à mise à jour automatique avec vos collègues.

Qui a besoin de Coupler.io ?

Coupler.io est l'outil de workflow automatisé pour le reporting, l'analyse et la sauvegarde. Il a une large gamme d'implémentations et est le choix de différents entrepreneurs et experts, y compris des comptables, des analystes de données, des commerciaux, etc.

IFTTT

If This Then That est une application de flux de travail futuriste qui vous permet d'automatiser tous les aspects de votre entreprise. IFTTT encourage l'interconnectivité d'Internet pour rationaliser les flux de travail professionnels et personnels.

Vous pouvez intégrer IFTTT à votre bureau et à votre domicile car l'outil est compatible avec les applications de bureau, les réfrigérateurs intelligents et les appareils intelligents.

Avec plus de 700 intégrations disponibles, IFTTT agit comme un conduit pour que les tâches et les informations circulent sur un itinéraire particulier. La meilleure partie du choix de cet outil de flux de travail automatisé est que vous pouvez profiter de ses fonctionnalités hautement automatisées sans connaître un seul mot de code.

Qui a besoin d'IFTTT ?

IFTTT est parfait pour les entreprises et les entrepreneurs de toutes tailles en raison de ses plans tarifaires flexibles et de ses fonctions d'automatisation innovantes.

Nous recommandons fortement cet outil pour les départements IT et RH.

Jira

Jira est l'outil de gestion de projet et d'automatisation idéal pour les entreprises qui préfèrent la méthodologie "If This Then That".

Avec ce logiciel d'automatisation agile, les utilisateurs peuvent automatiser n'importe quelle tâche ou processus en quelques clics. De plus, vous pouvez accéder à plus d'une centaine de modèles d'automatisation pour accélérer vos tâches.

Les fonctionnalités supplémentaires incluent l'automatisation globale, les feuilles de route, les informations d'administration, les mesures clés et un bac à sable. L'outil vous permet de vous intégrer à des plates-formes telles que Zoom, GitHub et Zendesk.

Qui a besoin de Jira ?

Jira est parfait pour les entreprises de toutes tailles grâce à ses forfaits abordables et ses fonctionnalités futuristes.

Nintex

Nintex est une plate-forme révolutionnaire d'automatisation des flux de travail qui aide plus de 8 000 entreprises clientes à accéder à 3 millions d'applications de flux de travail. Avec cet outil innovant, vous pouvez gérer, automatiser et optimiser vos processus métier rapidement et efficacement.

En outre, Nintex propose divers outils d'automatisation des flux de travail, tels que la cartographie des processus, l'intelligence des processus et les flux de travail avancés. Vous pouvez cartographier, surveiller et exécuter différents processus.

Qui a besoin de Nintex ?

Nintex est idéal pour les entreprises et les indépendants avec des processus établis qui souhaitent connecter plusieurs applications.

Kissflow

Solution d'automatisation basée sur le cloud, Kissflow permet aux entreprises d'automatiser les processus métier et d'accéder aux analyses.

Conçu avec des personnes n'ayant aucune compétence en codage au premier plan, Kissflow vous permet de créer des flux de travail personnels et d'équipe. De plus, la plateforme vous permet de créer et d'exécuter efficacement des workflows collaboratifs.

Kissflow vous permet également d'intégrer plusieurs workflows impliquant plusieurs processus sur une seule plateforme. Il encourage un suivi simpliste, un suivi des performances et une conformité facile.

De plus, cet outil d'automatisation vous permet d'analyser les rapports en détail pour identifier les goulots d'étranglement et surmonter les défis et les solutions en quelques secondes.

Avec plus de 50 applications de processus métier préinstallées, Kissflow vous permet de rationaliser tous vos processus métier.

Qui a besoin de Kissflow ?

Kissflow est idéal pour les petites entreprises et les indépendants qui n'ont pas utilisé l'automatisation du flux de travail. Grâce à la convivialité de l'outil, les utilisateurs peuvent automatiser les processus sans aucun défi.

Intégromat

Integromat est une plate-forme d'intégration futuriste et robuste qui vous permet de visualiser, de créer sur mesure et d'automatiser vos flux de travail.

Avec son interface glisser-déposer, vous pouvez vous connecter à plusieurs applications sans taper une seule ligne de code. De plus, vous pouvez utiliser des routeurs pour diviser les tâches en différentes routes. Vous pouvez également filtrer les données passant par différents itinéraires.

De plus, Integromat permet aux utilisateurs de s'intégrer à plus de 1000 applications et services, y compris JSON et API. Un avantage de l'utilisation de cet outil d'automatisation est que vous pouvez accéder à son plan gratuit pour profiter de l'utilisation de milliers d'opérations.

Pourquoi a-t-il besoin d'Integromat ?

Integromat est idéal pour les petites et moyennes entreprises qui utilisent pour la première fois des outils de flux de travail automatisés.

Intégrer

Integrify est un autre logiciel innovant d'automatisation des flux de travail qui vous permet de créer des flux de travail personnalisés et d'exécuter des flux parallèles/séquentiels.

L'outil vous permet de rationaliser les processus métier et d'automatiser les tâches manuelles en collaborant sur les tâches et les demandes et en configurant des rappels.

En outre, Integrify fournit des exemples de flux de travail, une base de connaissances utilisateur, une API ouverte basée sur le repos et la possibilité d'importer et d'exporter des données.

Qui a besoin d'Integrify ?

Nous recommandons aux petites et moyennes entreprises d'utiliser ce logiciel innovant d'automatisation du flux de travail. Grâce à son outil de création de processus par glisser-déposer, vous pouvez automatiser les tâches quotidiennes rapidement et efficacement.

Scribe

Scribe est un outil d'automatisation des workflows qui vous permet de documenter les workflows de votre entreprise. Avec cette plate-forme, vous pouvez capturer votre écran et transformer les clics et les frappes en instructions écrites.

Scribe est une extension Chrome gratuite ou une application de bureau payante qui permet aux individus et aux équipes de créer des workflows d'automatisation illimités.

De plus, vous pouvez partager Scribes via un lien ou l'intégrer dans un CMS, un wiki, un outil de gestion de projet ou un centre d'aide.

La meilleure partie? Vous pouvez profiter d'une utilisation illimitée gratuitement!

Qui a besoin de Scribe ?

Scribe est idéal pour les entreprises de toutes tailles qui souhaitent automatiser le flux de travail tout en suivant les performances de l'entreprise.

Top 5 des exemples d'automatisation de flux de travail

Maintenant que nous avons discuté des types d'outils de workflow d'automatisation , passons en revue plusieurs exemples :

Exemple #1 : Création de tâches

L'utilisation d'un système de création de tâches automatisée vous permet de créer et de configurer un flux de travail automatisé avec un système de gestion des tâches.

Les processus de workflow vous permettent d'informer les employés auxquels une tâche a été affectée.

Exemple # 2 : Gestion des leads

Les systèmes de flux de travail automatisés peuvent passer au crible des centaines de demandes de clients, remplir votre CRM avec les informations pertinentes et acheminer les prospects du marketing aux ventes.

Exemple #3 : Génération de factures

Le flux de travail automatisé permet aux entreprises de créer et d'envoyer des factures selon un calendrier défini. De cette façon, vous pouvez libérer du personnel pour des tâches nécessitant de la créativité et une prise de décision stratégique.

Exemple #4 : Gestion des tickets

L'automatisation des tickets d'incident aide les équipes informatiques à réduire les erreurs humaines et à gérer efficacement les demandes d'assistance technique.

Exemple n°5 : Atténuation du 'Shadow' IT

Le Shadow IT fait référence à la technologie que les employés utilisent sans la supervision du service informatique. Bien que les employés puissent utiliser les outils de manière indépendante, une mauvaise étape peut coûter très cher à votre entreprise.

Un flux de travail automatisé vous aide à éviter ces problèmes en installant un système d'alerte qui avertit les administrateurs que le service informatique n'a pas approuvé.

Quelle est la différence entre la RPA et l'automatisation du workflow ?

La principale distinction entre l'automatisation des processus robotiques et l'automatisation des flux de travail est que la première se concentre sur l'automatisation des activités de travail individuelles. Au contraire, l'automatisation du flux de travail vous aide à automatiser le flux de travail via des processus personnalisés.

La RPA imite les clics de souris et les frappes au clavier pour exécuter les processus métier. D'autre part, l'automatisation des flux de travail vous aide à améliorer la collaboration, à augmenter la productivité et à éviter les interruptions de communication.

Choisir le bon logiciel d'automatisation du flux de travail

Nous avons inclus ici un guide complet pour vous aider à trouver le logiciel d'automatisation de flux de travail idéal :

• Reconnaître les besoins de votre entreprise - Réfléchissez aux tâches que vous souhaitez automatiser et aux processus commerciaux que vous souhaitez rationaliser
• Les avantages et l'utilisation du logiciel - Avant de vous engager dans un logiciel d'automatisation du flux de travail, considérez ses avantages et ses utilisations. Par exemple, Octopus CRM est parfait pour les spécialistes du marketing numérique qui souhaitent répondre à leurs besoins marketing sur LinkedIn.
• Le coût de la plate-forme - Identifiez votre budget avant de choisir un logiciel de workflow d'automatisation
• Convivial - Idéalement, vous souhaitez sélectionner un logiciel facile à naviguer et convivial

Conclusion

Choisir le logiciel d'automatisation de flux de travail parfait peut être difficile. Cependant, si vous sélectionnez l'un des douze outils énumérés ci-dessus, vous pouvez améliorer la productivité de votre entreprise et réduire efficacement les coûts.

Considérez les avantages et les inconvénients de chaque outil avant de prendre une décision finale.