Précision de l'inventaire : 5 bonnes pratiques pour l'améliorer

La précision des stocks mesure la différence de stock entre vos enregistrements électroniques et votre stock physique. Habituellement, vous comparez le numéro d'inventaire enregistré dans votre système de gestion des stocks et ce qui est réellement disponible dans votre entrepôt ou votre magasin.

Par exemple, si vous enregistrez 100 articles dans votre logiciel mais que vous ne comptez que 80 unités dans votre réserve, la précision de votre inventaire est de 80 %.

La précision des stocks est une mesure cruciale pour les commerces de détail. S'il est bien géré, il peut contrôler la qualité des stocks en évitant les ruptures de stock, les pénuries et les pertes, et également offrir une expérience client positive.

Explorons ses avantages pour votre entreprise :

Apporter une meilleure compréhension de votre entreprise

L'état précis des stocks vous donne une connaissance plus approfondie des produits dont vous avez besoin et du nombre dont vous avez besoin pour répondre aux demandes des clients. Cela vous aide à éviter le surstockage ou le sous-stockage. Avec le bon nombre de produits disponibles, vous pouvez vous assurer que vos clients peuvent passer et recevoir des commandes en conséquence. Il y aura moins de soucis de pénurie ou de suspension de trop de stocks morts sur les étagères.

Gagnez du temps et de l'argent

La précision des stocks vous aide à minimiser le temps de comptage et de recherche des produits. Lorsque votre inventaire est suivi correctement, y compris ce qui a été commandé et ce qui reste en stock, vous aurez besoin de moins de recomptage des stocks. Un logiciel de gestion des stocks peut mettre à jour le stock en temps réel et vous montre exactement ce que vous avez actuellement sans le vérifier manuellement.

De plus, un inventaire précis vous informe des produits qui se vendent bien et non. Par conséquent, vous pouvez décider d'arrêter de réapprovisionner les articles qui se vendent lentement et de pousser les ventes pour le reste. Il vous aide à économiser de l'espace précieux dans votre entrepôt et à réduire les coûts de stockage. De plus, connaître les produits les plus vendus vous donne un aperçu d'un autre plan de stockage ou de fabrication de ces articles.

Améliorez l'efficacité et la productivité

Avoir un inventaire précis permet à vos employés de faire leur travail plus facilement et plus rapidement. Grâce à des lecteurs de codes-barres et à un système de gestion des stocks, ils savent exactement où trouver un produit dans l'entrepôt. Votre personnel peut scanner le code-barres de l'article lors de sa cueillette plutôt que d'avoir à l'écrire manuellement. Cela accélère leur travail et rend le processus plus efficace. En réduisant le travail manuel, vous minimisez également les erreurs humaines et affectez votre personnel pour qu'il se concentre sur des tâches plus importantes.

Améliorer l'expérience client et la fidélisation

L'exactitude des stocks peut contribuer à la satisfaction et à la fidélité de vos clients. Si vous pouvez afficher la disponibilité correcte des produits, les clients ne commanderont pas d'articles en rupture de stock, par exemple. Le processus de traitement des commandes sera également plus fluide avec une expédition plus rapide. Cela laisse une bonne impression sur les clients et augmente les achats répétés. Au contraire, un inventaire inexact peut entraîner des commandes non exécutées ou des opportunités de vente manquées si les clients ne savent pas que vous avez toujours le produit qu'ils veulent.

Voici la formule de pourcentage de précision à calculer pour votre stock :

Précision de l'inventaire = (articles comptés / articles enregistrés) * 100

Commencez par compter les unités d'un SKU que vous avez en stock. Ensuite, divisez ce nombre par le chiffre enregistré dans votre système de gestion des stocks de ce même SKU, et multipliez par 100.

Par exemple, vous avez compté 1 000 unités dans votre entrepôt. Vos dossiers électroniques montrent que vous en avez 1 200. Cela signifie que votre taux de précision des stocks est : (1000/1200)*100 = 83,33 %.

Gardez à l'esprit que la formule n'est correcte que si vous disposez d'un inventaire fiable. Il existe 2 méthodes d'inventaire pour vous donner des entrées pour le calcul : un inventaire physique ou une évaluation des stocks.

Inventaire physique

Un inventaire physique fait référence au comptage manuel de votre stock. Pour éviter les erreurs humaines, vous devez avoir 2 équipes distinctes pour compter chaque SKU et comparer leurs résultats. Divisez votre entrepôt en zones désignées. Chaque équipe comptera à tour de rôle le stock situé dans cette zone uniquement. Si les 2 équipes trouvent le même numéro, enregistrez-le. Si ce n'est pas le cas, faites un recomptage jusqu'à ce qu'ils parviennent à un consensus.

Le comptage physique des stocks fonctionne mieux pour les marques avec moins de SKU, car de gros volumes de stocks prendront beaucoup plus de temps à s'accumuler.

Valorisation des stocks

Une autre approche pour mesurer l'exactitude des stocks consiste à utiliser l'évaluation des stocks. Il s'agit de la valeur monétaire de votre inventaire invendu au moment de la déclaration.

Pour cette méthode, vous prenez la valeur de votre inventaire réel. Vous pouvez utiliser des lecteurs de codes-barres pour additionner rapidement la valeur du stock disponible. Ensuite, divisez-le par la valeur d'inventaire affichée dans votre système de gestion des stocks et vous obtiendrez le même résultat.

Continuez avec le même exemple, si vous comptez 1 000 unités dans un entrepôt d'une valeur de 5 $ chacune, votre inventaire total vaut 5 000 $. Votre système de gestion des stocks enregistre 1 200 unités, soit une valeur de 6 000 $. En prenant la division, votre taux de précision d'inventaire est de (5 000/6 000)*100 = 83,33 %.

La méthode d'évaluation des stocks est particulièrement utile pour les grandes entreprises ayant de gros volumes de stocks. Comme ils ne peuvent pas utiliser le comptage manuel, ce qui est moins pratique ou chronophage pour les grands entrepôts.

Les écarts de stock peuvent causer de nombreux problèmes pour votre chaîne d'approvisionnement. Votre site Web peut afficher le mauvais état de disponibilité des produits et les clients peuvent commander un produit qui n'existe pas dans votre stock.

Avant d'entrer dans les solutions, vous devez connaître les facteurs qui déclenchent ces inexactitudes en premier lieu.

Perte de stock non documentée

La perte de stock, ou la diminution des stocks, se produit lorsqu'il y a moins de produits en stock que dans le solde enregistré. Il y a de nombreuses raisons à cela, telles que le vol et les erreurs de comptabilité, ou les dommages lors de la livraison.

Si vous avez un article endommagé qui ne peut pas être vendu, excluez-le de votre décompte physique et inscrivez-le dans votre logiciel. Sinon, si ces pertes ne sont pas documentées, votre décompte physique ne correspondra pas à votre stock enregistré.

La meilleure façon d'éviter ce type de divergence est de documenter les pertes dès qu'elles se produisent. Par conséquent, vous pouvez suivre votre stock et rechercher des solutions à ces pertes.

Erreurs dans l'exécution des commandes des fournisseurs

Lorsque vous passez un bon de commande (PO) auprès de votre fournisseur, toute erreur survenant lors de l'exécution peut entraîner une inexactitude de votre inventaire. Par exemple, vous pouvez enregistrer votre inventaire avant de recevoir l'envoi. S'il y a un retard de la part du fournisseur, vos clients ne peuvent pas obtenir les produits à temps et il vous reste à corriger ces erreurs coûteuses.

Par conséquent, vous devez travailler avec des fournisseurs réputés en qui vous pouvez avoir confiance pour assumer la responsabilité de leurs faux pas. De plus, vous pouvez demander un e-mail de confirmation d'exécution afin de revérifier toute erreur avant que le fournisseur n'expédie votre bon de commande.

Entrepôts désorganisés

De nombreux entrepôts partagent le même problème de désorganisation. Lorsque vous avez un grand nombre d'articles, il est plus facile de les égarer sans système de gestion des stocks pour le stockage. Un entrepôt désorganisé entraîne la perte ou le mauvais suivi des produits.

Si un article est placé au mauvais endroit ou a un étiquetage incorrect, cela créera une incohérence entre vos décomptes physiques et vos registres d'inventaire. Cela vous coûte des ventes car les produits introuvables resteront sur les étagères et deviendront obsolètes.

Par conséquent, il est crucial d'organiser vos entrepôts et vos lieux de prélèvement. Disposez des bacs et des palettes uniformes et mettez en place une norme d'étiquetage d'inventaire que vos préparateurs et équipes de comptage doivent suivre.

Retours mal gérés

Un autre défi qui crée un inventaire inexact est la mauvaise gestion des retours. Les marchandises retournées peuvent être codées de manière incorrecte et entraîner de faux enregistrements d'inventaire lorsqu'elles sont restaurées dans votre entrepôt. Par exemple, un produit endommagé est marqué à tort comme "disponible" et devient un "inventaire fantôme". Cela signifie que votre système d'inventaire indique qu'un bien spécifique est disponible alors qu'il ne l'est pas.

Pour lutter contre les retours mal gérés, vous devez appliquer un processus de retour plus fluide et automatiser les tâches dans la mesure du possible afin de réduire les erreurs humaines dans vos enregistrements d'inventaire. De plus, formez vos employés à la bonne gestion des retours : appliquez les bons codes avant de remettre des articles en stock.

Les recherches du laboratoire RFID de l'Université d'Auburn révèlent que la précision moyenne des stocks des détaillants américains est de 65 %. Cela signifie que plus d'un tiers du temps, un détaillant moyen ne sait pas où se trouve un certain produit ou s'il est en stock.
Cependant, 65% n'est pas une bonne référence. Le taux optimal est de 100 %, ce qui laisse une large marge d'amélioration. En vous rapprochant de ce chiffre, vous réduirez le temps perdu à concilier vos inventaires avec vos registres d'inventaire.

Normalement, plus vous réalisez de ventes, plus la probabilité d'écarts de stock est élevée. Ainsi, pour gérer efficacement votre magasin, vous devez concevoir des méthodes qui contrôlent les stocks avec précision, ce qui est particulièrement important à mesure que votre entreprise se développe.

Maintenant que vous connaissez la mesure de précision de l'inventaire, son importance et ses défis, explorons comment améliorer la précision de l'inventaire pour votre marque.

1. Investissez dans un système de gestion des stocks

Un système de gestion des stocks de haute technologie dispose d'une automatisation et de nombreuses fonctionnalités pour garantir que votre inventaire est enregistré avec précision :

• Facilitez le comptage des stocks physiques grâce à la lecture de codes-barres : le code-barres vous aide à suivre les articles parmi des milliers de SKU. Vous pouvez créer des étiquettes de code-barres avec des attributs personnalisés, gérer votre liste de codes-barres dans une seule vue et obtenir des informations sur le produit en scannant le code-barres. Cela aide votre personnel à trier, trouver des emplacements et compter les produits plus facilement.
• Visibilité en temps réel sur votre transfert de stock : avec les étiquettes de produits, le mouvement de stock peut être mis à jour en temps réel une fois qu'il est scanné. Vous pouvez savoir exactement où se trouvent vos produits à toutes les étapes de votre chaîne d'approvisionnement. Par conséquent, vous pouvez suivre les SKU tout au long du cycle de vie du produit, qu'il soit simplement livré par un fournisseur, placé dans un entrepôt, déplacé dans un magasin ou vendu. Cette visibilité permet de suivre votre inventaire jusqu'à chaque unité, garantissant ainsi que votre inventaire est toujours exact.
• Un système de gestion des stocks fiable vous aidera à évoluer de manière durable. Assurez-vous que votre logiciel peut gérer un large éventail d'activités avec des fonctionnalités plus avancées si vous souhaitez vous développer. Sinon, vous devriez rechercher un meilleur système de gestion des stocks ou un système ERP plus connecté.

2. Normaliser les bacs et les tailles de palettes pour le stockage

Comme mentionné ci-dessus, un entrepôt organisé est un facteur vital qui a un impact sur la précision de votre stock. Les bacs et les palettes standardisés sont les éléments les plus importants d'un entrepôt bien organisé. Avec des dimensions standard, vous pouvez rationaliser les flux de travail de votre entrepôt grâce à un processus de mouvement de stock efficace.

De plus, l'optimisation du stockage en entrepôt vous aide également à enregistrer l'inventaire avec plus de précision. Lorsque vos produits sont disposés dans des bacs ou des palettes standard, il est beaucoup plus facile de trier, de compter et de suivre ces articles. Par conséquent, vos rapports sont également plus précis et alignés sur vos enregistrements d'inventaire.

3. Travaillez avec un partenaire d'exécution

Au lieu de stocker votre propre inventaire, vous pouvez vous associer à une société 3PL pour prendre en charge les activités d'entreposage et d'exécution des commandes. La société de traitement des commandes peut stocker votre inventaire dans son entrepôt et le gérer pour vous. Ils s'occupent également de la cueillette, de l'emballage et de l'expédition des produits à vos clients.

Grâce à son système complet de gestion des stocks, un 3PL peut vous faire économiser plus de temps et de ressources que si vous le faisiez vous-même. En sous-traitant la logistique à des professionnels, vous pouvez vous concentrer sur d'autres tâches pour développer votre entreprise.

4. Mettre en œuvre le comptage de cycles

Le comptage de cycles est une procédure d'audit perpétuelle pour l'inventaire où vous comptez une petite partie du stock chaque jour. L'ensemble de votre inventaire sera compté à tour de rôle.

En adoptant un programme de comptage de cycles, vous pouvez profiter d'un taux de précision plus élevé. De cette façon, toute erreur découverte lors de ces petits comptages vous aidera à déterminer où vérifier les écarts. Ainsi, vous pouvez détecter et résoudre rapidement les problèmes immédiatement pour ajuster vos enregistrements d'inventaire en conséquence.

5. Effectuer des audits d'inventaire réguliers

Les audits d'inventaire comparent vos niveaux de stock physique à vos registres financiers actuels pour confirmer l'exactitude de votre comptabilité. Si vous avez un grand volume d'inventaire, vous pouvez engager un auditeur tiers.

Contrairement au comptage de cycles qui se produit en continu et en temps réel, les audits périodiques ont lieu à des moments précis, tels que mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Plus vous effectuez un audit souvent, plus vous apprécierez la précision. Des audits réguliers permettent d'identifier les ruptures de stock telles que les articles perdus ou endommagés avant qu'ils ne causent des problèmes.

Un stock précis est essentiel pour rationaliser votre processus de gestion des stocks. Il vous aide à prévenir les ruptures de stock et les surstocks et à réduire les coûts opérationnels. Nous espérons que les 5 meilleures pratiques pour l'exactitude des stocks vous ont donné les bonnes connaissances pour dynamiser vos flux de travail de gestion des stocks. Un inventaire très précis vous informera avec une meilleure prévision de la demande et contribuera à une plus grande satisfaction de la clientèle.