Meilleures pratiques pour une gestion efficace des comptes clients

Lorsque vous démarrez une entreprise, vous espérez obtenir le plus de clients possible. Plus vous aurez de clients, plus votre entreprise se développera rapidement. Cependant, tous les clients avec lesquels vous travaillez ne sont pas toujours en mesure de payer immédiatement des produits ou des services.

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En tant qu'homme d'affaires, vous avez le pouvoir de décider comment vous pouvez aider ces clients. Par exemple, vous pouvez choisir de réserver les produits qu'ils souhaitent et de leur donner une fois qu'ils les ont entièrement payés. D'autre part, vous pouvez décider de leur offrir de l'aide via l'option comptes clients. Mais le succès des comptes clients dépend de la façon dont vous les gérez.

Cet article définit la gestion des comptes clients et discute de certaines pratiques que vous pouvez appliquer pour améliorer son efficacité. Continuez à lire pour en savoir plus.

Qu'est-ce que la gestion des comptes clients

Avant de définir ce qu'est la gestion des comptes clients, il est préférable de comprendre ce qu'est la comptabilité clients.

Les comptes débiteurs sont l'argent que vos clients vous doivent après avoir acheté vos produits ou services selon un plan de paiement ou un crédit commercial. En tant qu'homme d'affaires, vous devez assurer le suivi de cet argent pour éviter les pertes. Le processus de suivi de l'argent que vos clients vous doivent est ce qu'on appelle la gestion des comptes clients.

En plus d'éviter les pertes, les comptes débiteurs aident à :

• Former une relation client heureuse ;
• Paiements en temps opportun ; et
• Liquidité élevée dans votre entreprise.

Ces avantages sont obtenus grâce à une bonne gestion des comptes clients. Une mauvaise gestion des comptes clients peut entraîner :

• Perte de revenus ;
• Perdre du temps au personnel ;
• Trésorerie médiocre ; et
• Erreurs comptables.

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Meilleures pratiques pour gérer efficacement les comptes clients de votre entreprise

Voici quelques pratiques que vous pouvez appliquer pour assurer une gestion efficace des comptes clients :

1. Évaluez l'historique de crédit de vos clients

Vous ne pouvez faire confiance à personne à qui vous vendez vos produits ou services en affaires. Malheureusement, cela signifie que tout le monde n'est pas admissible aux comptes débiteurs. Ainsi, vous vous demandez peut-être comment vous choisirez les clients auxquels vous ferez confiance et ceux auxquels vous ne le ferez pas. Une façon de vous aider à prendre une décision consiste à effectuer une vérification des antécédents de crédit et des antécédents financiers de votre client.

Il est conseillé d'offrir des options de comptes clients aux clients en bonne situation financière. Cela signifie que ces clients ont une source de revenu constante, il ne leur serait donc pas difficile d'effectuer leurs paiements mensuels ou hebdomadaires. Pendant ce temps, leurs antécédents de crédit vous indiqueront s'ils paient leurs dettes à temps ou non.

2. Passez à la facturation et au paiement électroniques

Avec le développement en cours, l'utilisation du papier a considérablement diminué. Par exemple, l'envoi de lettres est devenu l'envoi d'e-mails. De plus, les entreprises préfèrent désormais stocker leurs données numériquement dans des espaces tels que le cloud au lieu de les stocker sur des fichiers papier. Par conséquent, il serait préférable que vous envisagiez également de le faire par voie électronique en ce qui concerne la gestion des comptes clients.

La facturation et le paiement électroniques sont avantageux pour votre entreprise car :

• Cela facilite la tenue de registres en termes de montant que les clients vous doivent ;
• Il est facile de suivre les dossiers financiers de vos clients pour savoir s'ils effectuent leurs paiements comme prévu. et
• Il minimise le risque d'erreur humaine.

De plus, faire les choses par voie électronique facilite le travail de vos clients. Par exemple, vous pouvez envoyer des factures à vos clients. Ces factures peuvent contenir des liens que les clients peuvent utiliser pour effectuer leurs paiements. En retour, ce système mettra automatiquement à jour les enregistrements de paiement en votre nom.

3. Rendez votre processus de facturation clair

Avoir un processus simple n'est pas avantageux pour vous, mais aussi pour les personnes avec lesquelles vous travaillez. Vous pouvez le faire en documentant les processus impliqués dans la gestion de vos comptes clients.

Certains des facteurs que vous voudrez peut-être inclure dans votre processus sont :

• Dates d'envoi des factures. Ils doivent être envoyés à temps pour servir de rappel aux clients et leur donner suffisamment de temps pour se préparer financièrement ;
• Quelles informations doivent figurer sur les factures. Par exemple, vous pouvez inclure les numéros de commande pour les achats effectués et l'adresse ;
• Le contact facturation de vos clients ;
• Détails de paiement pour chaque client ; et
• Procédure de recouvrement à suivre pour les clients qui ont des retards de paiement .

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4. Offrir des pénalités et des incitations

Comme on dit, les gens sont différents. Cela signifie que les clients avec lesquels vous traitez ne peuvent pas être les mêmes. Par exemple, certains prennent les délais au sérieux et ne voudraient pas vous offenser. D'un autre côté, certains ont toujours une raison pour leur retard de paiement. En affaires, vous devez trouver des moyens d'éviter de traiter avec ces derniers.

L'une des façons d'y parvenir est d'établir des incitatifs et des pénalités. Par exemple, vous pouvez envisager d'offrir des incitations aux clients qui effectuent toujours leurs paiements à temps en leur accordant une remise. Cela encouragera de nombreux clients à toujours effectuer leurs paiements avant la date limite, car ils souhaitent dépenser moins.

Pendant ce temps, des pénalités sont appliquées aux clients ayant des retards de paiement. Par exemple, vous pouvez définir un pourcentage du montant que les clients doivent payer en cas de retard. Cela réduira les retards de paiement car personne n'aime payer de l'argent supplémentaire. De plus, cette méthode est meilleure car les appels et les e-mails de suivi ne fonctionnent pas toujours à chaque fois.

5. Avoir plusieurs options de paiement

Dans le monde d'aujourd'hui, il existe de nombreuses options de paiement que vous pouvez utiliser pour votre entreprise. Il est préférable d'offrir diverses options de paiement à vos clients pour les raisons suivantes :

• Vous réduisez les risques de retard de paiement si vous utilisez une seule option de paiement et qu'elle échoue lorsque vos clients veulent l'utiliser.
• Les gens ont des préférences différentes. Plusieurs options de paiement permettront aux clients d'utiliser l'option avec laquelle ils se sentent à l'aise. Certains clients préfèrent effectuer des paiements en utilisant la méthode de banque à banque. En revanche, d'autres trouvent qu'il est plus facile d'utiliser les options.

Pourtant, cela aiderait si vous n'offriez aucune option de paiement. Vous devez tenir compte de trois facteurs principaux lors de la sélection des options de paiement que vos clients utiliseront. Ce sont :

• Sécurité;
• Vitesse; et
• Commodité

6. Calendrier d'analyse des comptes clients

Il est normal d'analyser les performances de votre entreprise et les comptes clients ne font pas exception. Vous pouvez choisir d'examiner vos comptes débiteurs sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle. Ces examens vous aideront à savoir quelles pièces fonctionnent bien et lesquelles doivent être améliorées. En dehors de cela, vous pouvez vous pencher sur d'autres questions telles que :

• Comptes qui ont plusieurs jours et de gros montants en souffrance ;
• Les clients qui sont inaccessibles et qui trouvent des moyens de les traiter ;
• Que ce soit une bonne idée d'offrir l'option des comptes débiteurs aux clients ; et
• Prendre des décisions de gestion qui seront utiles pour l'entreprise.

En résumé

Divers clients entrent dans votre entreprise et s'attendent à ce que vous travailliez avec eux. Certains de ces clients peuvent ne pas avoir le montant nécessaire pour acheter vos services ou produits. Une façon de travailler avec ces clients est par le biais des comptes débiteurs. Néanmoins, les comptes clients seront utiles dans une telle situation en fonction de la façon dont vous les gérez.

Si vous êtes en affaires et que vous cherchez des moyens de gérer vos comptes clients, vous êtes au bon endroit. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour apprendre des pratiques de gestion efficace des comptes clients. Tout le meilleur pour votre entreprise.